Betalningsavräkning är det skede då en transaktion slutförs och medlen överförs från köparens konto till säljarens konto. För företag är detta när pengarna från en försäljning eller tillhandahållen tjänster blir tillgängliga på deras bankkonto. Betalningsavräkning är en viktig del av globala digitala betalningar, som beräknas uppgå till 11,5 biljoner USD år 2024.

När en kund gör ett köp går transaktionen igenom olika stadier, till exempel auktorisering och batchning, innan den når avräkning. Avräkning innebär slutförandet av en finansiell transaktion och gör det möjligt för företag att få tillgång till medlen. Betalningsavräkningsprocessens snabbhet och effektivitet kan påverka ett företags tillgång till likvida medel och ekonomiska förvaltning.

Nedan tar vi upp vad företag bör veta om hur betalningsavräkning fungerar, hur lång tid betalningsavräkning tar och bästa praxis för betalningsavräkning.

Vad innehåller den här artikeln?

• Betalningsavräkningsprocessen
  
• Vem är involverad i betalningsavräkningssystemen?
  
• Tidpunkter och cykler för avräkningsperioder
  
• Säkerhet och förebyggande av bedrägerier under avräkning
  
• Efterlevnads- och juridiska överväganden kring betalningsavräkning
  
• Bästa praxis för betalningsavräkning för företag
  

Betalningsavräkningsprocessen

• Auktorisering: När en kund har initierat en betalning skickar ett POS-system en auktoriseringsbegäran med transaktionsuppgifter till den inlösande banken. Den inlösande banken vidarebefordrar denna begäran till kortnätverket (t.ex. Visa, Mastercard), som vidarebefordrar den till den utfärdande banken.

• Verifiering: Den utfärdande banken verifierar transaktionens giltighet (verifierar säkerhetsuppgifter som kortets utgångsdatum och kortets verifieringsvärde eller CVV), kontrollerar att det finns tillräckliga medel eller kreditgränser. och bedömer riskparametrarna innan transaktionen godkänns eller avvisas. Den utfärdande banken skickar sedan ett svar tillbaka till företaget.

• Godkänd/avvisad: Baserat på verifieringen antingen godkänner eller avvisar den utfärdande banken transaktionen. Om den godkänns reserverar banken transaktionsbeloppet på kortinnehavarens konto, vilket minskar det tillgängliga saldot eller krediten. Det reserverade beloppet är öronmärkt för den kommande transaktionen. Om den avvisas uppger den utfärdande banken ett skäl till företaget.

• Debitering/dragning: Det kan hända att företaget inte omedelbart debiterar transaktionen efter auktoriseringen. Detta är vanligt i situationer där det slutliga inköpsbeloppet kan variera (till exempel på en bensinstation) eller när varorna eller tjänsterna levereras vid ett senare tillfälle (t.ex. vid onlineshopping). När företaget är redo att fastställa transaktionsbeloppet påbörjas debiteringsprocessen. Detta kan ske i slutet av arbetsdagen eller efter att tjänsten har tillhandahållits. Begäran om debitering skickas till betalleverantören eller den inlösande banken med en instruktion om att slutföra transaktionen för det auktoriserade beloppet.

• Batchning: Batchning är när företag skickar alla auktoriserade transaktioner från den dagen, grupperade som en batch, till sin betalleverantör i slutet av dagen. Det är förutsättningen för avräkning.

• Clearing och interchange: Den inlösande banken vidarebefordrar de batchade transaktionerna till kortnätverken. Kortbetalningsnätverken dirigerar dessa transaktioner till respektive utfärdande bank och beräknar interchange-avgifter (avgifter som betalas mellan banker för att acceptera kortbaserade transaktioner).

• Avräkning: Den utfärdande banken överför lämpliga medel till kortnätverken. Kortnätverket överför dessa medel till den inlösande banken.

• Insättning av medel: Företagets konto krediteras med nettotransaktionsbeloppet (bruttotransaktionsbelopp minus interchange-avgifter, avgifter från inlösande bank och andra tillämpliga avgifter). Medan avräkning markerar överföring av medel mellan banker, är insättning av medel när pengarna blir tillgängliga på företagets konto.

• Avstämning: Företag stämmer av sina konton genom att matcha de transaktionsbelopp de har registrerat med de belopp som har avräknats och satts in. Denna process identifierar eventuella avvikelser och hjälper till att lösa problem relaterade till transaktionsbehandling.

