Le virement des fonds est l’étape à laquelle une transaction est finalisée et les fonds sont transférés du compte de l’acheteur à celui du vendeur. Pour les entreprises, il s’agit du moment où l’argent provenant des ventes ou des services rendus devient disponible sur leur compte bancaire. Les virements de fonds constituent une part importante des paiements numériques à l’échelle mondiale, et devraient atteindre 11 500 milliards USD en 2024.

Lorsqu’un client effectue un achat, la transaction passe par plusieurs étapes, notamment l'autorisation et le traitement par lots, avant de faire l’objet d’un virement de fonds. Le virement des fonds marque la conclusion d’une transaction financière et permet aux entreprises d’accéder aux fonds. La rapidité et l’efficacité du processus de virement des fonds peuvent avoir un impact sur la disponibilité des liquidités et la gestion financière d’une entreprise.

Vous trouverez ci-dessous tout ce que les entreprises doivent savoir sur le fonctionnement des virements de fonds, ainsi que sur les délais et les bonnes pratiques en la matière.

Sommaire de cet article

• Le processus de virement des fonds
  
• Quels sont les acteurs des systèmes de virement des fonds ?
  
• Délais et cycles des virements de fonds
  
• Sécurité et prévention de la fraude lors des virements
  
• Aspects juridiques et réglementaires des virements de fonds
  
• Bonnes pratiques en matière de virement des fonds pour les entreprises
  

Le processus de virement des fonds

• Autorisation : Lorsqu’un client initie un paiement, un système de point de vente (PDV) envoie à la banque acquéreuse une demande d’autorisation contenant les détails de la transaction. La banque acquéreuse transmet cette demande à l’organisme émetteur de cartes (p. ex. Visa ou Mastercard) qui l’achemine ensuite à la banque émettrice.

• Vérification : La banque émettrice vérifie la validité de la transaction (en vérifiant les informations de sécurité telles que la date d’expiration et le code de vérification ou CVV de la carte), vérifier que les fonds ou la limite de crédit sont suffisants et évalue les paramètres de risque avant d’approuver ou de refuser la transaction. La banque émettrice renvoie ensuite une réponse à l’entreprise.

• Approuvés/refusés : Après vérification, la banque émettrice approuve ou refuse la transaction. En cas d’approbation, la banque réserve le montant de la transaction sur le compte du titulaire de la carte, réduisant ainsi le solde ou le crédit disponible. Le montant réservé est affecté à la prochaine transaction. En cas de refus, l’entreprise reçoit un motif de la part de la banque émettrice.

• Capture : Il est possible que l’entreprise ne capture pas immédiatement la transaction après l’autorisation. Cela arrive fréquemment lorsque le montant final de l’achat varie (par exemple, dans une station-service) ou lorsque les biens ou services sont livrés à une date ultérieure (par exemple, dans le cas d’achats en ligne). Lorsque l’entreprise est prête à finaliser le montant de la transaction, elle lance le processus de capture. Cela peut avoir lieu à la fin du jour ouvrable ou après la fourniture du service. La demande de capture est envoyée au prestataire de services de paiement ou à la banque acquéreuse, pour qu’il (ou elle) finalise la transaction avec le montant autorisé.

• Traitement par lots : On parle de traitement par lots lorsque les entreprises envoient toutes les transactions autorisées du jour en cours, regroupées sous forme de lots, à leur prestataire de services de paiement à la fin de la journée. C’est le précurseur du virement des fonds.

• Compensation et interchange : La banque acquéreuse transfère les transactions groupées aux réseaux de cartes. Les réseaux de cartes acheminent ces transactions vers leurs banques émettrices respectives et calculent les frais d’interchange (frais d’une banque à une autre pour l’acceptation des transactions par carte).

• Virement des fonds : La banque émettrice transfère les fonds appropriés aux réseaux de cartes. Le réseau de cartes transfère ces fonds à la banque acquéreuse.

• Financement : Le compte de l’entreprise est crédité du montant net de la transaction (montant brut de la transaction moins les frais d’interchange, les frais de la banque acquéreuse et tous les autres frais applicables). Si le virement des fonds constitue un transfert de fonds d’une banque à une autre, le financement correspond au moment où les fonds deviennent disponibles sur le compte de l’entreprise.

• Rapprochement : Les entreprises rapprochent leurs comptes en faisant correspondre les montants des transactions qu’elles ont enregistrées avec les montants qui ont été virés et approvisionnés. Ce processus permet d’identifier d’éventuelles incohérences et de résoudre les problèmes liés au traitement des transactions.

Quels sont les acteurs des systèmes de virement des fonds ?

