Las facturas y recibos son documentos que manejas cuando se cambia dinero y, a menudo, a simple vista son muy parecidas. Pero, aunque están relacionados, una factura y un recibo tienen fines muy diferentes. Saber cuándo emitir cada tipo de documento puede ayudarte a mantener organizadas tus finanzas y evitar confundir a tus clientes. A continuación, explicaremos las diferencias entre facturas y recibos, cuándo usar cada uno y cómo funcionan juntos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
  
• ¿Cuándo debes emitir una factura y cuándo un recibo?
  
• ¿Cómo funcionan conjuntamente facturas y recibos en contabilidad?
  
• ¿Por qué algunos clientes solicitan tanto una factura como un recibo?
  
• ¿Cuáles son los conceptos erróneos más comunes sobre las facturas y los recibos?
  
• ¿Stripe puede generar tanto facturas como recibos?
  

¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?

Una factura es un documento que un vendedor envía a un comprador como petición formal de pago por bienes o servicios prestados. Detalla los artículos o servicios vendidos, el importe adeudado, las condiciones de pago y la fecha de vencimiento. El vendedor emite una factura antes de que se realice el pago.

Un recibo es un documento que se emite después de efectuado el pago. El vendedor lo envía al comprador como justificante de pago. Confirma que el comprador ha pagado el importe acordado por los bienes o servicios.

¿Cuándo debes emitir una factura y cuándo un recibo?

Las facturas forman parte de la etapa de prepago. Se envían antes de que se reciba el pago, aunque el momento exacto en que se entrega la factura depende del acuerdo entre la empresa y el cliente. Si eres un proveedor de servicios, normalmente emites la factura a un cliente al completar el proyecto. En comercio minorista o mayorista, generalmente emites la factura cuando se entregan los bienes.

Los recibos marcan la etapa posterior al pago. Cierran el ciclo de transacción y proporcionan un registro documental para ambas partes. Un recibo se emite después de que se haya recibido el pago: un minorista suele proporcionar un recibo inmediatamente en el punto de venta, mientras que un consultor o trabajador autónomo puede enviar un recibo que acuse recibo del pago de una factura anterior.

¿Cómo funcionan conjuntamente facturas y recibos en contabilidad?

Una factura inicia una transacción: indica cuánto se debe, para qué sirve el pago y cuándo es necesario completar el pago. Un recibo cierra la transacción: confirma que se completó el pago y cuándo. En conjunto, crean un registro de extremo a extremo de cada venta.

Así es como estos documentos contables interactúan para ayudarte con las diferentes obligaciones financieras y legales.

Conciliación de cuentas

Las facturas muestran el dinero que esperas recibir, que se almacena en tus cuentas por cobrar.
Los recibos confirman los pagos y transfieren ese dinero a tus ingresos. Sin estos documentos, una factura impagada podría confundirse con recibos o un pago podría quedar sin registrar. Las facturas y los recibos interactúan para facilitar que los pagos coincidan con las transacciones correctas.

Cumplimiento de la normativa fiscal

Una factura muestra lo que has cobrado y cualquier impuesto correspondiente, como el impuesto sobre el valor añadido (IVA) e impuesto sobre las ventas. Un recibo confirma que esos impuestos se cobraron. Las facturas y recibos juntos facilitan el cálculo y sirven como comprobante de los impuestos que debes o, en algunos casos, cuánto puedes reclamar.

Tendencias financieras

Las facturas te dicen cuánto dinero te deben los clientes y cuándo necesitan pagar. Los recibos muestran lo que ya se ha pagado. En conjunto, te ayudan a ver si los clientes están pagando a tiempo, dónde podrías tener brechas en los ingresos y si los ingresos encajan con tus gastos.

Resolución de disputas

Una factura detalla lo que se acordó: productos, servicios y condiciones. Un recibo muestra lo que se pagó y cuándo. Si no hay acuerdo sobre lo que se debe o si se realizó el pago, estos documentos pueden proporcionar respuestas.

¿Por qué algunos clientes solicitan tanto una factura como un recibo?

