Betalingsvereffening is de fase waarin een transactie wordt afgerond en het geld wordt overgeschreven van de rekening van de koper naar de rekening van de verkoper. Voor bedrijven is dit het moment waarop het geld van de verkoop of geleverde diensten op hun bankrekening beschikbaar komt. De vereffening van betalingen is een belangrijk onderdeel van de wereldwijde digitale betalingen, die in 2024 naar verwachting $ 11,5 biljoen (USD) zullen bedragen.

Wanneer een klant een aankoop doet, doorloopt de transactie verschillende fasen, waaronder autorisatie en batching, voordat de transactie wordt vereffend. Vereffening betekent de voltooiing van een financiële transactie en stelt bedrijven in staat om toegang te krijgen tot het geld. De snelheid en efficiëntie van het betalingsvereffeningsproces kunnen van invloed zijn op de beschikbaarheid van liquide middelen en het financiële beheer van een bedrijf.

Hieronder bespreken we wat bedrijven moeten weten over hoe betalingsvereffening werkt, hoe veel tijd de vereffening van betalingen kost, en welke best practices er voor betalingsvereffening zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Het proces van betalingsvereffening
  
• Wie zijn er betrokken bij betalingsvereffeningssystemen?
  
• Timing en cycli van vereffeningsperioden
  
• Beveiliging en fraudepreventie tijdens de vereffening
  
• Juridische en compliance-overwegingen rond betalingsvereffening
  
• Best practices voor het vereffenen van betalingen voor bedrijven
  

Het vereffeningsproces van betalingen

• Autorisatie: Nadat een klant een betaling heeft geïnitieerd, stuurt een POS-systeem een autorisatieverzoek met transactiegegevens naar de accepterende bank. De accepterende bank stuurt dit verzoek door naar het kaartnetwerk (bijvoorbeeld Visa, Mastercard), dat het doorstuurt naar de uitgevende bank.

• Verificatie: De uitgevende bank controleert de geldigheid van de transactie (verificatie van beveiligingsgegevens zoals de vervaldatum en de CVV-waarde van de kaart); controleert op voldoende saldo of kredietlimiet; en beoordeelt de risicoparameters alvorens de transactie goed te keuren of af te wijzen. De uitgevende bank stuurt vervolgens een reactie naar het bedrijf terug.

• Goedgekeurd/afgewezen: Op basis van de verificatie wordt de transactie door de uitgevende bank goedgekeurd of afgewezen. Na goedkeuring reserveert de bank het transactiebedrag op de rekening van de kaarthouder, waardoor het beschikbare saldo of krediet afneemt. Dit gereserveerde bedrag is gereserveerd voor de komende transactie. Bij weigering ontvangt het bedrijf een reden van de uitgevende bank.

• Vastleggen: Het is mogelijk dat het bedrijf de transactie niet meteen na autorisatie vastlegt. Dit komt vaak voor in scenario's waarin het uiteindelijke aankoopbedrag kan variëren (bijvoorbeeld bij een tankstation) of wanneer de goederen of diensten op een later tijdstip worden geleverd (zoals bij online winkelen). Wanneer het bedrijf klaar is om het transactiebedrag definitief te maken, wordt het vastlegproces gestart. Dit kan plaatsvinden aan het einde van de werkdag of nadat de dienst is verleend. De aanvraag voor vastlegging wordt verzonden naar de betalingsverwerker of accepterende bank, waarin die entiteit wordt geïnstrueerd om de transactie voor het geautoriseerde bedrag af te ronden.

• Batching: Van batching is sprake wanneer bedrijven alle geautoriseerde transacties van die dag, gegroepeerd als een batch, aan het eind van de dag naar hun betalingsverwerker verzenden. Dit is de aanloop naar de vereffening.

