ใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสําคัญของกิจกรรมทางธุรกิจ โดยจะบันทึกธุรกรรมระหว่างสองฝ่ายและทําหน้าที่เป็นหลักฐานทางบัญชีในการโต้แย้งการชําระเงินหรือการตรวจสอบบัญชี ใบแจ้งหนี้จะต้องเป็นไปตามเกณฑ์ที่กําหนดไว้ รวมถึงการกําหนดหมายเลข เพื่อให้ใบแจ้งหนี้เป็นไปตามกฎหมาย

ใบแจ้งหนี้ควรกําหนดหมายเลขอย่างไร ข้อกําหนดมีอะไรบ้าง บทความนี้จะพูดถึงคําถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับหมายเลขใบแจ้งหนี้ในฝรั่งเศส

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• หมายเลขใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• ทําไมคุณจึงควรกําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้
  
• มีระเบียบข้อบังคับอะไรบ้าง
  
• วิธีกําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้
  
• วิธีกําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ Pro forma, ใบแจ้งหนี้เงินมัดจํา และใบลดหนี้
  
• วิธีเปลี่ยนเลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ออกไปก่อนหน้า
  
• บทลงโทษกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้
  

หมายเลขใบแจ้งหนี้คืออะไร

หมายเลขใบแจ้งหนี้คือหมายเลขระบุเฉพาะที่กําหนดให้กับใบแจ้งหนี้ทุกฉบับที่ธุรกิจออก โดยไม่คํานึงถึงรูปแบบทางกฎหมายของกิจการ หมายเลขนี้เป็นองค์ประกอบที่จําเป็นของใบแจ้งหนี้ในฝรั่งเศส หมายเลขใบแจ้งหนี้จะต้องเป็นไปตามลําดับเวลาต่อเนื่องกันเพื่อให้เป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมาย

ทําไมคุณจึงควรกําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้

การกําหนดหมายเลขให้กับใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับมีประโยชน์ต่อธุรกิจ การกําหนดหมายเลขแต่ละใบตามลําดับเวลา

• ช่วยให้จัดการและติดตามใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้น เนื่องจากช่วยให้ธุรกิจจัดระเบียบและหาใบแจ้งหนี้ได้ง่าย

• ช่วยปรับปรุงการทําบัญชีใบแจ้งหนี้

• ลดความเสี่ยงที่จะเกิดความสับสนหรือข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน

• ช่วยป้องกันไม่ให้ธุรกิจได้รับบทลงโทษทางการเงินที่อาจเป็นผลมาจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมาย

นอกจากนี้ หมายเลขใบแจ้งหนี้ยังมีประโยชน์ต่อหน่วยงานด้านภาษีด้วย เนื่องจากช่วยให้หน่วยงานด้านภาษียืนยันการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านใบแจ้งหนี้และจัดการกับการฉ้อโกงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

มีระเบียบข้อบังคับอะไรบ้าง

การกําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้อยู่ภายใต้การกำกับของประมวลกฎหมายพาณิชย์และประมวลกฎหมายภาษีทั่วไป (CGI) ของฝรั่งเศส ภายใต้มาตรา 242 nonies A ของ CGI ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับจะต้องกําหนดหมายเลขที่ไม่ซ้ํากัน ตัวเลขจะต้องเป็นไปตามลําดับเวลา ไม่ขาดตอน และต่อเนื่อง โดยคุณไม่สามารถใช้หมายเลขซ้ำหรือข้ามตัวเลขในลําดับได้

ในกรณีที่ใบแจ้งหนี้ที่มีหลายหน้า หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำดังกล่าวจะต้องปรากฏบนทุกหน้าของใบแจ้งหนี้ หมายเลขใบแจ้งหนี้จะต้องแสดงไว้อย่างชัดเจน แต่ไม่มีกฎว่าต้องอยู่ตำแหน่งใดบนเอกสารโดยเฉพาะ

ข้อสุดท้าย หมายเลขใบแจ้งหนี้จะต้องอยู่ในใบแจ้งหนี้เมื่อออกใบแจ้งหนี้ ไม่สามารถกําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้หลังจากที่ออกเอกสารแล้ว

วิธีกําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้

เจ้าของธุรกิจสามารถเลือกระบบการกําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เหมาะกับธุรกิจของตนที่สุด โดยสามารถเพิ่มคํานําหน้าที่อ้างอิงถึงกรอบเวลาหรือมีตัวอักษร ตัวอย่างเช่น ธุรกิจสามารถใช้รูปแบบต่างๆ ดังต่อไปนี้

• เลขปี

• ปี-เดือน-เลขที่

• ตัวอักษร-หมายเลข

หมายเลขใบแจ้งหนี้เริ่มต้นด้วยตัวเลขใดก็ได้ ไม่จําเป็นต้องเริ่มต้นด้วยศูนย์ ต่อไปนี้คือตัวอย่างลําดับใบแจ้งหนี้ที่มีหมายเลข

