Las facturas son una parte esencial de cualquier actividad empresarial. Registran las transacciones entre dos partes y sirven como prueba contable en disputas o auditorías. Para que las facturas cumplan con la ley, deben cumplir con criterios específicos, incluida la numeración.

¿Cómo deben numerarse las facturas? ¿Cuáles son los requisitos? En este artículo se abordan las preguntas más frecuentes sobre los números de facturas en Francia.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un número de factura?
  
• Por qué debes numerar las facturas
  
• Qué normativas se aplican
  
• Cómo numerar las facturas
  
• Cómo numerar facturas proforma, facturas de depósito y notas de crédito
  
• Cómo cambiar el número de una factura emitida previamente
  
• Sanciones por incumplimiento de la normativa de facturación
  

¿Qué es un número de factura?

El número de factura es un identificador único asignado a cada factura que emite una empresa, independientemente de su estructura jurídica. El número es un componente obligatorio de la factura en Francia. Para cumplir con los requisitos legales, los números de factura deben seguir una secuencia cronológica continua.

¿Por qué debes numerar las facturas?

Las empresas pueden beneficiarse de asignar un número a cada factura. Numeración individual y cronológica:

• Ayuda a gestionar y realizar un seguimiento de las facturas con mayor facilidad, ya que permite a la empresa organizar e identificar las facturas.

• Mejora la contabilidad de facturas.

• Reduce el riesgo de confusión o errores de facturación.

• Ayuda a las empresas a evitar sanciones económicas derivadas del incumplimiento de los requisitos legales.

Los números de factura también son útiles para las autoridades fiscales, ya que les permiten verificar el cumplimiento de la factura y combatir el fraude de manera más eficaz.

Qué normativas se aplican

La numeración de las facturas está regulada por el Código de Comercio francés y el Código General Tributario (CGI). En virtud del artículo 242 nonies A del CGI, a cada factura se le debe asignar un número único. Los números deben seguir una secuencia ininterrumpida, continua y cronológica; no se pueden repetir ni omitir números en la secuencia.

En el caso de facturas de varias páginas, el número único de factura debe aparecer en cada página de la factura. El número de factura debe indicarse con claridad, pero no hay reglas sobre la ubicación específica en el documento.

Por último, el número de factura debe incluirse en la factura cuando se emite. Las facturas no se pueden numerar una vez emitidas.

Cómo numerar tus facturas

Los titulares de empresas pueden elegir el sistema de numeración de facturas que mejor se adapte a su negocio. Pueden agregar un prefijo que haga referencia a un período o incluir letras. Por ejemplo, las empresas podrían utilizar formatos como los siguientes:

• Año-número

• Año-mes-número

• Letra-número

El número de factura puede comenzar con cualquier dígito; no tiene que empezar con un cero. Estos son algunos ejemplos de secuencias de facturas numeradas:

• Series numéricas secuenciales: facturas #03, #04, #05, etc.

• Series numéricas secuenciales con un prefijo que hace referencia al año: facturas #2025-03, #2025-04, #2025-05, etc.

• Series numéricas secuenciales con un prefijo que hace referencia al año y al mes: facturas #2025-03-03, #2025-03-04, #2025-03-05, etc.

Diferentes series de numeración

Si una empresa tiene varias ubicaciones de facturación (por ejemplo, tiendas físicas y en línea o varios lugares físicos), puede configurar una secuencia de numeración diferente para cada ubicación. También se pueden utilizar diferentes secuencias para distinguir entre tipos de clientes (p. ej., particulares frente a empresas) o formatos de facturación (p. ej., en papel frente a facturas electrónicas).

Por ejemplo, una empresa con una sucursal en París y otra en Lyon podría utilizar las letras «PAR» al principio de la serie para las facturas emitidas en París y «LYN» para las emitidas en Lyon:

• París: facturas #PAR-03, #PAR-04, #PAR-05, etc.

• Lyon: facturas #LYN-05, #LYN-06, #LYN-07, etc.

Puedes cambiar el sistema de numeración durante el año, pero es mejor esperar hasta que termine el año fiscal para evitar problemas con las autoridades fiscales.

Cómo numerar facturas proforma, facturas de depósito y notas de crédito

Las facturas proforma son facturas provisionales, por lo que no es necesario que tengan números. Sin embargo, puedes numerarlas si lo deseas. Es importante utilizar una secuencia diferente de la que se utiliza para las facturas normales.

Por otro lado, las facturas de depósito se consideran facturas reales a efectos legales, comerciales y contables. Sus números deben incluirse en la secuencia de numeración regular utilizada para las facturas estándares.

Las notas de crédito pueden incluirse en la secuencia de numeración regular de facturas, o se les puede asignar su propia secuencia de numeración independiente.

Cómo cambiar el número de una factura emitida previamente

Para garantizar un registro adecuado de todas las transacciones, las autoridades fiscales no permiten que las facturas se eliminen o editen después de su emisión. Para corregir el número de una factura emitida anteriormente, debes crear una nota de crédito. Esto te permite cancelar la factura con el número incorrecto y emitir una nueva. A la nueva factura se le debe asignar el número que sigue en la secuencia cronológica continua.

Sanciones por incumplimiento de la normativa de facturación

Las empresas que no cumplan con la normativa de facturación pueden enfrentarse a multas de €15 por cada error o falta de información. Sin embargo, el total de las multas tiene un máximo del 25 % del importe total de la factura. Obtén más información sobre las sanciones por facturas que no cumplen con la normativa.

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