• Vereffening en uitwisseling: De accepterende bank stuurt de batchtransacties door naar de kaartnetwerken. De kaartnetwerken routeren deze transacties naar de respectieve uitgevende banken en berekenen de interbancaire kosten (kosten die tussen banken worden betaald voor de acceptatie van kaarttransacties).

• Vereffening: De uitgevende bank maakt het juiste bedrag over naar de kaartnetwerken. Het kaartnetwerk maakt dit geld over naar de accepterende bank.

• Bijschrijving: Het nettotransactiebedrag (brutotransactiebedrag minus interbancaire kosten, kosten van accepterende bank en andere toepasselijke kosten) wordt gecrediteerd op de rekening van het bedrijf. Terwijl vereffening duidt op de overdracht van geld tussen banken, duidt bijschrijving op het beschikbaar komen van het geld op de rekening van het bedrijf.

• Reconciliatie: Bedrijven reconciliëren hun rekeningen door de geboekte transactiebedragen te vergelijken met de bedragen die zijn vereffend en bijgeschreven. Dit proces brengt eventuele verschillen aan het licht en helpt bij het oplossen van problemen met betrekking tot transactieverwerking.

Wie zijn er betrokken bij betalingsvereffeningssystemen?

Bij de vereffening van betalingen zijn verschillende entiteiten met specifieke verantwoordelijkheden en functies betrokken. Deze entiteiten werken samen om veilige en betrouwbare betaalsystemen te creëren die elk uur miljoenen creditcardtransacties verwerken.

• Zakelijk: Dit is de entiteit die goederen of diensten verkoopt. Bedrijven accepteren betalingen van klanten via verkopersrekeningen, een soort bankrekening waarop bedrijven debet- en creditcardbetalingen kunnen accepteren. Op een verkopersrekening wordt geld vastgehouden voordat het geld wordt overgemaakt naar de primaire zakelijke bankrekening van het bedrijf.

• Klant (kaarthouder): Dit is de persoon of entiteit die goederen of diensten aanschaft met een betaalmethode zoals een creditcard of debitcard.

• Accepterende bank (bank van het bedrijf): De accepterende bank is de partner van het bedrijf bij het verwerken van transacties met creditcards en betaalkaarten. Het biedt het bedrijf de benodigde tools en bankrekeningen om kaartbetalingen te accepteren. De accepterende bank stuurt de transacties van het bedrijf door naar de betreffende uitgevende banken om de betaling te ontvangen.

• Uitgevende bank (bank van klant): Dit is de bank die de credit- of debitcard van de klant heeft uitgegeven. De uitgevende bank betaalt namens de klant de accepterende bank en int de betaling vervolgens bij de klant.

• Betalingsverwerker: De betalingsverwerker is vaak een extern bedrijf. Dit is de entiteit die de transactiestroom tussen bedrijven, accepterende banken en kaartnetwerken beheert. De betalingsverwerker biedt de technologie en services die nodig zijn voor het verwerken van transacties, waaronder autorisatie-, batching- en vereffeningsfuncties.

• Kaartnetwerken (betalingsnetwerken): Deze netwerken vergemakkelijken de elektronische overdracht van financiële gegevens en middelen tussen partijen. Voorbeelden zijn Visa, Mastercard, American Express en Discover. Kaartnetwerken stellen de regels en normen voor kaarttransacties vast en bieden de infrastructuur voor de verwerking ervan.

• Betaalgateway: Betaalgateways verwerken creditcardbetalingen voor bedrijven. Ze vergemakkelijken de overdracht van informatie tussen een betaalportaal (zoals een website of mobiele telefoon) en de betalingsverwerker of accepterende bank.

• Centrale banken: In de bredere context van betaalsystemen reguleren en houden centrale banken toezicht op het nationale betaalsysteem met het doel de algehele financiële stabiliteit en de integriteit van het vereffeningsproces te waarborgen.

• Toezichthoudende instanties: Deze entiteiten stellen het wettelijke kader en de normen voor betaalsystemen vast, houden toezicht op de naleving en zorgen voor consumentenbescherming. Dit kunnen nationale of internationale organisaties zijn, afhankelijk van de omvang van het betaalsysteem.

