Die Zahlungsabwicklung ist die Phase, in der eine Transaktion abgeschlossen wird und die Gelder vom Konto des Käufers auf das Konto des Verkäufers überwiesen werden. Für Unternehmen ist dies der Zeitpunkt, an dem das Geld aus Verkäufen oder erbrachten Dienstleistungen auf ihrem Bankkonto verfügbar wird. Die Zahlungsabwicklung ist ein wichtiger Bestandteil der weltweiten digitalen Zahlungen, die 2024 Prognosen zufolge 11,5 Billionen US-Dollar (USD) erreichen werden.

Wenn eine Kundin oder ein Kunde einen Kauf tätigt, durchläuft die Transaktion verschiedene Phasen, einschließlich der Autorisierung und der Stapelverarbeitung, bevor sie zur Abwicklung gelangt. Die Zahlungsabwicklung bedeutet den Abschluss einer Finanztransaktion und ermöglicht Unternehmen den Zugriff auf die Gelder. Die Geschwindigkeit und Effizienz der Zahlungsabwicklung kann sich auf die Verfügbarkeit von Bargeld und das Finanzmanagement eines Unternehmens auswirken.

Im Folgenden gehen wir darauf ein, was Unternehmen über die Funktionsweise der Zahlungsabwicklung, die Dauer der Zahlungsabwicklung und bewährte Verfahren für die Zahlungsabwicklung wissen sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Der Zahlungsabwicklungsprozess
  
• Wer ist an Zahlungsabwicklungssystemen beteiligt?
  
• Abrechnungszeiträume und -zyklen
  
• Sicherheit und Betrugsprävention bei der Abwicklung
  
• Rechtliche und Compliance-Überlegungen im Zusammenhang mit Zahlungsabwicklungen
  
• Best Practices für Unternehmen zur Zahlungsabwicklung
  

Der Zahlungsabwicklungsprozess

• Autorisierung: Nachdem eine Kundin oder ein Kunde eine Zahlung veranlasst hat, sendet ein Point-of-Sale(POS)-System eine Autorisierungsanfrage mit Transaktionsdetails an die Händlerbank. Die Händlerbank leitet diese Anfrage an den Kartenverbund (z. B. Visa, Mastercard) weiter, der sie an die ausstellende Bank weiterleitet.

• Verifizierung: Die ausstellende Bank verifiziert die Gültigkeit der Transaktion (Sicherheitsdetails wie Ablaufdatum der Karte und Kartenprüfziffer (CVV); Überprüfungen auf ausreichende Deckung oder Kreditlimit; und bewertet die Risikoparameter, bevor die Transaktion genehmigt oder abgelehnt wird. Die ausstellende Bank sendet dann eine Antwort an das Unternehmen zurück.

• Genehmigt/Abgelehnt: Basierend auf der Überprüfung genehmigt die ausstellende Bank die Transaktion entweder oder lehnt sie ab. Im Falle einer Genehmigung reserviert die Bank den Transaktionsbetrag auf dem Konto der Karteninhaberin, wodurch sich das verfügbare Guthaben bzw. Guthaben verringert. Dieser reservierte Betrag ist für die kommende Transaktion vorgesehen. Bei Ablehnung erhält das Unternehmen von der ausstellenden Bank einen Grund.

• Erfassen: Das Unternehmen kann die Transaktion möglicherweise nicht sofort nach der Autorisierung erfassen. Dies ist häufig der Fall, wenn der endgültige Kaufbetrag variieren kann (z. B. an einer Tankstelle) oder wenn die Waren oder Dienstleistungen zu einem späteren Zeitpunkt geliefert werden (z. B. beim Online-Shopping). Wenn das Unternehmen bereit ist, den Transaktionsbetrag zu finalisieren, beginnt es mit dem Erfassungsprozess. Dies kann am Ende des Geschäftstages oder nach Erbringung der Dienstleistung erfolgen. Die Erfassungsanfrage wird an den Zahlungsabwickler oder die Händlerbank gesendet und weist diese an, die Transaktion über den autorisierten Betrag abzuschließen.

• Stapelverarbeitung: Bei der Stapelverarbeitung senden Unternehmen am Ende des Tages alle autorisierten Transaktionen von diesem Tag in einem Stapel zusammengefasst an ihren Zahlungsabwickler. Sie geht der Zahlungsabwicklung voraus.

