Rechnungen sind ein wichtiger Bestandteil jeder Geschäftstätigkeit. Sie zeichnen Transaktionen zwischen zwei Parteien auf und dienen als Buchhaltungsnachweis bei Zahlungsanfechtungen oder Audits. Damit Rechnungen rechtskonform sind, müssen sie bestimmte Kriterien erfüllen, wie z. B. die Nummerierung.

Wie müssen Rechnungen nummeriert werden? Welche Anforderungen gibt es? In diesem Artikel behandeln wir die am häufigsten gestellten Fragen zu Rechnungsnummern in Frankreich.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnungsnummer?
  
• Warum Sie Rechnungen nummerieren sollten
  
• Geltende Vorschriften
  
• So nummerieren Sie Ihre Rechnungen
  
• So nummerieren Sie Proforma-Rechnungen, Anzahlungsrechnungen und Stornorechnungen
  
• So ändern Sie die Nummer einer bereits ausgestellten Rechnung
  
• Strafen bei Nichteinhaltung der Rechnungsstellungsvorschriften
  

Was ist eine Rechnungsnummer?

Die Rechnungsnummer ist eine eindeutige Kennung, die jeder Rechnung eines Unternehmens zugewiesen wird, unabhängig von dessen Rechtsform Die Nummer ist in Frankreich eine Pflichtkomponente der Rechnung. Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen die Rechnungsnummern einer durchgängigen, chronologischen Abfolge folgen.

Warum Sie Rechnungen nummerieren sollten

Unternehmen profitieren von der Möglichkeit, jeder Rechnung eine Nummer zuzuweisen. Individuelle, chronologische Nummerierung:

• Hilft bei der einfacheren Verwaltung und Nachverfolgung von Rechnungen, da das Unternehmen so die Möglichkeit erhält, Rechnungen zu organisieren und zu identifizieren

• Verbessert die Rechnungslegung

• Reduziert das Risiko von Verwechslungen oder Abrechnungsfehlern

• Hilft Unternehmen, Geldstrafen zu vermeiden, die sich aus der Nichteinhaltung gesetzlicher Anforderungen ergeben können

Rechnungsnummern sind auch für Steuerbehörden hilfreich, da sie den Steuerbehörden ermöglichen, die Konformität von Rechnungen zu überprüfen und Betrug wirksamer zu bekämpfen.

Geltende Vorschriften

Die Rechnungsnummerierung unterliegt dem französischen Handelsgesetzbuch und dem französischen Steuergesetzbuchs (Code général des impôts, CGI). Gemäß Artikel 242 nonies A des CGI muss jeder Rechnung eine eindeutige Nummer zugewiesen werden. Die Nummern müssen eine ununterbrochene, kontinuierliche und chronologische Abfolge aufweisen – in dieser Abfolge dürfen sich keine Nummern wiederholen und keine weggelassen werden.

Bei mehrseitigen Rechnungen muss die eindeutige Rechnungsnummer auf jeder Seite der Rechnung erscheinen. Die Rechnungsnummer muss deutlich sichtbar sein, aber es gibt keine Regeln für die bestimmte Platzierung auf dem Dokument.

Schließlich muss die Rechnungsnummer bei Ausstellung auf der Rechnung angegeben werden. Rechnungen können nicht mehr nummeriert werden, nachdem sie ausgestellt wurden.

So nummerieren Sie Ihre Rechnungen

Geschäftsinhaber/innen können das Rechnungsnummerierungssystem wählen, das für ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Sie können ein Präfix hinzufügen, das auf einen Zeitraum verweist, oder Buchstaben hinzufügen. Unternehmen könnten zum Beispiel folgende Formate verwenden:

• Jahreszahl

• Jahr-Monat-Nummer

• Buchstaben-Nummer

Die Rechnungsnummer kann mit einer beliebigen Ziffer beginnen. Sie muss nicht mit einer Null beginnen. Hier sind einige Beispiele für nummerierte Rechnungsfolgen:

• Fortlaufende Nummernreihen: Rechnungen #03, #04, #05 usw.

• Fortlaufende Nummernreihen mit einem Präfix, das sich auf das Jahr bezieht: Rechnungen #2025-03, #2025-04, #2025-05 usw.

• Fortlaufende Nummernreihen mit einem Präfix, das sich auf das Jahr und den Monat bezieht: Rechnungen #2025-03-03, #2025-03-04, #2025-03-05 usw.

Unterschiedliche Nummerierungsreihen

Wenn ein Unternehmen mehrere Standorte für die Rechnungsstellung hat (z. B. Online- und Ladengeschäfte oder mehrere physische Standorte), kann es für jeden Standort eine andere Nummerierungsfolge einrichten. Zur Unterscheidung zwischen Kundentypen (z. B. Einzelpersonen oder Unternehmen) oder Abrechnungsformaten (z. B. Rechnungen in Papierform oder elektronische Rechnungen) können zudem unterschiedliche Abfolgen verwendet werden.

So könnte beispielsweise ein Unternehmen mit einer Filiale in Paris und einer weiteren in Lyon die Buchstaben „PAR“ am Anfang der Reihe für in Paris ausgestellte Rechnungen und „LYN“ für in Lyon ausgestellte Rechnungen verwenden:

• Paris: Rechnungen #PAR-03, #PAR-04, #PAR-05 usw.

• Lyon: Rechnungen #LYN-05, #LYN-06, #LYN-07 usw.

Sie können das Nummerierungssystem im Laufe des Jahres ändern. Am besten warten Sie jedoch bis zum Ende des Geschäftsjahres, um Probleme mit den Steuerbehörden zu vermeiden.

So nummerieren Sie Pro-forma-Rechnungen, Anzahlungsrechnungen und Stornorechnungen

Proforma-Rechnungen sind vorläufige Rechnungen und müssen daher keine Nummern enthalten. Sie können sie jedoch nach Belieben nummerieren. Es ist wichtig, eine Abfolge zu verwenden, die sich von derjenigen unterscheidet, die für reguläre Rechnungen verwendet wird.

Andererseits werden Anzahlungsrechnungen für rechtliche, kaufmännische und buchhalterische Zwecke als tatsächliche Rechnungen betrachtet. Ihre Nummern sollten in der üblichen Nummerierungsfolge für Standardrechnungen enthalten sein.

Stornorechnungen können in die reguläre Rechnungsnummerierungsfolge aufgenommen werden oder ihnen kann eine eigene separate Nummerierungsfolge zugewiesen werden.

So ändern Sie die Nummer einer bereits ausgestellten Rechnung

Um eine ordnungsgemäße Aufzeichnung aller Transaktionen zu gewährleisten, erlauben die Steuerbehörden nicht, dass Rechnungen nach der Ausstellung gelöscht oder bearbeitet werden. Um die Nummer einer bereits ausgestellten Rechnung zu korrigieren, müssen Sie eine Stornorechnung erstellen. So können Sie die Rechnung mit der falschen Nummer stornieren und eine neue ausstellen. Der neuen Rechnung sollte die Nummer zugewiesen werden, die in der kontinuierlichen, chronologischen Abfolge folgt.

Strafen bei Nichteinhaltung der Rechnungsstellungsvorschriften

Unternehmen, die die Rechnungsstellungsvorschriften nicht einhalten, müssen mit Geldstrafen von 15 € für jeden Fehler oder jede fehlende Information rechnen. Die Summe der Geldstrafen ist jedoch auf 25 % des gesamten Rechnungsbetrags begrenzt. Erfahren Sie mehr über die Strafen für nicht konforme Rechnungen.

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