Franse online ondernemingen moeten voldoen aan aanzienlijke juridische en boekhoudkundige vereisten voor e-commerce-facturatie. Onjuist opgestelde e-commerce-facturen kunnen leiden tot flinke boetes, geweigerde aftrek van btw voor zakelijke klanten en problemen bij controles. Aan de andere kant beschermt een efficiënte facturatieprocedure de cashflow, vereenvoudigt het de boekhouding en versterkt het de merkidentiteit van een onderneming.

De benadering van facturatie is tactischer geworden nu belangrijke hervormingen op het gebied van facturatie van kracht worden in Frankrijk. De hervorming voor elektronische facturatie, die in 2026 ingaat, vereist dat B2B-ondernemingen die in Frankrijk gevestigd zijn en btw-plichtig zijn, facturen uitgeven en accepteren in een gestructureerd, elektronisch format. Voor online ondernemingen, die vaak grote aantallen facturen uitgeven aan B2B-klanten, luidt de hervorming operationele veranderingen in die ondernemingen nu moeten doorvoeren.

In dit artikel lichten we de belangrijke aspecten van e-commerce-facturatie en gerelateerde wettelijke verplichtingen, regelgeving en best practices toe.

Belangrijkste punten

• E-commerce-facturatie heeft betrekking op facturen die worden uitgegeven voor online verkopen aan particulieren of ondernemingen.
  
• Facturen moeten voor alle transacties tussen ondernemingen worden uitgegeven, ongeacht het bedrag. Soms zijn ze ook vereist voor particulieren.
  
• De hervorming voor elektronische facturatie verandert de manier waarop online ondernemingen opereren. Vanaf 1 september 2026 moeten alle facturen tussen ondernemingen die onderworpen zijn aan de belasting toegevoegde waarde (btw) worden verzonden in een gestructureerd format via een goedgekeurd platform (AP).
  
• Geldige e-commerce-facturen moeten voldoen aan strikte regels, zoals de toevoeging van juridische kennisgevingen, een sequentiële en chronologische nummering, de toepassing van de juiste btw en naleving van betalingstermijnen.
  
• Online ondernemingen die niet voldoen aan de vereisten, riskeren mogelijk hoge cumulatieve boetes.
  

Wat is e-commerce-facturatie?

E-commerce-facturatie heeft betrekking op facturen die zijn uitgegeven voor online verkopen aan particulieren (B2C) of ondernemingen (B2B). Deze procedure volgt dezelfde regels als traditionele facturatie, maar omvat ook vereisten specifiek voor verkoop op afstand. Deze omvatten intracommunautaire btw, elektronische levering en speciale juridische kennisgevingen.

E-commerce-facturen fungeren als commerciële, boekhoudkundige en belastingdocumenten. Ze dienen als bewijs van transacties en betalingsbewijzen voor boekhoudkundige doeleinden. Ze zijn vereist voor de aftrek van btw voor zakelijke klanten.

Artikel L441-9 van het Wetboek van Koophandel (Code de commerce) definieert voornamelijk de voorschriften omtrent e-commerce-facturatie. Dit artikel betreft de facturatievereisten voor B2B-transacties. Artikel 289 van de Algemene belastingwet (Code général des impôts of CGI) behandelt de regels voor het uitgeven van facturen en de algemene voorwaarden voor elektronische facturatie.

Is e-commerce-facturatie verplicht in Frankrijk?

E-commerce-facturatie is verplicht in Frankrijk voor alle B2B online verkopen. Het is ook verplicht in bepaalde gevallen bij verkopen aan particulieren, waaronder verkoop op afstand van goederen, btw-vrijgestelde intracommunautaire zendingen en op verzoek van de klant.

Vereisten voor e-commerce-facturatie (B2B)

E-commerce-facturatie wordt voorgeschreven door artikel L441-9 van het Wetboek van Koophandel (Code de commerce). Hierin staat dat "de aankoop van goederen of diensten voor zakelijke doeleinden gefactureerd moet worden. Verkopers moeten een factuur uitgeven bij de levering van de goederen of diensten."

Online ondernemingen zijn verplicht facturen uit te geven aan zakelijke klanten, ongeacht het bedrag en of de klant hier vooraf om heeft gevraagd. De uitgiftedatum van de factuur is over het algemeen de datum waarop de goederen zijn verkocht of de diensten zijn voltooid. Bepaalde gevallen maken uitgestelde facturatie mogelijk, zoals de verkoop van goederen die zijn vrijgesteld van btw.

