As faturas e os recibos são documentos que você lida com quando o dinheiro é trocado, e muitas vezes parecem semelhantes à primeira vista. Mas, embora estejam relacionados, uma fatura e um recibo têm propósitos muito diferentes. Saber quando emitir cada tipo de documento pode ajudar a manter suas finanças organizadas e evitar confunsão nos clientes. Abaixo, explicamos as diferenças entre faturas e recibos, quando usar cada um deles e como funcionam juntos.

Neste artigo:

• Qual é a diferença entre uma fatura e um recibo?
  
• Quando emitir uma fatura ou um recibo?
  
• Como faturas e recibos funcionam juntos na contabilidade?
  
• Por que alguns clientes solicitam tanto uma fatura quanto um recibo?
  
• Quais são os equívocos comuns sobre faturas e recibos?
  
• A Stripe pode gerar faturas e recibos?
  

Qual é a diferença entre uma fatura e um recibo?

Uma fatura é um documento que um vendedor envia a um comprador como uma solicitação formal de pagamento por bens ou serviços fornecidos. Ela detalha os itens ou serviços vendidos, o valor devido, os termos de pagamento e a data de vencimento. O vendedor emite uma fatura antes que o pagamento seja feito.

Um recibo é um documento emitido após o pagamento. O vendedor o envia ao comprador como comprovante de pagamento. Ele confirma que o comprador pagou o valor acordado pelos bens ou serviços.

Quando emitir uma fatura ou um recibo?

As faturas fazem parte da etapa de pré-pagamento. Elas são enviadas antes do recebimento do pagamento, embora o momento exato da entrega da fatura depende do acordo entre a empresa e o cliente. Se você for um provedor de serviços, normalmente emite uma fatura para um cliente na conclusão do projeto. Em transações de varejo ou atacado, a fatura geralmente é emitida quando os produtos são entregues.

Os recibos marcam a etapa pós-pagamento. Eles fecham o ciclo de transação e fornecem um registro para ambas as partes. Um recibo é emitido após o pagamento ser recebido: um varejista fornece um recibo imediatamente no ponto de venda, enquanto um consultor ou freelancer pode enviar um recibo que reconhece o pagamento de uma fatura anterior.

Como faturas e recibos funcionam juntos na contabilidade?

Uma fatura inicia uma transação: indica quanto é devido, para que é o pagamento e quando o pagamento precisa ser feito. Um recibo fecha a transação: confirma que o pagamento foi concluído e quando. Juntos, eles criam um registro de ponta a ponta de cada venda.

Veja como esses documentos atuam juntos para ajudar com diferentes obrigações financeiras e jurídicas.

Reconciliação de contas

As faturas mostram o dinheiro que você espera receber, que reside nas suas contas a receber.
Os recibos confirmam os pagamentos e transferem esse dinheiro para sua renda. Sem esses documentos, uma fatura não paga pode ser confundida com receita ou um pagamento pode não ser registrado. Faturas e recibos trabalham juntos para facilitar a correspondência dos pagamentos com as transações certas.

Conformidade fiscal

Uma fatura mostra o que você cobrou e os impostos envolvidos, como o imposto sobre valor agregado (IVA) e imposto sobre vendas. Um recibo confirma que esses impostos foram recolhidos. Juntos, faturas e recibos facilitam o cálculo e a comprovação do valor do imposto que você deve – ou, em alguns casos, o quanto pode ganhar de volta.

Tendências financeiras

As faturas indicam quanto dinheiro os clientes devem a você e quando eles precisam pagar. Os recibos mostram o que já foi pago. Juntos, eles ajudam você a ver se os clientes estão pagando no prazo, onde você pode ter lacunas de renda e como a renda se alinha às suas despesas.

Resolução de contestações

Uma fatura indica o que foi acordado – produtos, serviços e termos. Um recibo mostra o que foi pago e quando. Se houver divergência sobre o que é devido ou se o pagamento foi feito, esses documentos podem fornecer respostas.

