Les factures et les reçus sont des documents que vous gérez lorsque de l’argent est échangé, et ils se ressemblent souvent à première vue. Mais bien qu’ils soient liés, une facture et un reçu ont des objectifs très différents. Savoir quand émettre chaque type de document peut vous aider à garder vos finances organisées et à éviter de confondre vos clients. Ci-dessous, nous expliquerons les différences entre les factures et les reçus, quand utiliser chacun d’eux et comment ils fonctionnent ensemble.

Que contient cet article?

• Quelle est la différence entre une facture et un reçu?
  
• Quand émettre une facture par rapport à un reçu?
  
• Comment les factures et les reçus fonctionnent-ils ensemble en comptabilité?
  
• Pourquoi certains clients demandent-ils à la fois une facture et un reçu?
  
• Quelles sont les idées fausses courantes sur les factures et les reçus?
  
• Stripe peut-il générer à la fois des factures et des reçus?
  

Quelle est la différence entre une facture et un reçu?

Une facture est un document qu’un marchand envoie à un client comme demande formelle de paiement pour des biens ou des services fournis. Elle détaille les articles ou services vendus, le montant dû, les conditions de paiement et la date d’échéance. Le marchand émet une facture avant que le paiement ne soit effectué.

Un reçu est un document émis après qu’un paiement a été effectué. Le marchand l’envoie au client comme preuve de paiement. Il confirme que le client a payé le montant convenu pour les biens ou services.

Quand émettre une facture par rapport à un reçu?

Les factures font partie de la phase de prépaiement. Elles sont envoyées avant que le paiement ne soit reçu, bien que le moment exact de la livraison de la facture dépende de l’accord entre l’entreprise et le client. Si vous êtes un fournisseur de services, vous émettez généralement une facture à un client à la fin du projet. Dans les transactions de détail ou de gros, vous émettez généralement une facture lorsque les marchandises sont livrées.

Les reçus marquent la phase de postpaiement. Ils ferment la boucle de la transaction et fournissent un enregistrement pour les deux parties. Un reçu est émis après que le paiement a été reçu : un détaillant fournit souvent un reçu immédiatement au point de vente, tandis qu’un consultant ou un travailleur indépendant peut envoyer un reçu qui reconnaît le paiement d’une facture antérieure.

Comment les factures et les reçus fonctionnent-ils ensemble en comptabilité?

Une facture commence une transaction : elle indique le montant qui est dû, pour quoi le paiement est effectué et quand le paiement doit être complété. Un reçu clôt la transaction : il confirme que le paiement a été effectué et quand. Ensemble, ils créent un enregistrement complet de chaque vente.

Voici comment ces documents de début et de fin fonctionnent ensemble pour aider avec différentes obligations financières et juridiques.

Rapprochement de compte

Les factures montrent l’argent que vous vous attendez à recevoir, qui se trouve dans vos comptes clients.
Les reçus confirment les paiements et déplacent cet argent dans vos bénéfices. Sans ces documents, une facture impayée pourrait être confondue avec des revenus ou un paiement pourrait ne pas être enregistré. Les factures et les reçus fonctionnent ensemble pour faciliter la correspondance des paiements aux bonnes transactions.

Conformité fiscale

Une facture montre ce que vous avez facturé et tous les impôts impliqués, tels que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la taxe de vente. Un reçu confirme que ces taxes ont été perçues. Les factures et les reçus ensemble facilitent le calcul et la preuve du montant de la taxe que vous devez ou, dans certains cas, combien vous pouvez réclamer en retour.

Tendances financières

Les factures vous indiquent combien d’argent les clients vous doivent et quand ils doivent payer. Les reçus montrent ce qui a déjà été payé. Ensemble, ils vous aident à voir si les clients paient à temps, où vous pourriez avoir des lacunes dans vos revenus, et comment les revenus s’alignent avec vos dépenses.

Résolution de litige

Une facture précise ce qui a été convenu : produits, services et conditions. Un reçu montre ce qui a été payé et quand. S’il y a un désaccord sur ce qui est dû ou si le paiement a été effectué, ces documents peuvent fournir des réponses.

Pourquoi certains clients demandent-ils à la fois une facture et un reçu?