Vereisten voor e-commerce-facturatie (B2C)

Het soort verkoop bepaalt of er voor een particulier een e-commerce-factuur is vereist. Voor de verkoop van goederen zijn e-commerce-facturen verplicht in de volgende gevallen:

• Verzoek van de klant
  
• Verkoop op afstand
  
• Btw-vrijgestelde intracommunautaire leveringen
  

Bij het leveren van diensten is het verplicht een nota uit te geven als het transactiebedrag hoger is dan € 25, inclusief belasting. Nota's zijn documenten vergelijkbaar met betalingsbewijzen die minder details bevatten dan e-commerce-facturen.

E-commercefacturen en de hervorming van elektronische facturering

Overzicht van de hervorming

Elektronisch factureren is de norm geworden in Frankrijk en Europa. Volgens Artikel 26 van de wijzigende financiële wet voor 2022 nr. 2022-1157 moeten ondernemingen vanaf 1 september 2026 alle btw-plichtige B2B-facturen elektronisch uitgeven via een goedgekeurd platform (AP). Deze omvatten de indelingen Factur-X, Universal Business Language (UBL) of Cross Industry Invoice (CII).

De hervorming heeft de volgende vier doelen:

• De concurrentiepositie en efficiëntie van ondernemingen vergroten door over te stappen op digitale processen.
  
• Uiteindelijk de vereisten voor btw-aangiftes vereenvoudigen door btw-formulieren vooraf in te vullen.
  
• Btw-fraude bestrijden ten behoeve van ondernemingen die te goeder trouw handelen.
  
• Realtime inzicht krijgen in bedrijfsactiviteiten en het overheidsbeleid sturen.
  

Verplichte elektronische facturering wordt in fasen van kracht:

• 1 september 2026: Dit is de datum voor grote en middelgrote ondernemingen. Alle ondernemingen moeten op deze datum echter in staat zijn om elektronische facturen te accepteren.
  
• 1 september 2027: Dit is de datum voor middelgrote, kleine en zeer kleine ondernemingen, inclusief micro-ondernemingen.
  

Verplichte elektronische facturering omvat ook e-reporting, oftewel de elektronische indiening van belastinggegevens van ondernemingen die niet onder elektronische facturering vallen.

Gevolgen van de hervorming voor online ondernemingen

Voor online ondernemingen vereist de hervorming grote operationele updates die nu al kunnen worden doorgevoerd. Het brengt echter ook enkele voordelen met zich mee:

• Verhoogde productiviteit
  E-commercewebsites kunnen duizenden facturen per maand uitgeven. Op deze schaal vereenvoudigt het automatiseren van de factuurlevering via een AP het proces en vermindert het de verwerkingstijd. Omgekeerd kan het aannemen van de nieuwe vereisten na het verstrijken van de deadline, of het niet naleven ervan, leiden tot duizenden ongeldige facturen, waardoor ondernemingen worden blootgesteld aan cumulatieve boetes, waaronder € 50 per factuur die in de verkeerde indeling is uitgegeven en € 500 per niet-verzonden e-reportingbestand.
  
• Kortere B2B-betalingstermijnen
  AP's sturen elektronische facturen direct naar klanten. Deze traceerbaarheid zorgt ervoor dat facturen niet verloren gaan of worden vergeten en levert bewijs dat facturen zijn verzonden, ontvangen en verwerkt. AP's versnellen ook de verwerkingstijden voor klanten en hebben de neiging om betalingstermijnen, die de afgelopen jaren in Frankrijk langer zijn geworden, te verkorten. Ze kunnen ook te late betalingen verminderen.
  
• Minder fouten en geschillen
  De gestructureerde indeling van elektronische facturen helpt bij het elimineren van typfouten en onduidelijkheden in factuurtotalen, btw-tarieven en productnummers. Voor online ondernemingen betekent dit minder klantgeschillen, terugbetalingen en factuurvragen die de support moet beantwoorden.
  
• Grotendeels geautomatiseerde boekhouding
  Gestructureerde e-commercegegevens van facturen kunnen direct worden geïntegreerd in boekhoudsoftware en btw-aangiftes. Uiteindelijk kan het directoraat-generaal van de overheidsfinanciën (Direction générale des Finances publiques of DGFiP) delen van de aangiftes vooraf invullen met behulp van de verzonden gegevens. Dit kan online ondernemingen mogelijk elke maand tientallen uren werk besparen bij het invoeren van gegevens en accountreconciliatie.
  
• Verbeterde compliance
  AP's controleren automatisch op juridische kennisgevingen, de juiste indeling en gegevensconsistentie. Dit vermindert het risico aanzienlijk dat informatie op facturen wordt weggelaten (bijv. btw-vermeldingen, adressen, nummers in het identificatiesysteem voor vestigingen [SIRET], tarieven). Dit kan ook het risico op boetes voor niet-conforme facturen verkleinen.
  

Wat zijn de regels voor e-commercefacturatie?

