Las facturas y los recibos son documentos que manejas cuando se intercambia dinero y, a menudo, parecen similares a simple vista. Pero, si bien están relacionados, una factura y un recibo tienen propósitos muy diferentes. Saber cuándo emitir cada tipo de documento puede ayudarte a mantener tus finanzas organizadas y evitar confundir a tus clientes. A continuación, explicaremos las diferencias entre facturas y recibos, cuándo usar cada uno y cómo funcionan juntos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
  
• ¿Cuándo emites una factura y cuándo un recibo?
  
• ¿Cómo funcionan juntos las facturas y los recibos en contabilidad?
  
• ¿Por qué algunos clientes solicitan tanto una factura como un recibo?
  
• ¿Cuáles son las ideas erróneas más comunes sobre facturas y recibos?
  
• ¿Puede Stripe generar tanto facturas como recibos?
  

¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?

Una factura es un documento que un vendedor envía a un comprador como solicitud formal de pago por bienes o servicios prestados. Detalla los artículos o servicios vendidos, el importe adeudado, las condiciones de pago y la fecha de vencimiento. El vendedor emite una factura antes de que se realice el pago.

Un recibo es un documento emitido después de efectuado el pago. El vendedor lo envía al comprador como comprobante de pago. Confirma que el comprador ha pagado el importe acordado por los bienes o servicios.

¿Cuándo emites una factura y cuándo un recibo?

Las facturas forman parte de la etapa previa al pago. Se envían antes de que se reciba el pago, aunque el momento exacto de entrega de facturas depende del acuerdo entre la empresa y el cliente. Si eres un proveedor de servicios, por lo general, emites una factura a un cliente al finalizar el proyecto. En las transacciones minoristas o mayoristas, sueles emitir una factura cuando se entregan los bienes.

Los recibos marcan la etapa posterior al pago. Cierra el ciclo de la transacción y proporciona un registro para ambas partes. Un recibo se emite después de que se haya recibido el pago: un comerciante minorista suele proporcionar un recibo inmediatamente en el punto de venta, mientras que un consultor o trabajador autónomo podría enviar un recibo que confirme el pago de una factura anterior.

¿Cómo funcionan juntos las facturas y los recibos en contabilidad?

Una factura inicia una transacción: indica cuánto se debe, cuál es el motivo del pago y cuándo es necesario completar el pago. Un recibo cierra la transacción: confirma que se completó el pago y cuándo se hizo. Juntos, crean un registro completo de cada venta.

A continuación explicamos cómo estos documentos de apertura y cierre funcionan juntos para ayudar con diferentes obligaciones financieras y legales.

Conciliación de cuentas

Las facturas muestran el dinero que esperas recibir, que se encuentra en tus cuentas por cobrar.
Los recibos confirman los pagos y transfieren ese dinero a tus ingresos. Sin estos documentos, una factura no pagada podría confundirse con ganancias, o un pago podría quedar sin registrar. Las facturas y los recibos trabajan juntos para que sea más fácil hacer coincidir los pagos con las transacciones correctas.

Cumplimiento de la normativa fiscal

Una factura muestra lo que cobraste y los impuestos involucrados, como el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre las ventas. Un recibo confirma que se cobraron esos impuestos. Las facturas y los recibos en conjunto facilitan el cálculo y la prueba de cuántos impuestos debes o, en algunos casos, cuántos puedes reclamar.

Tendencias financieras

Las facturas te indican cuánto dinero te deben los clientes y cuándo deben pagar. Los recibos muestran lo que ya se pagó. Juntos, te ayudan a ver si los clientes están pagando a tiempo, dónde podrías tener brechas en los ingresos y cómo se alinean los ingresos con tus gastos.

Resolución de disputas

Una factura detalla lo que se acordó: productos, servicios y condiciones. Un recibo muestra lo que se pagó y cuándo se hizo. Si hay un desacuerdo sobre lo que se debe o si se realizó el pago, estos documentos pueden proporcionar respuestas.

¿Por qué algunos clientes solicitan tanto una factura como un recibo?