Lorsque les clients demandent à la fois une facture et un reçu, c’est parce que chaque document a un but distinct. Voici pourquoi certains clients voient de la valeur à avoir les deux.

Pour satisfaire les systèmes comptables internes

Dans de nombreuses entreprises, les factures et les reçus sont utilisés par différentes équipes ou différents systèmes :

• L’équipe des comptes fournisseurs suit les factures afin de savoir ce qui doit être payé.

• L’équipe financière ou de rapprochement s’appuie sur les reçus pour confirmer que les paiements ont été traités et réglés.

Avoir les deux documents aide ces équipes à rester alignées, en particulier dans les grandes organisations où les processus sont très segmentés.

Pour répondre aux exigences fiscales et d’audit

Les lois fiscales dans de nombreux pays exigent une preuve de ce qui doit être débité (facture) et une preuve du paiement (reçu) pour certaines déductions ou vérifications de conformité. Par exemple :

• Une facture peut montrer le montant de la taxe qui a été facturée, comme la TVA ou la taxe sur les produits et services (TPS).

• Un reçu confirme que la taxe a été payée.

Sans ces deux documents, une entreprise pourrait avoir du mal à demander des déductions ou des remboursements ou à prouver sa conformité lors d’un audit.

Pour la transparence dans les responsabilités financières partagées

Certains clients travaillent dans des environnements où les dépenses sont scrutées par plusieurs parties prenantes, comme les organismes à but non lucratif, les agences publiques et les grandes équipes d’entreprise. Ils pourraient avoir besoin des deux documents pour :

• Justifier la dépense auprès de leur direction ou de leurs conseils

• Assurer la transparence lorsqu’ils rapportent les coûts aux bailleurs de fonds ou aux clients

Fournir aux clients une facture montre que le paiement était valide, tandis que fournir un reçu prouve que les fonds ont été correctement dépensés.

Pour résoudre les litiges

S’il y a jamais confusion sur ce qui a été facturé ou payé, avoir à la fois une facture et un reçu facilite la clarification. La facture précise l’accord, tandis que le reçu confirme ce qui a été payé. Cela est particulièrement précieux dans les secteurs où plusieurs transactions ou paiements peuvent se chevaucher, comme les services récurrents et les grands projets en phases.

Pour s’intégrer avec leurs propres clients ou clients

Dans certains cas, votre client pourrait ne pas être l’utilisateur final; il pourrait être un intermédiaire. Par exemple, un organisateur d’événements pourrait vous payer pour des services et ensuite facturer son client, ou un consultant pourrait vous facturer et transmettre la dépense à son client dans le cadre d’un projet plus large. Dans ces cas, ils ont besoin à la fois d’une facture et d’un reçu pour créer leur propre documentation précise pour leurs clients.

Quelles sont les idées fausses courantes sur les factures et les reçus?

Si vous confondez les factures et les reçus ou les utilisez incorrectement, vous risquez de confondre vos clients. Voici quelques-unes des idées fausses les plus courantes sur les factures et les reçus.

Les reçus sont inutiles

Certaines entreprises pensent que les reçus sont facultatifs, surtout lorsque les paiements sont petits ou numériques. Mais les clients comptent généralement sur les reçus pour suivre leurs dépenses, se faire rembourser ou demander des déductions fiscales. Ignorer les reçus peut les frustrer,ou pire, vous laisser mal préparé pour un litige.

Une facture garantit le paiement

Envoyer une facture ne signifie pas que l’argent est garanti. C’est une demande formelle de paiement, mais le paiement peut encore être retardé (ou ne pas avoir lieu du tout). Si vous comptez sur les factures comme revenu garanti, vous pourriez rencontrer des problèmes de flux de trésorerie. Jusqu’à ce que le paiement arrive, c’est simplement une promesse, pas de l’argent dans la banque.

Les paiements numériques rendent les reçus obsolètes

Si quelqu’un paie en ligne, il a quand même besoin d’un reçu. Il peut recevoir un courriel de confirmation de son institution financière ou de son application de paiement, mais cela ne remplace pas un reçu approprié qui décrit ce qu’il a payé et comment il l’a fait. Ignorer les reçus dans les transactions numériques peut donner à votre entreprise un aspect non professionnel et laisser les clients sans la clarté dont ils ont besoin pour leurs dossiers.

