Le fatture e le ricevute sono documenti per gestire lo scambio di denaro e spesso, a prima vista, sembrano simili. Tuttavia, anche se sono correlate, una fattura e una ricevuta hanno scopi molto diversi. Sapere quando emettere ogni tipo di documento può aiutarti a organizzare le finanze ed evitare di confondere i clienti. Di seguito, spiegheremo le differenze tra fatture e ricevute, quando utilizzarle e come interagiscono.

Di cosa tratta questo articolo?

• Qual è la differenza tra una fattura e una ricevuta?
  
• Quando emetti una fattura anziché una ricevuta?
  
• Come interagiscono fatture e ricevute nella contabilità?
  
• Perché alcuni clienti richiedono sia una fattura che una ricevuta?
  
• Quali sono i malintesi più comuni su fatture e ricevute?
  
• Stripe può generare sia fatture che ricevute?
  

Qual è la differenza tra una fattura e una ricevuta?

Una fattura è un documento che un venditore invia a un acquirente come richiesta formale di pagamento per beni o servizi forniti. Descrive in dettaglio gli articoli o i servizi venduti, l'importo dovuto, le condizioni di pagamento e la data di scadenza. Il venditore emette una fattura prima che venga effettuato il pagamento.

Una ricevuta è un documento emesso dopo il pagamento. Il venditore lo invia all'acquirente come prova del pagamento. Conferma che l'acquirente ha pagato l'importo concordato per i beni o i servizi.

Quando emetti una fattura anziché una ricevuta?

Le fatture fanno parte della fase antecedente il pagamento. Vengono inviate prima di ricevere il pagamento, anche se le tempistiche precise dell'invio delle fatture dipendono dall'accordo tra l'azienda e il cliente. Se sei un fornitore di servizi, in genere emetti una fattura a un cliente al termine del progetto. Nelle transazioni al dettaglio o all'ingrosso, di solito emetti una fattura al momento della consegna della merce.

Le ricevute indicano la fase successiva al pagamento. Chiudono il ciclo della transazione e costituiscono una prova per entrambe le parti. Una ricevuta viene emessa dopo la ricezione del pagamento: un venditore al dettaglio spesso fornisce una ricevuta immediatamente nel punto vendita, mentre un consulente o un libero professionista potrebbe inviare una ricevuta che conferma l'avvenuto pagamento di una fattura precedente.

Come interagiscono fatture e ricevute nella contabilità?

Una fattura avvia una transazione: indica quanto è dovuto, a cosa serve il pagamento e quando deve essere completato. Una ricevuta chiude la transazione: conferma che il pagamento è stato completato e quando. Insieme, creano una registrazione completa di ogni vendita.

Ecco come questi documenti complementari interagiscono per supportare diversi obblighi finanziari e legali.

Riconciliazione dei conti

Le fatture mostrano il denaro che ti aspetti di ricevere, ovvero i crediti verso clienti.
Le ricevute attestano i pagamenti e li trasformano in reddito. Senza questi documenti, una fattura non pagata potrebbe essere scambiata per ricavi o un pagamento potrebbe non essere registrato. Le fatture e le ricevute interagiscono per facilitare l'associazione dei pagamenti alle transazioni corrette.

Conformità fiscale

Una fattura mostra l'importo addebitato e le eventuali imposte, ad esempio l'imposta sul valore aggiunto (IVA) e l'imposta sulle vendite. Una ricevuta conferma che tali imposte sono state riscosse. Le fatture e le ricevute insieme facilitano il calcolo e la dimostrazione dell'importo delle imposte dovute o, in alcuni casi, di quanto puoi richiedere il rimborso.

Tendenze finanziarie

Le fatture indicano quanti soldi ti devono i clienti e quando devono pagare. Le ricevute mostrano quanto è già stato pagato. Insieme, ti aiutano a capire se i clienti sono puntuali nei pagamenti, a identificare eventuali carenze di liquidità e a confrontare entrate e uscite.

Risoluzione delle contestazioni

Una fattura specifica ciò che è stato concordato: prodotti, servizi e condizioni. Una ricevuta mostra cosa è stato pagato e quando. In caso di disaccordo su quanto dovuto o sull'avvenuto pagamento, questi documenti possono fornire le risposte.

