Il regolamento dei pagamenti è la fase dell'elaborazione della carta di credito in cui una transazione viene finalizzata e i fondi vengono trasferiti dal conto dell'acquirente al conto del venditore. Per le attività, questo è il momento in cui il denaro derivante dalle vendite o dai servizi resi diventa disponibile nei loro conti bancari. Il regolamento dei pagamenti è una parte importante dei pagamenti digitali a livello mondiale, che secondo le previsioni raggiungeranno i 24,07 trilioni di USD nel 2025 .

Quando un cliente effettua un acquisto, la transazione passa attraverso diverse fasi, tra cui l'autorizzazione e il raggruppamento in serie, prima di arrivare al regolamento dei pagamenti. Il regolamento segna il completamento di una transazione finanziaria e consente a un'attività di accedere ai fondi. Per i pagamenti con carta di credito, il regolamento dei pagamenti richiede solitamente da uno a tre giorni lavorativi dopo la transazione. La velocità e l'efficienza di questo processo dipendono dal tipo di transazione e possono avere un impatto diretto sulla disponibilità di liquidità e sulla gestione finanziaria dell'attività.

Di seguito, discuteremo ciò che le attività dovrebbero sapere su come funziona il regolamento dei pagamenti, quanto tempo richiede e quali sono le best practice.

Contenuto dell'articolo

• Procedura di regolamento dei pagamenti
  
• Chi è coinvolto nei sistemi di regolamento dei pagamenti
  
• Tempi e cicli dei periodi di regolamento dei pagamenti
  
• Sicurezza e prevenzione delle frodi durante il regolamento dei pagamenti
  
• Considerazioni legali e di conformità relative al regolamento dei pagamenti
  
• Best practice per il regolamento dei pagamenti per le attività
  
• In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto
  

Procedura di regolamento dei pagamenti

Ecco una descrizione dettagliata della procedura di regolamento dei pagamenti:

1.Autorizzazione: dopo che un cliente ha disposto un pagamento, un sistema POS invia alla banca acquirente una richiesta di autorizzazione con i dettagli della transazione. La banca acquirente inoltra la richiesta al circuito della carta (ad esempio Visa o Mastercard), che la inoltra alla banca emittente.

2. Verifica: la banca emittente controlla la validità della transazione, verificando i dati di sicurezza come la data di scadenza della carta e il valore di verifica della carta (CVV). Inoltre verifica la disponibilità di fondi sufficienti o il limite di credito e valuta i parametri di rischio prima di approvare o rifiutare l'operazione. La banca emittente invia quindi una risposta all'attività.

3. Approvazione o rifiuto: in base alla verifica, la banca emittente approva o rifiuta la transazione. Se la transazione viene approvata, la banca riserva l'importo della transazione sul conto del titolare della carta, riducendo il saldo o il credito disponibile. L'importo della riserva è destinato alla transazione futura. In caso di rifiuto, l'attività riceve una motivazione dalla banca emittente.

4. Acquisizione: l'attività potrebbe non registrare immediatamente la transazione dopo l'autorizzazione. Si tratta di uno scenario comune in cui l'importo finale dell'acquisto può variare (ad esempio, presso una stazione di servizio) o quando i beni o i servizi vengono consegnati in un secondo momento (ad esempio, nello shopping online).

Quando l'attività è pronta a finalizzare l'importo della transazione, avvia il processo di acquisizione. Ciò può avvenire alla fine della giornata lavorativa o dopo la fornitura del servizio. La richiesta di acquisizione viene inviata all'elaboratore di pagamento o alla banca acquirente, con l'istruzione di finalizzare la transazione per l'importo autorizzato.

5. Raggruppamento in serie: per raggruppamento in serie si intende quando l'attività invia tutte le transazioni autorizzate di quel giorno, raggruppate in serie, all'elaboratore del pagamento alla fine della giornata. È il precursore del regolamento dei pagamenti.

6. Compensazione e commissione d'interscambio: la banca acquirente inoltra le transazioni raggruppate in serie ai circuiti delle carte di credito. I circuiti delle carte di credito indirizzano queste transazioni alle rispettive banche emittenti e calcolano le commissioni d'interscambio (commissioni pagate tra banche per l'accettazione delle transazioni con carta).

7. Regolamento dei pagamenti: la banca emittente trasferisce i fondi appropriati ai circuiti delle carte di credito. I circuiti trasferiscono questi fondi alla banca acquirente, in genere entro uno o tre giorni lavorativi.

8. Accredito dei fondi: l'importo netto della transazione (importo lordo della transazione meno commissioni d'interscambio, commissioni della banca acquirente ed eventuali altri oneri applicabili) viene accreditato sul conto dell'attività. Mentre il regolamento dei pagamenti segna il trasferimento di fondi tra banche, il finanziamento avviene quando il denaro diventa disponibile sul conto dell'attività.