• Clearinghuizen: In bepaalde betaalsystemen, met name bij interbancaire overschrijvingen, treden clearinginstellingen op als tussenpersonen die de clearing en vereffening van betalingen, effecten en derivatentransacties vergemakkelijken. Het netwerk van Automated Clearing House (ACH) is daar een voorbeeld van.

Timing en cycli van vereffeningsperioden

Systemen voor de vereffening van betalingen werken langs verschillende tijdlijnen. In een typische tijdlijn voor creditcards worden transacties onmiddellijk geautoriseerd, worden batchtransacties aan het einde van elke werkdag verzonden, wordt de clearing 's nachts voltooid, wordt de vereffening binnen één tot drie werkdagen na de transactie voltooid en wordt de bijschrijving binnen twee tot drie werkdagen na de transactie voltooid.

Het proces en de tijdlijn voor andere soorten transacties worden hieronder beschreven.

ACH-transacties

• Initiatie: De opsteller stuurt een betaalopdracht naar zijn bank, en dat kan elk moment gebeuren.

• Batching: ACH-betalingen worden gegroepeerd en verwerkt door banken op vaste tijdstippen (ongeveer om de vier tot zes uur), en niet één keer per dag zoals bij kaarttransacties.

• Clearing: De batches worden naar de centrale ACH-operator gestuurd, die ze sorteert en instructies naar de bank van de ontvanger stuurt.

• Vereffening: De vereffening vindt meestal plaats op de eerstvolgende werkdag nadat de batch is verzonden.

• Bijschrijving: De bank van de ontvanger schrijft het bedrag bij op de rekening van de ontvanger, vaak op dezelfde dag dat de vereffening plaatsvindt.

Overschrijvingen

• Initiatie: De afzender initieert de overschrijving bij de eigen bank.

• Transmissie: De verzendende bank verzendt de transactiegegevens via een netwerk, zoals de Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT).

• Vereffening: Bankoverschrijvingen worden meestal binnen enkele uren vereffend, waardoor ze een van de snelste methoden zijn om internationaal geld over te maken.

• Bijschrijving: De rekening van de ontvanger wordt op dezelfde dag of binnen 24 uur gecrediteerd, afhankelijk van de sluitingstijden en tijdzones van de bank.

Digitale wallets (bijv. PayPal, Apple Pay)

• Transactie: De aanbieder van de digitale wallet start het overboekingsproces zodra de betaling is gedaan.

• Verwerking: De wallet-aanbieder kan het geld korte tijd vasthouden om beveiligingscontroles en fraudeanalyses uit te voeren.

• Vereffening: De vereffening vindt meestal binnen één tot drie werkdagen plaats.

• Bijschrijving: Het bedrijf heeft binnen twee tot drie werkdagen na de initiële transactie toegang tot het geld.

Wereldwijde betaalnetwerken (bijv. SWIFT voor internationale bankoverschrijvingen)

• Initiatie: Een bank verstuurt een betalingsopdracht via het SWIFT-netwerk.

• Verwerking: SWIFT stuurt het bericht door naar de bank van de begunstigde. Banken kunnen intermediaire banken gebruiken om de overdracht te vergemakkelijken.

• Vereffening: De vereffeningstijden kunnen variëren van één tot vier werkdagen, afhankelijk van het betrokken betalingsnetwerk en de betrokken banken.

• Bijschrijving: Het geld wordt beschikbaar gesteld aan de ontvanger zodra de ontvangende bank de betaling heeft verwerkt.

