La liquidación del pago es la etapa en la que finaliza una transacción y los fondos se transfieren de la cuenta del comprador a la cuenta del vendedor. Para las empresas, es cuando el dinero de las ventas o los servicios prestados pasa a estar disponible en su cuenta bancaria. La liquidación de pagos es una parte importante de los pagos digitales en todo el mundo, que se prevé que alcance los 11,5 billones de dólares estadounidenses (USD) en 2024.

Cuando un cliente efectúa una compra, la transacción pasa por diferentes etapas, entre las que se incluyen la autorización y el procesamiento por lotes, antes de llegar a la liquidación. La liquidación se refiere a la finalización de una transacción financiera y permite a las empresas acceder a los fondos. La velocidad y la eficiencia del proceso de liquidación de los pagos pueden afectar a la disponibilidad de efectivo y a la gestión financiera de una empresa.

A continuación, explicaremos lo que deben saber las empresas sobre el funcionamiento de la liquidación de pagos, cuánto tiempo lleva y las mejores prácticas para ello.

¿De qué trata este artículo?

• El proceso de liquidación de los pagos
  
• ¿Quién interviene en los sistemas de liquidación de los pagos?
  
• Plazos y ciclos de los períodos de liquidación
  
• Seguridad y prevención del fraude durante la liquidación
  
• Consideraciones legales y de cumplimiento de la normativa sobre las liquidaciones de los pagos
  
• Mejores prácticas para la liquidación de pagos de las empresas
  

El proceso de liquidación de los pagos

• Autorización. Cuando un cliente inicia un pago, un sistema de puntos de venta (POS) envía una solicitud de autorización con los detalles de la transacción al banco adquirente. El banco adquirente reenvía esta solicitud a la asociación de tarjetas (p. ej., Visa, Mastercard), que la dirige al banco emisor.

• Verificación. El banco emisor verifica la validez de la transacción (verifica los datos de seguridad, como la fecha de caducidad de la tarjeta y el valor de verificación de la tarjeta o CVV); comprueba que haya fondos suficientes o límite de crédito; y evalúa los parámetros de riesgo antes de aprobar o rechazar la transacción. A continuación, el banco emisor envía una respuesta a la empresa.

• Aprobación/rechazo. Según la verificación, el banco emisor aprueba o rechaza la transacción. Si se aprueba, el banco reserva el importe de la transacción en la cuenta del titular de la tarjeta, reduciendo el saldo o crédito disponible. Este importe reservado está destinado a la próxima transacción. Si se rechaza, la empresa recibe un motivo del banco emisor.

• Captura. Es posible que la empresa no capture inmediatamente la transacción después de la autorización. Esto es habitual en situaciones en las que el importe final de la compra puede variar (por ejemplo, en una gasolinera) o cuando los bienes o servicios se entregan más tarde (como en las compras en línea). Cuando la empresa está lista para finalizar el importe de la transacción, inicia el proceso de captura. Esto puede tener lugar al final del día hábil o después de que se preste el servicio. La solicitud de captura se envía al procesador de pagos o al banco adquirente y se indica a esa entidad que finalice la transacción por el importe autorizado.

• Procesamiento por lotes. El procesamiento por lotes tiene lugar cuando las empresas envían todas las transacciones autorizadas de ese día, agrupadas en un solo lote, a su procesador de pagos al final del día. Es el precursor de la liquidación.

• Compensación e intercambio. El banco adquirente reenvía las transacciones por lotes a las redes de tarjetas. Las redes de tarjetas dirigen estas transacciones a los respectivos bancos emisores y calculan las tasas de intercambio (comisiones que se pagan entre bancos por la aceptación de transacciones con tarjeta).

• Liquidación. El banco emisor transfiere los fondos correspondientes a las redes de tarjetas. La red de tarjetas transfiere estos fondos al banco adquirente.

• Financiación. En la cuenta de la empresa se abona el importe neto de la transacción (importe bruto de la transacción menos las tasas de intercambio, las comisiones del banco adquirente y cualquier otro cargo aplicable). Mientras que la liquidación marca la transferencia de fondos entre bancos, la financiación es cuando el dinero está disponible en la cuenta de la empresa.

• Conciliación. Las empresas concilian sus cuentas haciendo coincidir los importes de las transacciones que han registrado con los importes que se han liquidado y financiado. Este proceso identifica cualquier discrepancia y ayuda a resolver problemas relacionados con el procesamiento de la transacción.

¿Quién interviene en los sistemas de liquidación de los pagos?

