Betalingsvereffening is de fase in creditcardverwerking waarin een transactie wordt afgerond en het geld wordt overgemaakt van de rekening van de koper naar de rekening van de verkoper. Voor ondernemingen is dit het moment waarop het geld van verkopen of geleverde diensten beschikbaar komt op hun bankrekening. Betalingsvereffening is een belangrijk onderdeel van wereldwijde digitale betalingen, die naar verwachting $ 24,07 biljoen zullen bedragen in 2025.

Wanneer een klant een aankoop doet, doorloopt de transactie verschillende fasen, waaronder autorisatie en batchverwerking, voordat deze wordt afgewikkeld. Afwikkeling betekent dat een financiële transactie is voltooid en dat een onderneming toegang krijgt tot het geld. Bij creditcardbetalingen duurt de vereffening meestal één tot drie werkdagen na de transactie. De snelheid en efficiëntie van dit proces zijn afhankelijk van het type transactie en kunnen een directe invloed hebben op de beschikbaarheid van contant geld en het financieel beheer van een onderneming.

Hieronder bespreken we wat ondernemingen moeten weten over hoe betalingsvereffening werkt, hoe lang het duurt en wat de best practices zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Het proces van betalingsvereffening
  
• Wie zijn er betrokken bij betalingsvereffeningssystemen?
  
• Timing en cycli van vereffeningsperioden
  
• Beveiliging en fraudepreventie tijdens de vereffening
  
• Juridische en compliance-overwegingen rond betalingsvereffening
  
• Best practices voor het vereffenen van betalingen voor ondernemingen
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Het vereffeningsproces van betalingen

Hier volgt een stapsgewijze uitleg van het betalingsvereffeningsproces:

1. Autorisatie: Nadat een klant een betaling heeft geïnitieerd, stuurt een point-of-sale (POS)-systeem een autorisatieverzoek met transactiegegevens naar de accepterende bank. De accepterende bank stuurt dit verzoek door naar de kaartvereniging (bijvoorbeeld Visa, Mastercard), die het doorstuurt naar de uitgevende bank.

2. Verificatie: De uitgevende bank controleert de geldigheid van de transactie (verificatie van beveiligingsgegevens zoals de vervaldatum en de CVV-waarde van de kaart); controleert op voldoende saldo of kredietlimiet; en beoordeelt de risicoparameters alvorens de transactie goed te keuren of af te wijzen. De uitgevende bank stuurt vervolgens een reactie naar de onderneming terug.

3. Goedkeuring of afwijzing: Op basis van de verificatie keurt de uitgevende bank de transactie goed of wijst deze af. Als de transactie wordt goedgekeurd, reserveert de bank het transactiebedrag op de rekening van de kaarthouder, waardoor het beschikbare saldo of krediet wordt verlaagd. Dit gereserveerde bedrag wordt gereserveerd voor de komende transactie. Als de transactie wordt afgewezen, ontvangt de onderneming een reden van de uitgevende bank.

4. Vastleggen: De onderneming hoeft de transactie niet meteen na autorisatie vast te leggen. Dit komt vaak voor in situaties waarin het uiteindelijke aankoopbedrag kan variëren (bijvoorbeeld bij een tankstation) of wanneer de goederen of diensten op een later tijdstip worden geleverd (bijvoorbeeld bij online winkelen).

Wanneer de onderneming klaar is om het transactiebedrag definitief vast te leggen, start het het vastlegproces. Dit kan aan het einde van de werkdag gebeuren of nadat de dienst is geleverd. Het vastleggingsverzoek wordt naar de betalingsverwerker of de accepterende bank gestuurd, met de instructie om de transactie voor het geautoriseerde bedrag af te ronden.

5. Batching: Batching is wanneer de onderneming aan het einde van de dag alle geautoriseerde transacties van die dag, gegroepeerd als een batch, naar zijn betalingsverwerker stuurt. Het is de voorloper van de vereffening.

