Les factures sont un élément clé de toute activité commerciale. Elles permettent d’enregistrer les transactions entre deux parties et servent de preuve comptable en cas de litige ou de vérification. Pour que les factures soient conformes, elles doivent répondre à des critères précis, notamment concernant la numérotation.

Comment les factures doivent-elles être numérotées? Quelles sont les exigences? Cet article reprend les questions les plus fréquemment posées sur la numérotation des factures en France.

Que contient cet article?

• Définition du numéro de facture
  
• Objectif de la numérotation des factures
  
• Réglementations applicables
  
• Numérotation des factures
  
• Numérotation des factures pro forma, des factures d’acompte et des notes de crédit
  
• Modification du numéro d’une facture déjà émise
  
• Pénalités en cas de non-respect de la réglementation en matière de facturation
  

Définition du numéro de facture

Le numéro de facture est un identifiant unique attribué à chaque facture émise par une entreprise, quelle que soit sa forme juridique. En France, ce numéro doit obligatoirement figurer sur la facture. Pour se conformer aux exigences légales, les numéros de facture doivent suivre une séquence ininterrompue.

Objectif de la numérotation des factures

Les entreprises ont avantage à attribuer un numéro à chaque facture. Numérotation séquentielle individuelle :

• Facilite la gestion et le suivi des factures, car elle permet à l’entreprise d’organiser et d’identifier les factures

• Améliore la comptabilité des factures

• Réduit le risque de confusion ou d’erreurs de facturation

• Permet aux entreprises d’éviter les pénalités financières pouvant résulter du non-respect des obligations légales

Les numéros de facture sont également utiles aux autorités fiscales, car ils leur permettent de vérifier la conformité des factures et de lutter plus efficacement contre la fraude.

Réglementations applicables

La numérotation des factures est régie par le Code du commerce et le Code général des impôts (CGI). En vertu de l’article 242 nonies A du CGI, chaque facture doit se voir attribuer un numéro unique. Les numéros doivent se succéder de manière ininterrompue, séquentielle et chronologique : vous ne pouvez pas répéter ou omettre des nombres dans la séquence.

Dans le cas des factures de plusieurs pages, le numéro de facture unique doit apparaître sur chaque page de la facture. Si le numéro de facture doit être clairement mentionné, il n’y a pas de règles concernant l’endroit où il doit apparaître dans le document.

Enfin, le numéro doit figurer sur la facture lors de son émission. Les factures ne peuvent pas être numérotées une fois qu’elles ont été émises.

Numérotation des factures

Les propriétaires d’entreprise sont libres de choisir le système de numérotation des factures qui leur convient le mieux. Ils peuvent ajouter un préfixe faisant référence à une période ou inclure des lettres. Par exemple, les entreprises peuvent opter pour l’un des formats suivants :

• Année-numéro

• Année-mois-numéro

• Lettre-numéro

Le numéro de facture peut commencer par n’importe quel chiffre. Il n’est pas nécessaire qu’il débute par un zéro. Voici quelques exemples de séquences de factures numérotées :

• Série numérique séquentielle : Factures n° 03, n° 04, n° 05, etc.

• Série numérique séquentielle avec un préfixe faisant référence à l’année : Factures n° 2025-03, n° 2025-04, n° 2025-05, etc.

• Série numérique séquentielle avec un préfixe faisant référence à l’année et au mois : Factures n° 2025-03-03, n° 2025-03-04, n° 2025-03-05, etc.

Différentes séries de numérotation

Si une entreprise dispose de plusieurs emplacements de facturation (par exemple, des boutiques en ligne et physiques ou plusieurs emplacements physiques), elle peut choisir une séquence de numérotation différente pour chaque emplacement. Différentes séquences peuvent également être utilisées pour distinguer les types de clients (par exemple, les particuliers par rapport aux entreprises) ou les formats de facturation (par exemple, papier par rapport aux factures électroniques).

Par exemple, une entreprise qui possède une succursale à Paris et une autre à Lyon peut utiliser les lettres « PAR » au début de la série pour les factures émises à Paris et « LYN » pour celles émises à Lyon :

• Paris : Factures n° PAR-03, n° PAR-04, n° PAR-05, etc.

• Lyon : Factures n° LYN-05, n° LYN-06, n° LYN-07, etc.

Vous pouvez changer le système de numérotation en cours d’année, mais il est préférable d’attendre la fin de l’année financière pour éviter des problèmes avec l’administration fiscale.

Numérotation des factures pro forma, des factures d’acompte et des notes de crédit

Les factures pro forma étant des factures provisoires, il n’est pas obligatoire qu’elles portent un numéro. Cependant, vous pouvez les numéroter si vous le souhaitez. Il est important de les distinguer des factures standard par un ordre différent.

En revanche, les factures d’acompte sont considérées comme des factures réelles à des fins juridiques, commerciales et comptables. Leurs numéros doivent suivre la séquence de numérotation habituelle utilisée pour les factures standard.

Les notes de crédit peuvent suivre la séquence de numérotation normale des factures ou se voir attribuer leur propre séquence de numérotation.

Modification du numéro d’une facture déjà émise

Pour s’assurer que toutes les transactions sont enregistrées adéquatement, les autorités fiscales n’autorisent pas la suppression ou la modification des factures après leur émission. Pour corriger le numéro d’une facture émise précédemment, vous devez créer une note de crédit. Cette opération permet d’annuler la facture avec le mauvais numéro et d’en émettre une nouvelle. La nouvelle facture doit se voir attribuer le numéro qui suit dans la séquence.

Pénalités en cas de non-respect de la réglementation en matière de facturation

Les entreprises qui ne respectent pas la réglementation en matière de facturation s’exposent à des amendes de 15 € pour chaque erreur ou information manquante. Cependant, le total des amendes est plafonné à 25 % du montant total de la facture. En savoir plus sur les pénalités pour factures non conformes.

Des outils de facturation avancés tels que Stripe Invoicing peuvent vous aider à éviter les erreurs de facturation et les amendes associées en automatisant la création de factures conformes, en accélérant les paiements et en améliorant le suivi des revenus, sans avoir à écrire une seule ligne de code.