La liquidación de pagos involucra a varias entidades diferentes con responsabilidades y funciones específicas. Estas entidades colaboran para crear sistemas de pago seguros y confiables que procesan millones de transacciones de tarjetas de crédito cada hora.

• Empresa. Es la entidad que vende bienes o servicios. Las empresas aceptan pagos de sus clientes mediante cuentas de comerciante, un tipo de cuenta bancaria que les permite aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito. Una cuenta de comerciante retiene los fondos antes de que el dinero se transfiera a la cuenta bancaria comercial principal de la empresa.

• Cliente (titular de la tarjeta). Es la persona o entidad que adquiere bienes o servicios utilizando un método de pago como una tarjeta de crédito o débito.

• Banco adquirente (banco de la empresa). El banco adquirente es el socio de la empresa en el procesamiento de las transacciones con tarjeta de crédito y débito. Proporciona a la empresa las herramientas y cuentas bancarias necesarias para aceptar pagos con tarjeta. El banco adquirente transfiere las transacciones de la empresa a los bancos emisores correspondientes para recibir el pago.

• Banco emisor (banco del cliente). Este es el banco que emitió la tarjeta de crédito o débito del cliente. El banco emisor es responsable de pagar al banco adquirente en nombre del cliente y, posteriormente, de cobrar el pago al cliente.

• Procesador de pagos. El procesador de pagos, que suele ser una empresa de terceros, es la entidad que gestiona el flujo de las transacciones entre las empresas, los bancos adquirentes y las redes de tarjetas. Proporciona la tecnología y los servicios necesarios para procesar transacciones, incluidas las funciones de autorización, procesamiento por lotes y liquidación.

• Redes de tarjetas (redes de pago). Estas redes facilitan la transferencia electrónica de información financiera y fondos entre las partes. Algunos ejemplos son Visa, Mastercard, American Express y Discover. Las redes de tarjetas establecen las reglas y normas para las transacciones con tarjeta y proporcionan la infraestructura para procesarlas.

• Pasarela de pago. Las pasarelas de pago procesan pagos con tarjeta de crédito para las empresas. Facilitan la transferencia de información entre un portal de pagos (como un sitio web o un teléfono móvil) y el procesador de pagos o el banco adquirente.

• Bancos centrales. En el contexto más amplio de los sistemas de pago, los bancos centrales regulan y supervisan el sistema nacional de pagos y se encargan de garantizar la estabilidad financiera general y la integridad del proceso de liquidación.

• Organismos reguladores. Estas entidades establecen el marco legal y la normativa para los sistemas de pago, supervisan el cumplimiento y garantizan la protección del consumidor. Pueden ser organizaciones nacionales o internacionales, dependiendo del alcance del sistema de pago.

• Cámaras de compensación. En ciertos sistemas de pago, especialmente en transferencias interbancarias, las cámaras de compensación actúan como intermediarios que facilitan la compensación y la liquidación de pagos, valores o transacciones de derivados. La red de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) es un ejemplo.

Plazos y ciclos de los períodos de liquidación

Los sistemas de liquidación de pagos operan a lo largo de diferentes plazos. En un cronograma típico de las tarjetas de crédito, las transacciones se autorizan al instante, las transacciones por lotes se envían al final de cada día hábil, la compensación se completa durante la noche, la liquidación se completa de uno a tres días hábiles después de la transacción y los fondos se completan en un plazo de dos o tres días hábiles después de la transacción.

El proceso y los plazos para otros tipos de transacciones se describen a continuación.

Transacciones ACH

• Iniciación. El originador del pago envía una instrucción de pago a su banco, que puede producirse en cualquier momento.

• Procesamiento por lotes. Los bancos procesan los pagos ACH por lotes en horarios programados, cada cuatro a seis horas aproximadamente, en lugar de una vez al día como las transacciones con tarjeta.

• Compensación. Los lotes se envían al operador central de ACH, que los clasifica y envía instrucciones al banco del destinatario.

• Liquidación. Por lo general, la liquidación se produce el siguiente día hábil después del envío del lote.

• Financiación. El banco del destinatario realiza el ingreso en su cuenta, a menudo el mismo día en que se produce la liquidación.

Transferencias electrónicas

• Iniciación. El remitente inicia la transferencia electrónica con su banco.

• Transmisión. El banco remitente transmite los detalles de la transacción a través de una red, como la Sociedad para las Telecomunicaciones Financieras Interbancarias Mundiales (SWIFT).

