Le virement des fonds est l’étape à laquelle une transaction est finalisée et les fonds sont transférés du compte de l’acheteur à celui du vendeur. Pour les entreprises, il s’agit du moment où l’argent provenant des ventes ou des services rendus devient disponible sur leur compte bancaire. Les virements de fonds constituent une part importante des paiements numériques à l’échelle mondiale, et devraient atteindre 11 500 milliards USD en 2024.

Lorsqu’un client effectue un achat, la transaction passe par plusieurs étapes, notamment l'autorisation et le traitement par lots, avant de faire l’objet d’un virement de fonds. Le virement des fonds marque la conclusion d’une transaction financière et permet aux entreprises d’accéder aux fonds. La rapidité et l’efficacité du processus de virement des fonds peuvent avoir un impact sur la disponibilité des liquidités et la gestion financière d’une entreprise.

Vous trouverez ci-dessous tout ce que les entreprises doivent savoir sur le fonctionnement des virements de fonds, ainsi que sur les délais et les bonnes pratiques en la matière.

Sommaire de cet article

• Le processus de virement des fonds
  
• Quels sont les acteurs des systèmes de virement des fonds ?
  
• Délais et cycles des virements de fonds
  
• Sécurité et prévention de la fraude lors des virements
  
• Aspects juridiques et réglementaires des virements de fonds
  
• Bonnes pratiques en matière de virement des fonds pour les entreprises
  

Le processus de règlement des paiements

Voici une explication étape par étape du processus de règlement des paiements :

1. Autorisation. Après qu’un client a initié un paiement, un système de point de vente (POS) envoie une demande d’autorisation contenant les détails de la transaction à la banque acquéreuse. Cette dernière transmet la demande à l’association de cartes bancaires (par exemple Visa, Mastercard), qui la redirige vers la banque émettrice.

2. Vérification. La banque émettrice vérifie la validité de la transaction (en contrôlant les informations de sécurité, telles que la date d’expiration de la carte bancaire et le code de vérification CVV), s’assure que le solde ou la limite de la carte bancaire est suffisant, et évalue les paramètres de risque avant d’approuver ou de refuser la transaction. La banque émettrice envoie ensuite une réponse à l’entreprise.

3. Approbation ou refus. En fonction de la vérification, la banque émettrice approuve ou refuse la transaction. En cas d’approbation, elle réserve le montant de la transaction sur le compte du titulaire de la carte bancaire, réduisant ainsi le solde ou le crédit disponible. Ce montant réservé est affecté à la transaction à venir. En cas de refus, l’entreprise reçoit la raison du refus communiquée par la banque émettrice.

4. Capture. L’entreprise ne procède pas nécessairement à la capture immédiate de la transaction après l’autorisation. Cela est fréquent dans les situations où le montant final de l’achat peut varier (par exemple, dans une station-service) ou lorsque les biens ou services sont livrés ultérieurement (comme dans le commerce en ligne).

Lorsque l’entreprise est prête à finaliser le montant de la transaction, elle lance le processus de capture. Cela peut avoir lieu à la fin du jour ouvrable ou après la prestation du service. La demande de capture est envoyée au prestataire de services de paiement (PSP) ou à la banque acquéreuse, en lui demandant de finaliser la transaction pour le montant autorisé.

5. Regroupement. Le regroupement consiste à envoyer toutes les transactions autorisées de la journée, réunies en un lot, au prestataire de services de paiement de l’entreprise en fin de journée. C’est l’étape préalable au règlement.

6. Compensation et interchange. La banque acquéreuse transmet les transactions regroupées aux réseaux de cartes bancaires. Ces derniers redirigent les transactions vers les banques émettrices concernées et calculent les frais d’interchange (c’est-à-dire les frais payés entre banques pour l’acceptation des transactions par carte bancaire).

7. Règlement. La banque émettrice transfère les virements bancaires correspondants aux réseaux de cartes bancaires. Ces derniers transfèrent à leur tour les fonds à la banque acquéreuse, généralement dans un délai de un à trois jours ouvrables.

8. Financement. Le compte de l’entreprise est crédité du montant net de la transaction (montant brut moins les frais d’interchange, les frais de la banque acquéreuse et tous autres frais applicables). Si le règlement marque le transfert de fonds entre banques, le financement correspond au moment où l’argent devient effectivement disponible sur le compte de l’entreprise.

9. Rapprochement. L’entreprise procède au rapprochement de ses comptes en comparant le montant de la transaction qu’elle a enregistré avec le montant effectivement réglé et versé. Cela permet d’identifier d’éventuelles divergences et de résoudre rapidement les problèmes liés au traitement des transactions.

