In Frankrijk mag een bedrijf, om ervoor te zorgen dat alle transacties worden bewaard, een factuur niet verwijderen of wijzigen nadat deze is uitgegeven. Om een eerder uitgegeven factuur wettelijk te corrigeren, moet een bedrijf een creditnota uitgeven. In dit artikel bespreken we de creditnota, inclusief hoe deze wordt gedefinieerd, wat de voordelen ervan zijn, hoe deze wordt aangemaakt, wat de gevolgen zijn voor de belasting over de toegevoegde waarde (btw) en meer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een creditnota en wat is het doel ervan?
  
• Wanneer wordt een creditnota uitgegeven?
  
• Wat onderscheidt een creditnota van andere soorten facturen?
  
• Een conforme creditnota maken
  

Wat is een creditnota en wat is het doel ervan?

Een creditnota is een boekhoudkundig document dat door een bedrijf wordt uitgegeven om de details van een eerder uitgegeven factuur aan te passen. Het werkt als een corrigerende factuur waarmee het bedrijf de oorspronkelijke factuur kan annuleren en een herziene, bijgewerkte versie kan uitgeven. De creditnota wordt in het Frans ook wel avoir genoemd, of een creditmemo.

Opmerking: als boekhoudkundig document moet de creditnota minstens 10 jaar worden bewaard.

Wanneer wordt een creditnota uitgegeven?

Een creditnota moet in de volgende gevallen worden uitgegeven:

• Als er een fout in de factuur staat, bijvoorbeeld als het bedrijf te veel in rekening heeft gebracht
  
• Als er goederen worden geretourneerd
  
• Om een ​​korting of terugbetaling te verstrekken nadat de originele factuur is uitgegeven
  
• In geval van een defect of het niet leveren van producten of diensten
  

Als een klant bijvoorbeeld niet tevreden is met een door jou geleverde dienst, kan je een creditnota uitgeven om een gedeeltelijke terugbetaling of creditering te verstrekken. Als een product niet meer leverbaar is vanwege een voorraadprobleem, kan je bovendien een creditnota uitgeven voor een volledige terugbetaling. Met de creditnota kan je je prijsaanpassingen voor de klant documenteren en een vriendschappelijke relatie met hen onderhouden.

Wat onderscheidt een creditnota van andere soorten facturen?

Normaal gesproken is het doel van een factuur (zoals een aanbetalingsfactuur, een standaardfactuur of voortgangsfacturatie) om betaling van een verschuldigd bedrag te verkrijgen. Daarop staat het bedrag dat de klant verschuldigd is, details over de geleverde goederen of diensten en de verkoopvoorwaarden.

Een creditnota daarentegen maakt het mogelijk om een fout in een eerder uitgegeven factuur te corrigeren, om geretourneerde goederen of het niet leveren van producten of diensten te compenseren, of om de prijs aan te passen als gebaar van goede wil. Meestal erkent een creditnota een schuld aan de klant en stelt deze het bedrijf in staat om de terugbetaling of het krediet wettelijk in zijn boekhouding op te nemen.

Een conforme creditnota opstellen

Een creditnota volgt de standaardfacturatieregels. Deze moet bepaalde verplichte informatie bevatten en gebruikmaken van ononderbroken volgnummering. Je kan voor je creditnota's een andere nummerreeks gebruiken dan voor je standaardfacturen.

Elke creditnota moet het volgende bevatten:

• Het woord “avoir” op het document
  
• Verwijzingen naar de oorspronkelijke factuur
  
• Het teruggestorte bedrag exclusief btw
  
• Het bijbehorende btw-bedrag (indien van toepassing)
  

De aangegeven bedragen moeten vergezeld gaan van de woorden “net à créditer” (netto te crediteren) of “net à déduire” (netto af te trekken) in plaats van “net à payer” (netto te betalen). Geavanceerde facturatiesoftware zoals Stripe Invoicing kan je facturen automatisch maken (inclusief creditnota's) en je debiteurenbeheer stroomlijnen zonder dat je zelf hoeft te programmeren.

Hoe zit het met btw?

Bedrijven die profiteren van de basisregeling voor btw-vrijstelling hoeven geen btw te innen. Als een eerste factuur zonder btw is uitgegeven, zal de corrigerende factuur dus ook geen btw bevatten.

Als het bedrijf echter onder de normale of vereenvoudigde belastingregeling (régime réel normal ou simplifié) valt en de eerste factuur btw bevatte, moet op de creditnota het bedrag aan btw worden vermeld dat moet worden teruggestort.

Hervorming van elektronische facturatie tussen bedrijven

Vanaf 2026 wordt elektronische facturatie geleidelijk verplicht voor alle transacties tussen bedrijven die btw-plichtig zijn. Deze verplichting gaat in op:

• 1 september 2026 voor grote en middelgrote bedrijven
  
• 1 september 2027 voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) en micro-ondernemingen
  

Vanaf diezelfde data moeten ook creditnota's elektronisch worden uitgegeven via een partner dematerialisatieplatform (PDP). Het PDP zorgt ervoor dat elektronische facturen naar de ontvangers worden gestuurd en dat transactiegegevens naar de overheid worden gestuurd. Je gaat ook elektronische facturen van je leveranciers ontvangen.