• Clearing und Interchange: Die Händlerbank leitet die zusammengefassten Transaktionen an die Kartennetzwerke weiter. Die Kartennetzwerke leiten diese Transaktionen an die jeweiligen ausstellenden Banken weiter und berechnen Interchange-Gebühren (Gebühren, die zwischen Banken für die Annahme von Kartentransaktionen gezahlt werden).

• Zahlungsabwicklung: Die ausstellende Bank transferiert den entsprechenden Betrag an die Kartennetzwerke. Das Kartennetzwerk transferiert diese Gelder an die Händlerbank.

• Mittelbereitstellung: Der Nettotransaktionsbetrag (Gesamttransaktionsbetrag abzüglich Interchange-Gebühren, Transaktionsgebühren der Händerbank und aller anderen anwendbaren Gebühren) wird dem Konto des Unternehmens gutgeschrieben. Während die Abwicklung die Übertragung von Geldern zwischen Banken kennzeichnet, erfolgt die Mittelbereitstellung, wenn das Geld auf dem Konto des Unternehmens verfügbar wird.

• Abgleich: Unternehmen gleichen ihre Konten ab, indem sie die erfassten Transaktionsbeträge mit den abgewickelten und finanzierten Beträgen abgleichen. Dieser Prozess identifiziert alle Diskrepanzen und hilft bei der Lösung von Problemen im Zusammenhang mit der Transaktionsverarbeitung.

Wer ist an Zahlungsabwicklungssystemen beteiligt?

An der Zahlungsabwicklung sind mehrere verschiedene Einheiten mit bestimmten Verantwortlichkeiten und Funktionen beteiligt. Diese Unternehmen arbeiten zusammen, um sichere und zuverlässige Zahlungssysteme zu entwickeln, die Millionen von Kreditkartentransaktionen pro Stunde verarbeiten.

• Unternehmen: Das Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen verkauft. Unternehmen akzeptieren Zahlungen von Kundinnen Kunden über Händlerkonten, eine Art von Bankkonto, mit der Unternehmen Debit- und Kreditkartenzahlungen akzeptieren können. Auf einem Händlerkonto werden Gelder verwahrt, bevor sie an das primäre Geschäftskonto des Unternehmens überwiesen werden.

• Kundin/Kunde (Karteninhaber/in): Hierbei handelt es sich um die natürliche oder juristische Person, die Waren oder Dienstleistungen mit einer Zahlungsmethode wie einer Kredit- oder Debitkarte erwirbt.

• Händerbank (Bank des Unternehmens): Die Händerbank ist der Partner des Unternehmens bei der Abwicklung von Kredit- und Debitkartentransaktionen. Es stellt dem Unternehmen die notwendigen Tools und Bankkonten zur Verfügung, um Kartenzahlungen zu akzeptieren. Die Händlerbank leitet die Transaktionen des Unternehmens an die entsprechenden ausstellenden Banken weiter, damit diese die Zahlung erhalten.

• Ausstellende Bank (Kundenbank): Dies ist die Bank, die die Kredit- oder Debitkarte der Kundin oder des Kunden ausgestellt hat. Die ausstellende Bank ist dafür verantwortlich, die Händerbank im Namen der Kundin oder des Kunden zu bezahlen und später die Zahlung von der Kundin oder des Kunden einzuziehen.

• Zahlungsabwickler: Beim Zahlungsabwickler handelt es sich häufig um ein Drittunternehmen. Diese Einheit verwaltet den Transaktionsfluss zwischen Unternehmen, Händlerbanken und Kartennetzwerken. Es bietet die Technologie und die Dienste, die für die Verarbeitung von Transaktionen erforderlich sind, einschließlich Autorisierungs-, Stapelverarbeitungs- und Abwicklungsfunktionen.

• Kartennetzwerke (Zahlungsnetzwerke): Diese Netze erleichtern den elektronischen Transfer von Finanzinformationen und Geldern zwischen Parteien. Beispiele sind Visa, Mastercard, American Express und Discover. Kartennetzwerke legen die Regeln und Standards für Kartentransaktionen fest und stellen die Infrastruktur für deren Verarbeitung bereit.

• Zahlungs-Gateway: Zahlungs-Gateways verarbeiten Kartenzahlungen für Unternehmen. Sie erleichtern die Übertragung von Informationen zwischen einem Zahlungsportal (z. B. einer Website oder einem Mobiltelefon) und dem Zahlungsabwickler oder der Händlerbank.

• Zentralbanken: Im breiteren Kontext der Zahlungssysteme regulieren und beaufsichtigen die Zentralbanken das nationale Zahlungssystem und gewährleisten so die allgemeine Finanzstabilität und die Integrität des Abwicklungsprozesses.

