För att alla transaktioner ska sparas i Frankrike får företag inte radera eller ändra en faktura efter att den har utfärdats. För att kunna korrigera en tidigare utfärdad faktura måste ett företag utfärda en kreditnota. I den här artikeln kommer vi att diskutera kreditnotan, inklusive hur den definieras, vilka fördelarna är, hur den skapas, hur den påverkar mervärdesskatt (moms) med mera.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en kreditnota och vad är syftet med den?
  
• När utfärdas en kreditnota?
  
• Vad skiljer en kreditnota från andra typer av fakturor?
  
• Skapa en kreditnota som uppfyller kraven
  

Vad är en kreditnota och vad är syftet med den?

En kreditnota är ett bokföringsdokument som utfärdas av ett företag för att ändra uppgifterna i en tidigare utfärdad faktura. Den fungerar som en korrigerande faktura som gör det möjligt för företaget att annullera den ursprungliga fakturan och utfärda en reviderad, uppdaterad version. Kreditnotan kallas också avoir på franska eller credit memo.

Obs! Kreditnotan måste sparas i minst 10 år som bokföringsdokument.

När utfärdas en kreditnota?

En kreditnota måste utfärdas i följande fall:

• Om det har uppstått ett fel i fakturan, till exempel att företaget debiterar för mycket
  
• Om varor returneras
  
• För att ge en rabatt efter att den ursprungliga fakturan har utfärdats
  
• I händelse av en defekt eller underlåtenhet att tillhandahålla produkter eller tjänster
  

Om en kund till exempel inte är nöjd med en tjänst som du har tillhandahållit kan du utfärda en kreditnota för att återbetala en del av beloppet eller bevilja kredit. Om en produkt har blivit otillgänglig på grund av ett lagerproblem kan du dessutom utfärda en kreditnota för att återbetala hela beloppet. Med kreditnotan kan du dokumentera dina prisjusteringar för kunden och upprätthålla en vänskaplig relation med dem.

Vad skiljer en kreditnota från andra typer av fakturor?

Normalt är syftet med en faktura (t.ex. en insättningsfaktura, en standardfaktura eller en delfaktura) att erhålla betalning av ett utestående belopp. Den anger det belopp som kunden är skyldig, information om de varor eller tjänster som tillhandahålls samt försäljningsvillkoren.

Omvänt gör en kreditnota det möjligt att korrigera ett fel på en tidigare utfärdad faktura, kompensera för returnerade varor eller underlåtenhet att tillhandahålla produkter eller tjänster eller justera priset som en goodwill-gest. Oftast redovisar en kreditnota en skuld till kunden och gör det möjligt för företaget att lagligt registrera ersättning eller en kredit i sina konton.

Skapa en kreditnota som uppfyller kraven

En kreditnota följer standardreglerna för fakturering. Den måste innehålla vissa obligatoriska uppgifter och använda löpande numrering utan avbrott. Du kan använda en annan nummerserie för dina kreditnotor än för dina standardfakturor.

Varje kreditnota måste innehålla följande:

• Ordet ”avoir” på dokumentet
  
• Referenser som kopplar den till den ursprungliga fakturan
  
• Återbetalningsbeloppet före skatt
  
• Motsvarande moms (om tillämpligt)
  

De angivna beloppen måste åtföljas av orden ”netto à céditer” (netto som ska krediteras) eller ”netto à déduire” (netto som ska dras av) istället för ”netto à payer” (netto att betala). Programvara för sofistikerad fakturering som Stripe Invoicing kan automatisera skapandet av fakturor (inklusive kreditnotor) samt hantera och effektivisera kundfordringar utan att du behöver skriva en enda rad kod.

Vad gäller för moms?

Företag som omfattas av det grundläggande systemet för momsbefrielse är befriade från att ta ut moms på betalningar. Om en första faktura utfärdas utan moms kommer den korrigerande fakturan därför inte heller att innehålla moms.

Om företag omfattas av det normala eller förenklade skattesystemet (régime réel normal ou simplifié) och den ursprungliga faktura innehöll moms, måste det dock anges på kreditnota vilken moms som ska återbetalas.

Reform av elektronisk fakturering mellan företag

Från och med 2026 blir elektronisk fakturering gradvis obligatorisk för alla transaktioner som genomförs mellan företag som är momspliktiga. Detta krav träder i kraft den:

• 1 september, 2026, för stora och medelstora företag
  
• 1 september 2027, för små och medelstora företag (SMF) och mikroföretag
  

Vid samma datum måste även kreditnotor utfärdas elektroniskt via en partnerplattform för dematerialisering (PDP). PDP ansvarar för att överföra elektroniska fakturor till mottagare och transaktionsdata till myndigheter. Du kommer också att börja ta emot elektroniska fakturor från dina leverantörer.