Les virements de fonds impliquent plusieurs entités différentes avec des responsabilités et des fonctions spécifiques. Ces entités collaborent pour créer des systèmes de paiement sûrs et fiables qui traitent des millions de transactions par carte bancaire par heure.

• Entreprise : Il s’agit de l’entité qui vend des biens ou des services. Les entreprises acceptent les paiements de leurs clients via des comptes marchands, un type de compte bancaire qui permet aux entreprises d’accepter des paiements par carte de crédit et de débit. Un compte marchand détient les fonds avant qu’ils ne soient transférés vers le principal compte bancaire professionnel de l’entreprise.

• Client (titulaire de la carte) : Il s’agit de la personne physique ou morale qui achète des biens ou des services à l’aide d’un moyen de paiement tel qu’une carte de crédit ou de débit.

• Banque acquéreuse (banque de l’entreprise) : La banque acquéreuse est le partenaire de l’entreprise pour le traitement des transactions par carte de crédit et de débit. Elle fournit à l’entreprise les outils et les comptes bancaires nécessaires pour accepter les paiements par carte bancaire. La banque acquéreuse transmet les transactions de l’entreprise aux banques émettrices compétentes pour recevoir le paiement.

• Banque émettrice (banque du client) : Il s’agit de la banque qui a émis la carte de crédit ou de débit du client. La banque émettrice est chargée de payer la banque acquéreuse au nom du client et, ultérieurement, d’encaisser le paiement auprès du client.

• Prestataire de services de paiement : Société tierce dans la plupart des cas, le prestataire de services de paiement est l’entité qui gère le flux de transactions entre les entreprises, les banques acquéreuses et les réseaux de cartes. Il fournit la technologie et les services nécessaires au traitement des transactions, y compris les fonctions d’autorisation, de traitement par lots et de virement des fonds.

• Réseaux de cartes (réseaux de paiement) : Ces réseaux facilitent le transfert électronique d’informations financières et de fonds entre les parties. Les réseaux les plus connus sont Visa, Mastercard, American Express et Discover. Les réseaux de cartes définissent les règles et les normes applicables aux transactions par carte et fournissent l’infrastructure nécessaire à leur traitement.

• Plateforme de paiement : Les plateformes de paiement traitent les paiements par carte bancaire pour les entreprises. Elles facilitent le transfert d’informations entre un portail de paiement (tel qu’un site web ou un téléphone portable) et le prestataire de services de paiement ou la banque acquéreuse.

• Banques centrales : Dans le contexte plus large des systèmes de paiement, les banques centrales réglementent et supervisent le système national de paiement, garantissant ainsi la stabilité financière globale et l’intégrité du processus de virement des fonds.

• Organismes de réglementation : Ces entités établissent le cadre juridique et les normes applicables aux systèmes de paiement, veillent à leur respect et assurent la protection des consommateurs. Il peut s’agir d’organisations nationales ou internationales, selon l’étendue du système de paiement.

• Chambres de compensation : Dans certains systèmes de paiement, en particulier dans les transferts interbancaires, les chambres de compensation agissent en tant qu’intermédiaires qui facilitent la compensation et le virement des paiements ou des opérations sur titres ou produits dérivés. Le réseau Automated Clearing House (ACH) en est un exemple.

Délais et cycles des virements de fonds

Les systèmes de virement de fonds fonctionnent obéissent à des calendriers différents. Dans un délai typique pour les cartes de crédit, les transactions sont autorisées instantanément, les transactions par lots sont envoyées à la fin de chaque jour ouvrable, la compensation est effectuée pendant la nuit, le virement des fonds est effectué dans un délai de un à trois jours ouvrables après la transaction et le financement est finalisé dans les deux à trois jours ouvrables suivant la transaction.

Le processus et le délai pour les autres types de transactions sont décrits ci-dessous.

Transactions ACH

• Initiation : L’initiateur envoie un ordre de paiement à sa banque, ce qui peut survenir à tout moment.

• Traitement par lots : Les paiements ACH sont regroupés et traités par les banques à des horaires fixes (toutes les quatre à six heures environ), et non une fois par jour comme c’est le cas pour les transactions par carte bancaire.

• Compensation : Les lots sont envoyés à l’opérateur ACH central, qui les trie et envoie des instructions à la banque du bénéficiaire.

• Virement des fonds : Le virement des fonds a généralement lieu le jour ouvrable suivant l’envoi du lot.

• Financement : La banque du bénéficiaire crédite son compte, souvent le jour même du virement des fonds.

Virements bancaires

• Initiation : L’expéditeur initie le virement bancaire auprès de sa banque.

