Uitgiftedata zijn een belangrijk onderdeel van Franse facturen. Ze markeren het begin van de betalingscyclus voor een goed of dienst en moeten op alle facturen staan. Ze zijn superbelangrijk, zowel vanuit juridisch als fiscaal oogpunt, omdat fouten of weglatingen bedrijven veel geld kunnen kosten.

In dit artikel wordt uitgelegd wat een uitgiftedatum is, waarom deze belangrijk is, welke regels er gelden en waarom bedrijven facturen altijd snel moeten versturen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de uitgiftedatum van een factuur?
  
• Wanneer worden facturen meestal uitgegeven?
  
• Waarom is de factuurdatum belangrijk?
  
• Kan een bedrijf een uitgiftedatum wijzigen?
  
• Waarom facturen snel moeten worden uitgegeven
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is de uitgiftedatum van een factuur?

Een uitgiftedatum is de dag waarop een leverancier officieel een factuur opstelt en deze naar een klant stuurt voor betaling van een goed of dienst. Alle facturen moeten een uitgiftedatum hebben.

Wat is het verschil tussen een factuurdatum en een deadline?

Een factuurdatum is de dag waarop een bedrijf een factuur maakt. Een vervaldatum is de dag waarop de klant moet betalen. Deze twee verplichte gegevens vullen elkaar aan: de ene geeft aan wanneer de betalingscyclus begint en de andere geeft de vervaldatum aan.

Wat is het verschil tussen een uitgiftedatum en een leveringsdatum?

Een uitgiftedatum is de dag waarop een bedrijf een factuur maakt en naar een klant stuurt. Een leveringsdatum geeft aan wanneer een gekocht product bij hen aankomt of wanneer de leverancier het werk af heeft. Deze twee data zijn vaak hetzelfde, maar kunnen ook verschillen.

Wanneer worden facturen meestal uitgegeven?

Een factuur voor een goed of product wordt meestal op de dag van verkoop gegenereerd, terwijl een factuur voor een dienst wordt opgesteld zodra de dienstverlener het werk heeft uitgevoerd. Artikel 289 van de Algemene Belastingwet (Code général des impôts) bepaalt dat ’de factuur in principe wordt uitgegeven wanneer de levering of dienst heeft plaatsgevonden’.

Maar de Franse wet accepteert meestal facturen die een paar dagen na de transactie worden uitgegeven, als er administratieve redenen zijn voor het verschil. Daarnaast zijn er nog andere gevallen waarin het oké is om de factuur later uit te geven:

• Vooraf factureren: als vooraf factureren gebeurt – wat betekent dat een bedrijf geld vraagt voordat het een product levert of een dienst uitvoert – maken ze de factuur voordat de transactie plaatsvindt.
  
• Intracommunautaire levering: voor intracommunautaire leveringen van goederen die vrijgesteld zijn van belasting over de toegevoegde waarde (btw), moet de leverancier de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering opstellen.
  
• Periodieke facturering: als een bedrijf meerdere leveringen van goederen of diensten aan dezelfde klant doet en btw binnen dezelfde kalendermaand moet worden betaald, moet de factuur uiterlijk aan het einde van die maand worden opgesteld.
  

In alle gevallen moet de factuur binnen een maand worden opgesteld.

Waarom is de factuurdatum belangrijk?

De factuurdatum is belangrijk omdat deze van invloed is op de geldigheid van het document, het btw-beheer, de inkomsten van de leverancier en de betalingstermijnen. Het biedt het bedrijf ook een back-up in geval van een audit of geschil.

• Juridisch bestaan: een factuur heeft alleen rechtsgeldigheid vanaf de datum van uitgifte. Zonder dit detail kunnen boekhoudplatforms de factuur weigeren, kunnen klanten deze betwisten en kunnen belastingautoriteiten deze tijdens een audit afwijzen.
  
• Wettelijke verplichting: de uitgiftedatum en factuurnummer zijn verplichte gegevens die op facturen moeten staan. De vermelde dag moet overeenkomen met het gebruikte nummeringsschema. Factuurnummers moeten opeenvolgend en ononderbroken zijn.
  
• Betalingsdeadline: de factuurdatum is belangrijk voor de vervaldatum van de vereffening. Zonder deze datum kan een klant een herinneringsbrief of achterstallige kosten betwisten.
  
• Btw-betaling: de uitgiftedatum bepaalt wanneer de btw op de factuur moet worden betaald.
  
• Boetes voor te late betaling: de factuurdatum bepaalt hoeveel dagen een saldo achterstallig is.
  
• Geschillen: als een klant een factuur betwist, kan de factuurdatum het bestaan van het document, de opgelopen schuld, de betalingstermijn, wanneer boetes voor te late betaling van toepassing zijn en de dag waarop de verjaringstermijn ingaat, bevestigen.
  

Als de factuurdatum niet op de factuur staat, voldoet het document niet aan de voorschriften en kan de ondernemer een boete krijgen. Als een factuurdatum onjuist is of ontbreekt, kan er een boete van € 15 worden opgelegd. Let op: als er meerdere fouten of ontbrekende gegevens op dezelfde factuur staan, is de boete beperkt tot een kwart van de waarde van de factuur.

Kan een bedrijf de datum van uitgifte veranderen?

Een bedrijf kan de datum van een factuur niet veranderen nadat het document is gemaakt. Om de factuurdatum te veranderen, moet een bedrijf een creditnota maken, die de originele factuur helemaal of gedeeltelijk ongeldig maakt. Daarna maakt het bedrijf een nieuwe factuur met de juiste datum.

Waarom facturen snel moeten worden opgesteld

Er zijn verschillende redenen waarom bedrijven facturen snel moeten versturen: regelgeving, belastingen en financiën. De voordelen van snellere facturering zijn onder andere:

• Voldoen aan wettelijke vereisten: om aan de wet te voldoen, moeten facturen op de datum van opstelling worden verstuurd.
  
• Beter financieel beheer: door facturen snel te versturen, wordt het risico op omissies verminderd en worden klanten sneller betaald.
  
• Minder betalingsachterstanden: door facturen meteen na opmaak te versturen, worden incassocycli gemaximaliseerd en wordt het risico op betalingsachterstanden of wanbetaling verminderd.
  
• Verhoging van de professionele geloofwaardigheid: het snel versturen van facturen toont professionele toewijding aan zakelijke relaties en bevordert het vertrouwen van klanten.
  

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen.

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betaalherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.
  
• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.
  
• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.