ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จเป็นเอกสารที่คุณใช้งานเมื่อมีการแลกเปลี่ยนเงิน และโดยผิวเผินมักจะดูคล้ายกัน แต่แม้ว่าเอกสารทั้งสองจะเกี่ยวข้องกัน ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จทำหน้าที่ที่แตกต่างกันมาก การรู้ว่าควรออกเอกสารแต่ละประเภทเมื่อใดจะช่วยให้คุณจัดระเบียบการเงินและหลีกเลี่ยงการทำให้ลูกค้าสับสน ด้านล่างนี้เราจะอธิบายความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ เมื่อใดควรใช้แต่ละอย่าง และการทำงานร่วมกันของเอกสารทั้งสองประเภท

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จแตกต่างกันอย่างไร
  
• คุณควรออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จเมื่อใด
  
• ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จทำงานร่วมกันในทางบัญชีอย่างไร
  
• ทำไมลูกค้าบางรายจึงขอทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ
  
• สิ่งที่มักเข้าใจผิดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จมีอะไรบ้าง
  
• Stripe สามารถสร้างทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จได้หรือไม่
  

ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จแตกต่างกันอย่างไร

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่ผู้ขายส่งให้ผู้ซื้อเป็นคำขออย่างเป็นทางการให้ชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการที่จัดหาให้ โดยมีรายละเอียดเกี่ยวกับรายการหรือบริการที่ขาย จำนวนเงินที่ต้องชำระ เงื่อนไขการชำระเงิน และวันครบกำหนด โดยผู้ขายจะออกใบแจ้งหนี้ก่อนที่การชำระเงินจะเกิดขึ้น

ใบเสร็จคือเอกสารที่ออกหลังจากการชำระเงินเสร็จสิ้น โดยผู้ขายจะส่งให้ผู้ซื้อเป็นหลักฐานการชำระเงิน เพื่อยืนยันว่าผู้ซื้อได้ชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการตามจำนวนที่ตกลงกันแล้ว

คุณควรออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จเมื่อใด

ใบแจ้งหนี้เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนก่อนการชำระเงิน เป็นเอกสารที่ส่งออกไปก่อนได้รับชำระเงิน โดยเวลาการส่งใบแจ้งหนี้จะขึ้นอยู่กับข้อตกลงระหว่างธุรกิจกับลูกค้า หากคุณเป็นผู้ให้บริการ คุณมักจะออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าเมื่อโครงการเสร็จสิ้น ในธุรกิจค้าปลีกหรือค้าส่ง คุณมักจะออกใบแจ้งหนี้เมื่อมีการส่งมอบสินค้า

ใบเสร็จเป็นเอกสารที่บอกถึงขั้นตอนหลังการชำระเงิน โดยเป็นเอกสารปิดวงจรธุรกรรมและเป็นบันทึกให้ทั้งสองฝ่าย ใบเสร็จจะออกหลังจากได้รับการชำระเงินแล้ว โดยผู้ค้าปลีกมักจะออกใบเสร็จทันทีที่จุดขาย ในขณะที่ที่ปรึกษาหรือฟรีแลนซ์อาจส่งใบเสร็จเพื่อแสดงถึงการรับรู้การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปก่อนหน้า

ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จทำงานร่วมกันในทางบัญชีอย่างไร

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารเริ่มต้นธุรกรรม ซึ่งระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระ รายการที่ชำระว่าเป็นค่าอะไร และกำหนดการชำระเงินสิ้น ส่วนใบเสร็จเป็นเอกสารปิดธุรกรรม ซึ่งยืนยันว่าการชำระเงินเสร็จสิ้นแล้วและเมื่อใด โดยทั้งสองอย่างเป็นบันทึกที่ทำให้วงจรการขายแต่ละรายการสมบูรณ์

ต่อไปนี้คือการทำงานร่วมกันของเอกสารเหล่านี้ในทางบัญชีเพื่อช่วยเรื่องการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางการเงินและกฎหมายต่างๆ

