Wat is een voortgangsfactuur? Wanneer moet deze worden betaald? Hoe maak je deze bijzondere factuur? In dit artikel vind je uitleg over de voortgangsfactuur, een type factuur waarmee ondernemingen betalingen voor langetermijnprojecten kunnen spreiden. Dit type factuur is gangbaar bij ambachtsbedrijven, bouwbedrijven en aannemers van openbare werken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een voortgangsfactuur?
  
• Waarom geef je een voortgangsfactuur uit?
  
• Wat is het verschil tussen een voortgangsfactuur en een aanbetalingsfactuur?
  
• Wanneer geef je een voortgangsfactuur uit?
  
• Hoe bereken je het bedrag van een voortgangsfactuur?
  
• Welke informatie moet op een voortgangsfactuur staan?
  

Wat is een voortgangsfactuur?

Een voortgangsfactuur, ook wel een "tussentijdse factuur" genoemd, is een type factuur dat wordt gebruikt door professionele ambachts-, bouw- en constructiebedrijven. Hiermee kunnen ondernemingen stapsgewijs factureren terwijl het werk vordert, vooral wanneer het gaat om projecten die weken, maanden of jaren duren.

Waarom geef je een voortgangsfactuur uit?

Voor een onderneming biedt een voortgangsfactuur een zekere mate van financiële zekerheid. Doordat betalingen binnenkomen terwijl het werk vordert, heeft de leverancier beter grip op kosten voor arbeid en grondstoffen. Hierdoor blijft de cashflow van de onderneming tijdens het project op peil, waardoor het risico op onbetaalde facturen afneemt.

De klant heeft met een voortgangsfactuur inzicht in de voortgang van de opdracht. Klanten kunnen de voortgang gemakkelijker volgen en in termijnen betalen, wat vooral gunstig is bij langetermijnprojecten waarmee hoge kosten zijn gemoeid.

Wat is het verschil tussen een voortgangsfactuur en een aanbetalingsfactuur?

Een aanbetalingsfactuur bezegelt de verbintenis tussen de klant en de leverancier. Deze factuur wordt uitgegeven door een onderneming voordat het werk begint.

Bij een voortgangsfactuur sturen leveranciers tijdens het project met een vast interval facturen op basis van het voltooiingspercentage (bijv. 10%, 20%, 50%, 75%, enz.). Voordat het project begint, nemen beide partijen een beslissing over een facturatieschema, dat doorgaans deel uitmaakt van het contract.

Wanneer geef je een voortgangsfactuur uit?

Leveranciers kunnen maandelijks voortgangsfacturen uitgeven, maar kunnen dat ook doen op basis van het voltooiingspercentage van het werk. Het hangt allemaal af van de afspraak die klant en leverancier maken.

De eindfactuur, ook wel saldofactuur genoemd, is de laatste factuur die de leverancier uitgeeft. Deze factuur, waarop het resterende verschuldigde saldo wordt vermeld, geeft aan dat het werk is voltooid.

Hoe bereken je het bedrag van een voortgangsfactuur?

Er zijn twee manieren om het bedrag van een voortgangsfactuur te berekenen. De leverancier kan:

• Het verschuldigde bedrag berekenen op basis van het percentage voltooide werkzaamheden, afgezet tegen alle werkzaamheden.
  
• Het verschuldigde bedrag berekenen per fase of per contract (een methode die vaak wordt gebruikt wanneer meerdere aannemers op dezelfde locatie werken). Bij deze methode wordt elke specifieke service progressief gefactureerd naarmate het werk vordert.
  

Je kunt je hele facturatieproces vereenvoudigen met Stripe Invoicing, een tool die je kunt integreren met je bestaande systemen. Hiermee verloopt het maken van facturen eenvoudiger, worden inkomsten automatisch bijgehouden en worden betalingen sneller uitgevoerd. En dat zonder dat je iets hoeft te programmeren.

Welke informatie moet op een voortgangsfactuur staan?

Op een voortgangsfactuur is dezelfde informatie verplicht als op een standaardfactuur, waaronder:

• Factuurgegevens, Uniek factuurnummer en uitgiftedatum van factuur
  
• Gegevens van de verkoper. Volledige naam of bedrijfsnaam, nummer uit SIREN (de nationale bedrijvengids) of het nummer uit SIRET (het identificatiesysteem van het vestigingsregister), de rechtsvorm van de onderneming, het bedrag van het aandelenkapitaal, het RCS-nummer (het handels- en vennootschapsregister voor bedrijven), het RM-nummer (het handelsregister voor ambachtslieden), het geregistreerde kantooradres en het btw-nummer (belasting toegevoegde waarde) als het bedrijf btw-plichtig is.
  
• Gegevens van de klant. Naam of bedrijfsnaam en factuur- en verzendadres (indien verschillend).
  
• Transactiegegevens. Inkoopordernummer (indien van toepassing) en datum van verkoop of voltooiing van de dienst.
  
• Beschrijving van de goederen of diensten: eenheid, aantal, type, merk, referentie, geleverde materialen en arbeid.
  
• Prijzen exclusief btw. Prijs per eenheid van de goederen of diensten, toeslagen en kortingen (indien van toepassing) en totaalbedrag.
  
• Btw-gegevens. Het btw-tarief dat van toepassing is op elk artikel of de tekst "Btw niet van toepassing, art. 293 B van de Franse belastingwetgeving" voor bedrijven die zijn vrijgesteld van btw, en het btw-bedrag.
  
• Prijzen inclusief btw. Het bedrag inclusief alle belastingen.
  
• Betalingstermijnen. Vervaldatum, boetes voor te late betaling in geval van niet-betaling op de vervaldatum en forfaitaire vergoeding voor incassokosten.
  

De factuur moet ook informatie bevatten die specifiek is voor de huidige taak, zoals:

• Het woord "voortgangsfactuur"
  
• Het nummer van de offerte dat overeenkomt met de voortgangsfactuur
  
• Aanduiding van batches of contracten, indien van toepassing
  
• Percentage van voltooiing van de totale opdracht en van de batch of het contract, indien van toepassing
  
• Bedrag van de voortgang sinds de laatste vervaldatum en het reeds betaalde bedrag
  
• Details van de eventuele betaalde aanbetaling
  

Bedrijven en ambachtsbedrijven in de bouw en in de sector voor publieke werken moeten op de factuur ook informatie vermelden over hun beroepsverzekering, de contactgegevens van de verzekeraar, de geografische dekking van het contract en de verleggingsregeling van de onderaannemer, indien van toepassing.