Fakturor och kvitton är dokument som du hanterar när pengar byter ägare, och de ser ofta likadana ut vid första anblick. Men även om de är nära kopplade tjänar en faktura och ett kvitto mycket olika syften. Att veta när du ska utfärda varje typ av dokument kan hjälpa dig att hålla ordning på din ekonomi och undvika att förvirra dina kunder. Nedan förklarar vi skillnaderna mellan fakturor och kvitton, när du ska använda var och en och hur de fungerar tillsammans.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är skillnaden mellan en faktura och ett kvitto?
  
• När utfärdas fakturor och när utfärdar man kvitton?
  
• Hur fungerar fakturor och kvitton i bokföringen?
  
• Varför begär vissa kunder både en faktura och ett kvitto?
  
• Vad är vanliga missuppfattningar om fakturor och kvitton?
  
• Kan Stripe generera både fakturor och kvitton?
  

Vad är skillnaden mellan en faktura och ett kvitto?

En faktura är ett dokument som en säljare skickar till en köpare som en formell begäran om betalning för tillhandahållna varor eller tjänster. Den beskriver de sålda varorna eller tjänsterna, skuldbeloppet, betalningsvillkoren och förfallodatumet. Säljaren utfärdar en faktura innan betalning görs.

Ett kvitto är ett dokument som utfärdas efter att betalningen har gjorts. Säljaren skickar det till köparen som bevis på betalningen. Det bekräftar att köparen har betalat det överenskomna beloppet för varorna eller tjänsterna.

När utfärdas fakturor och när utfärdar man kvitton?

Fakturor är en del av fasen före betalning. De skickas innan betalning tas emot, även om den exakta tidpunkten för leverans av fakturor beror på avtalet mellan företaget och kunden. Om du är en tjänsteleverantör utfärdar du vanligtvis en faktura till en kund när projektet är slutfört. I detaljhandels- eller grossisttransaktioner utfärdar du vanligtvis en faktura när varor levereras.

Kvitton markerar fasen efter betalning. De stänger transaktionen och ger bägge parter ett registerdokument. Ett kvitto utfärdas efter att betalningen har mottagits: en detaljhandlare lämnar ofta ett kvitto direkt i POS-systemet, medan en konsult eller frilansare kan skicka ett kvitto som bekräftar betalningen av en tidigare faktura.

Hur fungerar fakturor och kvitton i bokföringen?

En faktura inleder en transaktion: den anger hur stor skulden är, vad betalningen gäller och när betalningen måste slutföras. Ett kvitto avslutar transaktionen: det bekräftar att betalningen har slutförts och när. Tillsammans skapar de en heltäckande dokumentation av varje försäljning.

Så här samverkar dessa bokstödsdokument för att underlätta olika ekonomiska och juridiska skyldigheter.

Avstämning av konto

Fakturor visar de pengar som du förväntar dig att få och som finns på dina kundfordringar.
Kvitton bekräftar betalningar och överför dessa pengar till dig. Utan dessa dokument kan en obetald faktura misstas för intäkter eller en betalning förbli oregistrerad. Fakturor och kvitton samverkar för att göra det lättare att matcha betalningar till rätt transaktioner.

Efterlevnad av skatteregler:

En faktura visar vad du har tagit ut och eventuella skatter, t.ex. mervärdesskatt (moms) och omsättningsskatt. Ett kvitto bekräftar att dessa skatter har tagits ut. Fakturor och kvitton gör det lättare att beräkna och bevisa hur mycket skatt du är skyldig – eller i vissa fall hur mycket du kan göra anspråk på att få tillbaka.

Finansiella trender

Fakturor visar hur mycket pengar kunderna är skyldiga dig och när de behöver betala. Kvittot visar vad som redan har betalats. Tillsammans hjälper de dig att se om kunderna betalar i tid, var det kan finnas luckor och hur kvittona stämmer överens med dina utgifter.

