Franska onlineföretag måste följa betydande juridiska och redovisningsmässiga krav för e-handelsfakturering. Felaktigt utformade e-handelsfakturor kan leda till betydande böter, avvisade mervärdesskatteavdrag (moms) för företagskunder och revisionsproblem. Omvänt skyddar en effektiv faktureringsprocess kassaflödet, gör bokföringen enklare och stärker företagets varumärke.

Inställningen till fakturering har blivit mer taktisk när viktiga faktureringsreformer träder i kraft i Frankrike. Reformen för elektronisk fakturering – som träder i kraft 2026 – kräver att B2B-företag baserade i Frankrike som är föremål för moms utfärdar och accepterar fakturor i ett strukturerat, elektroniskt format. För onlineföretag – som ofta utfärdar stora mängder fakturor till B2B-kunder – innebär reformen operativa förändringar som företag måste genomföra nu.

I den här artikeln förklarar vi de viktiga aspekterna av e-handelsfakturering och relaterade juridiska skyldigheter, regler och bästa praxis.

Viktiga slutsatser

• E-handelsfakturering avser fakturor som utfärdas för onlineförsäljning till enskilda firmor eller företag.
  
• Fakturor måste utfärdas för alla transaktioner mellan företag, oavsett belopp. De krävs ibland även för privatpersoner.
  
• Reformen av e-faktureringen förändrar sättet onlineföretag bedriver verksamhet på. Från och med 1 september 2026 måste alla fakturor mellan företag som omfattas av mervärdesskatt (moms) överföras i ett strukturerat format via en godkänd plattform (AP).
  
• Giltiga e-handelsfakturor måste följa strikta regler, såsom inkludering av juridiska meddelanden, sekventiell och kronologisk numrering, tillämpning av lämplig moms och efterlevnad av betalningsfrister.
  
• Onlineföretag som inte följer kraven är föremål för potentiellt höga kumulativa böter.
  

Vad är e-handelsfakturering?

E-handelsfakturering avser fakturor som utfärdas vid försäljning online till privatpersoner (dvs. B2C) eller företag (dvs. B2B). Denna process följer samma regler som traditionell fakturering men inbegriper särskilda krav för distansförsäljning. Dessa inkluderar moms inom gemenskapen, elektronisk leverans och särskilda juridiska meddelanden.

E-handelsfakturor fungerar som kommersiella, redovisningsmässiga och skattemässiga dokument. De fungerar som bevis på transaktioner och kvitton för bokföringsändamål. De krävs för momsavdrag för företagskunder.

Artikel L441-9 i handelsbalken definierar i första hand reglerna för e-handelsfakturering. Denna artikel rör faktureringskrav för B2B-transaktioner. Artikel 289 i den allmänna skattelagen (CGI) behandlar regler för utfärdande av fakturor samt villkor och bestämmelser för e-fakturering.

Krävs e-handelsfakturering i Frankrike?

E-handelsfakturering är ett krav i Frankrike för all B2B-onlineförsäljning. Det är också obligatoriskt i vissa fall vid försäljning till privatpersoner, inklusive distansförsäljning av varor och momsbefriade försändelser inom gemenskapen, samt på kundens begäran.

Krav på e-handelsfakturering för B2B

E-handelsfakturering föreskrivs i artikel L441-9 i den franska handelsbalken, som fastställer att "köp av varor eller tjänster för affärsändamål måste faktureras. Säljare måste utfärda en faktura vid leverans av varorna eller tjänsterna."

Onlineföretag är skyldiga att utfärda fakturor till företagskunder, oavsett belopp eller om kunden begärt en i förväg. Fakturadatumet är oftast det datum då varorna säljs eller tjänsterna slutförs. Vissa fall tillåter fördröjd fakturering, såsom försäljning av varor som är undantagna från moms.

Krav på e-handelsfakturering för B2C

Typen av försäljning avgör huruvida en privatperson kräver en e-handelsfaktura. För försäljning av varor är e-handelsfakturor obligatoriska i följande fall:

• Kundbegäran
  
• Distansförsäljning
  
• Momsbefriade leveranser inom gemenskapen
  

När man tillhandahåller tjänster är det obligatoriskt att utfärda en nota om transaktionsbeloppet överstiger 25 EUR inklusive skatt. Notor är dokument som liknar kvitton och innehåller färre detaljer än e-handelsfakturor.

