Rechnungen und Belege sind Dokumente, mit denen Sie umgehen, wenn Geld ausgetauscht wird, und sie sehen oft auf einen Blick ähnlich aus. Aber während sie zusammenhängen, dienen eine Rechnung und ein Zahlungsbeleg sehr unterschiedlichen Zwecken. Wenn Sie wissen, wann Sie welche Art von Dokument ausstellen müssen, können Sie Ihre Finanzen besser organisieren und Verwirrung bei Ihren Kundinnen und Kunden vermeiden. Im Folgenden erläutern wir Ihnen die Unterschiede zwischen Rechnungen und Zahlungsbelegen, wann Sie welche verwenden sollten und wie sie zusammenwirken.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Zahlungsbeleg?
  
• Wann stellen Sie eine Rechnung bzw. einen Zahlungsbeleg aus?
  
• Wie funktionieren Rechnungen und Zahlungsbelege in der Buchhaltung?
  
• Warum verlangen einige Kundinnen und Kunden sowohl eine Rechnung als auch einen Zahlungsbeleg?
  
• Was sind häufige Missverständnisse über Rechnungen und Zahlungsbelege?
  
• Kann Stripe sowohl Rechnungen als auch Zahlungsbelege generieren?
  

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Zahlungsbeleg?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das ein/e Verkäufer/in einem/einer Käufer/in als formelle Anfrage zur Zahlung für gelieferte Waren oder Dienstleistungen zusendet. Sie enthält die verkauften Artikel oder Dienstleistungen, den geschuldeten Betrag, Konditionen der Zahlung und das Fälligkeitsdatum. Der/die Verkäufer/in stellt eine Rechnung vor Zahlung aus.

Eine Zahlungsbeleg ist ein Dokument, das nach erfolgter Zahlung ausgestellt wird. Der/die Verkäufer/in sendet sie dem/der Käufer/in als Zahlung zu. Sie bestätigt, dass der/die Käufer/in den vereinbarten Betrag für die Waren oder Dienstleistungen bezahlt hat.

Wann stellen Sie eine Rechnung bzw. einen Zahlungsbeleg aus?

Rechnungen sind Teil der Vorauszahlungsphase. Sie werden vor Zahlungseingang versandt, wobei der genaue Zeitpunkt der Rechnungsstellung von der Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Kunden/der Kundin abhängt. Als Dienstleister stellen Sie Ihrem Kunden/Ihrer Kundin in der Regel nach Abschluss des Projekts eine Rechnung aus. Im Einzel- oder Großhandel stellen Sie die Rechnung in der Regel bei Lieferung der Ware aus.

Zahlungsbelege markieren die Phase der Nachzahlung. Sie schließen den Transaktionskreislauf und dienen beiden Parteien als Nachweis. Ein Zahlungsbeleg wird nach Zahlungseingang ausgestellt: Ein/e Einzelhändler/in stellt häufig sofort an der Kasse einen Beleg aus, während ein/e Berater/in oder Freiberufler/in einen Zahlungsbeleg versendet, der den Zahlungseingang einer früheren Rechnung bestätigt.

Wie funktionieren Rechnungen und Zahlungsbelege in der Buchhaltung?

Eine Rechnung startet eine Transaktion: Sie gibt an, wie viel geschuldet ist, wofür die Zahlung bestimmt ist und wann die Zahlung abgeschlossen werden muss. Ein Zahlungsbeleg schließt die Transaktion: Er bestätigt, dass die Zahlung abgeschlossen wurde und wann. Zusammen erstellen sie eine lückenlose Aufzeichnung über jeden Verkauf.

Im Folgenden wird erläutert, wie diese beiden Dokumente zusammenwirken, um verschiedene finanzielle und rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen.

Kontoabgleich

Rechnungen zeigen den Betrag, den Sie zu erhalten erwarten und der in Ihren Forderungen erfasst ist.
Zahlungsbelege bestätigen Zahlungen und verbuchen den Betrag in Ihrem Einkommen. Ohne diese Dokumente könnte eine unbezahlte Rechnung fälschlicherweise als Einnahme verbucht werden oder eine Zahlung könnte unberücksichtigt bleiben. Rechnungen und Zahlungsbelege ergänzen sich, um Zahlungen leichter den richtigen Transaktionen zuordnen zu können.