6. Clearing en interchange: De accepterende bank stuurt de gebatchte transacties door naar de kaartnetwerken. De netwerken sturen deze transacties door naar de respectieve uitgevende banken en berekenen de interbancaire kosten (d.w.z. vergoedingen die tussen banken worden betaald voor het accepteren van kaarttransacties).

7. Vereffening: De uitgevende bank maakt het juiste bedrag over naar de kaartnetwerken. De netwerken maken dit geld meestal binnen één tot drie werkdagen over naar de accepterende bank.

8. Bijschrijving: Het nettotransactiebedrag (brutotransactiebedrag minus interbancaire kosten, kosten van accepterende bank en andere toepasselijke kosten) wordt gecrediteerd op de rekening van de onderneming. Terwijl vereffening duidt op de overdracht van geld tussen banken, duidt bijschrijving op het beschikbaar komen van het geld op de rekening van de onderneming.

9. Reconciliatie: De onderneming reconcilieert zijn rekening door het geregistreerde transactiebedrag te vergelijken met het bedrag dat is afgewikkeld en gefinancierd. Zo kunnen eventuele discrepanties worden opgespoord en kunnen problemen met de transactieverwerking worden opgelost.

Wie zijn er betrokken bij betalingsvereffeningssystemen?

Bij betalingsvereffening zijn verschillende partijen betrokken met specifieke verantwoordelijkheden en functies. Deze partijen werken samen om veilige, betrouwbare betalingssystemen te creëren die miljoenen creditcardtransacties per uur verwerken.

• Onderneming: Dit is de partij die goederen of diensten verkoopt. Het accepteert betalingen van klanten via een verkoperaccount, een soort bankrekening waarmee bedrijven debet- en creditcardbetalingen kunnen accepteren. Een verkoperaccount houdt geld aan voordat het wordt overgemaakt naar de primaire zakelijke bankrekening van de onderneming.

• Klant (kaarthouder): Dit is de persoon of entiteit die goederen of diensten aanschaft met een betaalmethode zoals een creditcard of debitcard.

• Accepterende bank (bank van de onderneming): De accepterende bank is de partner van de onderneming bij het verwerken van transacties met creditcards en betaalkaarten. Het biedt de onderneming de benodigde tools en bankrekeningen om kaartbetalingen te accepteren. De accepterende bank stuurt de transacties van de onderneming door naar de betreffende uitgevende banken om de betaling te ontvangen.

• Uitgevende bank (bank van de klant): Dit is de bank die de creditcard of betaalkaart van de klant heeft uitgegeven. De uitgevende bank is verantwoordelijk voor het betalen van de accepterende bank namens de klant en, later, het innen van de betaling bij de klant.

• Betalingsverwerker: Vaak een extern bedrijf, de betalingsverwerker is de entiteit die de transactiestroom tussen ondernemingen, accepterende banken en kaartnetwerken beheert. Deze biedt de technologie en diensten die nodig zijn om transacties te verwerken, waaronder autorisatie-, batch- en vereffeningsfuncties.

• Kaartnetwerken (betalingsnetwerken): Deze netwerken vergemakkelijken de elektronische overdracht van financiële gegevens en middelen tussen partijen. Voorbeelden zijn Visa, Mastercard, American Express en Discover. Kaartnetwerken stellen de regels en normen voor kaarttransacties vast en bieden de infrastructuur voor de verwerking ervan.

• Betaalgateway: Betaalgateways verwerken creditcardbetalingen voor ondernemingen. Ze maken het makkelijker om informatie over te dragen tussen een betalingsportaal (bijvoorbeeld een website of mobiele telefoon) en de betalingsverwerker of accepterende bank.

Timing en cycli van vereffeningsperioden

Betalingsvereffeningssystemen werken volgens verschillende tijdschema's. Bij een typisch tijdschema voor creditcards worden transacties direct geautoriseerd en vervolgens gebundeld en aan het einde van elke werkdag verzonden. De clearing wordt 's nachts voltooid en de vereffening vindt plaats binnen één tot drie werkdagen na de transactie. De financiering duurt twee tot drie werkdagen na de transactie.