Cuando los clientes solicitan tanto una factura como un recibo, se debe a que cada documento tiene un propósito distinto. A continuación, te explicamos por qué algunos clientes ven el valor de tener ambos documentos.

Para que funcionen los sistemas de contabilidad interna

En muchas empresas, las facturas y los recibos son utilizados por diferentes equipos o sistemas:

• El equipo de cuentas por pagar hace un seguimiento de las facturas para que sepan lo que hay que pagar.

• El equipo de finanzas o conciliación confía en los recibos para confirmar que los pagos se han procesado y liquidado.

Tener ambos documentos ayuda a estos equipos a mantenerse alineados, especialmente en organizaciones más grandes, donde los procesos están altamente segmentados.

Para cumplir con los requisitos en materia de impuestos y de auditoría

Las leyes fiscales de muchos países exigen la prueba del cobro (factura) y del pago (recibo) para ciertas deducciones o comprobaciones de cumplimiento de la normativa. Por ejemplo:

• Una factura puede mostrar cuánto impuesto se cobró, como el IVA o el impuesto sobre bienes y servicios (GST)

• Un recibo confirma que se ha pagado el impuesto

Sin ambos documentos, la empresa podría tener dificultades a la hora de reclamar desgravaciones o reembolsos o de demostrar el cumplimiento de la normativa durante una auditoría.

Por la transparencia en las responsabilidades financieras compartidas

Algunos clientes trabajan en entornos donde los gastos son examinados por varias partes interesadas, como entidades sin ánimo de lucro, organismos públicos y grandes equipos corporativos. Es posible que necesiten ambos documentos para:

• Justificar los gastos ante sus directivos o consejos de administración

• Garantizar la transparencia cuando informen de los costes a las entidades de financiación o los clientes

Proporcionar a los clientes una factura demuestra la validez del cobro, mientras que proporcionar un recibo demuestra que los fondos se gastaron correctamente.

Para resolver disputas

Si alguna vez hay confusión sobre lo que se facturó o pagó, al tener una factura y un recibo es más fácil aclararlo. La factura detalla el acuerdo, mientras que el recibo confirma lo que se pagó. Esto es especialmente valioso en sectores donde varias transacciones o pagos pueden solaparse, como los servicios recurrentes y los proyectos grandes y por fases.

Para integrarse con sus propios clientes o clientes

En algunos casos, tu cliente podría no ser el cliente final, sino simplemente un intermediario. Por ejemplo, un organizador de eventos podría pagarte por los servicios y luego cobrar a su cliente, o un consultor podría facturarte y trasladar el gasto a su cliente como parte de un proyecto más grande. En estos casos, necesitan tanto una factura como un recibo para crear su propio registro documental preciso para sus clientes.

¿Cuáles son los conceptos erróneos más comunes sobre las facturas y los recibos?

Si mezclas facturas y recibos o los usas incorrectamente, corres el riesgo de confundir a tus clientes. Estos son algunos de los conceptos erróneos más comunes sobre facturas y recibos.

Los recibos son innecesarios

Algunas empresas piensan que los recibos son opcionales, especialmente si los pagos son pequeños o se hacen digitalmente. Sin embargo, los clientes suelen depender de recibos por vía de gastos, reembolsos o reclamaciones de deducciones fiscales. Omitir recibos puede frustrarlos, o peor aún, dejarte sin argumentos en caso de disputa.

Una factura garantiza el pago

Enviar una factura no significa que el dinero esté garantizado. Es una petición formal de pago, pero el pago aún puede demorarse (o simplemente no producirse). Si confías en las facturas como beneficios garantizados, podrías experimentar problemas de tesorería. Hasta que el pago llegue, es solo una promesa, no dinero en el banco.

Los pagos digitales dejan obsoletos los recibos

Si alguien paga por Internet, sigue necesitando un recibo. Es posible que reciba un correo electrónico de confirmación de su banco o aplicación de pago, pero eso no reemplaza un recibo adecuado que describa por qué pagó y cómo. Omitir recibos en transacciones digitales puede hacer que tu empresa parezca poco profesional y dejar a los clientes sin la claridad que necesitan para sus registros.