Steuerkonformität

Eine Rechnung zeigt, was Sie berechnet haben und welche Steuern damit verbunden sind, wie Umsatzsteuer (USt.) und Sales Tax. Ein Zahlungsbeleg bestätigt, dass diese Steuern eingezogen wurden. Rechnungen und Zahlungsbelege zusammen erleichtern die Berechnung und den Nachweis, wie viel Steuern Sie schulden – oder in einigen Fällen, wie viel Sie zurückfordern können.

Finanztrends

Rechnungen geben Aufschluss darüber, wie viel Geld Kundinnen und Kunden Ihnen schulden und wann sie zahlen müssen. Die Zahlungsbelege zeigen, was bereits bezahlt wurde. Gemeinsam helfen sie Ihnen dabei, zu erkennen, ob Kundinnen und Kunden pünktlich zahlen, wo möglicherweise Einnahmelücken bestehen und wie sich die Einnahmen mit Ihren Ausgaben decken.

Beilegung von Zahlungsanfechtungen

Auf einer Rechnung wird angegeben, was vereinbart wurde – Produkte, Dienstleistungen und Konditionen. Ein Zahlungsbeleg zeigt, was wann bezahlt wurde. Wenn es Unstimmigkeiten darüber gibt, was geschuldet ist oder ob Zahlung geleistet wurde, können diese Dokumente Antworten geben.

Warum verlangen einige Kundinnen und Kunden sowohl eine Rechnung als auch einen Zahlungsbeleg?

Wenn Kundinnen und Kunden sowohl eine Rechnung als auch einen Zahlungsbeleg anfordern, hat dies den Grund, dass jedes Dokument einen bestimmten Zweck erfüllt. Hier erfahren Sie, warum manche Kundinnen und Kunden es für sinnvoll halten, beides zu erhalten.

Unterstützung interner Buchhaltungssysteme

In vielen Unternehmen werden Rechnungen und Zahlungsbelege von verschiedenen Teams oder Systemen verwendet:

• Das Kreditorenbuchhaltungsteam verfolgt Rechnungen, um zu wissen, welche Zahlungen fällig sind.

• Das Team Finanzen oder Abgleich stützt sich auf Zahlungsbelege, um zu bestätigen, dass Zahlungen bearbeitet und abgerechnet wurden.

Durch das Vorhandensein beider Dokumente können diese Teams besser aufeinander abgestimmt arbeiten, insbesondere in größeren Unternehmen, in denen die Prozesse stark segmentiert sind.

Erfüllung von Steuer- und Prüfungsanforderungen

Die Steuergesetze vieler Länder verlangen für bestimmte Abzüge oder Compliance-Prüfungen einen Nachweis über die Ausgabe (Rechnung) und die Zahlung (Zahlungsbeleg). Beispiel:

• Eine Rechnung kann die Höhe der berechneten Steuern enthalten, beispielsweise Umsatzsteuer oder Waren- und Dienstleistungssteuer (GST).

• Ein Zahlungsbeleg bestätigt, dass die Steuer entrichtet wurde.

Ohne beide Dokumente könnte ein Unternehmen Schwierigkeiten haben, Abzüge oder Erstattungen in Anspruch zu nehmen oder Compliance während einer Überprüfung nachzuweisen.

Für Transparenz bei geteilten finanziellen Verantwortlichkeiten

Einige Kundinnen und Kunden arbeiten in Umgebungen, in denen die Ausgaben von mehreren Interessengruppen wie gemeinnützigen Organisationen, öffentlichen Stellen und großen Unternehmensteams geprüft werden.

• Rechtfertigen Sie die Ausgaben gegenüber der Geschäftsleitung oder den Vorständen

• Gewährleisten Sie Transparenz, wenn sie Kosten an Geldgeber oder Kundinnen und Kunden melden

Durch die Bereitstellung einer Rechnung für Kunden wird die Gültigkeit der Ausgabe bestätigt, während ein Zahlungsbeleg als Nachweis für die ordnungsgemäße Verwendung der Gelder dient.

Beilegung von Zahlungsanfechtungen

Sollten jemals Unklarheiten über die Rechnungsstellung oder Zahlung auftreten, erleichtern sowohl die Rechnung als auch der Zahlungsbeleg die Klärung. Die Rechnung enthält die Vereinbarung, während der Zahlungsbeleg bestätigt, was bezahlt wurde. Dies ist besonders in Branchen von Bedeutung, in denen sich mehrere Transaktionen oder Zahlungen überschneiden können, beispielsweise bei wiederkehrenden Dienstleistungen und großen, phasenweisen Projekten.