Bestridande av kvitton

En faktura beskriver vad som överenskommits – produkter, tjänster och villkoren. Ett kvitto visar vad som betalats och när. Om det råder oenighet om vad som ska betalas eller om betalningen har gjorts kan dessa dokument ge svar.

Varför begär vissa kunder både en faktura och ett kvitto?

När kunder begär både en faktura och ett kvitto beror det på att varje dokument har ett eget syfte. Därför ser vissa kunder ett värde i att ha både och.

För interna redovisningssystem

I många företag används fakturor och kvitton av olika team eller system:

• Leverantörsreskontrateamet spårar fakturor så att de vet vad som behöver betalas.

• Finans- eller avstämningsavdelningen förlitar sig på kvitton för att bekräfta att betalningar har behandlats och avräknats.

Att ha båda dokumenten hjälper dessa team att hålla jämna steg, särskilt på större företag där processerna är mycket segmenterade.

För att uppfylla skatte- och revisionskrav

Skattelagar i många länder kräver bevis på debitering (faktura) och betalning (kvitto) för vissa avdrag eller efterlevnadskontroller. Till exempel:

• En faktura kan visa hur mycket skatt som tagits ut, till exempel moms eller skatt på varor och tjänster (GST)

• Ett kvitto bekräftar att skatten har betalats

Utan båda dokumenten kan ett företag ha svårt att göra anspråk på avdrag eller återbetalningar eller bevisa efterlevnad vid en revision.

För transparens vid delat ekonomiskt ansvar

Vissa kunder arbetar i miljöer där utgifter granskas av flera intressenter, till exempel ideella organisationer, offentliga myndigheter och stora företagsteam. De kan behöva båda dokumenten för att:

• Motivera utgiften för sin ledning eller styrelse

• Säkerställa transparens när de rapporterar kostnader till finansiärer eller kunder

Att förse kunderna med en faktura visar att debiteringen var giltig, medan att tillhandahålla ett kvitto bevisar att medlen har använts korrekt.

Tvistelösning

Om det någonsin skulle råda förvirring om vad som fakturerats eller betalats är det lättare att klargöra det genom att ha både en faktura och ett kvitto. Fakturan beskriver avtalet och kvittot bekräftar vad som betalats. Det är särskilt värdefullt i branscher där flera transaktioner eller betalningar kan överlappa varandra, till exempel återkommande tjänster och stora, fasade projekt.

Att integrera med sina egna kunder

I vissa fall är kunden inte slutanvändaren utan en mellanhand. En evenemangsarrangör kan till exempel betala dig för tjänster och sedan debitera kunden, eller så kan en konsult fakturera dig och föra över utgiften till en kund som en del av ett större projekt. I dessa fall behöver kunde både en faktura och ett kvitto för att kunna skapa korrekt dokumentation åt sina kunder.

Vad är vanliga missuppfattningar om fakturor och kvitton?

Om du blandar ihop fakturor och kvitton eller använder dem på fel sätt riskerar du att förvirra dina kunder. Här är några av de vanligaste missuppfattningarna om fakturor och kvitton.

Kvitton är onödiga

Vissa företag anser att kvitton är valfria, särskilt när betalningar är små eller digitala. Men kunder förlitar sig vanligtvis på kvitton för att följa upp sina utgifter, få ersättning eller göra anspråk på skatteavdrag. Att kvitton förbises kan leda till frustration – eller ännu värre, göra dig oförberedd vid ett bestridande.

En faktura garanterar betalning

Att skicka en faktura innebär inte att pengarna är garanterade. Det är en formell begäran om betalning, men betalningen kan fortfarande försenas (eller utebli helt). Om du förlitar dig på fakturor som garanterad inkomst kan du få kassaflödesproblem. Tills betalningen inkommer är den bara ett löfte, inte pengar på banken.

Digitala betalningar gör kvitton föråldrade

Om man betalar online behöver de fortfarande ett kvitto. Man kan få en bekräftelse via e-post från sin bank eller betalningsapp, men det ersätter inte ett korrekt kvitto som beskriver vad man betalat för och hur. Att hoppa över kvitton i digitala transaktioner kan få ditt företag att se oprofessionellt ut och lämna kunderna utan den tydlighet de behöver i sin bokföring.