9. Riconciliazione: l'attività riconcilia il proprio conto confrontando l'importo della transazione registrato con l'importo che è stato saldato e finanziato. Ciò consente di identificare eventuali discrepanze e contribuisce a risolvere i problemi relativi all'elaborazione delle transazioni.

Chi è coinvolto nei sistemi di regolamento dei pagamenti

Il regolamento dei pagamenti coinvolge diversi soggetti con responsabilità e funzioni specifiche. Queste entità collaborano per creare sistemi di pagamento sicuri e affidabili che elaborano milioni di transazioni con carta di credito ogni ora.

• Attività: è il soggetto che vende beni o servizi. Accetta pagamenti dai clienti utilizzando un conto esercente, un tipo di conto bancario che consente alle attività di accettare pagamenti con carta di debito e di carta di credito. Un conto esercente trattiene i fondi prima che il denaro venga trasferito sul conto bancario business principale dell'attività.

• Cliente (titolare della carta): è una persona fisica o giuridica che acquista beni o servizi utilizzando un metodo di pagamento, come una carta di debito o di credito.

• Banca acquirente (banca dell'attività): la banca acquirente è il partner dell'attività per l'elaborazione delle transazioni con carta di credito e di debito. Fornisce all'attività gli strumenti e i conti bancari necessari per accettare i pagamenti con carta. La banca acquirente trasferisce le transazioni dell'azienda alle banche emittenti applicabili affinché ricevano il pagamento.

• Banca emittente (banca del cliente): si tratta della banca che ha emesso la carta di credito o di debito del cliente. La banca emittente è responsabile del pagamento alla banca acquirente per conto del cliente e, successivamente, della riscossione del pagamento dal cliente.

• Elaboratore di pagamento: spesso un'azienda di terze parti, l'elaboratore di pagamento è l'entità che gestisce il flusso delle transazioni tra attività, banche acquirenti e circuiti delle carte di credito. Fornisce la tecnologia e i servizi necessari per elaborare le transazioni, comprese le funzioni di autorizzazione, raggruppamento in serie e regolamento.

• Circuiti delle carte di credito (circuiti di pagamento): questi circuiti facilitano il trasferimento elettronico di informazioni finanziarie e fondi tra le parti. Alcuni circuiti noti sono ad esempio Visa, Mastercard, American Express e Discover. I circuiti delle carte di credito definiscono le regole e gli standard per le transazioni con carta e forniscono l'infrastruttura per elaborarle.

• Gateway di pagamento: i gateway di pagamento elaborano i pagamenti con carta di credito per le attività. Facilitano il trasferimento di informazioni tra un portale di pagamento (ad esempio, un sito web o un telefono cellulare) e l'elaboratore di pagamento o la banca acquirente.

Tempi e cicli dei periodi di regolamento dei pagamenti

I sistemi di regolamento dei pagamenti operano secondo tempistiche diverse. In una tempistica tipica per le carte di credito, le transazioni vengono autorizzate istantaneamente, le transazioni raggruppate in serie vengono inviate alla fine di ogni giornata lavorativa, la compensazione viene completata durante la notte, il regolamento dei pagamenti viene completato entro uno-tre giorni lavorativi dopo la transazione e l'accredito dei fondi viene completato entro due o tre giorni lavorativi dopo la transazione.

Le tempistiche del regolamento dei pagamenti con carta di credito possono variare a seconda delle parti coinvolte e dei sistemi di elaborazione specifici utilizzati. Con il regolamento in giornata, i fondi vengono trasferiti sul conto dell'attività entro lo stesso giorno lavorativo. Il regolamento il giorno successivo o in un giorno lavorativo elabora in genere le transazioni durante la notte, con i fondi disponibili il giorno lavorativo successivo. Con il regolamento in due giorni o standard, comune nel settore, l'attività riceve i fondi due giorni lavorativi dopo la transazione. Periodi di regolamento più lunghi potrebbero essere applicati alle attività a rischio elevato o alle transazioni internazionali.

Di seguito sono riportate le procedure e la cronologia relativa ad altri tipi di transazioni.

Transazioni ACH (Automated Clearing House)

• Disposizione: l'ordinante invia un'istruzione di pagamento alla propria banca, che può avvenire in qualsiasi momento.

• Raggruppamento in serie: le banche raggruppano ed elaborano i pagamenti ACH a orari programmati, ogni quattro-sei ore circa, non una volta al giorno come le transazioni con carta.

• Compensazione: i pagamenti raggruppati vengono inviati all'operatore centrale ACH, che li smista e invia istruzioni alla banca del destinatario.

• Regolamento dei pagamenti: il regolamento dei pagamenti ACH avviene in genere il giorno lavorativo successivo all'invio dei pagamenti raggruppati.

