Facturen vormen een belangrijk onderdeel van elke bedrijfsactiviteit. Ze leggen transacties tussen twee partijen vast en dienen als boekhoudkundig bewijs bij geschillen en audits. Voor naleving met de wet moeten facturen aan specifieke criteria voldoen, waaronder nummering.

Hoe moeten facturen worden genummerd? Wat zijn de vereisten? Dit artikel behandelt de meest gestelde vragen over factuurnummers in Frankrijk.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuurnummer?
  
• Waarom moet je facturen nummeren?
  
• Welke regelgeving is van toepassing?
  
• Hoe moet je facturen nummeren?
  
• Hoe moet je pro-formafacturen, aanbetalingsfacturen en creditnota's nummeren?
  
• Hoe wijzig je het nummer van een eerder uitgegeven factuur?
  
• Boetes voor het niet naleven van factureringsvoorschriften
  

Wat is een factuurnummer?

Het factuurnummer is een unieke identificatiecode die wordt toegewezen aan elke factuur die een onderneming uitgeeft, ongeacht de rechtsvorm. Het nummer is een verplicht factuuronderdeel in Frankrijk. Om aan de wettelijke vereisten te voldoen, moeten factuurnummers een continue, chronologische volgorde hebben.

Waarom moet je facturen nummeren?

Het toewijzen van een nummer aan elke factuur kan ondernemingen op verschillende manieren helpen. Individuele, chronologische nummering:

• Maakt het eenvoudiger om facturen te beheren en volgen, omdat het de onderneming in staat stelt facturen te ordenen en te identificeren

• Verbetert de boekhouding van facturen

• Vermindert het risico op verwarring of facturatiefouten

• Helpt ondernemingen financiële boetes te voorkomen die het gevolg kunnen zijn van niet-naleving van wettelijke vereisten

Factuurnummers zijn ook nuttig voor belastingdiensten, omdat ze de belastingautoriteiten in staat stellen de naleving van facturen te controleren en fraude effectiever te bestrijden.

Welke regelgeving is van toepassing?

De regels voor het nummeren van facturen wordt uiteengezet in het Franse Wetboek van Koophandel en het Algemeen Belastingwetboek (CGI). Volgens artikel 242 lid 9A van het CGI moet elke factuur een uniek nummer krijgen. De getallen moeten een ononderbroken, doorlopende en chronologische volgorde hebben en het is niet toegestaan om getallen in de reeks te herhalen of weg te laten.

In het geval van facturen met meerdere pagina's moet het unieke factuurnummer op elke pagina van de factuur verschijnen. Het factuurnummer moet duidelijk worden weergegeven, maar er zijn geen regels over specifieke plaatsing op het document.

Ten slotte moet het factuurnummer bij uitgifte op de factuur worden vermeld. Facturen kunnen na uitgifte niet meer worden genummerd.

Hoe moet je facturen nummeren?

Bedrijfseigenaren kunnen het factuurnummeringssysteem kiezen dat het beste bij hun onderneming past. Ze kunnen een voorvoegsel toevoegen dat verwijst naar een tijdsbestek of letters bevatten. Ondernemingen kunnen bijvoorbeeld de volgende indelingen gebruiken:

• Jaar-nummer

• Jaar-maand-nummer

• Letter-nummer

Het factuurnummer mag met elk willekeurig cijfer beginnen en hoeft dus niet met een nul te beginnen. Hier zijn enkele voorbeelden van genummerde factuurreeksen:

• Opeenvolgende numerieke reeksen: Facturen #03, #04, #05 enz.

• Opeenvolgende numerieke reeksen met een voorvoegsel dat verwijst naar het jaar: Facturen #2025-03, #2025-04, #2025-05 enz.

• Opeenvolgende numerieke reeksen met een voorvoegsel dat verwijst naar het jaar en de maand: Facturen #2025-03-03, #2025-03-04, #2025-03-05 enz.

Verschillende nummeringsreeksen

Als een onderneming meerdere facturatielocaties heeft (bijvoorbeeld online en fysieke winkels of meerdere fysieke locaties), kan voor elke locatie een andere nummering worden ingesteld. Je kunt ook verschillende reeksen gebruiken om onderscheid te maken tussen klanttypen (bijv. particulieren versus ondernemingen) of facturatieformaten (bijv. papieren versus elektronische facturen).

Een onderneming met één filiaal in Parijs en een ander in Lyon kan bijvoorbeeld de letters 'PAR' aan het begin van de reeks gebruiken voor facturen die in Parijs zijn uitgegeven en 'LYN' voor facturen die in Lyon zijn uitgegeven:

• Parijs: Facturen #PAR-03, #PAR-04, #PAR-05 enz.

• Lyon: Facturen #LYN-05, #LYN-06, #LYN-07 enz.

Je kunt het nummeringssysteem in de loop van het jaar wijzigen, maar je kunt het beste wachten tot het einde van het fiscale jaar om problemen met de belastingdienst te voorkomen.

Hoe moet je pro-formafacturen, aanbetalingsfacturen en creditnota's nummeren?

Pro-formafacturen zijn voorlopige facturen en hoeven dus niet genummerd te worden. Je kunt ze echter wel nummeren als je dat wilt. Het is belangrijk om een andere nummerreeks te gebruiken dan de reguliere facturen.

Aan de andere kant worden aanbetalingsfacturen voor juridische, commerciële en boekhoudkundige doeleinden als echte facturen beschouwd. De factuurnummers moeten worden opgenomen in de normale nummeringsreeks die wordt gebruikt voor standaardfacturen.

Creditnota's kunnen worden opgenomen in de reguliere factuurnummeringsreeks of een eigen afzonderlijke nummeringsreeks krijgen.

Hoe wijzig je het nummer van een eerder uitgegeven factuur?

Om een goede registratie van alle transacties te garanderen, staan de belastingautoriteiten niet toe dat facturen na uitgifte worden verwijderd of bewerkt. Als je het nummer van een eerder uitgegeven factuur wilt corrigeren, moet je een creditnota maken. Zo kun je de factuur met het verkeerde nummer annuleren en een nieuwe uitgeven. De nieuwe factuur moet het nummer krijgen dat volgt in de doorlopende, chronologische reeks.

Boetes voor het niet naleven van factureringsvoorschriften

Ondernemingen die de regelgeving voor facturen niet naleven, kunnen een boete van € 15 krijgen voor elke fout of ontbrekende informatie. De totale boetes zijn echter beperkt tot 25% van het totale factuurbedrag. Meer informatie over boetes voor niet-conforme facturen.

Met geavanceerde facturatietools zoals Stripe Invoicing kun je automatisch facturen maken die aan de regels voldoen, betalingen versnellen en je omzet beter bijhouden, zonder dat je iets hoeft te programmeren. Dit helpt je om facturatiefouten en de daarmee samenhangende boetes te voorkomen.