การกระทบยอดบัญชี

ใบแจ้งหนี้แสดงถึงเงินที่คุณคาดว่าจะได้รับ ซึ่งอยู่ใน บัญชีลูกหนี้ของคุณ
ใบเสร็จยืนยันการชำระเงินและย้ายเงินนั้นเข้าสู่บัญชีรายได้ของคุณ หากไม่มีเอกสารเหล่านี้ ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระอาจถูกเข้าใจผิดว่าเป็นรายรับ หรือการชำระเงินอาจไม่ได้ถูกบันทึก ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จทำงานร่วมกันเพื่อทำให้จับคู่การชำระเงินกับธุรกรรมได้ง่ายขึ้น

การปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี

ใบแจ้งหนี้แสดงสิ่งที่คุณเรียกเก็บและภาษีที่เกี่ยวข้อง เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีขาย ใบเสร็จยืนยันว่ามีการเก็บภาษีเหล่านั้นแล้ว ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จทำให้การคำนวณและพิสูจน์จำนวนภาษีที่คุณต้องชำระ หรือในบางกรณีก็บอกจำนวนที่คุณสามารถเคลมคืนได้ง่ายขึ้น

แนวโน้มทางการเงิน

ใบแจ้งหนี้บอกคุณว่าลูกค้าเป็นหนี้คุณเท่าไหร่และเมื่อไหร่ที่พวกเขาต้องชำระ ใบเสร็จแสดงสิ่งที่ได้ชำระไปแล้ว โดยรวมแล้วเอกสารทั้งสองช่วยให้คุณเห็นว่าลูกค้าชำระเงินตรงเวลาหรือไม่ คุณอาจมีช่องว่างในรายได้ตรงไหนบ้าง และรายได้เพียงพอกับค่าใช้จ่ายของคุณหรือไม่

การแก้ไขการโต้แย้งการชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้ระบุสิ่งที่ตกลงกันไว้ ได้แก่สินค้า บริการ และเงื่อนไขการชำระเงิน โดยใบเสร็จจะแสดงว่าชำระเงินเท่าใดและเมื่อใด หากมีความไม่เห็นด้วยเกี่ยวกับยอดที่ต้องชำระหรือว่าการชำระเงินได้ทำไปแล้วหรือยัง เอกสารเหล่านี้สามารถให้คำตอบได้

ทำไมลูกค้าบางรายจึงขอทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ

การที่ลูกค้าขอทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ นั่นเป็นเพราะเอกสารแต่ละฉบับมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน นี่คือเหตุผลที่ลูกค้าบางรายเห็นคุณค่าในการมีเอกสารทั้งสองอย่าง

เพื่อรองรับระบบบัญชีภายใน

ในหลายบริษัท ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จจะใช้งานโดยทีมงานหรือระบบที่แตกต่างกัน

• ทีมบัญชีเจ้าหนี้ติดตามใบแจ้งหนี้เพื่อให้รู้ว่ามียอดต้องชำระเท่าใดบ้าง

• ทีมการเงินหรือทีมกระทบยอดใช้ใบเสร็จเพื่อยืนยันว่าการชำระเงินได้ถูกดำเนินการและชำระแล้ว

การมีเอกสารทั้งสองอย่างช่วยให้ทีมเหล่านี้ทำงานอย่างสอดคล้องกัน โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีกระบวนการหลายส่วน

เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านภาษีและการตรวจสอบ

กฎหมายภาษีในหลายประเทศกำหนดให้มีหลักฐานการเรียกเก็บเงิน (ใบแจ้งหนี้) และหลักฐานการชำระเงิน (ใบเสร็จ) สำหรับการหักภาษีหรือการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดบางอย่าง ตัวอย่างเช่น

• ใบแจ้งหนี้อาจแสดงให้เห็นว่ามีการเรียกเก็บภาษีเท่าไหร่ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่มหรือ ภาษีสินค้าและบริการ (GST)