Cuando los clientes solicitan tanto una factura como un recibo, se debe a que cada documento tiene un propósito distinto. A continuación, te explicamos por qué algunos clientes ven el valor de tener ambos.

Para cumplir con los sistemas contables internos

En muchas empresas, las facturas y los recibos son utilizados por diferentes equipos o sistemas:

• El equipo de cuentas por pagar realiza un seguimiento de las facturas para que sepan lo que se debe pagar.

• El equipo de finanzas o conciliación utiliza los recibos para confirmar que los pagos se hayan procesado y liquidado.

Tener ambos documentos ayuda a estos equipos a mantenerse alineados, en especial en organizaciones más grandes donde los procesos están altamente segmentados.

Para cumplir con los requisitos impositivos y de auditoría

Las leyes impositivas de muchos países exigen la constancia del cobro (factura) y del pago (recibo) para determinadas deducciones o verificaciones de cumplimiento de la normativa. Por ejemplo:

• Una factura puede mostrar cuánto se cobró en concepto de impuestos, como IVA o impuesto sobre bienes y servicios (GST).

• Un recibo confirma que se pagó el impuesto.

Sin ambos documentos, una empresa podría tener dificultades para reclamar deducciones o reembolsos, o demostrar el cumplimiento de la normativa durante una auditoría.

Para transparencia en las responsabilidades financieras compartidas

Algunos clientes trabajan en entornos donde los gastos son examinados por varias partes interesadas, como organizaciones sin fines de lucro, organismos públicos y grandes equipos corporativos. Es posible que necesiten ambos documentos para lo siguiente:

• Justificar el gasto a sus directivos o juntas directivas.

• Garantizar la transparencia cuando informen los costos a los financiadores o clientes.

Proporcionar a los clientes una factura demuestra que el cargo era válido, mientras que proporcionar un recibo demuestra que los fondos se gastaron correctamente.

Para resolver disputas

Si alguna vez hay confusión sobre lo que se facturó o pagó, tener tanto una factura como un recibo facilita aclarar eso. La factura detalla el acuerdo, mientras que el recibo confirma lo que se pagó. Esto es especialmente valioso en sectores donde múltiples transacciones o pagos pueden superponerse, como los servicios recurrentes y los proyectos grandes y por etapas.

Para integrarse con sus propios clientes

En algunos casos, es posible que tu cliente no sea el cliente final; puede ser un intermediario. Por ejemplo, un organizador de eventos puede pagarte por los servicios y, luego, cobrar a su cliente, o un consultor puede cobrarte a ti y pasar el gasto a su cliente como parte de un proyecto más grande. En estos casos, necesitan tanto una factura como un recibo para crear su propia documentación precisa para sus clientes.

¿Cuáles son las ideas erróneas más comunes sobre facturas y recibos?

Si confundes facturas y recibos o los usas de manera incorrecta, corres el riesgo de confundir a tus clientes. Estas son algunas de las ideas erróneas más comunes sobre facturas y recibos.

Los recibos son innecesarios

Algunas empresas piensan que los recibos son opcionales, en especial cuando los pagos son pequeños o digitales. Pero los clientes suelen depender de los recibos para realizar el seguimientos de sus gastos, obtener rembolsos o reclamar deducciones fiscales. Omitir la emisión de recibos puede generar frustración en ellos o, lo que es peor aún, dejarte sin preparación para resolver una disputa.

Una factura garantiza el pago

Enviar una factura no significa que el dinero esté garantizado. Es una solicitud formal de pago, pero el pago aún puede retrasarse (o no ocurrir en absoluto). Si confías en las facturas como ingresos garantizados, podrías experimentar problemas de flujo de caja. Hasta que el pago llegue, es solo una promesa, no dinero en el banco.

Los pagos digitales vuelven obsoletos a los recibos

Si alguien paga en línea, aún necesita un recibo. Es posible que reciba un correo electrónico de confirmación de su banco o aplicación de pago, pero eso no reemplaza un recibo adecuado que describa por qué pagó y cómo lo hizo. Omitir la emisión de recibos en transacciones digitales puede hacer que tu empresa parezca poco profesional y dejar a los clientes sin la claridad que necesitan para sus registros.