Integration in die Systeme der eigenen Kundinnen und Kunden

In einigen Fällen sind Ihre Kundinnen und Kunden möglicherweise nicht die Endnutzer/innen, sondern Zwischenhändler. Beispielsweise könnte ein Veranstaltungsorganisator Sie für Ihre Dienstleistungen bezahlen und dann seinem Kunden/seiner Kundin die Kosten in Rechnung stellen, oder ein/e Berater/in könnte Ihnen eine Rechnung ausstellen und die Kosten im Rahmen eines größeren Projekts an seinen Kunden/seine Kundin weitergeben. In diesen Fällen benötigen sie sowohl eine Rechnung als auch einen Zahlungsbeleg, um ihren Kundinnen und Kunden gegenüber eine korrekte Dokumentation vorlegen zu können.

Was sind häufige Missverständnisse über Rechnungen und Zahlungsbelege?

Wenn Sie Rechnungen und Zahlungsbelege verwechseln oder falsch verwenden, riskieren Sie, Ihre Kundinnen oder Kunden zu verwirren.Hier sind einige der häufigsten Missverständnisse über Rechnungen und Zahlungsbelege.

Zahlungsbelege sind unnötig

Einige Unternehmen betrachten Zahlungsbelege als optional, insbesondere bei kleinen oder digitalen Zahlungen. Kundinnen und Kunden verlassen sich jedoch in der Regel auf Zahlungsbelege, um ihre Ausgaben zu verfolgen, Erstattungen zu erhalten oder Steuerabzüge geltend zu machen. Das Nichtvorlegen von Zahlungsbelegen kann zu Frustration führen – oder schlimmer noch, Sie sind im Falle von Zahlungsanfechtungen nicht vorbereitet.

Eine Rechnung stellt die Zahlung sicher

Das Versenden einer Rechnung bedeutet nicht, dass der Zahlungseingang garantiert ist. Es handelt sich um eine formelle Zahlungsaufforderung, aber die Zahlung kann sich dennoch verzögern (oder ganz ausbleiben). Wenn Sie sich auf Rechnungen als garantierte Einnahmen verlassen, können Liquiditätsprobleme auftreten. Bis die Zahlung eingegangen ist, handelt es sich lediglich um ein Versprechen, nicht um Geld auf Ihrem Konto.

Digitale Zahlungen machen Zahlungsbelege überflüssig

Bei Online-Zahlungen ist ein Zahlungsbeleg weiterhin erforderlich. Kundinnen und Kunden erhalten zwar möglicherweise eine Bestätigungs-E-Mail von ihrer Bank oder ihrer Zahlungs-App, jedoch ersetzt diese nicht einen ordnungsgemäßen Beleg, auf dem aufgeführt ist, wofür und in welcher Höhe die Zahlung getätigt wurde. Das Auslassen von Zahlungsbelegen bei digitalen Transaktionen kann Ihr Unternehmen unprofessionell erscheinen lassen und Kundinnen und Kunden die für ihre Unterlagen erforderliche Klarheit vorenthalten.

Rechnungen und Zahlungsbelege kommen nur dem/der Verkäufer/in zugute

Rechnungen und Zahlungsbelege werden häufig nur als Mittel angesehen, mit denen Verkäufer/innen Zahlungen erhalten oder ihre Unterlagen ordnungsgemäß führen können. Sie sind jedoch auch für Käufer/innen von Nutzen. Eine Rechnung hilft Kundinnen und Kunden, genau zu verstehen, wofür sie bezahlen, während ein Zahlungsbeleg den Nachweis erbringt, dass die Rechnung beglichen wurde.

Zahlungsbelege sind nur für den Kunden/die Kundin

Zahlungsbelege sind nicht nur für den Kunde/die Kundin bestimmt, sondern dienen Unternehmen auch als Einkommen, Prüfpfad und wichtiger Teil der Nachverfolgung Ihrer Finanzen. Wenn Sie keine Belege ausstellen oder diese nicht ordnungsgemäß aufbewahren, kann es schwierig werden, Ihre Konten abzugleichen, Ihre Steuerabzüge geltend zu machen oder sich in bei einer Zahlungsanfechtung zu verteidigen.

