Les factures et les reçus sont des documents que vous utilisez lors d'une transaction commerciale, et ils se ressemblent souvent à première vue. Mais bien qu'ils soient liés, une facture et un reçu ont des fonctions très différentes. Savoir quand émettre chaque type de document peut vous aider à organiser vos finances et à éviter de semer la confusion chez vos clients. Ci-dessous, nous vous expliquons les différences entre les factures et les reçus, quand les utiliser et comment ils fonctionnent ensemble.

Sommaire

• Quelle est la différence entre une facture et un reçu ?
  
• Quand émettre une facture ou un reçu ?
  
• Comment les factures et les reçus s'articulent-ils en comptabilité ?
  
• Pourquoi certains clients demandent-ils à la fois une facture et un reçu ?
  
• Quelles sont les idées reçues courantes concernant les factures et les reçus ?
  
• Stripe peut-il générer à la fois des factures et des reçus ?
  

Quelle est la différence entre une facture et un reçu ?

Une facture est un document que le vendeur envoie à l'acheteur pour lui demander officiellement de payer les biens ou services fournis. Elle détaille les articles ou services vendus, le montant dû, les conditions de paiement et la date d'échéance. Le vendeur émet une facture avant que le paiement ne soit effectué.

Un reçu est un document émis après le paiement. Le vendeur l'envoie à l'acheteur comme preuve de paiement. Il confirme que l'acheteur a payé le montant convenu pour les biens ou services.

Quand émettre une facture ou un reçu ?

Les factures font partie de la phase de prépaiement. Elles sont envoyées avant la réception du paiement, bien que le moment exact de leur envoi dépende de l'accord conclu entre l'entreprise et le client. Si vous êtes un prestataire de services, vous émettez généralement une facture à votre client à la fin du projet. Dans le cadre de transactions de détail ou de gros, vous émettez généralement une facture à la livraison des marchandises.

Les reçus marquent la phase de post-paiement. Ils clôturent la transaction et fournissent un justificatif aux deux parties. Un reçu est émis après réception du paiement : un commerçant fournit souvent un reçu immédiatement au point de vente, tandis qu'un consultant ou un freelance peut envoyer un reçu accusant réception du paiement d'une facture antérieure.

Comment les factures et les reçus s'articulent-ils en comptabilité ?

Une facture initie une transaction : elle indique le montant dû, l'objet du paiement et la date à laquelle le paiement doit être effectué. Un reçu clôt la transaction : il confirme que le paiement a été effectué et à quelle date. Ensemble, ils constituent un enregistrement complet de chaque vente.

Voici comment ces documents complémentaires fonctionnent ensemble pour vous aider à remplir différentes obligations financières et juridiques.

Rapprochement des comptes

Les factures indiquent les sommes que vous vous attendez à recevoir, qui figurent dans vos comptes débiteurs.
Les reçus confirment les paiements et transfèrent ces sommes dans vos revenus. Sans ces documents, une facture impayée pourrait être confondue avec un revenu, ou un paiement pourrait ne pas être enregistré. Les factures et les reçus fonctionnent ensemble pour faciliter la mise en correspondance des paiements avec les transactions appropriées.

Conformité fiscale

Une facture indique ce que vous avez facturé et les taxes applicables, telles que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la taxe sur les ventes. Un reçu confirme que ces taxes ont été perçues. Les factures et les reçus permettent de calculer et de prouver plus facilement le montant des taxes que vous devez payer ou, dans certains cas, le montant que vous pouvez récupérer.

Tendances financières

Les factures vous indiquent le montant que vos clients vous doivent et la date à laquelle ils doivent payer. Les reçus indiquent ce qui a déjà été payé. Ensemble, ils vous aident à déterminer si vos clients paient dans les délais, où se trouvent les éventuelles anomalies dans vos revenus et vos dépenses, et comment vos revenus s'alignent sur vos dépenses.

Résolution des litiges

Une facture énonce clairement ce qui a été convenu : les produits, les services et les conditions. Un reçu indique ce qui a été payé et à quelle date. En cas de désaccord sur le montant dû ou sur le paiement, ces documents peuvent apporter des réponses.

Pourquoi certains clients demandent-ils à la fois une facture et un reçu ?