Quels sont les acteurs des systèmes de règlement des paiements ?

Le règlement des paiements fait intervenir plusieurs entités, chacune ayant des responsabilités et des fonctions spécifiques. Ces entités collaborent pour créer des systèmes de paiement sécurisés et fiables capables de traiter des millions de transactions par carte bancaire chaque heure.

• Entreprise. Il s’agit de l’entité qui vend des biens ou des services. Elle accepte les paiements de ses clients au moyen d’un compte commerçant, un type de compte bancaire permettant aux entreprises d’accepter les paiements par carte bancaire et de crédit. Un compte commerçant conserve les fonds avant leur transfert vers le compte bancaire principal de l’entreprise.

• Client (titulaire de la carte). Il s’agit de la personne physique ou morale qui achète des biens ou des services à l’aide d’un moyen de paiement tel qu’une carte bancaire ou carte bancaire.

• Banque acquéreuse (banque de l’entreprise). La banque acquéreuse est le partenaire de l’entreprise pour le traitement des transactions par carte bancaire et de débit. Elle fournit à l’entreprise les outils et les comptes bancaires nécessaires pour accepter les paiements par carte bancaire. La banque acquéreuse transmet les transactions de l’entreprise aux banques émettrices compétentes pour recevoir le paiement.

• Banque émettrice (banque du client). Il s’agit de la banque qui a émis la carte bancaire ou de débit du client. La banque émettrice est responsable du paiement à la banque acquéreuse pour le compte du client, puis du recouvrement du montant auprès de ce dernier.

• Prestataire de services de paiement. Souvent une entreprise tierce, le prestataire de services de paiement est l’entité qui gère le flux des transactions entre les entreprises, les banques acquéreuses et les réseaux de cartes. Il fournit la technologie et les services nécessaires au traitement des transactions, notamment les fonctions d’autorisation, de regroupement et de règlement.

• Réseaux de cartes (réseaux de paiement). Ces réseaux facilitent le transfert électronique d’informations financières et de fonds entre les parties. Les réseaux les plus connus sont Visa, Mastercard, American Express et Discover. Les réseaux de cartes définissent les règles et les normes applicables aux transactions par carte bancaire et fournissent l’infrastructure nécessaire à leur traitement.

• Passerelle de paiement. Les passerelles de paiement traitent les paiements par carte bancaire pour les entreprises. Elles facilitent le transfert d’informations entre un portail de paiement (par exemple un site Web ou une application mobile) et le prestataire de services de paiement ou la banque acquéreuse.

Délais et cycles des règlements de paiement

Les systèmes de règlement des paiements fonctionnent selon différents calendriers. Dans un scénario typique pour les cartes de crédit, les transactions sont autorisées instantanément, puis regroupées et envoyées à la fin de chaque journée ouvrable. La compensation est effectuée durant la nuit et le règlement est finalisé dans un délai d’un à trois jours ouvrables après la transaction. Le financement intervient deux à trois jours ouvrables après la transaction.

Les délais de règlement pour les paiements par carte peuvent varier en fonction des parties impliquées et des systèmes de traitement utilisés. Avec un règlement le jour même, les fonds sont transférés sur le compte de l’entreprise au cours de la même journée ouvrable. Avec un règlement le lendemain (ou « one-day settlement »), les transactions sont traitées durant la nuit, et les fonds sont disponibles le jour ouvrable suivant. Avec un règlement sur deux jours (« two-day settlement »), pratique courante dans le secteur, l’entreprise reçoit les fonds deux jours ouvrables après la transaction. Des périodes de règlement plus longues peuvent s’appliquer aux entreprises à haut risque ou aux transactions internationales.

Voici les processus et délais applicables à d’autres types de transactions.

Transactions par chambre de compensation automatisée (ACH)

• Initiation. L’émetteur envoie une instruction de paiement à sa banque, à tout moment.

• Regroupement. Les banques regroupent et traitent les paiements ACH à intervalles réguliers — environ toutes les quatre à six heures — et non une fois par jour, comme pour les transactions par carte.

• Compensation. Les lots sont transmis à l’opérateur central ACH, qui les trie et envoie les instructions à la banque du bénéficiaire.

• Règlement. Le règlement des transactions ACH a généralement lieu le jour ouvrable suivant l’envoi du lot.

• Financement. La banque du bénéficiaire crédite son compte, souvent le jour même où le règlement est effectué.