• Accredito dei fondi: l'accredito sul conto bancario del destinatario avviene spesso lo stesso giorno del regolamento del pagamento.

Bonifici bancari

• Avvio: l'ordinante dispone il bonifico con la propria banca.

• Trasmissione: la banca dell'ordinante trasmette i dettagli della transazione tramite un circuito, ad esempio il Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT).

• Regolamento del pagamento: i bonifici bancari vengono solitamente regolati in poche ore, il che li rende uno dei metodi più veloci per trasferire fondi a livello internazionale.

• Accredito dei fondi: l'accredito sul conto del destinatario avviene lo stesso giorno o entro 24 ore, a seconda degli orari limite e dei fusi orari delle banche.

Wallet

• Transazione: il fornitore del wallet (ad esempio Apple Pay) avvia la procedura di trasferimento non appena il pagamento viene effettuato.

• Elaborazione: il fornitore del wallet può trattenere brevemente i fondi per eseguire controlli di sicurezza e analisi delle frodi.

• Regolamento dei pagamenti: il regolamento dei pagamenti avviene in genere entro uno o tre giorni lavorativi per i pagamenti con wallet.

• Accredito dei fondi: l'attività può accedere ai fondi entro due o tre giorni lavorativi dalla transazione iniziale.

Circuiti di pagamento globali

• Avvio: per un bonifico bancario internazionale, la banca invia un ordine di pagamento tramite il circuito SWIFT.

• Elaborazione: SWIFT inoltra il messaggio alla banca del beneficiario. Le banche possono avvalersi di banche intermediarie per facilitare il trasferimento.

• Regolamento dei pagamenti: le tempistiche di regolamento dei pagamenti possono variare da uno a quattro giorni lavorativi a seconda del circuito di pagamento globale e delle banche coinvolte.

• Finanziamento: i fondi vengono messi a disposizione del beneficiario dopo che la banca ricevente ha elaborato il pagamento.

Sicurezza e prevenzione delle frodi durante il regolamento dei pagamenti

La sicurezza e la prevenzione delle frodi nei pagamenti sono frutto dell'impegno collaborativo. I circuiti di pagamento come Visa e Mastercard hanno solidi sistemi di rilevamento delle frodi e condividono le informazioni relative alle attività sospette con le banche emittenti e acquirenti.

Le banche emittenti monitorano le transazioni per individuare comportamenti fraudolenti e potrebbero contattare il titolare della carta per verificare eventuali attività sospette. Anche le banche acquirenti collaborano con i circuiti di pagamento e le banche emittenti per prevenire transazioni fraudolente.

Ecco alcune misure di sicurezza e strumenti di prevenzione delle frodi comunemente utilizzati per proteggere il processo di pagamento.

Misure di sicurezza

• Crittografia: i dati sensibili come i numeri di carta di credito vengono crittografati durante la trasmissione, rendendoli illeggibili alle parti non autorizzate.

• Autenticazione: l'autenticazione verifica sia l'identità sia del pagatore che del beneficiario. Può trattarsi dell'autenticazione a più fattori o della verifica della password per le transazioni online.

• Tokenizzazione: la tokenizzazione sostituisce i dati della carta con token univoci durante le transazioni. Ciò riduce il rischio che le informazioni del conto vengano compromesse, anche in caso di violazione.

• Controlli di accesso: l'accesso ai dati finanziari sensibili è limitato al personale e ai sistemi autorizzati.

• Firewall e rilevamento delle intrusioni: questi sistemi impediscono l'accesso non autorizzato ai sistemi finanziari.

Misure di prevenzione delle frodi

• Monitoraggio delle transazioni: i modelli delle transazioni vengono analizzati alla ricerca di attività sospette, ad esempio acquisti di importo elevato in località insolite.

• Controlli di velocità: la frequenza e il volume delle transazioni vengono monitorati per identificare potenziali tentativi di sfruttamento di credenziali rubate.

• Servizio di verifica dell'indirizzo (AVS): l'indirizzo di fatturazione fornito dal pagatore viene confrontato con le informazioni archiviate presso la sua banca.

• CVV: il pagatore deve verificare il codice CVV univoco sul retro della carta per confermare di essere in possesso della carta fisica durante le transazioni online.

• Punteggio di rischio: a ogni transazione viene assegnato un punteggio di rischio basato su fattori quali la cronologia degli acquisti e la posizione. Le transazioni con un punteggio di rischio elevati potrebbero essere segnalate per ulteriori controlli.

Considerazioni legali e di conformità relative al regolamento dei pagamenti

Le procedure di regolamento dei pagamenti sono soggette a una serie di leggi e normative che ne regolano la sicurezza e la conformità agli standard nazionali e internazionali.Le attività devono rispettare tali leggi e normative in ogni giurisdizione in cui operano.