Les factures et les reçus ne profitent qu’au marchand

Les gens pensent souvent que les factures et les reçus ne sont que des outils pour les marchands afin d’être payés ou de garder leurs dossiers en ordre, mais ils sont également utiles pour les clients. Une facture aide les clients à comprendre exactement ce qu’ils paient, tandis qu’un reçu prouve qu’ils ont réglé la facture.

Les reçus sont uniquement pour le client

De même, les reçus ne sont pas seulement pour le client. Pour les entreprises, ils servent de preuve de revenu, de trace d’audit et d’une partie importante du suivi de vos finances. Si vous n’émettez pas de reçus ou ne les gardez pas organisés, vous pourriez avoir du mal à rapprocher vos comptes, à demander vos propres déductions fiscales ou à vous défendre dans un litige.

Une fois qu’un reçu est émis, l’affaire est conclue

Un reçu confirme le paiement, mais cela ne signifie pas que la transaction ne peut pas changer. Un remboursement, un retour ou une contestation de paiement est toujours possible après l’émission d’un reçu. Un reçu est une preuve de paiement, pas la fin garantie d’une transaction.

Les factures n’ont pas besoin d’être détaillées

Certaines personnes pensent que des factures vagues sont acceptables tant que le montant total est correct. Mais cela peut entraîner des retards ou des litiges si un client ne comprend pas pleinement ce pour quoi il est facturé. Des factures détaillées peuvent minimiser les questions et faire gagner du temps à tout le monde.

Les documents imprimés sont meilleurs que les versions numériques

De nombreuses entreprises croient encore que les factures et reçus physiques sont plus « officiels » que les versions numériques. Mais les documents numériques sont tout aussi valides et généralement plus pratiques pour toutes les parties. S’en tenir au papier peut ralentir vos processus et les rendre plus difficiles à gérer, tandis qu’adopter des dossiers numérisés peut simplifier vos opérations.

Seules les grandes entreprises ont besoin de factures et de reçus

Les petites entreprises, les travailleurs indépendants et les personnes ayant des activités secondaires pensent parfois qu’ils n’ont pas besoin d’envoyer de factures ou de reçus formels. Mais ces documents aident tout le monde à suivre les revenus, à gérer les impôts et à se protéger dans les litiges. Éviter ces outils peut donner à votre entreprise un aspect moins crédible et entraîner des erreurs ou des revenus perdus.

Stripe peut-il générer à la fois des factures et des reçus?

Stripe intègre les factures et les reçus dans un système unique : il génère et envoie la facture et crée automatiquement un reçu lorsque cette facture est payée. Voici comment Stripe gère chaque type de document.

Factures avec Stripe

Pour créer et envoyer une facture, allez dans la section « Factures » du Dashboard Stripe ou utilisez l’interface de programmation d’application (API) pour un flux de travail plus avancé. Ces factures peuvent être personnalisées pour inclure votre marque d’entreprise, comme des logos, des couleurs et des champs personnalisés. Les factures peuvent être envoyées manuellement pour des paiements uniques ou configurées pour des paiements récurrents. Stripe Tax peut calculer automatiquement les taxes, y compris la TVA et la TPS. Les factures Stripe incluent également des liens de paiement intégrés qui permettent aux clients de payer directement en ligne par carte de crédit, virement ACH ou d’autres méthodes.

Une fois les factures envoyées, Stripe suit si elles sont payées, partiellement payées ou en retard.

Reçus avec Stripe

Stripe génère automatiquement des reçus pour les factures payées en passant par la plateforme. Comme pour les factures, les reçus peuvent inclure votre logo, le nom de votre entreprise et les coordonnées pour un aspect soigné. Les reçus sont immédiatement disponibles sur la page de facture hébergée après qu’un paiement a été effectué, que ce soit pour un paiement unique ou un paiement récurrent. Vous pouvez également émettre manuellement des reçus, si nécessaire. Pour personnaliser l’apparence de vos reçus, allez dans la section Marque du Dashboard.