Virements bancaires

• Initiation. L’expéditeur initie le virement bancaire auprès de sa banque.

• Transmission. La banque de l’expéditeur transmet les détails de la transaction via un réseau tel que la Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT).

• Règlement. Les virements bancaires sont généralement effectués en quelques heures, ce qui en fait l’un des moyens les plus rapides pour transférer des fonds à l’international.

• Fonds. Le compte du destinataire est crédité le jour même ou dans les 24 heures, selon les heures de fermeture et les fuseaux horaires des banques.

Wallets

• Transaction. Le fournisseur du wallet (par exemple, Apple Pay) initie le processus de transfert dès que le paiement est effectué.

• Traitement. Le fournisseur du wallet peut retenir temporairement les fonds afin d’effectuer des vérifications de sécurité et des analyses de fraude.

• Règlement. Le règlement a généralement lieu dans un délai d’un à trois jours ouvrables pour les paiements par wallet.

• Financement. L’entreprise peut accéder aux fonds dans un délai de deux à trois jours ouvrables suivant la transaction initiale.

Réseaux de paiement internationaux

• Initiation. Pour un virement bancaire international, une banque envoie un ordre de paiement via le réseau SWIFT.

• Traitement. SWIFT transmet le message à la banque du bénéficiaire. Les banques peuvent recourir à des banques intermédiaires pour faciliter le transfert.

• Règlement. Les délais de règlement varient de un à quatre jours ouvrables selon le réseau de paiement international et les banques concernées.

• Financement. Les fonds sont mis à la disposition du bénéficiaire une fois que la banque réceptrice a traité le paiement.

Sécurité et prévention de la fraude lors du règlement

La sécurité et la prévention de la fraude dans le règlement des paiements reposent sur un effort collectif. Les réseaux de paiement, tels que Visa et Mastercard disposent de systèmes performants de détection de fraude et partagent les informations relatives aux activités suspectes avec les banques émettrices et acquéreuses.

Les banques émettrices surveillent les transactions pour détecter tout comportement frauduleux et peuvent contacter le titulaire de la carte pour vérification en cas d’activité suspecte. Les banques acquéreuses collaborent également avec les réseaux de paiement et les banques émettrices afin de prévenir les transactions frauduleuses.

Voici quelques mesures de sécurité et outils de prévention de la fraude couramment utilisés pour protéger le processus de paiement.

Mesures de sécurité

• Chiffrement. Les données sensibles (par exemple, les numéros de carte bancaire) sont chiffrées pendant leur transmission, ce qui les rend illisibles pour les tiers non autorisés.

• Authentification. L’authentification permet de vérifier l’identité du payeur et du bénéficiaire. Cela peut inclure l’authentification multifacteur ou la vérification par mot de passe pour les transactions en ligne.

• Tokenisation. La tokenisation remplace les informations de carte par des jetons uniques lors des transactions, réduisant ainsi le risque que les données de compte soient compromises en cas de violation.

• Contrôles d’accès. L’accès aux données financières sensibles est limité au personnel et aux systèmes autorisés.

• Pare-feu et détection d’intrusion. Ces systèmes empêchent tout accès non autorisé aux systèmes financiers.

Mesures de prévention de la fraude

• Surveillance des transactions. Les schémas de transaction sont analysés afin de détecter toute activité suspecte, comme des achats importants effectués depuis des lieux inhabituels.

• Contrôles de vitesse. La fréquence et le volume des transactions sont surveillés pour identifier toute tentative potentielle d’exploitation d’identifiants volés.

• Service de vérification d’adresse (AVS). L’adresse de facturation fournie par le payeur est comparée aux informations enregistrées auprès de sa banque.

• CVV. Le payeur doit vérifier le code CVV unique figurant au dos de sa carte afin de confirmer qu’il possède physiquement la carte lors des transactions en ligne.

• Évaluation du risque. Chaque transaction se voit attribuer un score de risque en fonction de facteurs tels que l’historique d’achats et la localisation. Les transactions présentant un score de risque élevé peuvent être signalées pour examen approfondi.

Considérations juridiques et réglementaires relatives au règlement des paiements

Les processus de règlement des paiements sont soumis à un ensemble de lois et de réglementations qui en garantissent la sécurité et la conformité aux normes nationales et internationales. Les entreprises doivent se conformer à ces obligations dans chaque juridiction où elles exercent leurs activités.

Pour les règlements internationaux, les entreprises doivent tenir compte des exigences légales de toutes les juridictions concernées, y compris les contrôles de devise, les obligations de déclaration et la réglementation applicable aux transactions transfrontalières. Toutes les entreprises doivent conserver des enregistrements précis de leurs transactions et être prêtes à les communiquer aux autorités de régulation lorsque cela est nécessaire.