• Liquidación. Las transferencias electrónicas suelen liquidarse en cuestión de horas, lo que las convierte en uno de los métodos más rápidos para transferir fondos a nivel internacional.

• Financiación. La cuenta del destinatario se acredita el mismo día o en un plazo de 24 horas, según las horas límite y las zonas horarias de los bancos.

Monederos digitales (p. ej., PayPal, Apple Pay)

• Transacción. El proveedor del monedero digital inicia el proceso de transferencia en cuanto se efectúa el pago.

• Procesamiento. El proveedor del monedero puede retener brevemente los fondos para realizar comprobaciones de seguridad y análisis de fraude.

• Liquidación. La liquidación suele producirse en un plazo de uno a tres días hábiles.

• Financiación. La empresa puede acceder a los fondos en un plazo de dos a tres días hábiles desde la transacción inicial.

Redes de pagos internacionales (p. ej., SWIFT para transferencias bancarias internacionales)

• Iniciación. Un banco envía una orden de pago a través de la red SWIFT.

• Procesamiento. SWIFT reenvía el mensaje al banco del beneficiario. Los bancos pueden recurrir a bancos intermediarios para facilitar el envío de fondos.

• Liquidación. Los tiempos de liquidación pueden variar de uno a cuatro días hábiles según la red de pago y los bancos involucrados.

• Financiación. Los fondos se ponen a disposición del destinatario una vez que el banco receptor ha procesado el pago.

Seguridad y prevención del fraude durante la liquidación

La seguridad y la prevención del fraude en la liquidación de pagos es un esfuerzo colaborativo. Las redes de pagos como Visa y Mastercard cuentan con sólidos sistemas de detección del fraude y comparten información sobre actividades sospechosas con los bancos emisores y adquirentes. Los bancos emisores supervisan las transacciones en busca de comportamientos fraudulentos y pueden ponerse en contacto con el titular de la tarjeta para realizar una verificación si detectan actividad sospechosa. Los bancos adquirentes colaboran con las redes de pagos y los bancos emisores para identificar y prevenir las transacciones fraudulentas. Entre las medidas de seguridad y las herramientas de prevención de fraude que se suelen utilizar para proteger el proceso de pago se incluyen las siguientes:

Medidas de seguridad

• Cifrado. Los datos confidenciales, como los números de tarjetas de crédito, se cifran durante la transmisión, lo que los hace ilegibles para las partes no autorizadas.

• Autenticación. La autenticación verifica la identidad tanto del pagador como del beneficiario. Esto puede implicar la autenticación multifactor (MFA) o la verificación con contraseña para las transacciones en línea.

• Tokenización. La tokenización sustituye los datos de la tarjeta por tokens únicos durante las transacciones. Esto reduce el riesgo de que la información de la cuenta se vea comprometida, incluso si se produce una infracción.

• Controles de acceso. El acceso a los datos financieros confidenciales está limitado al personal y a los sistemas autorizados.

• Cortafuegos y detección de intrusos. Estos sistemas identifican y previenen el acceso no autorizado a los sistemas financieros.

Medidas de prevención de fraude

• Supervisión de transacciones. Los patrones de transacciones se analizan en busca de actividades sospechosas, como compras voluminosas en ubicaciones inusuales.

• Comprobaciones de velocidad. La frecuencia y el volumen de las transacciones se supervisan para identificar posibles intentos de utilizar credenciales robadas.

• Servicio de verificación de la dirección (AVS). La dirección de facturación proporcionada por el pagador se compara con la información registrada en su banco.

• Valor de verificación de la tarjeta (CVV). Los pagadores deben verificar el código único que se encuentra en el reverso de su tarjeta para confirmar que tienen la tarjeta física en sus manos durante las transacciones en línea.

• Calificación de riesgo. A cada transacción se le asigna una puntuación de riesgo basada en factores como el historial de compras y la ubicación. Las transacciones con puntuaciones de riesgo elevado pueden marcarse para un mayor escrutinio.

Consideraciones legales y de cumplimiento de la normativa sobre las liquidaciones de los pagos

Los procesos de liquidación de pagos están sujetos a un conjunto de leyes y normativas que rigen su seguridad y el cumplimiento de las normas nacionales e internacionales. Las empresas deben cumplir con estas leyes y normativas en cada jurisdicción en la que operen. Para los pagos internacionales, las empresas deben tener en cuenta los requisitos legales de todas las jurisdicciones involucradas, incluidos los controles de divisas, los requisitos de información y las regulaciones de transacciones transfronterizas. Todas las empresas deben mantener registros precisos de transacciones y estar preparadas para informar a las autoridades reguladoras cuando sea necesario.