De vereffeningstermijnen voor creditcardbetalingen kunnen variëren, afhankelijk van de betrokken partijen en de specifieke verwerkingssystemen die worden gebruikt. Bij vereffening op dezelfde dag wordt het geld nog diezelfde werkdag overgemaakt naar de rekening van de onderneming. Bij vereffening op de volgende dag of binnen één dag worden transacties meestal 's nachts verwerkt en is het geld de volgende werkdag beschikbaar. Bij vereffening binnen twee dagen of standaardvereffening, wat gebruikelijk is in de sector, ontvangt het bedrijf het geld twee werkdagen na de transactie. Voor risicovolle ondernemingen of internationale transacties kunnen langere vereffeningsperiodes gelden.

Hieronder staan de processen en tijdlijnen voor andere soorten transacties.

Automated Clearing House (ACH)-transacties

• Initiatie: De opsteller stuurt een betaalopdracht naar zijn bank, en dat kan elk moment gebeuren.

• Batching: Banken bundelen en verwerken ACH-betalingen op vaste tijdstippen – ongeveer elke vier tot zes uur – en niet één keer per dag zoals bij kaarttransacties.

• Clearing: De batches worden naar de centrale ACH-operator gestuurd, die ze sorteert en instructies naar de bank van de ontvanger stuurt.

• Vereffening: De vereffening van ACH-transacties vindt meestal plaats op de volgende werkdag nadat de batch is verzonden.

• Bijschrijving: De bank van de ontvanger schrijft het bedrag bij op de rekening van de ontvanger, vaak op dezelfde dag dat de vereffening plaatsvindt.

Bankoverschrijvingen

• Initiëren: De afzender start de bankoverschrijving bij zijn bank.

• Verzenden: De bank van de afzender stuurt de transactiegegevens via een netwerk, zoals de Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT).

• Vereffening: Bankoverschrijvingen worden meestal binnen enkele uren vereffend, waardoor ze een van de snelste methoden zijn om internationaal geld over te maken.

• Bijschrijving: De rekening van de ontvanger wordt op dezelfde dag of binnen 24 uur gecrediteerd, afhankelijk van de sluitingstijden en tijdzones van de bank.

Digitale wallets

• Transactie: De aanbieder van de digitale wallet (bijvoorbeeld Apple Pay) begint met de overboeking zodra de betaling is gedaan.

• Verwerking: De aanbieder van de wallet kan het geld even vasthouden om veiligheidscontroles en fraudeanalyses uit te voeren.

• Vereffening: De vereffening vindt meestal binnen één tot drie werkdagen plaats voor betalingen met een digitale wallet.

• Bijschrijving: De onderneming heeft binnen twee tot drie werkdagen na de initiële transactie toegang tot het geld.

Wereldwijde betalingsnetwerken

• Initiatie: Voor een internationale bankoverschrijving stuurt een bank een betalingsopdracht via het SWIFT-netwerk.

• Verwerking: SWIFT stuurt het bericht door naar de bank van de ontvanger. Banken kunnen tussenbanken gebruiken om de overschrijving te vergemakkelijken.

• Vereffening: De vereffeningstermijn kan variëren van één tot vier werkdagen, afhankelijk van het wereldwijde betalingsnetwerk en de betrokken banken.

• Financiering: Het geld is beschikbaar voor de ontvanger zodra de ontvangende bank de betaling heeft verwerkt.

Beveiliging en fraudepreventie tijdens vereffening

Beveiliging en fraudepreventie bij betalingsvereffening is een gezamenlijke inspanning. Betalingsnetwerken zoals Visa en Mastercard hebben sterke fraudedetectiesystemen en delen informatie over verdachte activiteiten met uitgevende en accepterende banken.

Uitgevende banken houden transacties in de gaten op frauduleus gedrag en kunnen contact opnemen met de kaarthouder voor verificatie als ze verdachte activiteiten detecteren. Accepterende banken werken ook samen met betalingsnetwerken en uitgevende banken om frauduleuze transacties te voorkomen.