Vilka arbetar med betalningsavräkningssystem?

Betalningsavräkning involverar flera olika enheter med specifika ansvarsområden och funktioner. Dessa enheter samarbetar för att skapa säkra och tillförlitliga betalningssystem som behandlar miljontals kreditkortstransaktioner varje timme.

• Företag: Detta är den enhet som säljer varor eller tjänster. Företag tar emot betalningar från kunder med hjälp av handlarkonton, en typ av bankkonto som gör att företag kan ta emot betalningar med bank- och kreditkort. Ett handlarkonto håller medlen innan pengarna överförs till företagets primära bankkonto.

• Kund (kortinnehavare): Detta är den fysiska eller juridiska person som köper varor eller tjänster med en betalningsmetod, t.ex. ett kredit- eller bankkort.

• Inlösande bank (företagets bank): Den inlösande banken är företagets partner vid behandling av kredit- och bankkortstransaktioner. Den ger företaget de nödvändiga verktygen och bankkontona för att kunna acceptera kortbetalningar. Den inlösande banken vidarebefordrar företagets transaktioner till tillämpliga utfärdande banker för att ta emot betalningen.

• Utfärdande bank (kundens bank): Detta är den bank som utfärdade kundens kredit- eller bankkort. Den utfärdande banken ansvarar för att betala den inlösande banken för kundens räkning och senare ta emot betalningen från kunden.

• Betalleverantör: Betalleverantören är ofta ett tredjepartsföretag och är den enhet som hanterar transaktionsflödet mellan företag, inlösande banker och kortbetalningsnätverk. Den tillhandahåller den teknik och de tjänster som behövs för att behandla transaktioner, inklusive auktoriserings-, batchnings- och avräkningsfunktioner.

• Kortbetalningsnätverk (betalningsnätverk): Dessa nätverk möjliggör elektronisk överföring av finansiell information och medel mellan parter. Exempel är Visa, Mastercard, American Express och Discover. Kortbetalningsnätverk fastställer regler och standarder för korttransaktioner och tillhandahåller infrastrukturen för att hantera dem.

• Betalningsgateway: Betalningsgateways behandlar kreditkortsbetalningar för företag. De möjliggör överföringen av information mellan en betalningsportal (t.ex. en webbplats eller mobiltelefon) och betalleverantören eller den inlösande banken.

• Centralbanker: I ett bredare kontext, reglerar och övervakar centralbankerna det nationella betalningssystemet, vilket säkerställer övergripande finansiell stabilitet och integriteten i avräkningsprocessen.

• Tillsynsorgan: Dessa enheter fastställer den rättsliga ramen och standarderna för betalningssystem, övervakar efterlevnaden och säkerställer konsumentskyddet. De kan vara nationella eller internationella organisationer, beroende på betalningssystemets omfattning.

• Clearinghus: I vissa betalningssystem, särskilt vid överföringar mellan banker, fungerar clearinghusen som förmedlare som underlättar clearing och avräkning av betalningar, värdepapper eller derivattransaktioner. Nätverket Automated Clearing House (ACH) är ett exempel.

Tidpunkter och cykler för avräkningsperioder

Betalningsavräkningssystem fungerar längs olika tidslinjer. I en typisk tidslinje för kreditkort auktoriseras transaktioner omedelbart, batchade transaktioner skickas i slutet av varje arbetsdag, clearing utförs över natten, avräkning utförs inom en till tre arbetsdagar efter transaktionen och insättningen av medel slutförs inom två till tre arbetsdagar efter transaktionen.

Processen och tidslinjen för andra typer av transaktioner beskrivs nedan.

ACH-transaktioner

• Initiering: Avsändaren skickar en betalningsinstruktion till sin bank, vilket kan ske när som helst.

• Batchning: ACH-betalningar batchas och behandlas av banker vid schemalagda tider, var fjärde till sjätte timme eller så, inte en gång om dagen som korttransaktioner.

• Clearing: Batcherna skickas till den centrala ACH-operatören, som sorterar dem och skickar instruktioner till mottagarens bank.

• Avräkning: Avräkning sker vanligtvis nästa arbetsdag efter att batchen har skickats.

• Insättning av medel: Mottagarens bank krediterar deras konto, ofta samma dag som avräkningen sker.

Banköverföringar

• Initiering: Avsändaren initierar banköverföringen hos sin bank.