Perché alcuni clienti richiedono sia una fattura che una ricevuta?

Quando i clienti richiedono sia una fattura che una ricevuta, è perché ogni documento ha uno scopo distinto. Vediamo perché alcuni clienti ritengono importante avere entrambe.

Per rispettare i requisiti dei sistemi contabili interni.

In molte aziende, le fatture e le ricevute vengono utilizzate da diversi team o sistemi:

• Il team addetto alla contabilità fornitori tiene traccia delle fatture in modo da sapere cosa deve essere pagato.

• Il team finanziario o di riconciliazione si affida alle ricevute per confermare che i pagamenti sono stati elaborati e saldati.

Avere entrambi i documenti aiuta questi team a rimanere allineati, soprattutto in aziende di grandi dimensioni con processi molto segmentati.

Per soddisfare i requisiti fiscali e di revisione

Le leggi fiscali di molti Paesi richiedono la prova dell'addebito (fattura) e del pagamento (ricevuta) per determinate detrazioni o controlli di conformità. Ad esempio:

• Una fattura potrebbe indicare l'importo delle imposte addebitate, ad esempio l'IVA o l'imposta su beni e servizi (GST)

• Una ricevuta conferma che l'imposta è stata pagata

Senza entrambi i documenti, un'azienda potrebbe avere difficoltà a richiedere detrazioni o rimborsi o a dimostrare la conformità durante un audit.

Per la trasparenza nelle responsabilità finanziarie condivise

Alcuni clienti, come organizzazioni non profit, enti pubblici e team di grandi aziende, lavorano in ambienti in cui le spese vengono esaminate da più parti interessate. Potrebbero aver bisogno di entrambi i documenti per:

• Giustificare le spese alla loro dirigenza o ai consigli di amministrazione

• Garantire la trasparenza quando riportano i costi a finanziatori o clienti

Fornire ai clienti una fattura dimostra che l'addebito era valido, mentre fornire una ricevuta dimostra che i fondi sono stati spesi correttamente.

Per risolvere le contestazioni

In caso di incertezze su quanto fatturato o saldato, avere sia una fattura che una ricevuta rende più facile fare chiarezza. La fattura indica chiaramente l'accordo, mentre la ricevuta conferma l'avvenuto pagamento. Ciò è particolarmente utile in settori dove transazioni o pagamenti multipli possono sovrapporsi, come nei servizi ricorrenti e nei grandi progetti suddivisi in fasi.

Per integrarsi con i propri clienti o committenti

In alcuni casi, il cliente potrebbe non essere l'utente finale, ma un intermediario. Ad esempio, un organizzatore di eventi potrebbe pagarti i servizi e poi addebitare il costo al cliente, oppure un consulente potrebbe fatturarti e poi trasferire la spesa al cliente nell'ambito di un progetto più ampio. In questi casi, hanno bisogno sia di una fattura che di una ricevuta per creare una documentazione accurata per i propri clienti.

Quali sono i malintesi più comuni su fatture e ricevute?

Se confondi fatture e ricevute o le usi in modo errato, rischi di confondere clienti o committenti. Ecco alcuni dei malintesi più comuni su fatture e ricevute.

Le ricevute non sono necessarie

Alcune aziende ritengono che le ricevute siano opzionali, soprattutto quando i pagamenti sono piccoli o digitali. Ma i clienti di solito si affidano alle ricevute per tenere traccia delle spese, ottenere rimborsi o richiedere detrazioni fiscali. Non rilasciare ricevute può frustrarli o, peggio ancora, lasciarti impreparato in caso di contestazione.

Una fattura garantisce il pagamento

L'invio di una fattura non significa che il denaro sia garantito. È una richiesta formale di pagamento, ma il pagamento può comunque essere ritardato (o non avvenire affatto). Se fai affidamento sulle fatture come , potresti incorrere in problemi di flusso di cassa. Finché non arriva il pagamento, è solo una promessa, non denaro in banca.