• ใบเสร็จยืนยันว่ามีการชำระภาษีแล้ว

หากไม่มีเอกสารทั้งสองอย่าง บริษัทอาจประสบปัญหาในการเคลมการหักภาษีหรือการคืนเงิน หรือพิสูจน์การปฏิบัติตามข้อกำหนดในระหว่างการตรวจสอบ

เพื่อความโปร่งใสในความรับผิดชอบทางการเงินร่วมกัน

ลูกค้าบางรายทำงานในสภาพแวดล้อมที่การใช้จ่ายถูกตรวจสอบโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย เช่น องค์กรไม่แสวงผลกำไร หน่วยงานภาครัฐ และทีมงานในบริษัทขนาดใหญ่ หน่วยงานเหล่านี้อาจต้องการเอกสารทั้งสองอย่างเพื่อ

• ชี้แจงค่าใช้จ่ายต่อผู้บริหารหรือคณะกรรมการ

• ให้เกิดความโปร่งใสในการรายงานค่าใช้จ่ายต่อผู้ให้ทุนหรือลูกค้า

การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าแสดงให้เห็นว่าการเรียกเก็บเงินนั้นถูกต้อง ในขณะที่การออกใบเสร็จเป็นการยืนยันว่ามีการใช้จ่ายเงินอย่างถูกต้อง

เพื่อแก้ไขการโต้แย้งการชำระเงิน

หากมีความสับสนเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่ถูกเรียกเก็บเงินหรือการชำระเงิน การมีทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จจะทำให้การชี้แจงเรื่องนี้ง่ายขึ้น ใบแจ้งหนี้ระบุข้อตกลง ในขณะที่ใบเสร็จยืนยันยอดที่ชำระ สิ่งนี้เป็นประโยชน์โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมที่ธุรกรรมหรือการชำระเงินหลายรายการอาจทับซ้อนกันได้ เช่น บริการที่เกิดขึ้นตามรอบและโครงการขนาดใหญ่ที่แบ่งเป็นระยะ

เพื่อผสานการทำงานกับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการของตนเอง

ในบางกรณี ลูกค้าของคุณอาจไม่ใช่ผู้บริโภค พวกเขาอาจเป็นคนกลาง ตัวอย่างเช่น ผู้จัดงานอาจจ่ายค่าบริการให้คุณแล้วเรียกเก็บเงินจากลูกค้าของตนภายหลัง หรือที่ปรึกษาอาจเรียกเก็บเงินจากคุณแล้วผลักค่าใช้จ่ายไปยังลูกค้าของพวกเขาโดยถือเป็นส่วนหนึ่งของโครงการที่ใหญ่กว่า ในกรณีเหล่านี้ ลูกค้ามักต้องการทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จเพื่อจัดทำเอกสารที่ถูกต้องให้กับลูกค้าของตนเอง

สิ่งที่มักเข้าใจผิดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จมีอะไรบ้าง

หากคุณสับสนระหว่างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ หรือใช้ไม่ถูกต้อง ก็อาจทำให้ลูกค้าหรือผู้ใช้บริการของคุณสับสนได้ ต่อไปนี้คือสิ่งที่มักเข้าใจผิดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ

ใบเสร็จไม่จำเป็น

บางธุรกิจคิดว่าใบเสร็จเป็นสิ่งที่ไม่ต้องมีก็ได้ โดยเฉพาะเมื่อเป็นการชำระเงินจำนวนน้อยหรือชำระผ่านทางดิจิทัล แต่ลูกค้ามักจะใช้ใบเสร็จเพื่อติดตามการใช้จ่าย รับเงินคืน หรือขอลดหย่อนภาษี การไม่ออกใบเสร็จอาจทำให้ลูกค้ารู้สึกหงุดหงิด หรือที่แย่ไปกว่านั้นก็อาจทำให้คุณไม่พร้อมเมื่อเกิดการโต้แย้ง