Los requisitos de cumplimiento en relación con la liquidación de pagos incluyen normas establecidas por las autoridades financieras y los organismos reguladores, como la Red Contra los Delitos Financieros (FinCEN) en Estados Unidos y la Autoridad de Conducta Financiera (FCA) en Reino Unido. A continuación se detallan las áreas reguladas relacionadas con la liquidación de pagos:

• Prevención del blanqueo de capitales (AML). Las regulaciones AML impiden el flujo de fondos relacionados con actividades ilícitas. Las empresas deben implementar programas AML efectivos, incluidos los procesos de Conocimiento del cliente (KYC), para verificar la identidad de sus clientes y supervisar las transacciones en busca de actividades sospechosas.

• Lucha contra la financiación del terrorismo (CTF). Las regulaciones de la CTF impiden el uso de sistemas financieros para financiar actividades terroristas. Las empresas deben cumplir con las medidas de CTF para evitar el uso indebido de los sistemas de pago.

• Protección de datos y privacidad. Las regulaciones de protección de datos protegen la privacidad e integridad de la información del cliente. Las empresas deben cumplir con la normativa de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la UE.

• Leyes de protección al consumidor. Las leyes de protección al consumidor protegen los derechos de los consumidores en las transacciones financieras. Entre las disposiciones se incluyen la divulgación transparente de las comisiones, el derecho a disputar transacciones y la protección contra pagos no autorizados.

• Normativa de seguridad de datos del sector de tarjetas de pago (PCI DSS). PCI DSS garantiza la seguridad de las transacciones con tarjeta y protege contra las filtraciones de datos. Todas las empresas que manejan pagos con tarjeta deben cumplir con la normativa PCI DSS.

• Obligaciones contractuales. Los contratos con procesadores de pagos, bancos y otros socios financieros suelen tener sus propias obligaciones legales y de cumplimiento de la normativa. Estos contratos deben ajustarse a requisitos normativos más amplios.

Mejores prácticas para la liquidación de pagos de las empresas

• Controles de pago. Crea un marco sólido para supervisar los pagos. Divide las responsabilidades para evitar que el control recaiga demasiado en una sola persona y asegúrate de que cada paso, desde el inicio hasta la conciliación, se verifique dos veces.

• Medidas de seguridad. Utiliza plataformas de pago que superen los parámetros de referencia del sector, como PCI DSS. Mantén tus sistemas con las últimas actualizaciones y un cifrado blindado para proteger cada transacción.

• Conciliación. Acostúmbrate a conciliar tus actividades de pago con tus extractos bancarios y registros financieros. La conciliación rápida ayuda a detectar cualquier discrepancia a tiempo, evita el fraude y mantiene la precisión de los datos financieros.

• Cumplimiento de la normativa. Revisa constantemente las normas locales e internacionales que afecten a tus actividades de pago. Desde la lucha contra el blanqueo de capitales hasta la protección de datos, asegúrate de conocer y cumplir plenamente estas normativas.

• Conocimiento del cliente. Utiliza las prácticas de KYC para confirmar la identidad de tus clientes y reducir los riesgos de fraude.

• Condiciones de pago. Detalla claramente tus condiciones de pago en cada contrato, incluidos los plazos de pago y las penalizaciones si no se cumplen los plazos.

• Disputas. Desarrolla un proceso para gestionar contracargos o disputas que te permita responder con prontitud y mantener un registro detallado de lo que ocurrió y cómo se resolvió.

• Formación del personal. Forma e informa periódicamente de las actualizaciones a tu equipo sobre las últimas novedades de cumplimiento y seguridad en los pagos para ser más astuto que las nuevas amenazas y estar al día de los cambios normativos.

• Protección de datos. Sigue todas las leyes de protección de datos aplicables y mantén los datos de tus clientes protegidos bajo estrictos protocolos de acceso.

• Supervisión de transacciones. Controla las transacciones de pago en busca de cualquier cosa que no sea normal. Las auditorías periódicas te ayudan a detectar y solucionar cualquier problema en tus procesos de pago.

• Evaluación de los proveedores. Si te asocias con procesadores de pagos externos, asegúrate de que cumplan con los estándares y la normativa del sector.

• Planes de respaldo. Ten implementado un plan de respaldo para que tus procesos de pago sigan funcionando incluso cuando se enfrenten a interrupciones, como problemas técnicos, errores manuales o desastres naturales.