Facturen en ontvangstbewijzen zijn documenten die je verwerkt wanneer geld wordt uitgewisseld. Ze zien er in één oogopslag vaak hetzelfde uit. Maar hoewel ze verwant zijn, dienen een factuur en een ontvangstbewijs heel verschillende doelen. Als je weet wanneer je elk type document moet uitgeven, kun je je financiën overzichtelijk houden en voorkomen dat je je klanten in verwarring brengt. Hieronder leggen we uit wat de verschillen zijn tussen facturen en ontvangstbewijzen, wanneer je ze moet gebruiken en hoe ze op elkaar aansluiten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het verschil tussen een factuur en een ontvangstbewijs?
  
• Wanneer geef je een factuur of een ontvangstbewijs uit?
  
• Hoe sluiten facturen en ontvangstbewijzen op elkaar aan in de boekhouding?
  
• Waarom vragen sommige klanten om zowel een factuur als een ontvangstbewijs?
  
• Wat zijn veelvoorkomende misvattingen over facturen en ontvangstbewijzen?
  
• Kan Stripe zowel facturen als ontvangstbewijzen genereren?
  

Wat is het verschil tussen een factuur en een ontvangstbewijs?

Een factuur is een document dat een verkoper naar een koper stuurt als een formele aanvraag voor betaling voor geleverde goederen of diensten. Hierin staan de verkochte artikelen of diensten, het verschuldigde bedrag, de betaalvoorwaarden en de betaaldatum. De verkoper geeft een factuur uit voordat de betaling wordt gedaan.

Een ontvangstbewijs is een document dat wordt uitgegeven nadat de betaling is gedaan. De verkoper stuurt het naar de koper als bewijs van betaling. Het bevestigt dat de koper het overeengekomen bedrag voor de goederen of diensten heeft betaald.

Wanneer geef je een factuur of een ontvangstbewijs uit?

Facturen maken deel uit van de fase vóór betaling. Ze worden verzonden voordat de betaling is ontvangen, hoewel het exacte tijdstip van levering van facturen afhangt van de overeenkomst tussen de onderneming en de klant. Als je een dienstverlener bent, stuur je meestal een factuur naar een klant als het project is afgerond. Bij detailhandel of groothandel geef je meestal een factuur uit wanneer goederen worden geleverd.

Ontvangstbewijzen markeren de fase na betaling. Ze sluiten de transactie en bieden een record voor beide partijen. Een ontvangstbewijs wordt uitgegeven nadat de betaling is ontvangen: een winkelier verstrekt vaak onmiddellijk een ontvangstbewijs bij het POS, terwijl een consultant of freelancer een ontvangstbewijs kan sturen dat de betaling van een eerdere factuur bevestigt.

Hoe sluiten facturen en ontvangstbewijzen op elkaar aan in de boekhouding?

Met een factuur start je een transactie: deze geeft aan hoeveel verschuldigd is, waarvoor de betaling is en wanneer de betaling moet worden voltooid. Met een ontvangstbewijs wordt de transactie gesloten: hiermee wordt bevestigd dat de betaling is voltooid en wanneer. Samen bieden ze een compleet overzicht van elke verkoop.

Dit is hoe deze twee documenten samenwerken om te helpen bij verschillende financiële en juridische verplichtingen.

Boekhoudkundige reconciliatie

Op facturen staat het geld dat je verwacht te ontvangen. Dit staat op je debiteuren.
Ontvangstbewijzen bevestigen betalingen en verplaatsen dat geld naar je inkomsten. Zonder deze documenten kan een onbetaalde factuur worden aangezien voor inkomsten of kan een betaling niet worden geregistreerd. Facturen en ontvangstbewijzen werken samen om betalingen gemakkelijker aan de juiste transacties te koppelen.

Fiscale compliance

Op een factuur staat wat je in rekening hebt gebracht en welke belastingen ermee gemoeid zijn, zoals belasting toegevoegde waarde (btw) en omzetbelasting. Een ontvangstbewijs bevestigt dat die belastingen zijn geïnd. Met facturen en ontvangstbewijzen kun je eenvoudiger berekenen en bewijzen hoeveel belasting je verschuldigd bent, of in sommige gevallen hoeveel je kunt claimen.

Financiële trends

Op facturen zie je hoeveel geld klanten je verschuldigd zijn en wanneer ze moeten betalen. Ontvangstbewijzen laten zien wat er al is betaald. Samen kunnen ze in kaart brengen of klanten op tijd betalen, waar je mogelijk ontbrekende inkomsten hebt en hoe inkomsten overeenkomen met je uitgaven.

Chargebacks afhandelen

Op een factuur staat wat er is overeengekomen: producten, diensten en voorwaarden. Op een ontvangstbewijs staat wat wanneer is betaald. Als er een meningsverschil is over wat verschuldigd is en of betaling is gedaan, kunnen deze documenten antwoorden geven.