ใบแจ้งหนี้เป็นเครื่องประกันว่าจะเกิดการชำระเงิน

การส่งใบแจ้งหนี้ไม่ได้หมายความว่าจะได้รับเงินแน่นอน เนื่องจากเป็นเพียงคำขอให้ชำระเงินอย่างเป็นทางการ แต่การชำระเงินอาจยังล่าช้า (หรือไม่เกิดขึ้นเลย) หากคุณพึ่งใบแจ้งหนี้ว่าเป็นเครื่องรับประกันรายได้ก็อาจทำให้เกิดปัญหากระแสเงินสด สิ่งนี้เป็นแค่สัญญาว่าจะชำระเงิน ไม่ใช่เงินที่เข้ามาในธนาคารจนกว่าเงินจะเข้ามาจริง

การชำระเงินทางดิจิทัลทำให้ไม่ต้องใช้ใบเสร็จ

คนที่ชำระเงินออนไลน์ยังคงต้องการใบเสร็จ พวกเขาอาจได้รับอีเมลยืนยันจากธนาคารหรือแอปการชำระเงินของตนเอง แต่นั่นไม่สามารถแทนที่ใบเสร็จที่ระบุสิ่งที่พวกเขาชำระและวิธีการชำระเงิน การไม่ออกใบเสร็จในการทำธุรกรรมดิจิทัลอาจทำให้ธุรกิจของคุณดูไม่เป็นมืออาชีพและทำให้ลูกค้าไม่มีข้อมูลที่ชัดเจนอย่างที่ต้องการจะเก็บบันทึกไว้

ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จเป็นประโยชน์เฉพาะกับผู้ขาย

คนทั่วไปมักคิดว่าใบแจ้งหนี้และใบเสร็จเป็นเพียงเครื่องมือการเรียกเก็บเงินหรือการเก็บบันทึกข้อมูลของผู้ขายให้ถูกต้อง แต่เอกสารเหล่านี้มีประโยชน์กับผู้ซื้อด้วย ใบแจ้งหนี้ช่วยให้ลูกค้ารู้ว่ากำลังจ่ายเงินค่าอะไร ในขณะที่ใบเสร็จเป็นหลักฐานว่าพวกเขาชำระเงินเรียบร้อยแล้ว

ใบเสร็จมีไว้สำหรับลูกค้าเท่านั้น

ในทำนองเดียวกัน ใบเสร็จไม่ได้มีไว้สำหรับลูกค้าเท่านั้น สำหรับธุรกิจ ใบเสร็จเป็นหลักฐานแสดงรายได้ เป็นเส้นทางการตรวจสอบ และเป็นส่วนสำคัญในการติดตามทางการเงินของคุณ หากคุณไม่ออกใบเสร็จหรือเก็บใบเสร็จให้เป็นระเบียบ คุณอาจกระทบยอดบัญชี เคลมการหักภาษีของคุณเอง หรือปกป้องตัวเองในกรณีเกิดการโต้แย้งได้ยาก

เมื่อออกใบเสร็จแล้วก็ถือว่าการซื้อขายจบลง

ใบเสร็จยืนยันการชำระเงิน แต่ไม่ได้หมายความว่าธุรกรรมจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ การคืนเงิน การคืนสินค้า หรือการดึงเงินคืนยังคงเป็นไปได้หลังจากออกใบเสร็จแล้ว ใบเสร็จเป็นหลักฐานการชำระเงิน แต่ไม่ได้เป็นเครื่องประกันว่าธุรกรรมจะสิ้นสุดลงแล้ว

ใบแจ้งหนี้ไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดมาก

บางคนคิดว่าใบแจ้งหนี้ที่ไม่ชัดเจนก็ใช้ได้ตราบใดที่จำนวนเงินรวมถูกต้อง แต่สิ่งนี้อาจนำไปสู่การชำระเงินล่าช้าหรือข้อโต้แย้งหากลูกค้าไม่เข้าใจอย่างครบถ้วนว่าถูกเรียกเก็บเงินค่าอะไร ใบแจ้งหนี้ที่มีรายละเอียด สามารถลดคำถามและประหยัดเวลาให้ทุกคนได้

