账单和收据是资金交换时处理的文件，乍一看它们通常很相似。但尽管相关，账单和收据的用途却截然不同。知道何时签发每种文件可以帮助您保持财务有序，避免让客户感到困惑。下面，我们将解释账单和收据之间的区别、何时使用每种文件，以及它们如何协同工作。

本文内容

• 账单和收据有什么区别？
  
• 您何时签发账单而不是收据？
  
• 账单和收据在会计中如何协同工作？
  
• 为什么有些客户同时要求账单和收据？
  
• 关于账单和收据有哪些常见误解？
  
• Stripe 能否同时生成账单和收据？
  

账单和收据有什么区别？

账单是卖方发送给买方的文件，作为对所提供商品或服务的正式付款请求。它详细说明了所售商品或服务、应付金额、付款条件和到期日。卖方在付款前开具账单。

收据是在付款后签发的文件。卖方将其发送给买方作为付款证明。它确认买方已为商品或服务支付了商定的金额。

您何时签发账单而不是收据？

账单是付款前阶段的一部分。它们在收到付款前被发送，尽管账单交付的确切时间取决于企业和客户之间的协议。如果您是服务提供商，通常在项目完成后向客户签发账单。在零售或批发交易中，通常在交付货物时签发账单。

收据标志着付款后阶段。它们结束了交易循环并为双方提供了记录。收据在收到付款后签发：零售商通常在销售点立即提供收据，而顾问或自由职业者可能会发送确认先前账单付款的收据。

账单和收据在会计中如何协同工作？

账单启动交易：它表明欠款金额、付款目的以及需要完成付款的时间。收据结束交易：它确认付款已完成以及何时完成。它们共同创建了每笔销售的端到端记录。

这些首尾文件如何协同工作以帮助履行不同的财务和法律义务。

对账

账单显示您预期收到的款项，这些款项存在于您的应收账款中。
收据确认付款并将该款项转入您的收入。没有这些文件，未付账单可能被误认为是收入，或者付款可能未被记录。账单和收据协同工作，使匹配付款到正确的交易变得更加容易。

税务合规

账单显示您收取的费用以及涉及的任何税款，例如增值税 (VAT)和销售税。收据确认这些税款已被收取。账单和收据一起使计算和证明您所欠税款（或者在某些情况下您可以申请退回多少税款）变得更加容易。

财务趋势

账单告诉您客户欠您多少钱以及他们需要何时付款。收据显示已经支付的款项。它们共同帮助您查看客户是否按时付款、您的收入可能存在哪些缺口，以及收入如何与您的支出保持一致。

争议解决

账单详细说明了所约定的内容——产品、服务和条款。收据显示支付了什么以及何时支付的。如果对所欠款项或是否已付款存在分歧，这些文件可以提供答案。

为什么有些客户同时要求账单和收据？

当客户同时要求账单和收据时，是因为每份文件都有不同的用途。这就是为什么有些客户认为同时拥有两者有价值。

满足内部会计系统需求

在许多公司中，账单和收据由不同的团队或系统使用：

• 应付账款团队跟踪账单，以便他们知道需要支付什么。

• 财务或对账团队依靠收据来确认付款已处理和结算。

拥有这两份文件有助于这些团队保持一致，尤其是在流程高度细分的大型组织中。

满足税务和审计要求

许多国家/地区的税法要求提供收费证明（账单）和付款证明（收据）用于某些抵扣或合规检查。例如：

• 账单可能显示收取了多少税款，如增值税或商品及服务税 (GST)。

• 收据确认税款已支付

没有这两份文件，公司在审计期间可能难以申请抵扣或报销，或者难以证明合规性。

在共享财务责任中实现透明度

有些客户在支出受到多个利益相关者审查的环境中工作，例如非营利组织、公共机构和大型企业团队。他们可能需要两份文件来：

• 向其领导层或董事会证明支出的合理性

• 在向资助者或客户报告成本时确保透明度

向客户提供账单表明收费是有效的，而提供收据则证明资金使用得当。

解决争议

如果对计费或支付内容存在任何混淆，同时拥有账单和收据会更容易澄清。账单阐明了协议，而收据确认了支付内容。这在多个交易或付款可能重叠的行业中尤其有价值，例如定期服务和大型分阶段项目。

