Die Zahlungsabwicklung ist die Phase der Kartenabwicklung, in der eine Transaktion abgeschlossen wird und die Geldmittel vom Konto des Käufers auf das Konto des Verkäufers überwiesen werden. Für Unternehmen ist dies der Zeitpunkt, an dem das Geld aus Verkäufen oder erbrachten Dienstleistungen auf ihrem Bankkonto verfügbar wird. Die Zahlungsabwicklung ist ein wichtiger Bestandteil der weltweiten digitalen Zahlungen, die 2025 Prognosen zufolge 24,07 Billionen US-Dollar (USD) erreichen werden.

Wenn eine Kundin/ein Kunde einen Kauf tätigt, durchläuft die Transaktion vor der Zahlungsabwicklung verschiedene Phasen, einschließlich Autorisierung und Batching. Zahlungsabwicklung bedeutet den Abschluss einer finanziellen Transaktion und ermöglicht einem Unternehmen den Zugriff auf die Geldmittel. Bei Kreditkartenzahlungen dauert die Zahlungsabwicklung in der Regel ein bis drei Werktage nach Abschluss der Transaktion. Die Geschwindigkeit und Effizienz dieses Prozesses hängt von der Art der Transaktion ab und kann sich direkt auf die Verfügbarkeit von Bargeld und das Finanzmanagement eines Unternehmens auswirken.

Im Folgenden erfahren Sie, was Unternehmen über die Zahlungsabwicklung wissen sollten, wie lange sie dauert und welche Best Practices es gibt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Der Zahlungsabwicklungsprozess
  
• Wer ist an Zahlungsabwicklungssystemen beteiligt?
  
• Abrechnungszeiträume und -zyklen
  
• Sicherheit und Betrugsprävention bei der Abwicklung
  
• Rechtliche und Compliance-Überlegungen im Zusammenhang mit Zahlungsabwicklungen
  
• Best Practices für Unternehmen zur Zahlungsabwicklung
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Der Zahlungsabwicklungsprozess

Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Aufschlüsselung des Prozesses der Zahlungsabwicklung:

1. Autorisierung: Nachdem eine Kundin/ein Kunde eine Zahlung veranlasst hat, sendet ein Point of Sale(POS)-System eine Autorisierungsanfrage mit Transaktionsdetails an die Händlerbank. Die Händlerbank leitet diese Anfrage an den Kartenverbund (z. B. Visa, Mastercard) weiter, der sie an die ausstellende Bank weiterleitet.

2. Verifizierung: Die ausstellende Bank verifiziert die Gültigkeit der Transaktion (Sicherheitsdetails wie Ablaufdatum der Karte und Kartenprüfziffer (CVV); prüft auf ausreichende Deckung oder Kreditlimit; und bewertet die Risikoparameter, bevor die Transaktion genehmigt oder abgelehnt wird. Die ausstellende Bank sendet dann eine Antwort an das Unternehmen zurück.

3. Genehmigung oder Ablehnung: Basierend auf der Überprüfung genehmigt die ausstellende Bank die Transaktion entweder oder lehnt sie ab. Im Falle einer Genehmigung stellt die Bank den Transaktionsbetrag auf dem Konto der Karteninhaberin zurück, wodurch sich der verfügbare Saldo bzw. das Guthaben verringert. Dieser zurückgestellte Betrag ist für die kommende Transaktion vorgesehen. Bei Ablehnung erhält das Unternehmen von der ausstellenden Bank einen Grund.

4. Erfassung: Das Unternehmen erfasst die Transaktion möglicherweise nicht sofort nach der Autorisierung. Dies ist in Szenarien üblich, in denen der endgültige Kaufbetrag variieren kann (z. B. an einer Tankstelle) oder wenn die Waren oder Dienstleistungen zu einem späteren Zeitpunkt geliefert werden (z. B. beim Online-Shopping).

Wenn das Unternehmen bereit ist, den Transaktionsbetrag zu finalisieren, leitet es den Prozess des Einzugs ein. Dies kann am Ende des Geschäftstags oder nach Erbringung der Dienstleistung erfolgen. Die Anfrage zum Einzug wird an den Zahlungsabwickler oder die Händlerbank gesendet und diese Stelle wird angewiesen, die Transaktion für den autorisierten Betrag abzuschließen.

5. Batching: Bei Batching sendet das Unternehmen am Ende des Tages alle autorisierten Transaktionen von diesem Tag, zusammengefasst als Batch, an seinen Zahlungsabwickler. Es ist die Vorstufe zur Zahlungsabwicklung.