Las facturas y los recibos benefician solo al vendedor

La gente suele pensar que las facturas y los recibos son solo herramientas para que los vendedores reciban pagos o mantengan sus registros en orden, pero también son útiles para los compradores. Una factura ayuda a los clientes a entender con exactitud lo que están pagando, mientras que un recibo demuestra que liquidaron la factura.

Los recibos son solo para el cliente

Del mismo modo, los recibos no son solo para el cliente. Para las empresas, sirven como prueba de ingresos, un registro de auditoría y una parte importante del seguimiento de tus finanzas. Si no emites recibos ni los mantienes organizados, es posible que tengas dificultades para conciliar tus cuentas, reclamar tus propias deducciones fiscales o defenderte en una disputa.

Una vez que se emite un recibo, el trato queda cerrado

Un recibo confirma un pago, pero no significa que la transacción no pueda cambiar. Todavía se puede realizar un reembolso, una devolución o un contracargo después de emitir un recibo. Un recibo es un comprobante de pago, no el final garantizado de una transacción.

No es necesario detallar las facturas

Algunas personas piensan que las facturas imprecisas están bien siempre y cuando el importe total sea correcto. Pero eso puede dar lugar a retrasos o disputas si un cliente no entiende completamente lo que se le está facturando. Las facturas detalladas pueden minimizar las preguntas y ahorrar tiempo a todos.

Los documentos impresos son mejores que los digitales

Muchas empresas siguen creyendo que las facturas y los recibos físicos son más «oficiales» que las versiones digitales. Pero los documentos digitales son igual de válidos y, por lo general, más convenientes para todas las partes. Seguir usando papel puede hacer que tus procesos sean más lentos y difíciles de gestionar, mientras que adoptar los registros digitalizados puede simplificar tus operaciones.

Solo las grandes empresas necesitan facturas y recibos

Las pequeñas empresas, los trabajadores autónomos y las personas con actividades secundarias a veces piensan que no necesitan enviar facturas o recibos formales. Pero estos documentos ayudan a todos a realizar un seguimiento de los ingresos, a gestionar impuestos y a protegerse en las disputas. No utilizar estas herramientas puede hacer que tu empresa parezca menos confiable y dar lugar a errores o pérdida de ingresos.

¿Puede Stripe generar tanto facturas como recibos?

Stripe integra facturas y recibos en un único sistema: genera y envía la factura, y crea un recibo de forma automática cuando se paga esa factura. Así es como Stripe gestiona cada tipo de documento.

Facturas con Stripe

Para crear y enviar una factura, ve a la sección «Facturas» en el Dashboard de Stripe o usa la interfaz de programación de aplicaciones (API) para un flujo de trabajo más avanzado. Estas facturas se pueden personalizar para que incluyan la marca de tu empresa, como logotipos, colores y campos personalizados. Las facturas se pueden enviar manualmente para cargos puntuales o configurar para pagos recurrentes. Stripe Tax puede calcular de forma automática impuestos, incluidos el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST). Las facturas de Stripe también incluyen enlaces de pago integrados que permiten a los clientes pagar directamente en línea con tarjeta de crédito, transferencia de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) u otros métodos.

Una vez que se envían las facturas, Stripe realiza un seguimiento de si están pagadas, parcialmente pagadas o vencidas.

Recibos con Stripe

Stripe genera de forma automática recibos por facturas pagadas a través de la plataforma. Al igual que las facturas, los recibos pueden incluir tu logotipo, el nombre de la empresa y los datos de contacto para un aspecto profesional. Los recibos están disponibles de inmediato en la página de facturas alojadas después de que se completa un pago, ya sea por un cargo único o una facturación recurrente. También puedes emitir recibos de forma manual si es necesario. Para personalizar el aspecto de tus recibos, ve a la sección Imagen de marca del Dashboard.