• Transmission : La banque émettrice transmet les détails de la transaction par le biais d’un réseau, tel que la Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT).

• Virement des fonds : Les virements bancaires sont généralement effectués en quelques heures, ce qui en fait l’un des moyens les plus rapides pour transférer des fonds à l’international.

• Financement : Le compte du destinataire est crédité le jour même ou dans les 24 heures, selon les heures de fermeture et les fuseaux horaires des banques.

Portefeuilles électroniques (par ex. PayPal, Apple Pay)

• Transaction : Le fournisseur du portefeuille électronique lance le processus de transfert dès que le paiement est effectué.

• Traitement : Le fournisseur du portefeuille peut brièvement conserver les fonds afin d’effectuer des contrôles de sécurité et des analyses de fraude.

• Virement des fonds : Le virement des fonds est généralement effectué sous un à trois jours ouvrables.

• Financement : L’entreprise dispose de fonds dans les deux à trois jours ouvrables suivant la transaction initiale.

Réseaux de paiement mondiaux (p. ex. SWIFT pour les virements bancaires internationaux)

• Initiation : Une banque envoie un ordre de paiement via le réseau SWIFT.

• Traitement : SWIFT transmet le message à la banque du bénéficiaire. Les banques peuvent recourir à des banques intermédiaires pour faciliter le transfert.

• Virement des fonds : Les délais de virement des fonds peuvent varier de un à quatre jours ouvrables selon le réseau de paiement et les banques concernées.

• Financement : Les fonds sont mis à la disposition du bénéficiaire une fois que la banque bénéficiaire a traité le paiement.

Sécurité et prévention de la fraude lors des virements

La sécurité et la prévention de la fraude dans le cadre des virements de fonds sont le fruit d’une collaboration. Les réseaux de paiement tels que Visa et Mastercard disposent de systèmes robustes de détection de la fraude et partagent des informations sur les activités suspectes avec les banques émettrices et acquéreuses. Les banques émettrices surveillent les transactions afin de détecter tout comportement frauduleux et peuvent contacter le titulaire de la carte pour vérification si une activité suspecte est détectée. Les banques acquéreuses collaborent avec les réseaux de paiement et les banques émettrices pour identifier et prévenir les transactions frauduleuses. Les mesures de sécurité et outils de prévention de la fraude couramment utilisés pour protéger le processus de paiement comprennent les suivants :

Mesures de sécurité

• Chiffrement : Les données sensibles telles que les numéros de carte de crédit sont chiffrées pendant la transmission, ce qui les rend illisibles pour les parties non autorisées.

• Authentification : L’authentification permet de vérifier l’identité du payeur et du bénéficiaire. Il peut s’agir d’une authentification multifacteur (MFA) ou d’une vérification par mot de passe pour les transactions en ligne.

• Tokenisation : la tokenisation remplace les informations de carte par des tokens uniques lors des transactions. Cela réduit le risque que les informations du compte soient compromises, même en cas de violation.

• Contrôles d’accès : L’accès aux données financières sensibles est limité au personnel et aux systèmes autorisés.

• Pare-feu et détection d’intrusion : Ces systèmes identifient et empêchent tout accès non autorisé aux systèmes financiers.

Mesures de prévention de la fraude

• Suivi des transactions : Les habitudes de transaction sont analysées afin de détecter toute activité suspecte, telle que des achats importants effectués dans des lieux inhabituels.

• Contrôles de vélocité : La fréquence et le volume des transactions font l’objet d’un suivi visant à identifier d’éventuelles tentatives d’exploitation d’identifiants volés.

• Service de vérification d’adresse (AVS) : L’adresse de facturation fournie par le payeur est comparée aux informations enregistrées auprès de sa banque.

• Valeur de vérification de la carte (CVV) : Les payeurs doivent vérifier le code unique figurant au dos de leur carte pour confirmer qu’ils sont en possession de la carte physique lors des transactions en ligne.

• Évaluation des risques : Un score de risque est attribué à chaque transaction au regard de facteurs tels que l’historique des achats et la localisation. Les transactions présentant un score de risque élevé peuvent faire l’objet d’un examen plus approfondi.

Aspects juridiques et réglementaires des virements de fonds

Les processus de virement de fonds sont soumis à un ensemble de lois et de règlements qui régissent leur sécurité et leur conformité aux normes nationales et mondiales. Les entreprises doivent se conformer à ces lois et règlements sur chaque territoire où elles exercent leurs activités. Pour les virements de fonds internationaux, les entreprises doivent tenir compte des exigences légales de tous les territoires concernés, notamment les règlements applicables en matière de contrôle des devises, d’obligations déclaratives et de transactions transfrontalières. Toutes les entreprises doivent tenir des registres de transactions exacts et être prêtes à faire des rapports aux organismes de réglementation si nécessaire.