Beveiliging en fraudepreventie tijdens vereffening

Beveiliging en fraudepreventie bij de vereffening van betalingen is een gezamenlijke inspanning. Betaalnetwerken zoals Visa en Mastercard hebben krachtige fraudedetectiesystemen en delen informatie over verdachte activiteiten met uitgevende en accepterende banken. Uitgevende banken controleren transacties op frauduleus gedrag en kunnen bij verdachte activiteiten contact opnemen met de kaarthouder voor verificatie. Accepterende banken werken samen met betaalnetwerken en uitgevende banken om frauduleuze transacties op te sporen en te voorkomen. Beveiligingsmaatregelen en tools voor fraudepreventie die vaak worden gebruikt om het betaalproces te beschermen, zijn onder andere:

Veiligheidsmaatregelen

• Encryptie: Gevoelige gegevens zoals creditcardnummers worden tijdens de overdracht versleuteld, waardoor ze onleesbaar worden voor onbevoegden.

• Authenticatie: Bij de authenticatie wordt de identiteit van zowel de betaler als de begunstigde geverifieerd. Het kan hierbij gaan om multifactorauthenticatie (MFA) of wachtwoordverificatie voor online transacties.

• Tokenisatie: Tokenisatie vervangt kaartgegevens door unieke tokens tijdens transacties. Dit verkleint het risico dat accountgegevens worden gecompromitteerd, zelfs als er een inbreuk plaatsvindt.

• Toegangscontroles: Toegang tot gevoelige financiële gegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel en geautomatiseerde systemen.

• Firewalls en inbraakdetectie: Deze systemen detecteren en voorkomen ongeoorloofde toegang tot financiële systemen.

Maatregelen ter voorkoming van fraude

• Transacties monitoren: Transactiepatronen worden geanalyseerd op verdachte activiteiten, zoals grote aankopen op ongebruikelijke locaties.

• Snelheidscontroles: De frequentie en het volume van transacties worden gemonitord om mogelijke pogingen om gestolen inloggegevens te misbruiken op het spoor te komen.

• Adresverificatiedienst (AVS): Het factuuradres dat door de betaler is opgegeven, wordt vergeleken met de informatie die bij de bank van de betaler bekend is.

• Kaartverificatie-code: Betalers moeten de unieke code op de achterkant van hun kaart (card verification value, CVV) verifiëren om te bevestigen dat ze gedurende online transacties de fysieke kaart in bezit hebben.

• Risicoscore: Aan elke transactie wordt een risicoscore toegewezen op basis van factoren zoals aankoopgeschiedenis en locatie. Transacties met een hoge risicoscore kunnen worden gemarkeerd voor nader onderzoek.

Juridische en complianceoverwegingen bij de vereffening van betalingen

Betalingsvereffeningsprocessen zijn onderworpen aan een reeks wetten en voorschriften die de beveiliging en naleving van nationale en wereldwijde normen regelen. Bedrijven moeten deze wet- en regelgeving naleven in elk rechtsgebied waar ze actief zijn. Voor internationale betalingen moeten bedrijven rekening houden met de wettelijke vereisten van alle betrokken rechtsgebieden, waaronder valutacontroles, rapportagevereisten en regelgeving voor grensoverschrijdende transacties. Alle bedrijven moeten nauwkeurige transactiegegevens bijhouden en bereid zijn om indien nodig verslag uit te brengen aan toezichthouders.

Compliancevereisten voor de vereffening van betalingen bevatten normen die zijn vastgesteld door financiële autoriteiten en regelgevende instanties zoals het Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) in de Verenigde Staten en de Financial Conduct Authority (FCA) in het Verenigd Koninkrijk. Hieronder vind je een overzicht van aspecten van de vereffening van betalingen die zijn gereguleerd:

• Witwasbestrijding: Regelgeving ter bestrijding van witwassen (anti-money laundering, AML) voorkomt geldstromen die verband houden met illegale activiteiten. Bedrijven moeten effectieve AML-programma's toepassen, waaronder ken-je-klant-processen (know your customer, KYC), om de identiteit van hun klanten te verifiëren en transacties te controleren op verdachte activiteiten.