Las facturas y los recibos benefician solo al vendedor

La gente suele pensar que las facturas y los recibos solo son herramientas para que los vendedores reciban pagos o mantengan sus registros al día, pero también son útiles para los compradores. Una factura ayuda a los clientes a entender exactamente por lo que están pagando, mientras que un recibo demuestra que han liquidado la factura.

Los recibos son solo para el cliente

Del mismo modo, los ingresos no son solo para el cliente. Para las empresas, sirven como prueba de beneficios, como registro de auditoría y también sirven para hacer un seguimiento de tus finanzas. Si no emites recibos o los tienes organizados, es posible que tengas dificultades para conciliar tus cuentas, reclamar tus deducciones fiscales o defenderte en una disputa.

Una vez emitido un recibo, el acuerdo se hace efectivo

Un recibo confirma el pago, pero no significa que la transacción no pueda cambiar. Todavía es posible reembolsar, devolver o efectuar un contracargo después de emitir un recibo. Un recibo es un comprobante de pago, no el final garantizado de una transacción.

No es necesario detallar las facturas

Algunas personas piensan que no hay problema en generar facturas imprecisas siempre y cuando el importe total sea correcto. Pero eso puede dar lugar a retrasos o disputas si un cliente no entiende completamente por qué se le factura. Las facturas detalladas pueden minimizar las preguntas y ahorrar tiempo a todos.

Los documentos impresos son mejores que los digitales

Muchas empresas siguen creyendo que las facturas y recibos físicos son más «oficiales» que las versiones digitales. Pero los documentos digitales son igual de válidos y suelen ser más cómodos para todas las partes. Seguir trabajando con papel puede hacer que tus procesos sean más lentos y difíciles de gestionar, mientras que adoptar los registros digitalizados puede simplificar tus operaciones.

Solo las grandes empresas necesitan facturas y recibos

Las pequeñas empresas, los autónomos y las personas que se dedican a otras actividades a veces piensan que no necesitan enviar facturas o recibos formales. Pero estos documentos ayudan a todos a rastrear los ingresos, gestionar impuestos y protegerse ante las disputas. Omitir estas herramientas puede hacer que tu empresa tenga un problema de credibilidad y dar lugar a errores o pérdidas de beneficios.

¿Stripe puede generar tanto facturas como recibos?

Stripe integra facturas y recibos en un único sistema: genera y envía la factura y crea automáticamente un recibo cuando se paga esa factura. Así es como Stripe gestiona cada tipo de documento.

Facturas con Stripe

Para crear y enviar una factura, ve a la sección “Facturas” en el Dashboard de Stripe o utiliza la interfaz de programación de solicitudes de acceso (API) para un flujo de trabajo más avanzado. Estas facturas se pueden personalizar para incluir la imagen de marca de tu empresa, como logotipos, colores y campos personalizados. Las facturas se pueden enviar manualmente para cargos puntuales o configurar para pagos recurrentes. Stripe Tax puede calcular automáticamente impuestos, como el IVA y el Impuesto sobre bienes y servicios (GST). Las facturas de Stripe también incluyen enlaces de pago integrados que permiten a los clientes pagar directamente por Internet con tarjeta de crédito, envíos de fondos con el sistema Automated Clearing House (ACH) u otros métodos.

Una vez enviadas las facturas, Stripe hace un seguimiento de si están pagadas, parcialmente pagadas o vencidas.

Recibos con Stripe

Stripe genera recibos automáticamente por facturas pagadas a través de la plataforma. Al igual que las facturas, los recibos pueden incluir tu logotipo, nombre de la empresa y datos de contacto para un aspecto elegante. Los recibos están disponibles inmediatamente en la página de facturas alojadas después de que se complete un pago, ya sea por un cargo único o facturación recurrente. También puedes emitir recibos manualmente, si es necesario. Para personalizar el aspecto de tus recibos, ve a la sección de imágenes de marca del Dashboard.