Les exigences de conformité en matière de virement de fonds comprennent des normes établies par les autorités financières et les organismes de réglementation tels que le Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) aux États-Unis et la Financial Conduct Authority (FCA) au Royaume-Uni. Les domaines réglementés liés aux virements de fonds sont décrits ci-dessous :

• Lutte contre le blanchiment de capitaux (AML) : La réglementation en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux empêche les flux de fonds liés à des activités illicites. Les entreprises doivent mettre en œuvre des programmes efficaces de lutte contre le blanchiment de capitaux, notamment des processus KYC (Know Your Customer), afin de vérifier l’identité de leurs clients et de surveiller les transactions pour détecter toute activité suspecte.

• Lutte contre le financement du terrorisme (CTF) : La réglementation en matière de CTF empêche l’utilisation des systèmes financiers pour financer les activités terroristes. Les entreprises doivent se conformer aux mesures prises de CTF afin de prévenir l’utilisation abusive des systèmes de paiement.

• Protection des données et confidentialité : Les réglementations sur la protection des données protègent la confidentialité et l’intégrité des informations des clients. Les entreprises doivent respecter les règlements relatifs à la protection des données, tels que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l’UE.

• Lois sur la protection des consommateurs : Les lois sur la protection des consommateurs protègent les droits des consommateurs dans le cadre des transactions financières. Les stipulations incluent une divulgation transparente des frais, le droit de contester les transactions et la protection contre les paiements non autorisés.

• Norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS) : La norme PCI DSS garantit la sécurité des transactions par carte et protège contre les violations de données. Toutes les entreprises qui traitent des paiements par carte doivent se conformer à la norme PCI DSS.

• Obligations contractuelles : Les contrats conclus avec les prestataires de services de paiement, des banques et d’autres partenaires financiers s’accompagnent souvent de leurs propres obligations juridiques et de conformité. Ces contrats doivent être conformes à des exigences réglementaires plus larges.

Bonnes pratiques en matière de virement des fonds pour les entreprises

• Contrôles de paiement : Créez un cadre solide pour superviser les paiements. Répartissez les responsabilités pour éviter que le contrôle ne repose trop sur un seul individu et assurez-vous que chaque étape, de l’initiation au rapprochement, est rigoureusement vérifiée.

• Mesures de sécurité : Utilisez des plateformes de paiement qui dépassent les normes du secteur, telles que la norme PCI DSS. Maintenez vos systèmes à jour avec les dernières mises à jour et un chiffrement à toute épreuve pour protéger chaque transaction.

• Rapprochement : Prenez l’habitude de rapprocher vos activités de paiement avec vos relevés bancaires et vos dossiers financiers. Le rapprochement rapide permet de détecter rapidement les éventuelles incohérences, d’éviter la fraude et d’assurer l’exactitude de vos données financières.

• Conformité : Surveillez continuellement toutes les règles locales et internationales qui affectent vos activités de paiement. De la lutte contre le blanchiment de capitaux à la protection des données, assurez-vous d’être au courant de ces réglementations et de les respecter à la lettre.

• Know Your Customer : Appliquez les pratiques KYC pour confirmer l’identité de vos clients et réduire les risques de fraude.

• Conditions de paiement : Énoncez clairement vos conditions de paiement dans chaque contrat, y compris les délais de paiement et les pénalités en cas de retard.

• Litiges : Mettez en place un processus de gestion des contestations de paiement ou des litiges qui vous permette de réagir rapidement et de conserver un journal détaillé des différents cas et de la façon dont ils ont été résolus.

• Formation du personnel : Formez régulièrement votre équipe aux dernières évolutions en matière de sécurité des paiements et de conformité afin de déjouer les nouvelles menaces et de rester au fait des évolutions réglementaires.

• Protection des données : Respectez toutes les lois applicables en matière de protection des données et protégez les données de vos clients selon des protocoles d’accès stricts.

• Suivi des transactions : Surveillez les transactions de paiement afin de détecter toute anomalie. Des audits réguliers vous permettent d’identifier et de corriger d’éventuels problèmes au niveau de vos processus de paiement.

• Évaluation des fournisseurs : Si vous collaborez avec des prestataires de services de paiement tiers, assurez-vous qu’ils respectent les normes et réglementations du secteur.

• Plans de secours : Mettez en place un plan de secours pour assurer le bon fonctionnement de vos processus de paiement, même en cas de problèmes techniques, d’erreurs manuelles ou de catastrophes naturelles.