Por que alguns clientes solicitam uma fatura e um recibo?

Quando os clientes solicitam tanto uma fatura quanto um recibo, é porque cada documento tem um propósito distinto.

Para atender aos sistemas internos de contabilidade

Em muitas empresas, faturas e recibos são usados por equipes ou sistemas diferentes:

• A equipe de contas a pagar rastreia as faturas para saber o que precisa ser pago.

• A equipe de finanças ou reconciliação usar os recibos para confirmar que os pagamentos foram processados e liquidados.

Ter os dois documentos ajuda essas equipes a se manterem alinhadas, especialmente em organizações maiores nas quais os processos são altamente segmentados.

Para cumprir requisitos de impostos e auditoria

Em muitos países, a legislação fiscal exige comprovação da cobrança (fatura) e do pagamento (recibo) para determinadas deduções ou verificações de conformidade. Por exemplo:

• Uma fatura pode mostrar quanto imposto foi cobrado, como IVA ou imposto sobre bens e serviços (GST)

• Um recibo confirma que o imposto foi pago

Sem ambos os documentos, uma empresa poderia ter dificuldades para reivindicar deduções ou reembolsos ou provar conformidade durante uma auditoria.

Para ter transparência nas responsabilidades financeiras compartilhadas

Alguns clientes trabalham em ambientes onde os gastos são examinados por várias partes interessadas, como ONGs, agências públicas e grandes equipes corporativas. Eles podem precisar de ambos os documentos para:

• Justificar a despesa junto à liderança ou aos conselhos

• Garantir a transparência ao relatar os custos a investidores ou clientes

Fornecer uma fatura aos clientes mostra que a cobrança era válida, enquanto fornecer um recibo comprova que os fundos foram devidamente gastos.

Para resolver contestações

Se alguma vez houver confusão sobre o que foi cobrado ou pago, ter uma fatura e um recibo facilita o esclarecimento. A fatura define o acordo, enquanto o recibo confirma o que foi pago. Isso é especialmente útil em setores onde várias transações ou pagamentos podem se sobrepor, como serviços recorrentes e grandes projetos divididos em fases.

Para integrar com os próprios clientes

Em alguns casos, seu cliente pode não ser o cliente final; ele pode ser um intermediário. Por exemplo, um organizador de eventos pode pagar você por serviços e cobrar o cliente, ou um consultor pode faturar você e repassar a despesa ao cliente como parte de um projeto maior. Nesses casos, eles precisam de uma fatura e um recibo para criar uma documentação precisa para os clientes finais.

Quais são os equívocos comuns sobre faturas e recibos?

Se você misturar faturas e recibos ou usá-los incorretamente, corre o risco de confundir seus clientes. Veja alguns dos equívocos mais comuns sobre faturas e recibos.

Os recibos são desnecessários

Algumas empresas consideram que os recibos são opcionais, especialmente quando os pagamentos são pequenos ou digitais. No entanto, os clientes geralmente dependem de recibos para rastrear os gastos, receber reembolsos ou reivindicar deduções fiscais. Ignorar os recibos pode deixá-los frustrados, ou pior, deixar você despreparado para uma contestação.

Uma fatura garante o pagamento

O envio de uma fatura não significa que o dinheiro esteja garantido. É uma solicitação formal de pagamento, mas o pagamento ainda pode atrasar (ou nem ocorrer). Se você depender de faturas como renda garantida, poderá ter problemas de fluxo de caixa. Até que o pagamento chegue, é apenas uma promessa, não dinheiro no banco.

Os pagamentos digitais tornam os recibos obsoletos

Um cliente que pague online também precisa de um recibo. Ele pode receber um e-mail de confirmação do banco ou aplicativo de pagamento, mas isso não substitui um recibo adequado que descreva o que e como pagou. Ignorar recibos em transações digitais pode passar uma imagem pouco profissional de sua empresa e deixar os clientes sem a clareza necessárias para os próprios registros.