• ชุดตัวเลขที่เรียงตามลําดับ: ใบแจ้งหนี้เลขที่ 03, 04, 05 ฯลฯ

• ชุดข้อมูลตัวเลขเรียงตามลําดับที่มีรหัสนําหน้าอ้างอิงถึงปี: ใบแจ้งหนี้เลขที่ 2025-03, 2025-04, 2025-05 ฯลฯ

• ชุดข้อมูลตัวเลขเรียงตามลําดับที่มีรหัสนําหน้าอ้างอิงปีและเดือน: ใบแจ้งหนี้เลขที่ 2025-03-03, 2025-03-04, 2025-03-05 ฯลฯ

ชุดการกําหนดเลขที่แตกต่างกัน

หากธุรกิจมีสถานที่ตั้งออกใบแจ้งหนี้หลายแห่ง (เช่น ร้านค้าออนไลน์และหน้าร้าน หรือสถานที่ตั้งจริงหลายแห่ง) ก็สามารถตั้งค่าลําดับหมายเลขที่แตกต่างกันสําหรับแต่ละสถานที่ตั้งได้ นอกจากนี้ ยังใช้ลําดับต่างๆ เพื่อแยกความแตกต่างระหว่างประเภทลูกค้า (เช่น บุคคลทั่วไปกับธุรกิจ) หรือรูปแบบการเรียกเก็บเงิน (เช่น ใบแจ้งหนี้กระดาษกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์)ได้ด้วย

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่มีสาขาหนึ่งในปารีสและอีกสาขาหนึ่งในลียงอาจใช้ตัวอักษร "PAR" ขึ้นต้นชุดตัวเลขสําหรับใบแจ้งหนี้ที่ออกในปารีส และ "LYN" สําหรับใบแจ้งหนี้ที่ออกในลียง:

• ปารีส: ใบแจ้งหนี้เลขที่ PAR-03, PAR-04, PAR-05 ฯลฯ

• ลียง: ใบแจ้งหนี้เลขที่ LYN-05, LYN-06, LYN-07 ฯลฯ

คุณสามารถเปลี่ยนระบบการกําหนดเลขในระหว่างปีได้ แต่ควรรอจนกว่าจะสิ้นสุดปีภาษีเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหากับหน่วยงานภาษี

วิธีกําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ Pro forma, ใบแจ้งหนี้เงินมัดจํา และใบลดหนี้

ใบแจ้งหนี้ Pro forma เป็นใบแจ้งหนี้ชั่วคราว ดังนั้นจึงไม่จําเป็นต้องมีตัวเลข อย่างไรก็ตาม คุณเลือกที่จะกำหนดหมายเลขได้ แต่สิ่งสําคัญคือต้องใช้ลําดับที่แตกต่างจากที่ใช้กับใบแจ้งหนี้ทั่วไป

ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้เงินมัดจําถือเป็นใบแจ้งหนี้จริงเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย การค้า และทางบัญชี จึงต้องอยู่ในลําดับเลขปกติที่ใช้กับใบแจ้งหนี้มาตรฐาน

ใบลดหนี้ สามารถใช้ลําดับหมายเลขใบแจ้งหนี้ปกติหรือกําหนดลําดับหมายเลขแยกต่างหากออกมาก็ได้

วิธีเปลี่ยนเลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ออกไปก่อนหน้า

หน่วยงานด้านภาษีไม่อนุญาตให้ลบหรือแก้ไขใบแจ้งหนี้หลังจากออกเอกสารแล้ว เพื่อให้มั่นใจว่ามีการบันทึกธุรกรรมทั้งหมดถูกต้อง คุณต้องทำใบลดหนี้หากต้องการแก้ไขเลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ออกไปก่อนหน้านี้ วิธีนี้ช่วยให้คุณยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่เลขที่ไม่ถูกต้องและออกใบแจ้งหนี้ใหม่ได้ ใบแจ้งหนี้ใหม่ควรได้รับการกําหนดหมายเลขตามมาตามลําดับเวลาต่อเนื่อง

บทลงโทษกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้

ธุรกิจที่ไม่ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อาจต้องเสียค่าปรับ 15 ยูโร สําหรับข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ขาดหายไปในแต่ละชิ้น อย่างไรก็ตาม ค่าปรับทั้งหมดกำหนดไว้ไม่เกิน 25% ของยอดรวมในใบแจ้งหนี้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทลงโทษสําหรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่เป็นไปตามข้อกําหนด

เครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูง เช่น Stripe Invoicing จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินและค่าปรับที่เกี่ยวข้องได้โดยการสร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกําหนดโดยอัตโนมัติ ช่วยเร่งการชําระเงิน และปรับปรุงการติดตามรายรับโดยไม่ต้องเขียนโค้ด