6. Freigabe und Interchange: Die Händlerbank leitet die zusammengefassten Transaktionen an die Kartennetzwerke weiter. Die Kartennetzwerke leiten diese Transaktionen an die jeweiligen ausstellenden Banken weiter und berechnen Interchange-Gebühren (Gebühren, die zwischen Banken für die Annahme von Karten-basierten Transaktionen gezahlt werden).

7. Zahlungsabwicklung: Die ausstellende Bank überweist die entsprechenden Geldbeträge an die Kartennetzwerke. Die Übertragung dieser Geldmittel an die Händlerbank erfolgt in der Regel innerhalb von ein bis drei Werktagen.

8. Mittelbereitstellung: Der Nettotransaktionsbetrag (Gesamttransaktionsbetrag abzüglich Interchange-Gebühren, Transaktionsgebühren der Händerbank und aller anderen anwendbaren Gebühren) wird dem Konto des Unternehmens gutgeschrieben. Während die Abwicklung die Übertragung von Geldmitteln zwischen Banken kennzeichnet, erfolgt die Mittelbereitstellung, wenn das Geld auf dem Konto des Unternehmens verfügbar wird.

9. Abgleich: Das Unternehmen gleicht sein Konto ab, indem es die erfasste Transaktion mit dem beglichenen und finanzierten Betrag abgleicht. Dadurch können Unstimmigkeiten erkannt und Probleme im Zusammenhang mit der Transaktion gelöst werden.

Wer ist an Zahlungsabwicklungssystemen beteiligt?

An der Zahlungsabwicklung sind mehrere verschiedene Stellen mit bestimmten Verantwortlichkeiten und Funktionen beteiligt. Diese Stellen arbeiten zusammen, um sichere und zuverlässige Zahlungssysteme zu entwickeln, die Millionen von Kreditkartentransaktionen pro Stunde verarbeiten.

• Unternehmen: Das Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen verkauft. Es akzeptiert Zahlungen von Kundinnen und Kunden über Händlerkonten, eine Art von Bankkonto, mit dem Unternehmen Debit- und Kreditkartenzahlungen akzeptieren können. Auf einem Händler-Konto werden Geldmittel verwahrt, bevor sie an das primäre Geschäftsbankkonto des Unternehmens überwiesen werden.

• Kundin/Kunde (Karteninhaber/in): Hierbei handelt es sich um die natürliche oder juristische Person, die Waren oder Dienstleistungen mit einer Zahlungsmethode wie einer Kredit- oder Debitkarte erwirbt.

• Händerbank (Bank des Unternehmens): Die Händerbank ist der Partner des Unternehmens bei der Abwicklung von Kredit- und Debitkartentransaktionen. Sie stellt dem Unternehmen die notwendigen Tools und Bankkonten zur Verfügung, um Kartenzahlungen zu akzeptieren. Die Händlerbank leitet die Transaktionen des Unternehmens an die entsprechenden ausstellenden Banken weiter, damit die Zahlung an ihrem Ziel ankommt.

• Ausstellende Bank (Bank des Kunden): Dies ist die Bank, die die Kredit- oder Debitkarte der Kundin/des Kunden ausgestellt hat. Die ausstellende Bank ist dafür verantwortlich, die Händlerbank im Namen der Kundin/des Kunden zu bezahlen und später die Zahlung von der Kundin/des Kunden einzuziehen.

• Zahlungsabwickler: Beim Zahlungsabwickler handelt es sich häufig um ein Drittunternehmen. Diese Einheit verwaltet den Transaktionsfluss zwischen Unternehmen, Händlerbanken und Kartennetzwerken. Es bietet die Technologie und die Dienste, die für die Verarbeitung von Transaktionen erforderlich sind, einschließlich Autorisierungs-, Stapelverarbeitungs- und Zahlungsabwicklungsfunktionen.

• Kartennetzwerke (Zahlungsnetzwerke): Diese Netze erleichtern die elektronische Übertragung von Finanzinformationen und Geldmitteln zwischen Parteien. Beispiele sind Visa, Mastercard, American Express und Discover. Kartennetzwerke legen die Regeln und Standards für Kartentransaktionen fest und stellen die Infrastruktur für deren Verarbeitung bereit.

• Zahlungs-Gateway: Zahlungs-Gateways verarbeiten Kreditkartenzahlungen für Unternehmen. Sie erleichtern die Übertragung von Informationen zwischen einem Zahlungsportal (z. B. einer Website oder einem Mobiltelefon) und dem Zahlungsabwickler oder der Händlerbank.