• Överföring: Den sändande banken överför transaktionsuppgifterna via ett nätverk, till exempel Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT).

• Avräkning: Banköverföringar avräknas vanligtvis inom några timmar, vilket gör dem till en av de snabbaste metoderna för att överföra pengar internationellt.

• Insättning av medel: Mottagarens konto krediteras samma dag eller inom 24 timmar, beroende på bankernas stopptider och tidszoner.

E-plånböcker (t.ex. PayPal, Apple Pay)

• Transaktion: Leverantören av e-plånboken initierar överföringsprocessen så snart betalningen är gjord.

• Behandling: Plånboksleverantören kan kortvarigt hålla kvar pengarna för att utföra säkerhetskontroller och bedrägerianalyser.

• Avräkning: Avräkning sker vanligtvis inom en till tre arbetsdagar.

• Insättning av medel: Företaget kan få tillgång till medlen inom två till tre arbetsdagar efter den initiala transaktionen.

Globala betalningsnätverk (t.ex. SWIFT för internationella banköverföringar)

• Initiering: En bank skickar en betalningsorder via SWIFT-nätverket.

• Behandling: SWIFT vidarebefordrar meddelandet till mottagarens bank. Bankerna kan använda förmedlande banker för att genomföra överföringen.

• Avräkning: Avräkningstiderna kan variera från en till fyra arbetsdagar beroende på vilket betalningsnätverk och vilka banker som är inblandade.

• Insättning av medel: Medlen görs tillgängliga för mottagaren när den mottagande banken har behandlat betalningen.

Säkerhet och bedrägeribekämpning vid avräkning

Säkerhet och förebyggande av bedrägerier vid betalningsavräkning är ett samarbete mellan alla enheter. Betalningsnätverk som Visa och Mastercard har starka system för identifiering av bedrägerier och de delar information om misstänkt aktivitet med utfärdande och inlösande banker. Utfärdande banker övervakar transaktioner för att upptäcka bedrägligt beteende och kan kontakta kortinnehavaren för verifiering om misstänkt aktivitet upptäcks. Inlösande banker samarbetar med betalnätverk och utfärdande banker för att identifiera och förhindra bedrägliga transaktioner. Säkerhetsåtgärder och verktyg för förebyggande av bedrägerier som ofta används för att skydda betalningsprocessen inkluderar:

Säkerhetsåtgärder

• Kryptering: Känsliga uppgifter som kreditkortsnummer krypteras under överföringen, vilket gör dem oläsliga för obehöriga parter.

• Autentisering: Autentisering verifierar identiteten på både betalaren och betalningsmottagaren. Det kan handla om multifaktorautentisering (MFA) eller lösenordsverifiering för onlinetransaktioner.

• Tokenisering: Tokenisering ersätter kortinformation med unika tokens under transaktioner. Detta minskar risken för att kontoinformation äventyras, även om ett intrång inträffar.

• Åtkomstkontroller: Åtkomst till känsliga finansiella uppgifter är begränsad till behörig personal och system.

• Brandväggar och intrångsdetektering: Dessa system identifierar och förhindrar obehörig åtkomst till ekonomisystem.

Åtgärder för bedrägeribekämpning

• Övervakning av transaktioner: Transaktionsmönster analyseras för misstänkt aktivitet, till exempel stora inköp från ovanliga platser.

• Hastighetskontroller: Transaktionsfrekvensen och transaktionsvolymen övervakas för att identifiera potentiella försök att utnyttja stulna autentiseringsuppgifter.

• Adressverifieringstjänst (AVS): Faktureringsadressen som tillhandahålls av betalaren jämförs med informationen som finns registrerad hos deras bank.

• Kortets verifieringsvärde (CVV): Betalare måste verifiera den unika koden på baksidan av sitt kort för att bekräfta att de är i besittning av det fysiska kortet under onlinetransaktioner.

• Riskbedömning: Varje transaktion tilldelas en riskpoäng baserat på faktorer som köphistorik och plats. Transaktioner med hög riskpoäng kan flaggas för ytterligare granskning.

Efterlevnads- och juridiska överväganden kring betalningsavräkning

Betalningsavräkningsprocesser är föremål för en uppsättning lagar och förordningar som reglerar deras säkerhet och överensstämmelse med nationella och globala standarder. Företag måste följa dessa lagar och förordningar i varje jurisdiktion där de är verksamma. För internationell avräkning måste företag beakta de juridiska kraven i alla berörda jurisdiktioner, inklusive valutakontroller, rapporteringskrav och regler för gränsöverskridande transaktioner. Alla företag måste upprätthålla korrekta transaktionsregister och vara beredda att rapportera till tillsynsmyndigheter vid behov.