E-handelsfakturor och reformen för elektronisk fakturering

Översikt över reformen

Elektronisk fakturering har blivit standard i Frankrike och Europa. Enligt artikel 26 i den ändrade finanslagen för 2022 nr 2022-1157 måste företag från och med den 1 september 2026 utfärda alla momspliktiga B2B-fakturor elektroniskt via en godkänd plattform (AP). Dessa inkluderar formaten Factur-X, Universal Business Language (UBL) eller Cross Industry Invoice (CII).

Reformen har följande fyra mål:

• Öka företagens konkurrenskraft och effektivitet genom att övergå till digitala processer.
  
• På sikt förenkla kraven på momsdeklarationer genom att förifylla momsblanketter.
  
• Bekämpa momsbedrägeri till förmån för företag som agerar i god tro.
  
• Få insikt i realtid i affärsverksamheten och vägleda den offentliga politiken.
  

Obligatorisk elektronisk fakturering kommer att träda i kraft i etapper:

• 1 september 2026: Detta är datumet för stora och medelstora företag. Alla företag måste dock kunna ta emot elektroniska fakturor vid detta datum.
  
• 1 september 2027: Detta är datumet för medelstora, små och mycket små företag, inklusive mikroföretag.
  

Obligatorisk elektronisk fakturering medför även e-rapportering, vilket är den elektroniska inlämningen av företags skatteinformation som inte omfattas av elektronisk fakturering.

Reformens inverkan på onlineföretag

För onlineföretag kräver reformen stora operativa uppdateringar som kan implementeras redan nu. Det medför dock också vissa fördelar:

• Ökad produktivitet
  E-handelswebbplatser kan utfärda tusentals fakturor per månad. I denna skala förenklar automatiseringen av fakturaleveransen via en AP processen och minskar handläggningstiden. Omvänt kan antagandet av de nya kraven efter att tidsfristen har löpt ut eller underlåtenhet att följa dem resultera i tusentals ogiltiga fakturor, vilket utsätter företag för kumulativa böter, inklusive 50 EUR per faktura som utfärdats i fel format och 500 EUR per ej skickad e-rapporteringsfil.
  
• Kortare B2B-betalningstider
  AP:er skickar direkt elektroniska fakturor till kunder. Denna spårbarhet säkerställer att fakturor inte går förlorade eller glöms bort och ger bevis på att fakturor skickades, togs emot och behandlades. AP:er påskyndar också handläggningstiderna för kunder och tenderar att förkorta betalningstiderna, som har blivit längre i Frankrike under de senaste åren. De kan också minska sena betalningar.
  
• Färre fel och tvister
  Det strukturerade formatet för elektroniska fakturor hjälper till att eliminera skrivfel och oklarheter i fakturasummor, momssatser och produktnummer. För onlineföretag innebär detta färre kundtvister, återbetalningar och fakturafrågor för kundsupport att besvara.
  
• Mestadels automatiserad bokföring
  Strukturerade e-handelsdata från fakturor kan integreras direkt i bokföringsprogram och momsdeklarationer. Så småningom kommer det allmänna direktoratet för offentliga finanser (Direction générale des Finances publiques, eller DGFiP) att kunna förifylla delar av deklarationerna med hjälp av överförda data. Detta kan potentiellt spara onlineföretag dussintals timmars arbete varje månad på datainmatning och kontoavstämning.
  
• Förbättrad efterlevnad
  AP:er kontrollerar automatiskt efter juridiska meddelanden och korrigerar format och datakonsistens. Detta minskar avsevärt risken för att utelämna information från fakturor (t.ex. momsmeddelanden, adresser, identifikationssystem för etableringskatalog [SIRET]-nummer, satser). Detta kan också minska risken för påföljder för icke-kompatibla fakturor.
  

Vilka är reglerna för e-handelsfakturering?

E-handelsfakturor måste efterleva vissa regler, såsom tidsfrister för utfärdande, inkluderande av juridisk information, löpande och kronologisk numrering, tillämpning av rätt moms, efterlevnad av betalningsfrister och lagring av fakturor.