Abrechnungszeiträume und -zyklen

Zahlungsabwicklungssysteme funktionieren nach unterschiedlichen Zeitplänen. In einem für Kreditkarten typischen Zeitplan werden Transaktionen sofort autorisiert, zusammengefasste Transaktionen werden am Ende jedes Werktags versendet. Die Freigabe wird über Nacht abgeschlossen, die Zahlungsabwicklung innerhalb von ein bis drei Werktagen nach der Transaktion abgeschlossen. Die Mittelbereitstellung erfolgt innerhalb von zwei bis drei Werktagen nach dem Abschluss der Transaktion.

Die Zahlungsabwicklung für Kartenzahlungen kann je nach den beteiligten Parteien und den verwendeten spezifischen Abwicklungssystemen variieren. Bei Zahlungsabwicklung am selben Tag erfolgt die Übertragung der Geldmittel auf das Konto des Unternehmens innerhalb desselben Werktags. Bei Zahlungsabwicklung am nächsten Tag oder an einem Tag werden Transaktionen in der Regel über Nacht abgewickelt, wobei Geldmittel am nächsten Werktag verfügbar sind. Bei Zahlungsabwicklungen innerhalb von zwei Tagen oder nach Standardwerten, die in der Branche üblich sind, erhält das Unternehmen die Geldmittel zwei Werktage nach der Transaktion. Längere Zahlungsabwicklungen können für Unternehmen mit hohem Risiko oder internationale Transaktionen gelten.

Im Folgenden finden Sie die Prozesse und Zeitpläne für andere Transaktionstypen.

ACH-Transaktionen (Automated Clearing House)

• Initiierung: Der Urheber sendet eine Zahlungsanweisung an seine Bank, was jederzeit erfolgen kann.

• Batching: Banken stapeln und verarbeiten ACH-Zahlungen zu festgelegten Zeiten verarbeitet – etwa alle vier bis sechs Stunden – und nicht einmal am Tag wie Kartentransaktionen.

• Freigabe: Die Batches werden an den zentralen ACH-Operator gesendet, der sie sortiert und Anweisungen an die Bank des Empfängers sendet.

• Zahlungsabwicklung: Die Zahlungsabwicklung erfolgt bei ACH-Transaktionen in der Regel am nächsten Werktag nach dem Versand des Stapels.

• Mittelbereitstellung: Die Bank des Empfängers schreibt seinem Konto den Betrag gut, oft noch am selben Tag, an dem die Abwicklung erfolgt.

Banküberweisungen

• Einleitung: Der/die Absender/in leitet die Überweisung bei seiner/ihrer Bank ein.

• Übertragung: Die sendende Bank übermittelt die Transaktionsdaten über ein Netzwerk, wie z. B. die Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT).

• Zahlungsabwicklung: Banküberweisungen werden in der Regel innerhalb weniger Stunden abgewickelt, was sie zu einer der schnellsten Methoden für internationale Überweisungen macht.

• Mittelbereitstellung: Die Gutschrift erfolgt noch am selben Tag oder innerhalb von 24 Stunden, je nach Annahmeschluss und Zeitzone der Banken.

Digital Wallets

• Transaktion: Der Anbieter der Digital Wallet (z. B. Apple Pay) leitet den Prozess der Übertragung ein, sobald die Zahlung erfolgt ist.

• Verarbeitung: Der Wallet-Anbieter kann die Geldmittel kurzzeitig zurückhalten, um Sicherheitsüberprüfungen und Betrugsanalysen durchzuführen.

• Zahlungsabwicklung: Die Zahlungsabwicklung erfolgt in der Regel innerhalb von einem bis drei Werktagen bei Zahlungen mit der Digital Wallet.

• Mittelbereitstellung: Das Unternehmen kann innerhalb von zwei bis drei Werktagen nach Transaktionsbeginn auf die Geldmittel zugreifen.

Globale Zahlungsnetzwerke

• Einleitung: Bei einer internationalen Banküberweisung sendet eine Bank eine Zahlungsanweisung über das SWIFT-Netzwerk.

• Verarbeitung: SWIFT leitet die Nachricht an die Bank des Begünstigten weiter. Banken können zwischengeschaltete Banken einsetzen, um die Übertragung zu erleichtern.

• Zahlungsabwicklung: Die Dauer der Zahlungsabwicklung kann je nach dem globalen Zahlungsnetzwerk und den beteiligten Banken zwischen einem und vier Werktagen variieren.

• Mittelbereitstellung: Die Geldmittel werden dem/der Empfänger/in zur Verfügung gestellt, sobald die Empfängerbank die Zahlung verarbeitet hat.