Les exigences de conformité en matière de règlement des paiements incluent les normes établies par les autorités financières et les organismes de régulation, tels que le Financial Crimes Enforcement Network aux États-Unis et la Financial Conduct Authority au Royaume-Uni. Voici les domaines réglementés liés au règlement des paiements :

• Lutte contre le blanchiment d’argent (AML). Les réglementations AML visent à empêcher la circulation de fonds liés à des activités illicites. Les entreprises doivent mettre en place des programmes AML efficaces, comprenant notamment des procédures Know Your Customer (KYC), afin de vérifier l’identité de leurs clients et de surveiller les transactions suspectes.

• Lutte contre le financement du terrorisme (CFT). Les réglementations CFT préviennent l’utilisation des systèmes financiers pour le financement d’activités terroristes. Les entreprises doivent se conformer aux mesures CFT afin d’éviter tout détournement des systèmes de paiement.

• Protection des données et de la vie privée. Les réglementations sur la protection des données garantissent la confidentialité et l’intégrité des informations clients. Les entreprises doivent respecter les réglementations en vigueur, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l’Union européenne.

• Lois sur la protection des consommateurs. Ces lois protègent les droits des clients dans le cadre des transactions financières. Elles imposent une transparence sur les frais, le droit de contester une transaction et la protection contre les paiements non autorisés.

• Norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS). La PCI DSS garantit la sécurité des transactions par carte et protège contre les violations de données. Toutes les entreprises qui traitent des paiements par carte doivent s’y conformer.

• Obligations contractuelles. Les contrats conclus avec les prestataires de services de paiement, des banques et d’autres partenaires financiers s’accompagnent souvent de leurs propres obligations juridiques et de conformité. Ces contrats doivent être conformes à des exigences réglementaires plus larges.

Bonnes pratiques pour le règlement des paiements dans les entreprises

Voici quelques mesures à adopter pour faciliter le règlement des paiements :

• Contrôles des paiements. Mettez en place un cadre solide pour superviser les paiements. Répartissez les responsabilités afin qu’aucune personne ne dispose d’un contrôle excessif et que chaque étape, de l’initiation au rapprochement, soit vérifiée par une autre.

• Mesures de sécurité. Utilisez des plateformes de paiement qui dépassent les normes du secteur, telles que la PCI DSS. Maintenez vos systèmes à jour et appliquez un chiffrement robuste afin de sécuriser chaque transaction.

• Réconciliation. Prenez l’habitude de rapprocher régulièrement vos opérations de paiement avec vos relevés bancaires et vos enregistrements comptables. Une réconciliation rapide permet de détecter rapidement les écarts, de lutter contre la fraude et de garantir la fiabilité de vos données financières.

• Conformité. Révisez en continu les réglementations locales et internationales susceptibles d’affecter vos activités de paiement. Qu’il s’agisse de la lutte contre le blanchiment d’argent (AML) ou de la protection des données, assurez-vous d’en connaître les exigences et de les respecter pleinement.

• KYC. Appliquez les procédures Know Your Customer (KYC) pour vérifier l’identité de vos clients et réduire les risques de fraude.

• Conditions de paiement. Précisez les modalités de paiement dans chaque contrat, y compris les délais et les pénalités en cas de retard.

• Litiges Élaborez un processus clair pour gérer les rétrofacturations ou litiges, permettant de répondre rapidement et de conserver un journal détaillé des événements et de leur résolution.

• Formation du personnel. Formez régulièrement vos équipes aux dernières pratiques en matière de sécurité et de conformité des paiements afin qu’elles puissent faire face aux nouvelles menaces et évolutions réglementaires.

• Protection des données. Respectez toutes les lois applicables en matière de protection des données et protégez les informations de vos clients grâce à des protocoles d’accès stricts.

• Surveillance des transactions. Surveillez les transactions de paiement pour repérer toute anomalie. Des audits réguliers permettent d’identifier et de corriger rapidement les problèmes dans vos processus de paiement.

• Évaluation des prestataires. Si vous travaillez avec des prestataires tiers de services de paiement, assurez-vous qu’ils respectent les normes du secteur et les réglementations en vigueur.

• Plans de secours. Prévoyez un plan de continuité afin que vos processus de paiement puissent se poursuivre même en cas de perturbation, qu’il s’agisse de pannes techniques, d’erreurs humaines ou de catastrophes naturelles.

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