I pagamenti digitali rendono le ricevute obsolete

Se qualcuno paga online, ha comunque bisogno di una ricevuta. Potrebbero ricevere un'email di conferma dalla banca o dall'app di pagamento, ma ciò non sostituisce una ricevuta corretta che indichi per cosa e come ha pagato. Non inviare ricevute nelle transazioni digitali e privare i clienti della chiarezza necessaria per la loro documentazione.

Le fatture e le ricevute vanno a beneficio solo del venditore

Spesso si pensa che fatture e ricevute siano solo strumenti per i venditori, utili a farsi pagare o a tenere in ordine la contabilità. In realtà, sono utili anche per gli acquirenti. Una fattura aiuta i clienti a capire esattamente cosa stanno pagando, mentre la ricevuta prova che hanno saldato la fattura.

Le ricevute sono solo per il cliente

Allo stesso modo, le ricevute non sono solo per il cliente. Per le attività, fungono da prova del reddito, da traccia verificabile e da elemento fondamentale per il monitoraggio delle finanze. Se non emetti le ricevute o non le tieni in ordine, potresti avere difficoltà a riconciliare i conti, richiedere le detrazioni fiscali o difenderti in caso di contestazione.

Una volta emessa una ricevuta, la transazione è conclusa

Una ricevuta conferma il pagamento, ma non significa che la transazione non possa essere modificata. Un rimborso, un reso o uno storno sono ancora possibili dopo l'emissione della ricevuta. Una ricevuta è la prova del pagamento, non la fine garantita di una transazione.

Le fatture non devono essere dettagliate

Alcune persone pensano che le fatture vaghe vadano bene purché l'importo totale sia corretto. Tuttavia, ciò può portare a ritardi o contestazioni se un cliente non capisca bene per cosa sta pagando. Le fatture dettagliate possono ridurre le domande e far risparmiare tempo a tutti.

I documenti stampati sono migliori di quelli digitali

Molte aziende credono ancora che le fatture e le ricevute fisiche siano più "ufficiali" delle versioni digitali. Ma i documenti digitali sono altrettanto validi e di solito più pratici per tutte le parti. Rimanere sulla carta può rendere i tuoi processi più lenti e difficili da controllare, mentre passare ai documenti digitali può semplificare la tua operatività.

Solo le grandi aziende hanno bisogno di fatture e ricevute

Le piccole imprese, i freelance e le persone che svolgono attività secondarie a volte pensano di non aver bisogno di inviare fatture o ricevute formali. Ma questi documenti aiutano tutti a tenere traccia delle entrate, a gestire le imposte e a proteggersi in caso di contestazioni. Ignorare questi strumenti può rendere la tua attività meno credibile e comportare errori o perdite di reddito.

Stripe può generare sia fatture che ricevute?

Stripe integra fatture e ricevute in un unico sistema: genera e invia la fattura e crea automaticamente una ricevuta quando la fattura viene pagata. Ecco come Stripe gestisce ogni tipo di documento.

Fatture con Stripe

Per creare e inviare una fattura, vai alla sezione "Fatture" nella Dashboard Stripe o utilizza l'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API) per un flusso di lavoro più avanzato. Le fatture possono essere personalizzate per includere il brand della tua attività, ad esempio loghi, colori e campi personalizzati. Le fatture possono essere inviate manualmente per addebiti una tantum o impostate per pagamenti ricorrenti. Stripe Tax può calcolare automaticamente le imposte, tra cui IVA e GST. Le fatture Stripe includono anche link di pagamento integrati che consentono ai clienti di pagare direttamente online tramite carta di credito, bonifici ACH (Automated Clearing House) o altri metodi.

Una volta inviate le fatture, Stripe verifica se sono pagate, pagate parzialmente o scadute.

Ricevute con Stripe

Stripe genera automaticamente le ricevute per le fatture pagate tramite la piattaforma. Analogamente alle fatture, le ricevute possono includere il logo, la ragione sociale e i dati di contatto per conferire un aspetto professionale. Le ricevute sono immediatamente disponibili nella pagina della fattura in hosting dopo il completamento del pagamento, sia che si tratti di un addebito una tantum o ricorrente. Puoi anche emettere le ricevute manualmente, se necessario. Per personalizzare l'aspetto delle ricevute, vai alla sezione Branding della Dashboard.