Faturas e recibos beneficiam apenas o vendedor

Muitas vezes, as pessoas pensam que as faturas e os recibos são apenas ferramentas para que os vendedores recebam pagamentos ou mantenham seus registros corretos, mas esses documentos também são úteis para os compradores. Uma fatura ajuda os clientes a entender exatamente pelo que estão pagando, enquanto um recibo comprova que eles liquidaram a fatura.

Recibos são apenas para o cliente

Da mesma forma, os recibos não são apenas para o cliente. Para as empresas, eles servem como prova de renda, uma trilha de auditoria e uma parte importante do acompanhamento das finanças. Se você não emitir recibos ou mantê-los organizados, pode ter dificuldades para reconciliar suas contas, reivindicar suas próprias deduções fiscais ou defender-se contra uma contestação.

Depois que um recibo é emitido, o negócio está concluído

Um recibo confirma o pagamento, mas isso não significa que a transação não possa ser alterada. Um reembolso, devolução ou estorno ainda é possível após a emissão de um recibo. Um recibo é um comprovante de pagamento, não o fim garantido de uma transação.

As faturas não precisam ser detalhadas

Algumas pessoas pensam que faturas vagas são legítimas desde que o valor total esteja correto, mas isso pode causar atrasos ou contestações se um cliente não entender totalmente o motivo da cobrança. Faturas detalhadas podem minimizar as dúvidas e economizar tempo para todos.

Documentos impressos são melhores do que os digitais

Muitas empresas ainda acreditam que faturas e recibos físicos são mais “oficiais” do que as versões digitais, mas os documentos digitais são igualmente válidos e geralmente mais convenientes para todas as partes. O uso de papel pode tornar seus processos mais lentos e difíceis de gerenciar, enquanto a adoção de registros digitalizados pode simplificar suas operações.

Somente grandes empresas precisam de faturas e recibos

Pequenas empresas, freelancers e pessoas com atividades secundárias às vezes acham que não precisam enviar faturas ou recibos formais. Mas esses documentos ajudam a rastrear os ganhos, gerenciar os impostos e proteger-se contra contestações. Ignorar essas ferramentas pode deixar sua empresa menos confiável e levar a erros ou perda de renda.

A Stripe pode gerar faturas e recibos?

A Stripe integra faturas e recibos em um único sistema: ela gera e envia a fatura e cria automaticamente um recibo quando essa fatura é paga. Veja como a Stripe lida com cada tipo de documento.

Faturas com a Stripe

Para criar e enviar diretamente uma fatura, acesse a seção "Faturas" no Stripe Dashboard ou use a interface de programação de aplicativos (API) para um fluxo de trabalho mais avançado. Essas faturas podem ser personalizadas para incluir a marca da sua empresa, como logotipos, cores e campos personalizados. As faturas podem ser enviadas manualmente para cobranças avulsas ou configuradas para pagamentos recorrentes. O Stripe Tax pode calcular automaticamente os impostos, incluindo IVA e GST. As faturas da Stripe também incluem links de pagamento incorporados que permitem aos clientes pagar diretamente online por cartão de crédito, transferência ACH ou outras opções.

Depois que as faturas são enviadas, a Stripe verifica se estão pagas, parcialmente pagas ou vencidas.

Recibos com a Stripe

A Stripe gera automaticamente recibos das faturas pagas por meio da plataforma. Assim como as faturas, os recibos podem incluir seu logotipo, nome da empresa e dados de contato para uma visualização personalizada. Os recibos ficam imediatamente disponíveis na página da fatura hospedada depois que o pagamento é realizado, seja para cobranças avulsas ou recorrentes. Você também pode emitir recibos manualmente, se necessário. Para personalizar o visual dos seus recibos, acesse a seção "Marca" do Dashboard.