Sicherheit und Betrugsprävention bei der Zahlungsabwicklung

Sicherheit und Betrugsprävention bei der Zahlungsabwicklung sind gemeinsame Anstrengungen. Zahlungsnetzwerke wie Visa und Mastercard verfügen über starke Betrugserkennungssysteme und geben Informationen über verdächtige Aktivitäten an ausstellende und Händlerbanken weiter.

Die ausstellenden Banken überwachen Transaktionen auf betrügerisches Verhalten und können den/die Karteninhaber/in zur Überprüfung kontaktieren, wenn sie verdächtige Aktivitäten feststellen. Die Händlerbanken arbeiten auch mit Zahlungsnetzwerken und ausstellenden Banken zusammen, um betrügerische Transaktionen zu verhindern.

Zu den Sicherheitsmaßnahmen und Tools zur Betrugsprävention, die üblicherweise zum Schutz des Prozesses eingesetzt werden, gehören Folgende:

Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselung: Sensible Daten wie Kreditkartennummern werden bei der Übertragung verschlüsselt und sind somit für Unbefugte unlesbar.

• Authentifizierung: Die Authentifizierung verifiziert die Identität der zahlenden Person und der Zahlungsempfängerin/des Zahlungsempfängers. Dies kann eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) oder eine Passwortverifizierung für Online-Transaktionen umfassen.

• Tokenisierung: Bei der Tokenisierung werden Kartenangaben bei Transaktionen durch eindeutige Token ersetzt. Dadurch wird das Risiko verringert, dass Kontoinformationen kompromittiert werden, selbst wenn es zu einer Sicherheitsverletzung kommt.

• Zugangskontrollen: Der Zugriff auf sensible Finanzdaten ist auf autorisiertes Personal und autorisierte Systeme beschränkt.

• Firewalls und Erkennung von Eindringungsversuchen: Diese Systeme verhindern unbefugten Zugriff auf Finanzsysteme.

Maßnahmen zur Betrugsprävention

• Transaktionsüberwachung: Transaktionsmuster werden auf verdächtige Aktivitäten analysiert, wie z. B. große Einkäufe an ungewöhnlichen Standorten.

• Geschwindigkeitsprüfungen: Die Häufigkeit und das Volumen der Transaktionen werden überwacht, um potenzielle Versuche zu erkennen, gestohlene Anmeldedaten zu missbrauchen.

• Adressbestätigungs-Service (AVS): Die von Zahlungspflichtigen angegebene Abrechnungsadresse wird mit den bei der Bank hinterlegten Informationen abgeglichen.

• CVV: Die zahlende Person muss bei Online-Transaktionen den eindeutigen CVV-Code auf der Rückseite ihrer Karte überprüfen, um zu bestätigen, dass sie im Besitz der physischen Karte ist.

• Risikobewertung: Jede Transaktion wird mit einer Risikobewertung versehen, die auf Faktoren wie Kaufhistorie und Standort basiert. Transaktionen mit hohem Risiko können zur weiteren Prüfung markiert werden.

Rechtliche und Compliance-Überlegungen im Zusammenhang mit Zahlungsabwicklungen

Die Prozesse der Zahlungsabwicklung unterliegen einer Reihe von Gesetzen und Vorschriften, die ihre Sicherheit und Compliance mit nationalen und globalen Standards regeln. Unternehmen müssen diese Gesetze und Vorschriften in jedem Zuständigkeitsbereich erfüllen, in dem sie tätig sind.

Bei internationalen Zahlungsabwicklungen müssen Unternehmen die rechtlichen Anforderungen aller beteiligten Länder berücksichtigen, einschließlich Währungen, Berichtspflichten und Vorschriften für grenzüberschreitende Transaktionen. Alle Unternehmen müssen genaue Transaktionensunterlagen führen und bereit sein, bei Bedarf Bericht an die Aufsichtsbehörden zu erstatten.

Compliance-Anforderungen an die Zahlungsabwicklung umfassen Standards, die von Finanzaufsichtsbehörden und Aufsichtsbehörden wie dem Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) in den Vereinigten Staaten und der Financial Conduct Authority (FCA) im Vereinigten Königreich festgelegt wurden. Dies sind die regulierten Bereiche im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung:

• Geldwäschebekämpfung (AML): Die AML-Vorschriften verhindern den Fluss von Geldmitteln im Zusammenhang mit illegalen Aktivitäten. Unternehmen müssen wirksame AML-Programme implementieren, einschließlich Know-Your-Customer-(KYC)-Prozesse, um die Identität ihrer Kundinnen und Kunden zu überprüfen und Transaktionen auf verdächtige Aktivitäten zu überwachen.

• Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung (CTF): Die CTF-Vorschriften verhindern die Nutzung von Finanzsystemen zur Finanzierung terroristischer Aktivitäten. Unternehmen müssen die CTF-Maßnahmen erfüllen, um den Missbrauch von Zahlungen zu verhindern.

• Datenschutz und Privatsphäre: Datenschutzbestimmungen schützen die Privatsphäre und Integrität von Kunden/Kundinnen. Unternehmen müssen Datenschutzbestimmungen wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU erfüllen.

• Verbraucherschutzgesetze: Verbraucherschutzgesetze schützen die Rechte der Verbraucher/innen bei Finanztransaktionen. Zu den Auflagen gehören die transparente Offenlegung von Gebühren, das Recht, angefochtene Zahlungen anzufechten, und der Schutz vor unberechtigten Zahlungen.

• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): PCI DSS gewährleistet die Sicherheit von Kartentransaktionen und schützt vor Datenschutzverletzungen. Alle Unternehmen, die Kartenzahlungen abwickeln, müssen den PCI DSS einhalten.

• Vertragliche Verpflichtungen: Verträge mit Zahlungsabwicklern, Banken und anderen Finanzpartnern sind oft mit eigenen rechtlichen und Konformitätspflichten verbunden. Diese Verträge müssen an umfassendere regulatorische Anforderungen angepasst werden.

Best Practices für die Zahlungsabwicklung für Unternehmen

Hier sind einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Zahlungsabwicklung zu erleichtern:

• Kontrollen von Zahlungen: Schaffen Sie einen soliden Rahmen für die Überwachung von Zahlungen. Verteilen Sie die Zuständigkeiten, um sicherzustellen, dass keine Einzelperson zu viel Kontrolle hat und dass jeder Schritt, von der Einleitung bis zum Abgleich, doppelt geprüft wird.

• Sicherheitsmaßnahmen: Zahlungsplattformen nutzen, die Branchen-Benchmarks wie das PCI DSS übertreffen. Halten Sie Ihre Systeme mit den neuesten Updates und einer starken Verschlüsselung auf dem neuesten Stand, um jede Transaktion zu schützen.

• Abgleich: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Zahlungen mit Ihren Kontoauszügen und Finanzunterlagen abzugleichen. Ein schneller Abgleich hilft dabei, Diskrepanzen frühzeitig zu erkennen, Betrug vorzubeugen und Ihre Finanzdaten korrekt zu halten.

• Compliance: Überprüfen Sie fortlaufend alle lokalen und globalen Regeln, die sich auf Ihre Zahlungsaktivitäten auswirken. Von AML bis Datenschutz sollten Sie sicherstellen, dass Sie diese Vorschriften kennen und vollständig erfüllen.

• KYC: Nutzen Sie KYC, um die Identität Ihrer Kundinnen und Kunden zu bestätigen und Betrugsrisiken zu reduzieren.

• Zahlungsbedingungen: Legen Sie Ihre Zahlungsbedingungen in jedem Vertrag deutlich fest, einschließlich Zahlungsfristen und Strafen bei Fristüberschreitung.

• Angefochtene Zahlungen: Entwickeln Sie ein Verfahren für den Umgang mit Rückbuchungen oder Zahlungsanfechtungen, mit dem Sie umgehend reagieren und ein detailliertes Protokoll darüber führen können, was passiert ist und wie es gelöst wurde.

• Schulung des Personals: Schulen und aktualisieren Sie Ihr Team regelmäßig in Bezug auf die neuesten Entwicklungen in den Bereichen Zahlungssicherheit und Compliance, um neue Bedrohungen zu überlisten und den Überblick über regulatorische Veränderungen zu behalten.

• Datenschutz: Befolgen Sie alle geltenden Datenschutz und schützen Sie die Daten Ihrer Kundinnen und Kunden durch strenge Zugriffsprotokolle.

• Transaktionsüberwachung: Überwachen Sie Zahlungen auf ungewöhnliche Auffälligkeiten. Regelmäßige Prüfungen helfen Ihnen, Probleme bei Ihren Zahlungsprozessen zu erkennen und zu beheben.

• Einschätzung des Anbieters: Wenn Sie mit Dritt-Zahlungsabwicklern zusammenarbeiten, stellen Sie sicher, dass diese die Branchenstandards und -vorschriften erfüllen.

• Backup-Pläne: Mit einem Backup-Plan können Sie sicherstellen, dass Ihre Zahlungsabläufe auch bei technischen Pannen, manuellen Fehlern oder Naturkatastrophen funktionieren.

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