Företag kan införliva dessa regler i faktureringsprocessen.

Utfärdandedatum

För B2B-transaktioner måste företag utfärda e-handelsfakturor så snart försäljningen eller tjänsten äger rum. Det finns en tidsfrist på flera dagar för att ta hänsyn till administrativa problem. B2C-fakturor skickas vanligtvis med beställningsbekräftelser eller levererade produkter.

Obligatorisk juridisk information

Som ett minimum måste fakturor innehålla följande juridiska information:

• Datum för utfärdande
  
• Unikt fakturanummer
  
• Företagsinformation (t.ex. företagsnamn, adress, SIRET-nummer, momsregistreringsnummer för gemenskapsintern handel)
  
• Kundnamn
  
• Detaljerad beskrivning av varorna eller tjänsterna, inklusive kvantiteter och enhetspriser, exklusive skatt
  
• Tillämplig skattesats för moms och belopp
  
• Totalt belopp, inklusive och exklusive skatt
  
• Betalningsvillkor och tidsfrister
  

När reformen om elektronisk fakturering träder i kraft är den nya juridiska informationen som måste framgå på varje faktura följande:

• Kundens SIREN-nummer (Business Directory Identification System), om kunden är ett företag
  
• Leveransadress för varorna, om den skiljer sig från kundens adress
  
• Typ av transaktion som faktureras (t.ex. endast varor, endast tjänster eller en kombination av båda)
  
• Följande mening: "Möjlighet att betala skatt efter debiteringar" ("Option pour le paiement de la taxe d’après les débits"), om tjänsteleverantören erbjuder detta alternativ
  

Strikt numreringssystem

Fakturanummer måste vara löpande och kontinuerliga. Företag kan inte hoppa över, återanvända eller ändra nummer när fakturor har utfärdats. Skattekontoret kan tolka luckor i numreringssystem som bevis på dolda fakturor. Vid fel måste företag utfärda korrigerade fakturor eller kreditfakturor.

Tillämpliga skattesatser för moms

Den tillämpliga skattesatsen för moms beror på vilken typ av varor eller tjänster som säljs och på destinationslandet:

• Normal skattesats på 20 %: Tillämplig på de flesta försäljningar av varor och tjänster
  
• Reducerad skattesats på 10 %: Tillämplig på persontransport, logi, restauranger och icke-ersättningsgill medicin
  
• Reducerad skattesats på 5,5 %: Tillämplig på livsmedel, mensskydd, böcker i alla format och liveframträdanden
  

För mikroföretagare som är undantagna från moms måste denna fras visas i stället för skattesatsen: "Moms ej tillämpligt, artikel 293B i CGI" ("TVA nonapplicable, article 293B du CGI").

Efterlevnad av tidsfrister för betalningar

Standardförfallodatum för betalning för B2B-transaktioner är 30 dagar, men det kan förlängas till 60 dagar netto eller 45 dagar efter månadens slut, beroende på avtalet mellan parterna. Fakturor måste tydligt nämna eventuella förseningsavgifter, inklusive tillämplig procentsats och fasta avgifter för inkassering.

Lagring av fakturor i 10 år

Rent juridiskt måste företag lagra e-handelsfakturor i minst 10 år. Lagringsperioden börjar i slutet av redovisningsperioden. Elektroniska fakturor måste lagras i sitt ursprungliga format med all information bevarad.

Böter

Onlineföretag som inte uppfyller faktureringskraven är föremål för kumulativa böter. Faktureringsöverträdelser (t.ex. falska fakturor, underlåtenhet att utfärda fakturor) utsätter onlineföretag för böter på upp till 75 000 EUR, vilket ökar till 375 000 EUR för aktiebolag.

Utelämnanden och felaktig information straffas med böter på 15 EUR per utelämnad eller felaktig juridisk information, upp till 25 % av fakturabeloppet. Falska fakturor eller fakturor som döljer kunden eller säljaren är föremål för ytterligare böter på 50 % av fakturabeloppet, upp till 375 000 EUR per redovisningsperiod.

Slutligen straffas falska fakturor eller användningen av dessa med upp till tre års fängelse och böter på 45 000 EUR, vilket ökar till 225 000 EUR för aktiebolag.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.