Französische Online-Unternehmen müssen bei der E-Commerce-Abrechnung wichtige rechtliche und buchhalterische Anforderungen erfüllen. Fehlerhaft erstellte E-Commerce-Rechnungen können zu erheblichen Geldstrafen, abgelehnten Abzügen der Mehrwertsteuer (MwSt.) für Geschäftskundinnen und -kunden sowie zu Problemen bei Prüfungen führen. Umgekehrt schützt ein effizienter Rechnungsstellungsprozess den Cashflow, erleichtert die Buchhaltung und stärkt die Marke eines Unternehmens.

Die Herangehensweise an die Rechnungsstellung ist taktischer geworden, da in Frankreich wichtige Reformen zur Rechnungsstellung in Kraft treten. Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung – die 2026 in Kraft tritt – verlangt von in Frankreich ansässigen B2B-Unternehmen, die der Mehrwertsteuer unterliegen, Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format auszustellen und zu akzeptieren. Für Online-Unternehmen – die häufig eine große Anzahl von Rechnungen an B2B-Kundinnen und -kunden ausstellen – bringt die Reform betriebliche Veränderungen mit sich, die Unternehmen jetzt vornehmen müssen.

In diesem Artikel erklären wir die wichtigen Aspekte der E-Commerce-Abrechnung sowie die damit verbundenen rechtlichen Verpflichtungen, Vorschriften und Best Practices.

Wichtige Erkenntnisse

• E-Commerce-Abrechnung bezieht sich auf Rechnungen, die für Online-Verkäufe an Einzelpersonen oder Unternehmen ausgestellt werden.
  
• Rechnungen müssen für alle Transaktionen zwischen Unternehmen unabhängig vom Betrag ausgestellt werden. In einigen Fällen sind sie auch für Einzelpersonen erforderlich.
  
• Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung verändert die Arbeitsweise von Online-Unternehmen. Ab dem 1. September 2026 müssen alle Rechnungen zwischen Unternehmen, die der Mehrwertsteuer (MwSt.) unterliegen, in einem strukturierten Format über eine zugelassene Plattform (AP) übermittelt werden.
  
• Gültige E-Commerce-Rechnungen müssen strengen Regeln entsprechen, wie beispielsweise der Aufnahme rechtlicher Hinweise, einer fortlaufenden und chronologischen Nummerierung, der Anwendung der korrekten Mehrwertsteuer und der Einhaltung von Zahlungsfristen.
  
• Online-Unternehmen, die die Anforderungen nicht erfüllen, müssen mit potenziell hohen kumulativen Geldstrafen rechnen.
  

Was ist eine E-Commerce-Abrechnung?

Die E-Commerce-Abrechnung bezieht sich auf Rechnungen, die für Online-Verkäufe an Einzelpersonen (d. h. B2C) oder Unternehmen (d. h. B2B) ausgestellt werden. Dieser Prozess folgt denselben Regeln wie die herkömmliche Rechnungsstellung, beinhaltet jedoch spezifische Anforderungen für den Fernabsatz. Dazu gehören die innergemeinschaftliche Mehrwertsteuer, die elektronische Zustellung und spezielle rechtliche Hinweise.

E-Commerce-Rechnungen fungieren als Handels-, Buchhaltungs- und Steuerdokumente. Sie dienen als Nachweis für Transaktionen und als Belege für Buchhaltungszwecke. Sie sind für Mehrwertsteuerabzüge bei Geschäftskundinnen und -kunden erforderlich.

Artikel L441-9 des Handelsgesetzbuches definiert in erster Linie die Vorschriften zur E-Commerce-Abrechnung. Dieser Artikel befasst sich mit den Anforderungen an die Rechnungsstellung bei B2B-Transaktionen. Artikel 289 des Allgemeinen Steuergesetzbuches (CGI) behandelt die Regeln für die Ausstellung von Rechnungen sowie die Konditionen für die elektronische Rechnungsstellung.

Ist die E-Commerce-Abrechnung in Frankreich vorgeschrieben?