Les clients qui exigent à la fois une facture et un reçu le font parce que chaque document a une fonction distincte. Voici pourquoi certains clients trouvent utile d'avoir les deux.

Satisfaire aux systèmes comptables internes

Dans de nombreuses entreprises, les factures et les reçus sont utilisés par des équipes ou des systèmes différents :

• L'équipe chargée des comptes fournisseurs assure le suivi des factures afin de savoir ce qui doit être payé.

• L'équipe chargée des finances ou du rapprochement s'appuie sur les reçus pour confirmer que les paiements ont été traités et réglés.

L'existence de ces deux documents permet à ces équipes de rester alignées, en particulier dans les grandes organisations où les processus sont très segmentés.

Répondre aux exigences en matière de fiscalité et d'audit

Les lois fiscales de nombreux pays exigent une preuve de la facturation (facture) et du paiement (reçu) pour certaines déductions ou contrôles de conformité. Par exemple :

• Une facture peut indiquer le montant de la taxe facturée, comme la TVA ou la taxe sur les produits et services (TPS)

• Un reçu confirme que la taxe a été payée

Sans ces deux documents, une entreprise pourrait avoir des difficultés à demander des déductions ou des remboursements ou à prouver sa conformité lors d'un audit.

Assurer la transparence du partage des responsabilités financières

Certains clients travaillent dans des environnements où les dépenses sont examinées par plusieurs parties prenantes, telles que des associations à but non lucratif, des administrations publiques et de grandes équipes d'entreprise. Ils peuvent avoir besoin des deux documents pour :

• Justifier les dépenses auprès de leur direction ou de leur conseil d'administration

• Garantir la transparence lorsqu'ils rendent compte des coûts aux investisseurs ou aux clients

Le fait de fournir aux clients une facture prouve que les frais étaient valides, tandis que le fait de fournir un reçu prouve que les fonds ont été utilisés de façon appropriée.

Résoudre les litiges

En cas de confusion sur ce qui a été facturé ou payé, le fait de disposer à la fois d'une facture et d'un reçu facilite les choses. La facture détaille l'accord, tandis que le reçu confirme ce qui a été payé. Cela est particulièrement utile dans les secteurs où plusieurs transactions ou paiements peuvent se chevaucher, comme dans le cas de services récurrents ou de projets de grande envergure échelonnés.

Intégrer leurs propres clients

Dans certains cas, votre client n'est pas nécessairement l'utilisateur final, mais un intermédiaire. Par exemple, un organisateur d'événements peut vous payer pour vos services, puis facturer son client. De la même manière, un consultant peut vous facturer et répercuter les frais sur son client dans le cadre d'un projet plus vaste. Ces professionnels doivent alors disposer à la fois d'une facture et d'un reçu afin de créer leur propre documentation précise pour leurs clients.

Quelles sont les idées reçues courantes concernant les factures et les reçus ?

Si vous confondez les factures et les reçus ou si vous les utilisez de manière incorrecte, vous risquez de semer la confusion chez vos clients. Voici quelques-unes des idées reçues les plus courantes concernant les factures et les reçus.

Les reçus ne sont pas nécessaires

Certaines entreprises pensent que les reçus sont facultatifs, en particulier lorsque les paiements sont modestes ou numériques. Mais les clients comptent généralement sur les reçus pour suivre leurs dépenses, obtenir des remboursements ou demander des déductions fiscales. Ne pas leur fournir de reçus peut les frustrer, ou pire, vous laisser sans défense en cas de litige.

Une facture garantit le paiement

Envoyer une facture ne signifie pas que l'argent vous sera versé. Il s'agit d'une demande formelle de paiement, mais celui-ci peut tout de même être retardé (ou ne pas avoir lieu du tout). Si vous comptez sur les factures comme revenu garanti, vous pourriez rencontrer des problèmes de trésorerie. Tant que le paiement n'est pas effectué, il ne s'agit que d'une promesse, et non d'argent réellement encaissé.

Les paiements numériques rendent les reçus obsolètes

Une personne qui paie en ligne a tout de même besoin d'un reçu. Elle peut recevoir un e-mail de confirmation de sa banque ou de son application de paiement, mais cela ne remplace pas un reçu en bonne et due forme qui indique ce qu'elle a payé et comment. Ne pas fournir de reçus lors de transactions numériques peut donner une image peu professionnelle de votre entreprise et priver vos clients de la clarté dont ils ont besoin pour leurs registres.