• Aufsichtsbehörden: Diese Einrichtungen legen den rechtlichen Rahmen und die Standards für Zahlungssysteme fest, überwachen deren Einhaltung und gewährleisten den Verbraucherschutz. Dabei kann es sich um nationale oder internationale Organisationen handeln, je nach Umfang des Zahlungssystems.

• Clearingstellen: In bestimmten Zahlungssystemen, insbesondere bei Interbankentransfers, fungieren Clearinghäuser als Vermittler, die das Clearing und die Abwicklung von Zahlungen, Wertpapier-oder Derivategeschäften erleichtern. Ein Beispiel hierfür ist das Automated Clearing House (ACH).

Abrechnungszeiträume und -zyklen

Zahlungsabwicklungssysteme funktionieren nach unterschiedlichen Zeitplänen. In einem für Kreditkarten typischen Zeitplan werden Transaktionen sofort autorisiert, zusammengefasste Transaktionen werden am Ende jedes Geschäftstags versendet, das Clearing über Nacht abgeschlossen, die Abwicklung innerhalb von ein bis drei Werktagen nach der Transaktion abgeschlossen und die Mittelbereitstellung innerhalb von zwei bis drei Werktagen nach der Transaktion abgeschlossen.

Der Prozess und der Zeitplan für andere Arten von Transaktionen sind unten beschrieben.

ACH-Transaktionen

• Initiierung: Der Urheber sendet eine Zahlungsanweisung an seine Bank, was jederzeit erfolgen kann.

• Stapelverarbeitung: ACH Zahlungen werden von den Banken zu festgelegten Zeiten verarbeitet – etwa alle vier bis sechs Stunden – und nicht einmal am Tag wie Kartentransaktionen.

• Clearing: Die Stapel werden an den zentralen ACH-Operator gesendet, der sie sortiert und Anweisungen an die Bank des Empfängers sendet.

• Zahlungsabwicklung: Die Zahlungsabwicklung erfolgt in der Regel am nächsten Werktag nach dem Versand des Stapels.

• Mittelbereitstellung: Die Bank des Empfängers schreibt seinem Konto den Betrag gut, oft noch am selben Tag, an dem die Abwicklung erfolgt.

Banküberweisungen

• Initiierung: Der/die Absender/in leitet die Überweisung bei seiner/ihrer Bank ein.

• Übertragung: Die sendende Bank übermittelt die Transaktionsdaten über ein Netzwerk, wie z. B. die Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT).

• Zahlungsabwicklung: Banküberweisungen werden in der Regel innerhalb weniger Stunden abgewickelt, was sie zu einer der schnellsten Methoden für internationale Überweisungen macht.

• Mittelbereitstellung: Die Gutschrift erfolgt noch am selben Tag oder innerhalb von 24 Stunden, je nach Annahmeschluss und Zeitzone der Banken.

Digital Wallets (z. B. PayPal, Apple Pay)

• Transaktion: Der Anbieter der Digital Wallet leitet den Überweisungsvorgang ein, sobald die Zahlung erfolgt ist.

• Verarbeitung: Der Wallet-Anbieter kann die Gelder kurzzeitig zurückhalten, um Sicherheitsüberprüfungen und Betrugsanalysen durchzuführen.

• Zahlungsabwicklung: Die Abwicklung erfolgt in der Regel innerhalb von einem bis drei Werktagen.

• Mittelbereitstellung: Das Unternehmen kann innerhalb von zwei bis drei Werktagen nach Transaktionsbeginn auf die Gelder zugreifen.

Globale Zahlungsnetzwerke (z. B. SWIFT für internationale Banküberweisungen)

• Initiierung: Eine Bank erteilt einen Zahlungsauftrag über das SWIFT-Netzwerk.

• Verarbeitung: SWIFT leitet die Nachricht an die Bank des Begünstigten weiter. Banken können zwischengeschaltete Banken einsetzen, um die Überweisung zu erleichtern.

• Zahlungsabwicklung: Die Abwicklungsdauer kann je nach Zahlungsnetzwerk und beteiligten Banken zwischen einem und vier Werktagen variieren.

• Mittelbereitstellung: Das Geld wird dem/der Empfänger/in zur Verfügung gestellt, sobald die Empfängerbank die Zahlung verarbeitet hat.