Die E-Commerce-Abrechnung ist in Frankreich für alle B2B-Online-Verkäufe vorgeschrieben. In bestimmten Fällen ist sie auch für Verkäufe an Einzelpersonen obligatorisch, einschließlich des Fernabsatzes von Waren und mehrwertsteuerfreier innergemeinschaftlicher Lieferungen sowie auf Anfrage von Kundinnen und Kunden.

Anforderungen an die B2B-E-Commerce-Abrechnung

Die E-Commerce-Abrechnung ist durch Artikel L441-9 des Handelsgesetzbuches (Code de commerce) vorgeschrieben, in dem es heißt: „Der Kauf von Waren oder Dienstleistungen für geschäftliche Zwecke muss in Rechnung gestellt werden. Verkäufer/innen müssen bei der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen eine Rechnung ausstellen.“

Online-Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen an Geschäftskundinnen und -kunden auszustellen, unabhängig vom Betrag oder davon, ob diese im Voraus eine angefordert haben. Das Rechnungsausstellungsdatum ist in der Regel das Datum, an dem die Waren verkauft oder die Dienstleistungen abgeschlossen werden. In bestimmten Fällen ist eine verzögerte Abrechnung zulässig, beispielsweise bei Verkäufen von Waren, die von der Mehrwertsteuer befreit sind.

Anforderungen an die B2C-E-Commerce-Abrechnung

Die Art des Verkaufs bestimmt, ob eine Einzelperson eine E-Commerce-Rechnung benötigt. Beim Verkauf von Waren sind E-Commerce-Rechnungen in den folgenden Fällen obligatorisch:

• Anfrage von Kundinnen und Kunden
  
• Fernabsatz
  
• Mehrwertsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen
  

Bei der Erbringung von Dienstleistungen ist es obligatorisch, einen Beleg auszustellen, wenn der Transaktionsbetrag 25 € (inkl. Steuern) übersteigt. Belege sind Dokumente, die Quittungen ähneln und weniger Details als E-Commerce-Rechnungen enthalten.

E-Commerce-Rechnungen und die Reform zur elektronischen Rechnungsstellung

Reformübersicht

Elektronische Rechnungsstellung ist in Frankreich und Europa zum Standard geworden. Gemäß Artikel 26 des novellierten Finanzgesetzes für 2022 Nr. 2022-1157 müssen Unternehmen ab dem 1. September 2026 alle mehrwertsteuerpflichtigen B2B-Rechnungen elektronisch über eine zugelassene Plattform (Approved Platform, AP) ausstellen. Dazu gehören die Formate Factur-X, Universal Business Language (UBL) oder Cross Industry Invoice (CII).

Die Reform hat die folgenden vier Ziele:

• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz von Unternehmen durch den Übergang zu digitalen Prozessen.
  
• Endgültige Vereinfachung der Anforderungen an die Mehrwertsteuererklärung durch vorausgefüllte Mehrwertsteuerformulare.
  
• Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug zum Vorteil von in gutem Glauben handelnden Unternehmen.
  
• Erlangung von Echtzeiteinblicken in die Geschäftstätigkeit und Ausrichtung der öffentlichen Politik.
  

Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung wird schrittweise in Kraft treten:

• 1. September 2026: Dies ist das Datum für große und mittlere Unternehmen. Jedoch müssen bis zu diesem Datum alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
  
• 1. September 2027: Dies ist das Datum für mittlere, kleine und sehr kleine Unternehmen, einschließlich Kleinstunternehmen.
  

Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung umfasst auch das E-Reporting, also die elektronische Übermittlung von geschäftlichen Steuerinformationen, die nicht von der elektronischen Rechnungsstellung abgedeckt sind.

Auswirkungen der Reform auf Online-Unternehmen

Für Online-Unternehmen erfordert die Reform erhebliche operative Aktualisierungen, die bereits jetzt umgesetzt werden können. Sie bringt jedoch auch einige Vorteile mit sich:

• Gesteigerte Produktivität
  E-Commerce-Websites können Tausende von Rechnungen pro Monat ausstellen. In dieser Größenordnung vereinfacht die Automatisierung der Rechnungszustellung über eine AP den Prozess und reduziert die Bearbeitungszeit. Umgekehrt kann die Annahme der neuen Anforderungen nach Ablauf der Frist oder die Nichteinhaltung dazu führen, dass Tausende von ungültigen Rechnungen anfallen. Dies setzt Unternehmen dem Risiko von kumulativen Geldstrafen aus, einschließlich 50 € pro im falschen Format ausgestellter Rechnung und 500 € pro nicht gesendeter E-Reporting-Datei.
  