Fakturor och kvitton gynnar endast säljaren

Fakturor och kvitton är ofta bara ett verktyg för säljare att få betalt eller hålla ordning på sina register, men de är också användbara för köpare. En faktura hjälper kunderna att förstå exakt vad de betalar för, medan ett kvitto bevisar att de har betalat fakturan.

Kvitton är bara för kunden

På samma sätt är kvitton inte bara till för kunden. För företag fungerar de som inkomst, en verifieringskedja och en viktig del av att spåra din ekonomi. Om du inte utfärdar kvitton eller organiserar dem kan du få svårt att avstämma dina konton, göra anspråk på dina egna skatteavdrag eller försvara dig vid en tvist.

När ett kvitto har utfärdats är affären klar

Ett kvitto bekräftar betalning, men det betyder inte att transaktionen inte kan ändras. En återbetalning, retur eller återkreditering är fortfarande möjlig efter att ett kvitto har utfärdats. Ett kvitto är ett bevis på betalning, inte det garanterade avslutet på en transaktion.

Fakturor behöver inte vara detaljerade

Vissa tycker att vaga fakturor är bra så länge det totala beloppet är korrekt. Men det kan leda till förseningar eller tvister om en kund inte helt förstår vad de faktureras för. Detaljerade fakturor kan minimera frågor och spara tid för alla.

Utskrivna dokument är bättre än digitala

Många företag anser fortfarande att fysiska fakturor och kvitton är mer ”officiella” än digitala versioner. Men digitala dokument är lika giltiga och vanligtvis bekvämare för alla parter. Genom att hålla kvar vid papper kan dina processer bli långsammare och svårare att hantera, medan anammandet av digitaliserade register kan förenkla din verksamhet.

Endast stora företag behöver fakturor och kvitton

Småföretag, frilansare och personer med små sidoverksamheter kan ibland tro att de inte behöver skicka formella fakturor eller kvitton. Men de här dokumenten hjälper alla att följa upp kvitton, hantera skatter och skydda sig viden eventuell tvist. Genom att hoppa över de här verktygen kan ditt företag se mindre trovärdigt ut och leda till misstag eller förlorad inkomst.

Kan Stripe generera både fakturor och kvitton?

Stripe integrerar fakturor och kvitton i ett enda system: fakturan genereras och skickas och ett kvitto skapas automatiskt när fakturan betalas. Så här hanterar Stripe varje typ av dokument.

Fakturor med Stripe

För att skapa och skicka en faktura går du till avsnittet "Fakturor" i Stripe Dashboard eller använder appens programmeringsgränssnitt (API) för ett mer avancerat arbetsflöde. Dessa fakturor kan anpassas för att inkludera ditt företags profilering, såsom logotyper, färger och anpassade fält. Fakturor kan skickas manuellt vid engångsdebiteringar eller ställas in för återkommande betalningar. Stripe Tax kan automatiskt beräkna skatter, inklusive moms och GST. Stripe-fakturor innehåller också inbyggda betalningslänkar genom vilka kunder kan betala direkt online via kreditkort, göra överföringar via Automated Clearing House (ACH) eller använda andra metoder.

När fakturor har skickats spårar Stripe om de är betalda, delvis betalda eller förfallna.

Kvitton via Stripe

Stripe genererar automatiskt kvitton för fakturor som betalas via plattformen. I likhet med fakturor kan kvitton inkludera företagets logotyp, företagsnamn och kontaktuppgifter för ett snyggt utseende. Kvittona blir omedelbart tillgängliga på den värdbaserade fakturasidan efter att betalningen har genomförts, oavsett om det gäller en engångsdebitering eller återkommande fakturering. Du kan även utfärda kvitton manuellt om det skulle behövas. Gå till profileringsavsnittet i infopanelen för att anpassa hur kvittona ser ut.