Waarom vragen sommige klanten om zowel een factuur als een ontvangstbewijs?

Wanneer klanten zowel om een factuur als een ontvangstbewijs vragen, is dit omdat elk document een ander doel dient. Dit is waarom sommige klanten waarde zien in beide documenten.

Voldoen aan interne boekhoudsystemen

Bij veel ondernemingen worden facturen en ontvangstbewijzen gebruikt door verschillende teams of systemen:

• Het crediteurenteam houdt facturen bij, zodat het weet wat er moet worden betaald.

• Het financiële of reconciliatieteam vertrouwt op ontvangstbewijzen om te bevestigen dat betalingen zijn verwerkt en vereffend.

Door met beide documenten te werken, kunnen deze teams op één lijn blijven, vooral in grotere organisaties waar processen sterk gesegmenteerd zijn.

Voldoen aan fiscale en auditvereisten

In veel landen is voor bepaalde aftrekposten of compliancecontroles een bewijs van de kosten (factuur) en van betaling (ontvangstbewijs) vereist. Bijvoorbeeld:

• Op een factuur kan worden aangegeven hoeveel belasting in rekening is gebracht, zoals btw of belasting op goederen en diensten (GST)

• Een ontvangstbewijs bevestigt dat de belasting is betaald

Zonder beide documenten kan een onderneming tijdens een audit moeite hebben om aftrekposten of terugbetalingen te claimen of compliance te bewijzen.

Voor transparantie in gedeelde financiële verantwoordelijkheden

Sommige klanten werken in omgevingen waar uitgaven door meerdere belanghebbenden onder de loep worden genomen, zoals non-profits, overheidsinstanties en grote bedrijfsteams. Ze hebben mogelijk beide documenten nodig om:

• De kosten aan hun management of raden van bestuur te verantwoorden

• Voor transparantie te zorgen wanneer ze kosten rapporteren aan financiers of klanten

Door klanten een factuur te verstrekken, laat je zien dat de betaling geldig was, terwijl je met een ontvangstbewijs bewijst dat het geld correct is uitgegeven.

Chargebacks oplossen

Als er ooit verwarring ontstaat over wat er is gefactureerd of betaald, is het eenvoudiger om dat te verduidelijken met zowel een factuur als een ontvangstbewijs. Op de factuur wordt de overeenkomst vermeld, terwijl het ontvangstbewijs bevestigt wat er is betaald. Dit is vooral waardevol in branches waar meerdere transacties of betalingen elkaar kunnen overlappen, zoals terugkerende diensten en grote, gefaseerde projecten.

Integreren met hun eigen klanten of klanten

In sommige gevallen is je klant niet de eindgebruiker, maar een tussenpersoon. Een evenementenorganisator kan je bijvoorbeeld betalen voor diensten en vervolgens kosten in rekening brengen bij de klant. Of een consultant kan je factuur en de kosten doorberekenen aan de klant als onderdeel van een groter project. In deze gevallen hebben ze zowel een factuur als een ontvangstbewijs nodig om hun eigen nauwkeurige documentatie voor hun klanten op te stellen.

Wat zijn veelvoorkomende misvattingen over facturen en ontvangstbewijzen?

Als je facturen en ontvangstbewijzen door elkaar haalt of verkeerd gebruikt, loop je het risico dat je klanten in verwarring raken. Hier zijn enkele van de meest voorkomende misvattingen over facturen en ontvangstbewijzen.

Ontvangstbewijzen zijn onnodig

Sommige ondernemingen denken dat ontvangstbewijzen optioneel zijn, vooral als de betalingen klein of digitaal zijn. Maar klanten vertrouwen meestal op inkomsten om hun uitgaven bij te houden, terugbetaald te worden of belastingaftrek te claimen. Als je ontvangstbewijzen overslaat, kunnen klanten gefrustreerd raken of erger nog: je bent niet voorbereid op een chargeback.

Een factuur garandeert betaling

Het versturen van een factuur betekent niet dat het geld gegarandeerd is. Het is een formele aanvraag tot betaling, maar betaling kan nog steeds vertraagd zijn (of helemaal niet plaatsvinden). Als je op facturen vertrouwt als gegarandeerde inkomsten, kun je cashflowproblemen krijgen. Totdat de betaling binnenkomt, is het slechts een belofte, geen geld op de bank.

Digitale betalingen maken ontvangstbewijzen overbodig

Als klanten online betalen, hebben ze nog steeds een ontvangstbewijs nodig. Ze krijgen misschien een e-mail van de bank of betaal-app ter bevestiging, maar dat is geen vervanging voor een goed ontvangstbewijs waarin staat waarvoor en hoe is betaald. Als je ontvangstbewijzen bij digitale transacties overslaat, kan je onderneming onprofessioneel overkomen. Ook krijgen klanten niet de duidelijkheid die ze nodig hebben voor hun administratie.