• Verkürzte B2B-Zahlungsfristen
  APs senden elektronische Rechnungen sofort an die Kundinnen und Kunden. Diese Rückverfolgbarkeit stellt sicher, dass Rechnungen nicht verloren gehen oder vergessen werden, und liefert den Beweis, dass Rechnungen gesendet, empfangen und bearbeitet wurden. APs beschleunigen auch die Bearbeitungszeiten für Kundinnen und Kunden und neigen dazu, die Zahlungsfristen zu verkürzen, die in den letzten Jahren in Frankreich länger geworden sind. Sie können auch Zahlungsverzug verringern.
  
• Weniger Fehler und Anfechtungen
  Das strukturierte Format elektronischer Rechnungen hilft, Tippfehler und Unklarheiten bei Rechnungssummen, Mehrwertsteuersätzen und Produktnummern zu beseitigen. Für Online-Unternehmen bedeutet dies weniger Kundenanfechtungen, Rückerstattungen und Rechnungsfragen, die der Support beantworten muss.
  
• Größtenteils automatisierte Buchhaltung
  Strukturierte E-Commerce-Daten aus Rechnungen können direkt in Buchhaltungssoftware und Mehrwertsteuererklärungen integriert werden. Letztendlich wird die Generaldirektion für öffentliche Finanzen (Direction générale des Finances publiques oder DGFiP) in der Lage sein, Teile der Erklärungen mit den übermittelten Daten vorauszufüllen. Dies könnte Online-Unternehmen möglicherweise jeden Monat Dutzende von Arbeitsstunden bei der Dateneingabe und beim Kontoabgleich ersparen.
  
• Verbesserte Compliance
  APs prüfen automatisch auf rechtliche Hinweise sowie das korrekte Format und die Datenkonsistenz. Dies reduziert das Risiko, Informationen auf Rechnungen (z. B. Mehrwertsteuerhinweise, Adressen, SIRET-Nummern [Système d'identification du répertoire des établissements], Sätze) wegzulassen, erheblich. Dies kann auch das Risiko von Strafen für nicht konforme Rechnungen verringern.
  

Wie lauten die Regeln für die E-Commerce-Abrechnung?

E-Commerce-Rechnungen müssen bestimmte Regeln erfüllen, wie z. B. Ausstellungsfristen, Aufnahme von rechtlichen Hinweisen, fortlaufende und chronologische Nummerierung, Anwendung der entsprechenden Mehrwertsteuer, Einhaltung von Zahlungsfristen und Rechnungsaufbewahrung.

Unternehmen können diese Regeln in den Invoicing-Prozess integrieren.

Ausstellungsdatum

Bei B2B-Transaktionen müssen Unternehmen E-Commerce-Rechnungen ausstellen, sobald der Verkauf oder die Dienstleistung erfolgt. Es gibt eine Nachfrist von mehreren Tagen, um administrative Fragen zu berücksichtigen. B2C-Rechnungen werden in der Regel mit Bestellbestätigungen oder versendeten Produkten verschickt.

Obligatorische rechtliche Hinweise

Zumindest müssen Rechnungen die folgenden rechtlichen Hinweise enthalten:

• Ausstellungsdatum
  
• Eindeutige Rechnungsnummer
  
• Unternehmensinformationen (z. B. Unternehmensname, Adresse, SIRET-Nummer, innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.))
  