Nel caso dei regolamenti dei pagamenti internazionali, le attività devono rispettare i requisiti legali di tutte le giurisdizioni coinvolte, compresi i controlli valutari, gli obblighi di reportistica e le normative sulle transazioni transfrontaliere. Tutte le attività devono conservare registrazioni accurate delle transazioni ed essere pronte a report alle autorità di regolamentazione quando necessario.

I requisiti di conformità relativi al regolamento dei pagamenti includono gli standard stabiliti dalle autorità finanziarie e dagli organismi di regolamentazione, come il Financial Crimes Enforcement Network negli Stati Uniti e la Financial Conduct Authority nel Regno Unito. Queste sono le aree regolamentate relative al regolamento dei pagamenti:

• Antiriciclaggio (AML): le normative antiriciclaggio impediscono il flusso di fondi legati ad attività illecite. Le aziende devono implementare programmi AML efficaci, tra cui le procedure di adeguata verifica della clientela, per verificare l'identità dei propri clienti e monitorare le transazioni alla ricerca di attività sospette.

• Contrasto al finanziamento del terrorismo (CFT): le normative CFT impediscono l'uso dei sistemi finanziari per finanziare attività terroristiche. Le aziende devono rispettare le misure CFT per impedire l'uso improprio dei sistemi di pagamento.

• Protezione dei dati e privacy: le normative sulla protezione dei dati proteggono la privacy e l'integrità delle informazioni dei clienti. Le attività devono essere conformi alle normative sulla protezione dei dati, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) nell'UE.

• Leggi sulla tutela dei consumatori: le leggi sulla tutela dei consumatori proteggono i diritti dei clienti nelle transazioni finanziarie. Impongono la trasparenza nella comunicazione delle commissioni, il diritto alla contestazione delle transazioni e la protezione contro i pagamenti non autorizzati.

• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): lo standard PCI DSS garantisce la sicurezza delle transazioni con carta e protegge dalle violazioni dei dati. Tutte le attività che gestiscono pagamenti con carta devono essere conformi allo standard PCI DSS.

• Obblighi contrattuali: i contratti con elaboratori di pagamento, banche e altri partner finanziari spesso comportano obblighi legali e di conformità. Tali contratti devono essere in linea con requisiti normativi più ampi.

Best practice per il regolamento dei pagamenti per le attività

Ecco alcune misure che puoi adottare per facilitare il regolamento dei pagamenti:

• Controlli sui pagamenti:crea un solido quadro di riferimento per la supervisione dei pagamenti. Suddividi le responsabilità per garantire che nessuna persona abbia un controllo eccessivo e che ogni fase, dall'avvio alla riconciliazione, sia sottoposta a doppio controllo.

• Misure di sicurezza: utilizza piattaforme di pagamento che superano gli standard di riferimento del settore, come il PCI DSS. Mantieni i tuoi sistemi aggiornati con gli ultimi aggiornamenti e una crittografia avanzata per proteggere ogni transazione.

• Riconciliazione: abituati a riconciliare le tue attività di pagamento con gli estratti conto bancari e i registri finanziari. Una rapida riconciliazione ti aiuta a individuare tempestivamente eventuali discrepanze, a combattere le frodi e a mantenere accurati i tuoi dati finanziari.

• Conformità: esamina costantemente tutte le norme locali e globali che riguardano le tue attività di pagamento. Dall'antiriciclaggio alla protezione dei dati, assicurati di conoscere e rispettare pienamente queste normative.

• Adeguata verifica della clientela: utilizza le prassi di adeguata verifica della clientela per confermare l'identità dei tuoi clienti e ridurre i rischi di frode.

• Termini di pagamento: specifica chiaramente le condizioni di pagamento in ogni contratto, comprese le tempistiche di pagamento e le penali in caso di mancato rispetto delle scadenze.

• Contestazioni: sviluppa una procedura per la gestione degli storni o delle contestazioni che ti consenta di rispondere prontamente e tenere un registro dettagliato di quanto è accaduto e di come è stato risolto.

• Formazione del personale: forma e aggiorna regolarmente il tuo team sulle ultime novità in materia di sicurezza e conformità normativa dei pagamenti per gestire le nuove minacce e i cambiamenti normativi.

• Protezione dei dati: rispetta tutte le leggi applicabili in materia di protezione dei dati e proteggi i dati dei tuoi clienti con protocolli di accesso rigorosi.

• Monitoraggio delle transazioni: controlla le transazioni di pagamento per individuare eventuali anomalie. Audit regolari ti aiutano a individuare e risolvere eventuali problemi nei tuoi processi di pagamento.

• Valutazione dei fornitori: se collabori con elaboratori di pagamento di terze parti, assicurati che siano conformi agli standard e alle normative del settore.

• Piani di backup: predisponi un piano di riserva per garantire la continuità delle procedure di pagamento anche in caso di problemi tecnici, errori manuali e calamità naturali.

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