用于与其自身客户对接

某些情况下，您的客户可能并非终端用户，而是中间商。例如：活动主办方可能先向您支付服务费，再向其客户收款；或咨询顾问向您出具账单后，将这笔费用作为大型项目支出转嫁给其客户。此类场景中，中间商需同时获取账单和收据，才能为其客户建立准确的财务凭证。

关于账单和收据有哪些常见误解？

如果您混淆账单和收据或错误使用它们，您可能会让您的客户感到困惑。以下是一些关于账单和收据最常见的误解。

收据是不必要的

一些企业认为收据是可选的，尤其是在付款金额较小或采用数字支付时。但客户通常依赖收据来跟踪支出、获得报销或申请税务抵扣。跳过收据会让客户感到沮丧——更糟糕的是，可能会让您在发生争议时措手不及。

账单保证付款

发送账单并不意味着付款有保证。它是一份正式的付款请求，但付款仍然可能被延迟（或根本不会发生）。如果您将账单视为有保证的收入，您可能会遇到现金流问题。在付款到账之前，它只是一个承诺，而不是银行里的钱。

数字支付使收据过时

如果有人在线支付，他们仍然需要收据。他们可能会收到来自银行或支付应用的确认电子邮件，但这并不能替代说明他们支付了什么以及如何支付的正规收据。在数字交易中跳过收据会让您的企业显得不专业，并让客户在记录方面缺乏所需的清晰度。

账单和收据只对卖方有益

人们通常认为账单和收据只是卖方收款或保持记录准确性的工具，但它们对买方也很有用。账单帮助客户确切了解他们支付的内容，而收据则证明他们已经结清了账单。

收据只是给客户的

同样，收据也不仅仅是给客户的。对企业而言，它们是收入证明、审计追踪的重要部分，也是跟踪财务状况的重要环节。如果您不签发收据或不将其整理好，您可能在核销账户、申请自身税务抵扣或在争议中为自己辩护时遇到困难。

一旦签发了收据，交易就完成了

收据确认了付款，但这并不意味着交易不能更改。在收据签发后，退款、退货或撤单仍有可能发生。收据是付款证明，而不是交易有保证的终结。

账单不需要详细

有些人认为模糊的账单没问题，只要总金额正确就行。但如果客户不完全理解他们被收取费用的项目，这可能导致延迟或争议。详细的账单可以最大限度地减少疑问，为每个人节省时间。

纸质文件比数字文件好

许多企业仍然认为纸质账单和收据比数字版本更“正式”。但数字文件具有同等的法律效力，并且通常对所有相关方来说都更方便。坚持使用纸质文件会让您的流程更慢且更难管理，而采用数字化记录可以简化您的运营。

只有大企业才需要账单和收据

小企业、自由职业者和有副业的人有时认为他们不需要发送正式的账单或收据。但这些文件有助于每个人跟踪收入、管理税务并在争议中保护自己。跳过这些工具会让您的企业显得可信度较低，并导致错误或收入损失。

Stripe 能否同时生成账单和收据？

Stripe 将账单和收据集成到一个系统中：它生成并发送账单，并在该账单支付时自动创建收据。以下是 Stripe 处理每种文件类型的方式。

使用 Stripe 开具账单

要创建并发送账单，请转到 Stripe 管理平台的“账单”部分，或使用应用程序编程接口（API）以实现更高级的工作流程。这些账单可以定制，以包含您的企业品牌元素，例如徽标、颜色和自定义字段。账单可以手动发送用于一次性费用，也可以设置为定期付款。Stripe Tax 可以自动计算税费，包括增值税和商品及服务税。Stripe 账单还包含内置的付款链接，让客户可以直接在线通过信用卡、自动清算系统（ACH）转账或其他方式付款。

账单发送后，Stripe 会跟踪其状态是已付、部分支付还是逾期未付。

使用 Stripe 生成收据

Stripe 会为通过该平台支付的账单自动生成收据。与账单类似，收据可以包含您的徽标、企业名称和联系信息，以呈现精致的外观。无论是针对一次性费用还是经常性账单，付款完成后，收据会立即在托管账单页面上提供。如果需要，您也可以手动签发收据。要定制收据的外观，请转到管理平台的“品牌”部分。