Sobald ein Zahlungsbeleg ausgestellt ist, ist der Kauf abgeschlossen

Ein Zahlungsbeleg bestätigt die Zahlung. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sich die Transaktion nicht ändern kann. Eine Rückerstattung, Rückgabe oder Rückbuchung ist auch nach Ausstellung eines Zahlungsbelegs noch möglich. Ein Zahlungsbeleg ist ein Zahlungsnachweis, jedoch keine garantierte Beendigung einer Transaktion.

Sobald ein Zahlungsbeleg ausgestellt wurde, ist der Kauf abgeschlossen

In der Vergangenheit haben wir festgestellt, dass viele Kundinnen und Kunden Rechnungen mit unklaren Angaben erhalten haben, die sie nicht vollständig verstanden haben. Dies kann zu Verzögerungen bei der Zahlung führen, da Kundinnen und Kunden nicht wissen, wofür sie bezahlen sollen. Um dies zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, Rechnungen mit detaillierten Angaben zu erstellen. So vermeiden Sie Unklarheiten und sparen Zeit.

Gedruckte Dokumente sind besser als digitale

Viele Unternehmen sind nach wie vor der Ansicht, dass physische Rechnungen und Zahlungsbelege „offizieller“ sind als digitale Versionen. Digitale Dokumente sind jedoch ebenso gültig und in der Regel für alle Beteiligten praktischer. Das Festhalten an Papier kann Ihre Prozesse verlangsamen und erschweren, während die Umstellung auf digitalisierte Unterlagen Ihre Abläufe vereinfachen kann.

Nur große Unternehmen brauchen Rechnungen und Zahlungsbelege

Kleine Unternehmen, Freiberufler/innen und Menschen mit Nebengeschäften denken manchmal, dass sie keine formellen Rechnungen oder Zahlungsbelege senden müssen. Diese Dokumente helfen jedoch allen Beteiligten, Einnahmen zu verfolgen, Steuern zu verwalten und sich vor Zahlungsanfechtungen zu schützen. Der Verzicht auf diese Hilfsmittel kann Ihr Unternehmen weniger glaubwürdig erscheinen lassen und zu Fehlern oder Einnahmeverlusten führen.

Kann Stripe sowohl Rechnungen als auch Zahlungsbelege generieren?

Stripe integriert Rechnungen und Belege in einem einzigen System: Es generiert und sendet die Rechnung und erstellt automatisch einen Zahlungsbeleg, wenn diese Rechnung bezahlt wird.

Rechnungen mit Stripe

Um eine Rechnung zu erstellen und zu senden, gehen Sie im Stripe-Dashboard zum Abschnitt „Rechnungen“ oder verwenden Sie das Anmeldeformular (API) für einen weiter fortgeschrittenen Ablauf. Diese Rechnungen können angepasst werden, um Ihr Branding wie Logos, Farben und Custom Fields in Ihr Unternehmen aufzunehmen. Rechnungen können manuell für einmalige Gebühren gesendet oder für wiederkehrende Zahlungen eingerichtet werden. Stripe Tax kann automatisch Steuern berechnen, einschließlich USt. und GST. Stripe-Rechnungen enthalten auch integrierte Payment Links, mit denen Kundinnen und Kunden direkt online per Kreditkarte bezahlen können, Automated Clearing House (ACH) übertragen oder andere Methoden.

Sobald Rechnungen versendet wurden, verfolgt Stripe, ob sie bezahlt, teilweise bezahlt oder überfällig sind.

Zahlungsbelege mit Stripe

Stripe generiert automatisch Zahlungsbelege für Rechnungen, die über die Plattform bezahlt werden. Ähnlich wie bei Rechnungen können Zahlungsbelege Ihr Logo, Unternehmensnamen und Kontaktdaten enthalten, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Zahlungsbelege sind nach Abschluss einer Zahlung sofort auf der gehosteten Rechnungsseite verfügbar, sei es für eine einmalige Zahlung oder wiederkehrende Abrechnung. Sie können Zahlungsbelege bei Bedarf auch manuell ausstellen. Um das Aussehen Ihrer Zahlungsbelege anzupassen, gehen Sie zum Abschnitt „Branding“ des Dashboards.