Alleen de verkoper profiteert van facturen en ontvangstbewijzen

Mensen denken vaak dat verkopers met facturen en ontvangstbewijzen alleen betalingen ontvangen of hun administratie overzichtelijk houden. Maar ze zijn ook handig voor kopers. Met een factuur weten klanten precies waarvoor ze betalen, terwijl een ontvangstbewijs aantoont dat ze de factuur hebben betaald.

Ontvangstbewijzen zijn alleen voor de klant

Ontvangstbewijzen zijn ook niet alleen voor de klant. Voor ondernemingen zijn ze een bewijs van inkomsten, een audittrail en een belangrijk onderdeel van het bijhouden van je financiën. Als je geen ontvangstbewijzen uitgeeft of ze overzichtelijk houdt, kun je moeite hebben om je rekeningen te reconciliëren, je eigen belastingaftrek te claimen of jezelf te verdedigen bij een chargeback.

Zodra een ontvangstbewijs is uitgegeven, is de deal rond

Een ontvangstbewijs bevestigt betaling, maar betekent niet dat de transactie niet kan worden gewijzigd. Terugbetalingen, retouren en chargebacks zijn nog steeds mogelijk nadat een ontvangstbewijs is uitgegeven. Een ontvangstbewijs is een bewijs van betaling, niet het gegarandeerde einde van een transactie.

Facturen hoeven niet gedetailleerd te zijn

Sommige mensen vinden vage facturen prima zolang het totaalbedrag maar klopt. Maar dat kan leiden tot vertragingen of chargebacks als een klant niet helemaal begrijpt waarvoor ze worden gefactureerd. Gedetailleerde facturen kunnen vragen beperken en iedereen tijd besparen.

Gedrukte documenten zijn beter dan digitale

Veel ondernemingen zijn nog steeds van mening dat fysieke facturen en ontvangstbewijzen 'officiëler' zijn dan digitale versies. Maar digitale documenten zijn net zo geldig en meestal handiger voor alle partijen. Door vast te houden aan papier, kunnen je processen langzamer en moeilijker te beheren zijn, terwijl het gebruik van gedigitaliseerde records je activiteiten kan vereenvoudigen.

Alleen grote ondernemingen hebben facturen en ontvangstbewijzen nodig

Kleine ondernemingen, freelancers en mensen met nevenactiviteiten denken soms dat ze geen formele facturen of ontvangstbewijzen hoeven te versturen. Maar met deze documenten kan iedereen inkomsten bijhouden, belastingen beheren en zichzelf beschermen bij chargebacks. Door deze tools over te slaan, kan je onderneming minder geloofwaardig overkomen en fouten of gederfde inkomsten ondervinden.

Kan Stripe zowel facturen als ontvangstbewijzen genereren?

Stripe integreert facturen en ontvangstbewijzen in één systeem: het genereert en verstuurt de factuur en maakt automatisch een ontvangstbewijs wanneer die factuur wordt betaald. Stripe gaat als volgt om met elk type document.

Facturen met Stripe

Wil je een factuur maken en versturen, dan ga je naar het onderdeel 'Facturen' in het Stripe-dashboard of gebruik je de API (Application Programming Interface) voor een geavanceerdere workflow. Deze facturen kunnen worden aangepast met de branding van je onderneming, zoals logo's, kleuren en aangepaste velden. Facturen kunnen handmatig worden verzonden voor eenmalige betalingen of worden ingesteld voor terugkerende betalingen. Stripe Tax kan automatisch belastingen berekenen, inclusief btw en GST. Stripe-facturen bevatten ook ingebouwde betaallinks waarmee klanten direct online kunnen betalen via creditcard, overschrijvingen (Automated Clearing House, ACH) of andere methoden.

Zodra facturen zijn verzonden, houdt Stripe bij of ze betaald, gedeeltelijk betaald of achterstallig zijn.

Ontvangstbewijzen van Stripe

Stripe genereert automatisch ontvangstbewijzen voor facturen die via het platform zijn betaald. Net als bij facturen kunnen ontvangstbewijzen je logo, bedrijfsnaam en contactgegevens bevatten voor een gepolijste look. Ontvangstbewijzen zijn direct beschikbaar op de online factuurpagina nadat een betaling is voltooid, of het nu gaat om eenmalig betalen of terugkerende facturatie. Je kunt ook handmatig ontvangstbewijzen uitgeven, indien nodig. Ga naar het onderdeel Branding van het dashboard om het uiterlijk van je ontvangstbewijzen aan te passen.