Faturas são parte fundamental de qualquer atividade empresarial. Eles registram transações entre duas partes e servem como prova contábil em contestações ou auditorias. Para que as faturas estejam em conformidade legal, elas devem atender a critérios específicos, incluindo numeração.

Como as faturas devem ser numeradas? Quais são os requisitos? Este artigo abrange as perguntas mais frequentes sobre números de fatura na França.

Neste artigo:

• O que é o número de uma fatura?
  
• Por que deve-se numerar as faturas
  
• Que regulamentos se aplicam
  
• Como numerar as faturas
  
• Como numerar as faturas pró-forma, faturas de depósito e notas de crédito
  
• Como alterar o número de uma fatura emitida anteriormente
  
• Penalidades por não conformidade com as normas de faturamento
  

O que é o número de uma fatura?

O número é um identificador único atribuído a cada fatura emitida por uma empresa, independentemente de sua forma jurídica. O número é um componente obrigatório da fatura na França. Para cumprir os requisitos legais, os números das faturas devem seguir uma sequência cronológica contínua.

Por que deve-se numerar faturas

A atribuição de um número a cada fatura pode beneficiar as empresas. Numeração individual e cronológica:

• Ajuda a gerenciar e rastrear faturas com mais facilidade, pois permite que a empresa organize e identifique faturas

• Aprimora a contabilidade de faturas

• Reduz o risco de confusão ou erros de faturamento

• Ajuda as empresas a evitar penalidades financeiras que podem resultar da não conformidade com requisitos legais

Os números das faturas também são úteis para as autoridades fiscais, pois permitem verificar a conformidade das faturas e combater fraudes com mais eficácia.

Que regulamentos se aplicam

A numeração da fatura é regulada pelo Código Comercial francês e pelo Código Geral Tributário (CGI). Nos termos do Artigo 242, n.º A do CGI, cada fatura deve receber um número único. Os números devem seguir uma sequência ininterrupta, contínua e cronológica. Não é possível repetir ou omitir números na sequência.

No caso de faturas de várias páginas, o número único da fatura deve aparecer em todas as páginas da fatura. O número da fatura deve ser claramente exibido, mas não há regras sobre a posição específica no documento.

Por fim, o número deve ser incluído quando a fatura é emitida. Não é possível numerar faturas após a emissão.

Como numerar as faturas

Os empresários podem escolher o sistema de numeração de faturas mais adequado para sua empresa. Eles podem adicionar um prefixo que faça referência a um período de tempo ou incluir letras. Por exemplo, as empresas podem usar formatos como:

• Número do ano

• Número do ano-mês

• Letra-número

O número da fatura pode começar com qualquer dígito, não precisa começar com zero. Veja a seguir alguns exemplos de sequências numeradas de faturas:

• Séries numéricas sequenciais: faturas #03, #04, #05 etc.

• Série numérica sequencial com prefixo referente ao ano: faturas #2025-03, #2025-04, #2025-05 etc.

• Série numérica sequencial com prefixo referente ao ano e mês: faturas #2025-03-03, #2025-03-04, #2025-03-05, etc.

Séries de numeração diferentes

Se uma empresa tiver vários locais de faturamento (por exemplo, lojas online e físicas ou vários locais físicos), ela poderá configurar uma sequência de numeração diferente para cada local. Diferentes sequências também podem ser usadas para distinguir entre tipos de clientes (por exemplo, pessoas físicas vs. empresas) ou formatos de faturamento (p. ex., faturas impressas vs. eletrônicas).

Por exemplo, uma empresa com uma filial em Paris e outra em Lyon pode usar as letras "PAR" no início da série para faturas emitidas em Paris e "LYO" para faturas emitidas em Lyon:

• Paris: faturas #PAR-03, #PAR-04, #PAR-05 etc.

• Lyon: faturas #LYO-05, #LYO-06, #LYO-07 etc.

Você pode alterar o sistema de numeração durante o ano, mas é melhor esperar até o final do ano fiscal para evitar problemas com as autoridades fiscais.

Como numerar faturas pró-forma, faturas de depósito e notas de crédito

Faturas pró-forma são faturas provisórias, portanto, não precisam ter números. No entanto, você pode numerá-las se quiser. É importante usar uma sequência diferente da usada para faturas regulares.

Por outro lado, as faturas de depósito são consideradas faturas reais para fins legais, comerciais e contábeis. Os números delas devem ser incluídos na sequência de numeração regular usada para faturas padrão.

Notas de crédito podem ser incluídas na sequência de numeração normal das faturas ou receber uma sequência própria de numeração.

Como alterar o número de uma fatura emitida anteriormente

Para garantir o registro adequado de todas as transações, as autoridades fiscais não permitem que as faturas sejam excluídas ou editadas após a emissão. Para corrigir o número de uma fatura emitida anteriormente, é necessário criar uma nota de crédito. Dessa forma, você pode cancelar a fatura com o número errado e emitir uma nova. A nova fatura deve ter o número que se segue na sequência cronológica contínua.

Penalidades por não conformidade com regulamentos de faturamento

As empresas que não cumprirem os regulamentos de faturamento podem sofrer multas de € 15 por cada erro ou informação ausente. No entanto, o total das multas é de 25% do valor total da fatura. Saiba mais sobre as penalidades para faturas sem conformidade.

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