ในประเทศฝรั่งเศส เพื่อให้ธุรกรรมทั้งหมดยังคงอยู่ ธุรกิจจะไม่สามารถลบหรือแก้ไขใบแจ้งหนี้หลังจากที่ออกแล้วได้ หากต้องการแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกไปก่อนหน้านี้ให้ถูกต้องตามกฎหมาย ธุรกิจจะต้องออกใบลดหนี้ โดยในบทความนี้ เราจะพูดถึงใบลดหนี้ รวมถึงความหมายของใบลดหนี้ ประโยชน์ของใบลดหนี้ วิธีสร้างใบลดหนี้ ผลกระทบต่อภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และอื่นๆ

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบลดหนี้คืออะไร และมีจุดประสงค์เพื่ออะไร
  
• ใบลดหนี้ออกเมื่อใด
  
• อะไรคือสิ่งที่ทําให้ใบลดหนี้แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ประเภทอื่นๆ
  
• การสร้างใบลดหนี้ที่เป็นไปตามข้อกําหนด
  

ใบลดหนี้คืออะไร และมีจุดประสงค์เพื่ออะไร

ใบลดหนี้คือเอกสารทางบัญชีที่บริษัทออกให้เพื่อแก้ไขรายละเอียดของใบแจ้งหนี้ที่ออกก่อนหน้านี้ โดยทำหน้าที่เป็นใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถยกเลิกใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมและออกใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขและปรับปรุงใหม่ได้ โดยมีชื่อเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า avoir ในภาษาฝรั่งเศส หรือบันทึกเครดิต

หมายเหตุ: เนื่องจากเป็นเอกสารทางบัญชี จึงต้องเก็บใบลดหนี้ไว้อย่างน้อย 10 ปี

ใบลดหนี้ออกเมื่อใด

จะต้องออกใบลดหนี้ในกรณีต่อไปนี้

• หากมีข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ เช่น การเรียกเก็บเงินเกินจากธุรกิจ
  
• หากมีการคืนสินค้า
  
• ให้ส่วนลดหรือเงินคืนหลังจากออกใบแจ้งหนี้ต้นฉบับแล้ว
  
• ในกรณีที่มีข้อบกพร่องหรือไม่สามารถจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการได้
  

ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าไม่พอใจกับบริการที่คุณมอบให้ คุณสามารถออกใบลดหนี้เพื่อขอคืนเงินบางส่วนหรือเครดิตได้ นอกจากนี้ หากสินค้าหมดเนื่องจากสินค้าขาดตลาด คุณสามารถออกใบลดหนี้เพื่อขอคืนเงินเต็มจำนวนได้ ใบลดหนี้นี้ช่วยให้คุณบันทึกการปรับราคาให้กับลูกค้าและรักษาความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าได้

อะไรคือสิ่งที่ทําให้ใบลดหนี้แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ประเภทอื่นๆ

โดยปกติแล้ว วัตถุประสงค์ของใบแจ้งหนี้ (เช่น ใบแจ้งหนี้มัดจำ ใบแจ้งหนี้มาตรฐาน หรือใบแจ้งหนี้แบบแบ่งเก็บตามกำหนด) คือการได้รับชำระเงินตามกำหนดชำระ โดยใบแจ้งหนี้จะระบุจำนวนเงินที่ลูกค้าค้างชำระ รายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบ และเงื่อนไขการขาย

ในทางกลับกัน ใบลดหนี้ช่วยให้สามารถแก้ไขข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่ออกก่อนหน้านี้ เพื่อชดเชยสินค้าที่ส่งคืนหรือความผิดพลาดในการจัดหาสินค้าหรือบริการ หรือเพื่อปรับราคาเพื่อแสดงเจตนาดี โดยส่วนใหญ่แล้ว ใบลดหนี้จะรับรู้หนี้ของลูกค้า และช่วยให้ธุรกิจสามารถบันทึกการคืนเงินหรือเครดิตในบัญชีได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย

การสร้างใบลดหนี้ที่เป็นไปตามข้อกําหนด

ใบลดหนี้เป็นไปตามกฎการออกใบแจ้งหนี้มาตรฐาน ต้องมีข้อมูลที่จำเป็นบางอย่าง และมีการเรียงลำดับหมายเลขอย่างต่อเนื่อง โดยคุณสามารถใช้ชุดหมายเลขที่แตกต่างกันสำหรับใบลดหนี้ของคุณจากใบแจ้งหนี้มาตรฐานได้

นี่คือสิ่งที่ต้องมีในใบลดหนี้แต่ละใบ

• คำว่า “avoir” ในเอกสาร
  
• ข้อมูลอ้างอิงเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ฉบับแรก
  
• จำนวนเงินคืนก่อนหักภาษี
  
• จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)
  

จำนวนเงินที่ระบุต้องมาพร้อมกับคำว่า “net à créditer” (ยอดสุทธิที่ต้องเครดิต) หรือ “net à déduire” (ยอดสุทธิที่ต้องหักออก) แทนคำว่า “net à payer” (ยอดสุทธิที่ต้องชำระ) ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ที่ทันสมัย ​​เช่น Stripe Invoicing สามารถทำให้การสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณ (รวมถึงใบลดหนี้) เป็นแบบอัตโนมัติ รวมถึงจัดการและปรับปรุงลูกหนี้การค้าของคุณโดยที่คุณไม่ต้องเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว

แล้วภาษีมูลค่าเพิ่มล่ะ

บริษัทที่ได้รับประโยชน์จากระบบการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มขั้นพื้นฐานจะได้รับการยกเว้นไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ดังนั้น หากใบแจ้งหนี้ฉบับแรกออกโดยไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขก็จะไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย

แต่ถ้าบริษัทอยู่ภายใต้ระบบภาษีปกติหรือแบบง่าย (régime réel normal ou simplifié) และใบแจ้งหนี้เริ่มต้นรวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว ใบลดหนี้จะต้องระบุจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องคืนด้วย

ปฏิรูประบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ระหว่างบริษัท

ตั้งแต่ปี 2026 เป็นต้นไป การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะค่อยๆ กลายเป็นข้อบังคับสำหรับธุรกรรมทั้งหมดที่ดำเนินการระหว่างธุรกิจที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ข้อกำหนดนี้จะมีผลบังคับใช้ในวันที่ต่อไปนี้

• 1 กันยายน 2026 สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดกลาง
  
• 1 กันยายน 2027 สำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) รวมถึงธุรกิจขนาดไมโคร
  

โดยภายในวันเดียวกันนี้ จะต้องมีการออกใบลดหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้แพลตฟอร์ม Dematerialization ของพาร์ทเนอร์ (PDP) ซึ่งทำหน้าที่รับผิดชอบในการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไปยังผู้รับ และข้อมูลธุรกรรมไปยังรัฐบาล นอกจากนี้ คุณยังจะเริ่มได้รับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จากซัพพลายเออร์ของคุณด้วย