• Terrorismebestrijding: De regelgeving ter bestrijding van terrorisme (counter-terrorist financing, CTF) verbiedt het gebruik van financiële systemen voor de financiering van terroristische activiteiten. Bedrijven moeten CTF-maatregelen naleven om misbruik van betaalsystemen te voorkomen.

• Gegevensbescherming en privacy: Regelgeving inzake gegevensbescherming beschermt de privacy en integriteit van klantgegevens. Bedrijven moeten voldoen aan de regelgeving inzake gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in de EU.

• Wetgeving inzake consumentenbescherming: Wetgeving inzake consumentenbescherming beschermt de rechten van consumenten bij financiële transacties. Bepalingen betreffen transparante openbaarmaking van kosten, het recht om transacties te betwisten en bescherming tegen ongeoorloofde betalingen.

• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): PCI DSS garandeert de veiligheid van kaarttransacties en beschermt tegen datalekken. Alle bedrijven die kaartbetalingen verwerken, moeten voldoen aan PCI DSS.

• Contractuele verplichtingen: Overeenkomsten met betalingsverwerkers, banken en andere financiële partners brengen vaak hun eigen wettelijke en complianceverplichtingen met zich mee. Deze contracten moeten voldoen aan bredere wettelijke vereisten.

Best practices voor het vereffenen van betalingen voor bedrijven

• Betalingscontroles: Creëer een solide kader voor het toezicht op betalingen. Verdeel de verantwoordelijkheden om te voorkomen dat er te veel controle bij één iemand komt te liggen en zorg ervoor dat elke stap, van initiatie tot reconciliatie, dubbel wordt gecontroleerd.

• Beveiligingsmaatregelen: Gebruik betaalplatforms die verder gaan dan de branchebenchmarks, zoals PCI DSS. Houd je systemen up-to-date met de nieuwste updates en ijzersterke encryptie om elke transactie te beveiligen.

• Reconciliatie: Maak er een gewoonte van om je betaalactiviteiten te reconciliëren met je bankafschriften en financiële documentatie. Snelle reconciliatie helpt om eventuele mismatches vroegtijdig op te sporen, fraude te voorkomen en je financiële gegevens nauwkeurig te houden.

• Compliance: Controleer voortdurend alle lokale en internationale regels die van invloed zijn op de betalingsactiviteiten. Van AML tot gegevensbescherming, zorg ervoor dat je op de hoogte bent van deze regelgeving en deze volledig naleeft.

• Ken je klant: Gebruik ken-je-klant-procedures om de identiteit van de klanten te bevestigen en frauderisico's te beperken.

• Betalingsvoorwaarden: Vermeld uw betalingsvoorwaarden duidelijk in elk contract, inclusief betalingstermijnen en boetes als termijnen worden gemist.

• Geschillen: Ontwikkel een proces voor de afhandeling van geschillen waarmee je snel kunt reageren. Houd een gedetailleerd logboek bij van wat er is gebeurd en hoe het is opgelost.

• Opleiding van het personeel: Geef je team regelmatig training en voorlichting over de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van betalingsbeveiliging en compliance zodat zij nieuwe bedreigingen te slim af zijn en op de hoogte blijven van veranderingen in de regelgeving.

• Gegevensbescherming: Volg alle toepasselijke wetten op het gebied van gegevensbescherming en bescherm de gegevens van je klanten met strikte toegangsprotocollen.

• Transacties monitoren: Controleer betalingstransacties op alles wat een beetje bijzonder is. Regelmatige audits helpen je eventuele problemen in je betalingsprocessen op te sporen en op te lossen.

• Beoordeling van leveranciers: Als je samenwerkt met externe betalingsverwerkers, verzeker je er dan van dat deze voldoen aan de normen en voorschriften van de branche.

• Back-up plannen: Zorg voor een back-upplan zodat je betaalprocessen blijven werken, zelfs bij verstoringen zoals technische storingen, handmatige fouten of natuurrampen.