• Name des Endkunden/der Endkundin
  
• Detaillierte Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen und Einzelpreisen, exklusive Steuer
  
• Anwendbarer Steuersatz und Betrag der Mehrwertsteuer
  
• Gesamtbetrag, inklusive und exklusive Steuer
  
• Zahlungskonditionen und Fristen
  

Sobald die Reform der elektronischen Rechnungsstellung in Kraft tritt, umfassen die neuen rechtlichen Hinweise, die auf jeder Rechnung erscheinen müssen, Folgendes:

• Nummer des Geschäftsverzeichnis-Identifikationssystems (SIREN) der Kundinnen und Kunden, wenn es sich um ein Unternehmen handelt
  
• Lieferadresse für die Waren, wenn sie von der Kundenadresse abweicht
  
• Art der in Rechnung gestellten Transaktion (z. B. nur Waren, nur Dienstleistungen oder eine Kombination aus beidem)
  
• Dieser Satz: „Option zur Steuerzahlung nach Einzug“ („Option pour le paiement de la taxe d’après les débits“), wenn der Dienstleister/die Dienstleisterin diese Option anbietet
  

Strenges Nummerierungssystem

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und lückenlos sein. Unternehmen dürfen keine Nummern überspringen, wiederverwenden oder ändern, sobald Rechnungen ausgestellt sind. Das Finanzamt könnte Lücken in Nummerierungssystemen als Beweis für verdeckte Rechnungen interpretieren. Im Fehlerfall müssen Unternehmen korrigierte Rechnungen oder Gutschriften ausstellen.

Anwendbare Steuersätze

Der anwendbare Steuersatz der Mehrwertsteuer hängt von der Art der verkauften Waren oder Dienstleistungen und dem Zielland ab:

• Normaler Steuersatz von 20 %: Anwendbar auf die meisten Verkäufe von Waren und Dienstleistungen
  
• Ermäßigter Steuersatz von 10 %: Anwendbar auf Personenverkehr, Beherbergung, Restaurants und nicht erstattungsfähige Medikamente
  
• Ermäßigter Steuersatz von 5,5 %: Anwendbar auf Lebensmittel, Menstruationshygieneprodukte, Bücher in jedem Format und Live-Aufführungen
  

Für Kleinunternehmer/innen, die von der Mehrwertsteuer befreit sind, muss dieser Satz anstelle des Steuersatzes erscheinen: „Mehrwertsteuer nicht anwendbar, Artikel 293B des CGI“ („TVA nonapplicable, article 293B du CGI“).

Einhaltung von Zahlungsfristen

Das standardmäßige Zahlungsziel für B2B-Transaktionen beträgt 30 Tage, kann aber je nach Vereinbarung zwischen den Parteien auf 60 Tage netto oder 45 Tage zum Monatsende verlängert werden. Rechnungen müssen Verzugsstrafen einschließlich des anwendbaren Steuersatzes und der Pauschalgebühren für den Einzug eindeutig angeben.

Rechnungsaufbewahrung für 10 Jahre

Rechtlich müssen Unternehmen E-Commerce-Rechnungen für mindestens 10 Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Abrechnungszeitraums. Elektronische Rechnungen müssen in ihrem Originalformat aufbewahrt werden, wobei alle Informationen erhalten bleiben.

Geldstrafen

Online-Unternehmen, die die Invoicing-Anforderungen nicht erfüllen, unterliegen kumulativen Geldstrafen. Bei Invoicing-Verstößen (z. B. gefälschte Rechnungen, Nichterteilung von Rechnungen) drohen Online-Unternehmen Geldstrafen von bis zu 75.000 €, die sich für Kapitalgesellschaften auf 375.000 € erhöhen.

Auslassungen und ungenaue Informationen werden mit einer Geldstrafe von 15 € pro ausgelassenem oder ungenauem rechtlichen Hinweis geahndet, bis zu 25 % des Rechnungsbetrags. Gefälschte Rechnungen oder Rechnungen, die den Endkunden/die Endkundin oder den Verkäufer/die Verkäuferin verbergen, unterliegen einer zusätzlichen Geldstrafe von 50 % des Rechnungsbetrags, bis zu 375.000 € pro Abrechnungszeitraum.

Schließlich werden gefälschte Rechnungen oder deren Verwendung mit bis zu drei Jahren Gefängnis und einer Geldstrafe von 45.000 € geahndet, die sich auf 225.000 € für Kapitalgesellschaften erhöht.

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