Hieronder volgen enkele veelgebruikte beveiligingsmaatregelen en hulpmiddelen voor fraudepreventie die het betalingsproces beschermen.

Veiligheidsmaatregelen

• Encryptie: Gevoelige gegevens (bijvoorbeeld creditcardnummers) worden tijdens de overdracht versleuteld, waardoor ze onleesbaar zijn voor onbevoegden.

• Authenticatie: Authenticatie verifieert de identiteit van zowel de betaler als de ontvanger. Dit kan multifactorauthenticatie of wachtwoordverificatie voor online transacties.

• Tokenisatie: Tokenisatie vervangt kaartgegevens door unieke tokens tijdens transacties. Dit vermindert het risico dat accountgegevens worden gecompromitteerd, zelfs als er een inbreuk plaatsvindt.

• Toegangscontroles: Toegang tot gevoelige financiële gegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel en geautomatiseerde systemen.

• Firewalls en inbraakdetectie: Deze systemen voorkomen ongeoorloofde toegang tot financiële systemen.

Maatregelen ter voorkoming van fraude

• Transacties monitoren: Transactiepatronen worden geanalyseerd op verdachte activiteiten, zoals grote aankopen op ongebruikelijke locaties.

• Snelheidscontroles: De frequentie en het volume van transacties worden gemonitord om mogelijke pogingen om gestolen inloggegevens te misbruiken op het spoor te komen.

• Adresverificatieservice (AVS): Het factuuradres dat door de betaler is opgegeven, wordt vergeleken met de gegevens die bij zijn bank bekend zijn.

• CVV: De betaler moet de unieke CVV-code op de achterkant van zijn kaart verifiëren om te bevestigen dat hij tijdens online transacties in het bezit is van de fysieke kaart.

• Risicoscore: Aan elke transactie wordt een risicoscore toegekend op basis van factoren zoals aankoopgeschiedenis en locatie. Transacties met een hoge risicoscore kunnen worden gemarkeerd voor nader onderzoek.

Juridische en complianceoverwegingen bij de vereffening van betalingen

Betalingsvereffeningsprocessen zijn onderworpen aan een reeks wetten en voorschriften die de veiligheid en naleving van nationale en internationale normen regelen. Ondernemingen moeten zich houden aan deze wetten en voorschriften in elk rechtsgebied waar ze actief zijn.

Voor internationale vereffeningen moeten ondernemingen rekening houden met de wettelijke vereisten van alle betrokken rechtsgebieden, waaronder valutacontroles, rapportagevereisten en voorschriften voor grensoverschrijdende transacties. Alle ondernemingen moeten nauwkeurige transactieregisters bijhouden en bereid zijn om indien nodig verslag uit te brengen aan toezichthouders.

Compliancevereisten met betrekking tot betalingsvereffening omvatten normen die zijn vastgesteld door financiële autoriteiten en regelgevende instanties, zoals het Financial Crimes Enforcement Network in de Verenigde Staten en de Financial Conduct Authority in het Verenigd Koninkrijk. Dit zijn de gereguleerde gebieden met betrekking tot betalingsvereffening:

• Anti-witwasbeleid (AML): AML-regelgeving voorkomt de stroom van geld dat verband houdt met illegale activiteiten. Bedrijven moeten goede AML-programma's hebben, zoals Know Your Customer (KYC)-processen, om de identiteit van hun klanten te checken en transacties in de gaten te houden voor verdachte activiteiten.

• Bestrijding van terrorismefinanciering (CFT): CFT-regels zorgen ervoor dat financiële systemen niet gebruikt worden om terroristische activiteiten te financieren. Bedrijven moeten CFT-maatregelen volgen om misbruik van betalingssystemen te voorkomen.

• Gegevensbescherming en privacy: Gegevensbeschermingsregels beschermen de privacy en integriteit van klantgegevens. Bedrijven moeten zich houden aan gegevensbeschermingsregels zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in de Europese Unie.