เอกสารฉบับพิมพ์ดีกว่าเอกสารดิจิทัล

ธุรกิจหลายแห่งยังคงเชื่อว่าใบแจ้งหนี้และใบเสร็จที่เป็นเอกสารจับต้องได้มีความ “เป็นทางการ” มากกว่าเวอร์ชันดิจิทัล แต่เอกสารดิจิทัลก็ถูกต้องใช้งานได้เช่นเดียวกันและมักจะสะดวกกว่าสำหรับทุกฝ่าย การยึดติดกับกระดาษอาจทำให้ขั้นตอนของคุณช้าลงและจัดการได้ยาก ในขณะที่การใช้บันทึกดิจิทัลจะช่วยให้การดำเนินธุรกิจของคุณง่ายขึ้น

ธุรกิจใหญ่เท่านั้นที่ต้องใช้ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ

บางครั้งธุรกิจขนาดเล็ก ฟรีแลนซ์ และคนที่ทำงานเสริมก็คิดว่าตนไม่จำเป็นต้องส่งใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จอย่างเป็นทางการ แต่เอกสารเหล่านี้ช่วยให้ทุกคนติดตามรายได้ จัดการภาษี และปกป้องตัวเองในกรณีที่เกิดการโต้แย้ง การไม่ใช้เครื่องมือเหล่านี้อาจทำให้ธุรกิจของคุณดูไม่น่าเชื่อถือและนำไปสู่ความผิดพลาดหรือสูญเสียรายได้

Stripe สร้างได้ทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จใช่หรือไม่

Stripe ผสานรวมใบแจ้งหนี้และใบเสร็จเข้าด้วยกันในระบบเดียว โดยจะสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ และสร้างใบเสร็จโดยอัตโนมัติเมื่อมีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้นั้นแล้ว ต่อไปนี้คือการจัดการเอกสารแต่ละประเภทของ Stripe

การออกใบแจ้งหนี้ด้วย Stripe

สำหรับการสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ ให้ไปที่ส่วน "ใบแจ้งหนี้" ในแดชบอร์ดของ Stripe หรือใช้อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรม (API) เพื่อจัดทำขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้น โดยคุณสามารถปรับแต่งใบแจ้งหนี้ให้มีแบรนด์ของคุณ เช่น โลโก้ สี และช่องข้อมูลแบบกำหนดเองได้ สามารถส่งใบแจ้งหนี้แบบเรียกเก็บเงินครั้งเดียวแบบแมนนวลหรือตั้งค่าล่วงหน้ากรณีที่เป็นการชำระเงินตามแบบแผน Stripe Tax สามารถคำนวณภาษีต่างๆ โดยอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม และ GST ใบแจ้งหนี้ของ Stripe ยังสามารถใส่ลิงก์การชำระเงินที่ให้ลูกค้าชำระเงินออนไลน์โดยตรงผ่านบัตรเครดิต และรองรับการโอนเงินแบบสำนักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) หรือวิธีการอื่นๆ ด้วย

เมื่อส่งใบแจ้งหนี้แล้ว Stripe จะติดตามว่าใบแจ้งหนี้นั้นได้รับชำระแล้ว ชำระบางส่วน หรือเกินกำหนด

การออกใบเสร็จด้วย Stripe

Stripe จะสร้างใบเสร็จสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วโดยอัตโนมัติผ่านแพลตฟอร์ม เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จสามารถใส่โลโก้ ชื่อธุรกิจ และรายละเอียดการติดต่อเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ ใบเสร็จจะมีให้พร้อมทันทีบนหน้าใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมต่อโดยตรงกับระบบของเรา หลังจากการชำระเงินเสร็จสิ้นแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการเรียกเก็บเงินครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า นอกจากนี้คุณยังสามารถออกใบเสร็จด้วยตนเองได้หากจำเป็น สำหรับการปรับแต่งรูปลักษณ์ของใบเสร็จคุณ ให้ไปที่ส่วนการสร้างแบรนด์ในแดชบอร์ด