Las facturas son una parte clave de cualquier actividad empresarial. Registran las transacciones entre dos partes y sirven como prueba contable en disputas o auditorías. Para que las facturas cumplan con la ley, deben cumplir con criterios específicos, incluida la numeración.

¿Cómo se deben numerar las facturas? ¿Cuáles son los requisitos? En este artículo se recogen las preguntas más frecuentes sobre los números de factura en Francia.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un número de factura?
  
• Por qué debes numerar las facturas
  
• Qué normativa se aplica
  
• Cómo numerar tus facturas
  
• Cómo numerar facturas proforma, facturas de depósito y notas de crédito
  
• Cómo cambiar el número de una factura emitida anteriormente
  
• Sanciones por incumplimiento de la normativa de facturación
  

¿Qué es un número de factura?

El número de factura es un identificador único asignado a cada factura que emite una empresa, independientemente de su forma jurídica. El número es un componente obligatorio de la factura en Francia. Para cumplir con los requisitos legales, los números de factura deben seguir una secuencia cronológica continua.

Por qué debes numerar las facturas

Las empresas pueden beneficiarse de asignar un número a cada factura. Numeración individual y cronológica:

• Ayuda a gestionar y realizar un seguimiento más fácil de las facturas, ya que permite a la empresa organizar e identificar las facturas

• Mejora la contabilidad de las facturas

• Reduce el riesgo de confusión o errores de facturación

• Ayuda a las empresas a evitar sanciones económicas derivadas del incumplimiento de los requisitos legales

Los números de factura también son útiles para las autoridades fiscales, ya que les permiten verificar el cumplimiento de las facturas y combatir el fraude de manera más eficaz.

Qué normativa se aplica

La numeración de facturas está regulada por el Código de Comercio y el Código General de Impuestos (CGI) franceses. De conformidad con el artículo 242 apartado A del CGI, cada factura debe tener asignado un número único. Los números deben seguir una secuencia ininterrumpida, continua y cronológica: no se pueden repetir ni omitir números en la secuencia.

En el caso de facturas de varias páginas, el número de factura único debe aparecer en cada página de la factura. El número de factura debe mostrarse claramente, pero no hay reglas sobre la ubicación específica dentro del documento.

Por último, el número de factura debe incluirse en la factura cuando se emita. Las facturas no se pueden numerar después de haberse emitido.

Cómo numerar tus facturas

Los dueños de empresas pueden elegir el sistema de numeración de facturas que mejor se adapte a su empresa. Pueden añadir un prefijo que haga referencia a un período de tiempo o incluir letras. Por ejemplo, las empresas podrían usar formatos como los siguientes:

• Año-número

• Año-mes-número

• Letra-número

El número de factura puede comenzar con cualquier dígito; no tiene por qué empezar con un cero. Estos son algunos ejemplos de secuencias de facturas numeradas:

• Series numéricas secuenciales: facturas n.º 03, 04, 05, etc.

• Series numéricas secuenciales con un prefijo que hace referencia al año: facturas n.º 2025-03, 2025-04, 2025-05, etc.

• Series numéricas secuenciales con un prefijo que hace referencia al año y al mes: Facturas n.º 2025-03-03, 2025-03-04, 2025-03-05, etc.

Diferentes series de numeración

Si una empresa tiene varias ubicaciones de facturación (p. ej., tiendas físicas y en línea o varias ubicaciones físicas), puede configurar una secuencia de numeración diferente para cada ubicación. También se pueden utilizar diferentes secuencias para distinguir entre tipos de clientes (p. ej., particulares frente a empresas) o formatos de facturación (p. ej., facturas en papel frente a facturas electrónicas).

Por ejemplo, una empresa con una sucursal en París y otra en Lyon podría utilizar las letras «PAR» al principio de la serie para las facturas emitidas en París y «LYN» para las emitidas en Lyon:

• París: facturas n.º PAR-03, PAR-04, PAR-05, etc.

• Lyon: facturas n.º LYN-05, LYN-06, LYN-07, etc.

Puedes cambiar el sistema de numeración durante el año, pero es mejor esperar hasta que finalice el año fiscal para evitar problemas con las autoridades fiscales.

Cómo numerar facturas proforma, facturas de depósito y notas de crédito

Las facturas proforma son facturas provisionales, por lo que no es necesario que tengan números. Sin embargo, puedes numerarlas si quieres. Es importante usar una secuencia diferente a la que se usa para las facturas normales.

Por otro lado, las facturas de depósito se consideran facturas reales a efectos legales, comerciales y contables. Sus números deben incluirse en la secuencia de numeración habitual utilizada para las facturas estándar.

Las notas de crédito pueden incluirse en la secuencia de numeración habitual de facturas o pueden tener su propia secuencia de numeración independiente.

Cómo cambiar el número de una factura emitida anteriormente

Para garantizar un registro adecuado de todas las transacciones, las autoridades fiscales no permiten que las facturas se eliminen o editen después de su emisión. Para corregir el número de una factura emitida anteriormente, debes crear una nota de crédito. Esto te permitirá cancelar la factura con un número incorrecto y emitir una nueva. A la nueva factura se le debe asignar el número que sigue en la secuencia cronológica continua.

Sanciones por incumplimiento de la normativa de facturación

Las empresas que incumplan la normativa en materia de facturación pueden enfrentarse a multas de 15 € por cada error o información que falte. Sin embargo, el total de multas tiene un máximo del 25 % del importe total de la factura. Obtén más información sobre las sanciones por facturas que no cumplen con la normativa.

Las herramientas avanzadas de facturación, como Stripe Invoicing, pueden ayudarte a evitar errores de facturación y multas relacionadas mediante la automatización de la creación de facturas que cumplan la normativa, la aceleración de los pagos y la mejora del seguimiento de los ingresos, sin necesidad de programación.