E-commercefacturen moeten voldoen aan bepaalde regels, zoals deadlines voor de uitgifte, het vermelden van juridische kennisgevingen, sequentiële en chronologische nummering, de toepassing van de juiste btw, naleving van betalingstermijnen en de opslag van de factuur.

Ondernemingen kunnen deze regels in het factureringsproces opnemen.

Datum van uitgifte

Voor B2B-transacties moeten ondernemingen e-commercefacturen verstrekken zodra de verkoop of dienstverlening plaatsvindt. Er geldt een respijtperiode van enkele dagen om administratieve problemen op te vangen. B2C-facturen worden doorgaans samen met bestelbevestigingen of verzonden producten verstuurd.

Verplichte juridische kennisgevingen

Op zijn minst moeten facturen de volgende juridische kennisgevingen bevatten:

• Datum van uitgifte
  
• Uniek factuurnummer
  
• Bedrijfsgegevens (bijv. bedrijfsnaam, adres, SIRET-nummer, intracommunautair btw-nummer)
  
• Naam van de klant
  
• Gedetailleerde beschrijving van de goederen of diensten, inclusief hoeveelheden en eenheidsprijzen, exclusief belasting
  
• Toepasselijk btw-tarief en -bedrag
  
• Totaalbedrag, inclusief en exclusief belasting
  
• Betalingsvoorwaarden en -termijnen
  

Zodra de hervorming inzake elektronische facturatie van kracht wordt, omvatten de nieuwe juridische kennisgevingen die op elke factuur moeten staan het volgende:

• Het SIREN-nummer (Business Directory Identification System) van de klant, als de klant een onderneming is
  
• Het bezorgadres voor de goederen, als dit afwijkt van het adres van de klant
  
• Type transactie dat wordt gefactureerd (bijv. alleen goederen, alleen diensten, of een combinatie van beide)
  
• De volgende zin: 'Optie om belasting te betalen na afschrijvingen' ('Option pour le paiement de la taxe d'après les débits'), als de dienstverlener deze optie aanbiedt
  

Strikt nummeringssysteem

Factuurnummers moeten opeenvolgend en doorlopend zijn. Ondernemingen kunnen nummers niet overslaan, hergebruiken of wijzigen nadat facturen zijn uitgegeven. Het belastingkantoor kan hiaten in nummeringssystemen interpreteren als bewijs van verborgen facturen. Bij fouten moeten ondernemingen gecorrigeerde facturen of creditnota's uitgeven.

Toepasselijke btw-tarieven

Het toepasselijke btw-tarief is afhankelijk van het type verkochte goederen of diensten en het land van bestemming:

• Normaal tarief van 20%: Van toepassing op de meeste verkopen van goederen en diensten
  
• Gereduceerd tarief van 10%: Van toepassing op personenvervoer, logies, restaurants en niet-vergoedbare medicatie
  
• Gereduceerd tarief van 5,5%: Van toepassing op levensmiddelen, menstruatieproducten, boeken in elk formaat en liveoptredens
  

Voor micro-ondernemers die zijn vrijgesteld van btw, moet deze zin in de plaats komen van het belastingtarief: 'Btw niet van toepassing, artikel 293B van het CGI' ('TVA non applicable, article 293B du CGI').

Naleving van betalingstermijnen

De standaard betalingstermijn voor B2B-transacties is 30 dagen, maar dit kan worden verlengd tot netto 60 dagen of 45 dagen aan het einde van de maand, afhankelijk van de overeenkomst tussen de partijen. Op facturen moeten boetes voor te late betaling duidelijk worden vermeld, inclusief het toepasselijke tarief en de vaste incassokosten.

Opslag van facturen gedurende 10 jaar

Wettelijk gezien moeten ondernemingen e-commercefacturen ten minste 10 jaar bewaren. De opslagperiode begint aan het einde van de boekhoudperiode. Elektronische facturen moeten worden opgeslagen in hun oorspronkelijke indeling met behoud van alle informatie.

Boetes

Online ondernemingen die niet aan de factureringsvereisten voldoen, kunnen oplopende boetes krijgen. Facturatieovertredingen (bijv. nepfacturen, het niet uitreiken van facturen) stellen online ondernemingen bloot aan boetes tot € 75.000, wat oploopt tot € 375.000 voor rechtspersonen.

Weglatingen en onnauwkeurige informatie worden bestraft met een boete van € 15 per ontbrekende of onjuiste juridische kennisgeving, tot maximaal 25% van het factuurbedrag. Voor nepfacturen of facturen waarop de klant of verkoper wordt verborgen, geldt een extra boete van 50% van het factuurbedrag, tot € 375.000 per boekhoudperiode.

Tot slot is het gebruik van nepfacturen of het maken daarvan strafbaar met maximaal drie jaar gevangenisstraf en een boete van € 45.000, wat oploopt tot € 225.000 voor rechtspersonen.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.