Sicherheit und Betrugsprävention bei der Zahlungsabwicklung

Sicherheit und Betrugsprävention bei der Zahlungsabwicklung sind eine gemeinsame Anstrengung. Zahlungsnetzwerke wie Visa und Mastercard verfügen über leistungsfähige Betrugserkennungssysteme und geben Informationen über verdächtige Aktivitäten an ausstellende und Händerbanken weiter. Ausstellende Banken überwachen Transaktionen auf betrügerische Aktivitäten und kontaktieren möglicherweise den/die Karteninhaber/in zur Überprüfung, wenn verdächtige Aktivitäten festgestellt werden. Händlerbanken arbeiten mit Zahlungsnetzwerken und ausstellenden Banken zusammen, um betrügerische Transaktionen zu erkennen und zu verhindern. Zu den Sicherheitsmaßnahmen und Tools zur Betrugsprävention, die üblicherweise zum Schutz des Zahlungsvorgangs eingesetzt werden, gehören:

Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselung: Sensible Daten wie Kreditkartennummern werden bei der Übertragung verschlüsselt und sind somit für Unbefugte unlesbar.

• Authentifizierung: Die Authentifizierung verifiziert die Identität der zahlenden Person und der Zahlungsempfängerin/des Zahlungsempfängers. Dies kann eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) oder eine Passwortverifizierung für Online-Transaktionen umfassen.

• Tokenisierung: Bei der Tokenisierung werden Kartenangaben bei Transaktionen durch eindeutige Token ersetzt. Dadurch wird das Risiko verringert, dass Kontoinformationen kompromittiert werden, selbst wenn es zu einer Sicherheitsverletzung kommt.

• Zugangskontrollen: Der Zugriff auf sensible Finanzdaten ist auf autorisiertes Personal und autorisierte Systeme beschränkt.

• Firewalls und Intrusion Detection: Diese Systeme erkennen und verhindern unbefugte Zugriffe auf Finanzsysteme.

Maßnahmen zur Betrugsprävention

• Transaktionsüberwachung: Transaktionsmuster werden auf verdächtige Aktivitäten analysiert, wie z. B. große Einkäufe an ungewöhnlichen Standorten.

• Geschwindigkeitsprüfungen: Die Häufigkeit und das Volumen der Transaktionen werden überwacht, um potenzielle Versuche zu erkennen, gestohlene Anmeldedaten zu missbrauchen.

• Adressbestätigungs-Service (AVS): Die von Zahlungspflichtigen angegebene Rechnungsadresse wird mit den bei der Bank hinterlegten Informationen abgeglichen.

• Kartenprüfwert (CVV): Zahlende Personen müssen bei Online-Transaktionen den eindeutigen Code auf der Rückseite ihrer Karte überprüfen, um zu bestätigen, dass sie im Besitz der physischen Karte sind.

• Risiko-Scoring: Jede Transaktion wird mit einer Risikobewertung versehen, die auf Faktoren wie Kaufhistorie und Standort basiert. Transaktionen mit hohem Risiko können zur weiteren Prüfung markiert werden.

Rechtliche und Compliance-Überlegungen im Zusammenhang mit Zahlungsabwicklungen

Zahlungsabwicklungsprozesse unterliegen einer Reihe von Gesetzen und Vorschriften, die ihre Sicherheit und die Einhaltung nationaler und globaler Standards regeln. Unternehmen müssen diese Gesetze und Vorschriften in jedem Zuständigkeitsbereich, in dem sie tätig sind, einhalten. Für die internationale Zahlungsabwicklung müssen Unternehmen die rechtlichen Anforderungen aller beteiligten Rechtsgebiete berücksichtigen, einschließlich Währungskontrollen, Berichtspflichten und Vorschriften für grenzüberschreitende Transaktionen. Alle Unternehmen müssen genaue Transaktionsaufzeichnungen führen und darauf vorbereitet sein, bei Bedarf an die Aufsichtsbehörden zu berichten.

Compliance-Anforderungen an die Zahlungsabwicklung umfassen Standards, die von Finanzaufsichtsbehörden und Aufsichtsbehörden wie dem Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) in den Vereinigten Staaten und der Financial Conduct Authority (FCA) im Vereinigten Königreich festgelegt wurden. Im Folgenden werden die regulierten Bereiche im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung beschrieben:

• Geldwäschebekämpfung (AML): Die AML-Vorschriften verhindern den Fluss von Geldern im Zusammenhang mit illegalen Aktivitäten. Unternehmen müssen wirksame AML-Programme implementieren, einschließlich Know-Your-Customer-(KYC)-Prozesse, um die Identität ihrer Kundinnen und Kunden zu überprüfen und Transaktionen auf verdächtige Aktivitäten zu überwachen.

• Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung (CTF): Die CTF-Vorschriften verhindern die Nutzung von Finanzsystemen zur Finanzierung terroristischer Aktivitäten. Unternehmen müssen die CTF-Maßnahmen einhalten, um den Missbrauch von Zahlungssystemen zu verhindern.

• Datenschutz und Privatsphäre: Datenschutzbestimmungen schützen die Privatsphäre und Integrität von Kundeninformationen. Unternehmen müssen Datenschutzbestimmungen wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU einhalten.

• Verbraucherschutzgesetze: Verbraucherschutzgesetze schützen die Rechte der Verbraucher/innen bei Finanztransaktionen. Zu den Auflagen gehören die transparente Offenlegung von Gebühren, das Recht, Transaktionen anzufechten, und der Schutz vor unberechtigten Zahlungen.

• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): PCI DSS gewährleistet die Sicherheit von Kartentransaktionen und schützt vor Datenschutzverletzungen. Alle Unternehmen, die Kartenzahlungen abwickeln, müssen PCI DSS einhalten.

• Vertragliche Verpflichtungen: Verträge mit Zahlungsabwicklern, Banken und anderen Finanzpartnern sind oft mit eigenen rechtlichen und Konformitätspflichten verbunden. Diese Verträge müssen an umfassendere regulatorische Anforderungen angepasst werden.

Best Practices für die Zahlungsabwicklung für Unternehmen

• Zahlungskontrollen: Schaffen Sie einen soliden Rahmen für die Überwachung von Zahlungen. Teilen Sie die Verantwortlichkeiten auf, um zu verhindern, dass zu viel Kontrolle bei einer Person liegt, und stellen Sie sicher, dass jeder Schritt, von der Initiierung bis zum Abgleich, doppelt überprüft wird.

• Sicherheitsmaßnahmen: Nutzen Sie Zahlungsplattformen, die Branchen-Benchmarks wie PCI DSS übertreffen. Halten Sie Ihre Systeme auf dem neuesten Stand mit den neuesten Updates und einer eisernen Verschlüsselung, um jede Transaktion zu schützen.

• Abgleich: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Zahlungsaktivitäten mit Ihren Kontoauszügen und Finanzunterlagen abzugleichen. Ein schneller Abgleich hilft dabei, Diskrepanzen frühzeitig zu erkennen, Betrug vorzubeugen und Ihre Finanzdaten korrekt zu halten.

• Compliance: Überprüfen Sie fortlaufend alle lokalen und globalen Regeln, die sich auf Ihre Zahlungsaktivitäten auswirken. Von der Geldwäschebekämpfung (AML) bis zum Datenschutz können Sie sicherstellen, dass Sie diese Vorschriften kennen und vollständig einhalten.

• Know Your Customer: Nutzen Sie KYC, um die Identität Ihrer Kundinnen und Kunden zu bestätigen und Betrugsrisiken zu reduzieren.

• Zahlungsbedingungen: Legen Sie Ihre Zahlungsbedingungen in jedem Vertrag klar fest, einschließlich Zahlungsfristen und Strafen bei Nichtfristeinhaltung.

• Angefochtene Zahlungen: Entwickeln Sie ein Verfahren für den Umgang mit Rückbuchungen oder Zahlungsanfechtungen, mit dem Sie umgehend reagieren und ein detailliertes Protokoll darüber führen können, was passiert ist und wie es gelöst wurde.

• Schulung des Personals: Schulen und aktualisieren Sie Ihr Team regelmäßig in Bezug auf die neuesten Entwicklungen in den Bereichen Zahlungssicherheit und Compliance, um neuen Bedrohungen zu überlisten und den Überblick über regulatorische Veränderungen zu behalten.

• Datenschutz: Befolgen Sie alle geltenden Datenschutzgesetze und schützen Sie die Daten Ihrer Kundinnen und Kunden durch strenge Zugriffsprotokolle.

• Transaktionsüberwachung: Überwachen Sie Zahlungstransaktionen auf ungewöhnliche Auffälligkeiten. Regelmäßige Audits helfen Ihnen, Probleme in Ihren Zahlungsprozessen zu erkennen und zu beheben.

• Einschätzung des Anbieters: Wenn Sie mit Dritt-Zahlungsabwicklern zusammenarbeiten, stellen Sie sicher, dass diese die Branchenstandards und -vorschriften einhalten.

• Backup-Pläne: Mit einem Backup-Plan können Sie sicherstellen, dass Ihre Zahlungsabläufe auch bei technischen Pannen, manuellen Fehlern oder Naturkatastrophen funktionieren.