• Wetgeving inzake consumentenbescherming: Wetgeving inzake consumentenbescherming beschermt de rechten van klanten bij financiële transacties. Deze wetgeving schrijft transparante informatieverschaffing over kosten, het recht om transacties te betwisten en bescherming tegen ongeoorloofde betalingen voor.

• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): De PCI DSS zorgt ervoor dat kaarttransacties veilig zijn en beschermt tegen datalekken. Alle ondernemingen die kaartbetalingen verwerken, moeten zich hieraan houden.

• Contractuele verplichtingen: Overeenkomsten met betalingsverwerkers, banken en andere financiële partners brengen vaak hun eigen wettelijke en complianceverplichtingen met zich mee. Deze contracten moeten voldoen aan bredere wettelijke vereisten.

Best practices voor het vereffenen van betalingen voor ondernemingen

Hier zijn een paar dingen die je kunt doen om betalingsvereffening makkelijker te maken:

• Betalingscontroles: Zorg voor een goed kader om betalingen te controleren. Verdeel de verantwoordelijkheden zodat niemand te veel controle heeft en elke stap, van het starten tot de reconciliatie, dubbel wordt gecontroleerd.

• Beveiligingsmaatregelen: Gebruik betaalplatforms die de benchmarks van de sector, zoals de PCI DSS, overtreffen. Houd je systemen up-to-date met de nieuwste updates en sterke encryptie om elke transactie te beveiligen.

• Afstemming: Maak er een gewoonte van om je betalingsactiviteiten af te stemmen met je bankafschriften en financiële gegevens. Door snel af te stemmen kun je eventuele discrepanties vroegtijdig opsporen, fraude bestrijden en je financiële gegevens accuraat houden.

• Naleving: Check regelmatig alle lokale en wereldwijde regels die van invloed zijn op je betalingsactiviteiten. Van AML tot gegevensbescherming, zorg ervoor dat je op de hoogte bent van deze voorschriften en ze volledig naleeft.

• KYC: Gebruik KYC-praktijken om de identiteit van je klanten te bevestigen en het risico op fraude te verminderen.

• Betalingsvoorwaarden: Maak je betalingsvoorwaarden duidelijk in elk contract, inclusief betalingstermijnen en boetes als deadlines niet worden gehaald.

• Geschillen: Ontwikkel een proces voor de afhandeling van chargebacks waarmee je snel kunt reageren. Houd een gedetailleerd logboek bij van wat er is gebeurd en hoe het is opgelost.

• Personeelstraining: Train en informeer je team regelmatig over de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van betalingsbeveiliging en naleving, zodat je nieuwe bedreigingen en veranderingen in de regelgeving kunt aanpakken.

• Gegevensbescherming: Volg alle toepasselijke wetten op het gebied van gegevensbescherming en bescherm de gegevens van je klanten met strikte toegangsprotocollen.

• Transactiemonitoring: Controleer betalingstransacties op ongebruikelijke zaken. Regelmatige audits helpen je om eventuele problemen in je betalingsprocessen op te sporen en op te lossen.

• Beoordeling van leveranciers: Als je met externe betalingsverwerkers werkt, zorg er dan voor dat ze voldoen aan de industrienormen en regelgeving.

• Back-upplannen: Zorg voor een back-upplan, zodat je betalingsprocessen blijven werken, zelfs bij verstoringen zoals technische storingen, handmatige fouten en natuurrampen.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing waarmee elke onderneming, van groeiende start-ups tot internationale ondernemingen, online, persoonlijk en overal ter wereld betalingen kan accepteren.

Stripe Payments kan je helpen met:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden technische uren met vooraf gebouwde betalingsinterfaces, toegang tot 100+ betaalmethoden en Link, de digitale wallet van Stripe.
  
• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta's.
  
• Persoonlijke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en persoonlijke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.
  
• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.
  
• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met je mee te groeien, met een uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.
  

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan stimuleren, of ga vandaag nog aan de slag.