Les factures et les reçus ne servent qu'au vendeur

On pense souvent que les factures et les reçus ne sont que des outils permettant aux vendeurs d'être payés ou de tenir leurs registres à jour, mais ils sont également utiles aux acheteurs. Une facture aide les clients à comprendre exactement ce qu'ils paient, tandis qu'un reçu prouve qu'ils ont réglé la facture.

Les reçus sont uniquement destinés au client

De même, les reçus ne sont pas uniquement destinés au client. Pour les entreprises, ils servent de preuve de revenus, de piste d'audit et constituent un élément important du suivi de vos finances. Si vous n'émettez pas de reçus ou si vous ne les classez pas de manière organisée, vous pourriez avoir des difficultés à rapprocher vos comptes, à demander vos propres déductions fiscales ou à vous défendre en cas de litige.

Une fois le reçu émis, la transaction est terminée

Un reçu confirme le paiement, mais cela ne signifie pas que la transaction ne peut pas être modifiée. Un remboursement, un retour ou une contestation de paiement sont toujours possibles après l'émission d'un reçu. Un reçu est une preuve de paiement, mais il ne marque pas nécessairement la fin d'une transaction.

Les factures n'ont pas besoin d'être détaillées

Certaines personnes pensent que des factures vagues sont acceptables tant que le montant total est correct. En réalité, elles risquent d’entraîner des retards ou des litiges si un client ne comprend pas parfaitement ce qui lui est facturé. Des factures détaillées peuvent éclaircir certaines situations et faire gagner du temps à tout le monde.

Les documents imprimés sont préférables aux documents numériques

De nombreuses entreprises continuent de penser que les factures et les reçus physiques sont plus « officiels » que les versions numériques. Mais les documents numériques sont tout aussi valables et généralement plus pratiques pour toutes les parties. S'en tenir au papier peut ralentir vos processus et les rendre plus difficiles à gérer, tandis que l'adoption du numérique peut simplifier vos opérations.

Seules les grandes entreprises ont besoin de factures et de reçus

Les petites entreprises, les freelances et les personnes exerçant une activité secondaire pensent parfois qu'ils n'ont pas besoin d'envoyer des factures ou des reçus officiels. Pourtant, ces documents permettent à chacun de suivre ses revenus, de gérer ses impôts et de se protéger en cas de litige. Ignorer ces outils peut décrédibiliser votre entreprise et entraîner des erreurs ou des pertes de revenus.

Stripe peut-il générer à la fois des factures et des reçus ?

Stripe intègre les factures et les reçus dans un seul système : il génère et envoie la facture, puis crée automatiquement un reçu lorsque celle-ci est payée. Voici comment Stripe gère chaque type de document.

Factures avec Stripe

Pour créer et envoyer une facture, rendez-vous dans la section « Factures » du Dashboard Stripe ou utilisez l'interface de programmation d'application (API) pour un flux de travail plus avancé. Ces factures peuvent être personnalisées afin d'inclure l'image de marque de votre entreprise, comme vos logos, vos couleurs et des champs personnalisés. Les factures peuvent être envoyées manuellement pour des frais ponctuels ou configurées pour des paiements récurrents. Stripe Tax peut calculer automatiquement les taxes, y compris la TVA et la TPS. Les factures Stripe comprennent également des liens de paiement intégrés qui permettent aux clients de payer directement en ligne par carte bancaire, transfert ACH (Automated Clearing House) ou d'autres méthodes.

Une fois les factures envoyées, Stripe vérifie si elles sont payées, partiellement payées ou en retard.

Reçus avec Stripe

Stripe génère automatiquement les reçus pour les factures payées via la plateforme. Tout comme les factures, les reçus peuvent inclure votre logo, le nom de votre entreprise et vos coordonnées pour un rendu soigné. Les reçus sont immédiatement disponibles sur la page des factures hébergées une fois le paiement effectué, qu'il s'agisse d'un paiement unique ou d'une facturation récurrente. Vous pouvez également émettre des reçus manuellement, si nécessaire. Pour personnaliser l'apparence de vos reçus, rendez-vous dans la section « Adaptation à votre marque » du Dashboard.