Efterlevnadskraven kring betalningsavräkning omfattar standarder som fastställts av finansiella myndigheter och tillsynsorgan som Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) i USA och Financial Conduct Authority (FCA) i Storbritannien. Områden som är reglerade och som är relaterade till betalningsavräkning beskrivs nedan:

• Bekämpning av penningtvätt: Penningtvättsregler förhindrar flödet av medel i samband med olaglig verksamhet. Företag måste införa effektiva program för bekämpning av penningtvätt, inklusive processer för kundkännedom, för att verifiera sina kunders identitet och övervaka transaktioner för misstänkta aktiviteter.

• Bekämpning av finansiering av terrorism (CTF): CTF-reglerna förhindrar att finansiella system används för att finansiera terroristverksamhet. Företagen måste följa CTF-åtgärderna för att förhindra missbruk av betalningssystem.

• Dataskydd och integritet: Dataskyddsbestämmelser skyddar integriteten för kundinformation. Företag måste följa dataskyddsbestämmelser som den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) i EU.

• Konsumentskyddslagar: Konsumentskyddslagstiftningen skyddar konsumenternas rättigheter i samband med finansiella transaktioner. Bestämmelserna inkluderar transparent redovisning av avgifter, rätten att bestrida transaktioner och skydd mot obehöriga betalningar.

• Betalkortbranschens datasäkerhetsstandard (PCI DSS): PCI DSS garanterar säkerheten för korttransaktioner och skyddar mot dataintrång. Alla företag som hanterar kortbetalningar måste följa PCI DSS.

• Avtalsenliga skyldigheter: Avtal med betalleverantörer, banker och andra finansiella partner har ofta egna efterlevnads- och juridiska krav. Dessa avtal måste vara i linje med bredare regulatoriska krav.

Bästa praxis för betalningsavräkning för företag

• Betalningskontroller: Skapa ett stabilt ramverk för övervakning av betalningar. Dela upp ansvaret för att förhindra att alltför mycket kontroll vilar på en individ och se till att varje steg, från initiering till avstämning, dubbelkollas.

• Säkerhetsåtgärder: Använd betalningsplattformar som överträffar branschstandarder som t.ex. PCI DSS. Håll dina system uppdaterade med de senaste uppdateringarna och säker kryptering för att skydda varje transaktion.

• Avstämning: Gör det till en vana att stämma av dina betalningsaktiviteter med dina kontoutdrag och ekonomiska redovisning. Snabb avstämning hjälper till att upptäcka eventuella avvikelser tidigt, avvärjer bedrägerier och ser till att dina finansiella data är korrekta.

• Efterlevnad: Granska kontinuerligt lokala och globala regler som påverkar din betalningsaktivitet. Från penningtvätt till dataskydd, se till att du är medveten om och följer dessa regler.

• Kundkännedom: Använd rutiner för kundkännedom för att bekräfta dina kunders identitet och minska risken för bedrägerier.

• Betalningsvillkor: Ange dina betalningsvillkor tydligt i varje kontrakt, inklusive betalningstider och påföljder om tidsfrister missas.

• Tvister: Utveckla en process för hantering av återkrediteringar (chargebacks) eller tvister som gör att du kan svara snabbt och föra en detaljerad logg över vad som hände och hur det löstes.

• Utbildning av personal: Utbilda och uppdatera ditt team regelbundet om det senaste inom betalningssäkerhet och efterlevnad för att överlista nya hot och hålla koll på förändringar i regelverk.

• Dataskydd: Följ alla tillämpliga dataskyddslagar och håll dina kunders data skyddade genom strikta åtkomstprotokoll.

• Övervakning av transaktioner: Övervaka betalningstransaktioner för att se om du upptäcker något utöver det vanliga. Regelbundna granskningar hjälper dig att upptäcka och åtgärda eventuella problem i dina betalningsprocesser.

• Bedömning av leverantörer: Om du samarbetar med tredjepartsleverantörer av betaltjänster, se till att de följer branschstandarder och regler.

• Reservplaner: Ha en reservplan så att dina betalningsprocesser fortsätter att fungera även när du står inför störningar som tekniska fel, manuella fel eller naturkatastrofer.