Hoewel een ondertekende offerte een professionele verbintenis vormt tussen de leverancier en zijn klant, is deze niet altijd nodig. Bovendien variëren de structuur van een offerte en de benodigde informatie die erin moet staan, afhankelijk van de sector en de betreffende dienst. Hoe stel je dan een gedetailleerde offerte op die voldoet aan de Franse administratieve vereisten? In dit artikel wordt alles uitgelegd wat je moet weten om offertes te genereren zonder boetes te krijgen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een quote en waarvoor wordt het gebruikt?
  
• Wanneer moet je een offerte geven?
  
• Wat moet er in een offerte staan?
  
• Wanneer kan een offerte worden gefactureerd?
  
• Hoe lang blijft een offerte geldig?
  
• Hoe maak je een offerte aan?
  

Wat is een offerte en waarvoor wordt deze gebruikt?

Een offerte is een conceptovereenkomst die door een professional voor een klant wordt opgesteld. Dit document legt de aard en prijs van de betreffende goederen of diensten vast en wordt bindend wanneer het door de klant wordt ondertekend. De offerte informeert de klant over de details en voorwaarden van het aanbod, zodat hij kan beslissen of hij hiermee akkoord gaat.

Wanneer moet je een offerte geven?

Een gedetailleerde offerte is niet altijd nodig – soms is het voldoende om alleen de prijs te vermelden. Voor bepaalde diensten is een offerte echter wel verplicht, met name voor werkzaamheden en reparaties in de bouw- en woninginrichtingssector. In principe zijn offertes gratis, maar in deze sector kunnen ze tegen betaling worden verstrekt.

Alle bedrijven die verhuizingen, autoverhuur (auto's onder de 3,5 ton, zonder chauffeur en zonder koopoptie) of uitvaartdiensten aanbieden, moeten hun klanten ook een gratis offerte geven voordat ze hun diensten leveren.

Gezondheidswerkers die in de optometrie en brillenbranche werken of medische apparatuur leveren, moeten een gratis offerte in twee exemplaren maken; het exemplaar van de professional moet minstens een jaar worden bewaard.

Als je esthetische chirurgie doet, moet je een offerte geven aan de klant als de totale kosten van de dienst 300 euro of meer zijn, als er algemene verdoving nodig is of als de patiënt om een offerte heeft gevraagd.

Ook moeten leveranciers en verkopers van producten en diensten die het naar huis gaan en de zelfstandigheid van gehandicapten of zieken makkelijker maken, een offerte geven. Offertes zijn verplicht als het product op maat wordt gemaakt, als het wordt geleased of als de prijs 500 euro of meer is, inclusief eventuele belastingen. Ook voor tandheelkundige en podologische diensten is een offerte nodig als de kosten hoog zijn.

Ten slotte zijn offertes verplicht wanneer een dienst meer dan 100 euro (inclusief belastingen) per maand kost of wanneer de klant om een offerte heeft gevraagd (ongeacht de prijs van de dienst of de sector in kwestie).

Welke info moet er in een offerte staan?

Wat er in een offerte moet staan, hangt af van de branche en de dienst die je levert. Controleer op de officiële website van de Franse overheid welke juridische info je precies in je offerte moet zetten.

Verplichte informatie

Over het algemeen moet een offerte de volgende info bevatten om geldig te zijn:

• Datum waarop de offerte is opgesteld
  
• Naam en adres van het bedrijf
  
• Naam en contactgegevens van de klant
  
• Startdatum en duur van de dienstverlening
  
• Hoeveelheid en prijs per stuk van elk product of elke dienst die geleverd moet worden
  
• Arbeidskosten en uren (indien van toepassing)
  
• Reiskosten (indien van toepassing)
  
• Totale prijzen, exclusief belasting en inclusief alle belastingen voor de dienst of het product
  

De offerte moet ook een datum hebben en door de professional worden ondertekend voordat deze naar de klant wordt gestuurd.

Juridische informatie

Als je bouw- of reparatiewerk doet, moet je volgens de wet aangeven hoe lang de offerte geldig is en of er kosten aan verbonden zijn. In dat geval moet je de kosten van de offerte op het document zetten.

Boetes

Verplichte en wettelijke info moet in je offerte staan, want als er iets ontbreekt, kun je boetes krijgen. Er kunnen boetes tot 3.000 euro worden opgelegd aan natuurlijke personen en boetes tot 15.000 euro aan rechtspersonen.

Wanneer kan een offerte worden gefactureerd?

Meestal is een offerte een document dat gratis wordt opgesteld door professionals. Maar als je in de bouw- en reparatiesector werkt, of als het opstellen van je offerte diepgaand onderzoek, een haalbaarheidsanalyse of reizen vereist, kan een offerte aan je klant worden gefactureerd.

Houd er rekening mee dat bij sommige beroepsactiviteiten het in rekening brengen van offertes niet is toegestaan: dit geldt voor verhuizingen, uitvaartdiensten, optometrieproducten, autoverhuur en niet-gespecialiseerde diensten. In deze gevallen worden offertes gratis aan klanten verstrekt.

Hoe lang is een offerte geldig?

Hoe lang een offerte geldig is, hangt af van degene die deze maakt. Maar als de klant de offerte niet tekent, is deze wettelijk drie maanden geldig.

Hoe maak je een offerte?

Het maken van een offerte begint met het bestuderen van de wensen van de klant, zodat je de kosten van de voorgestelde dienst nauwkeurig kunt berekenen. Zodra het totaalbedrag is bepaald, kun je een online sjabloon gebruiken of handmatig je eigen sjabloon maken als je Microsoft Word of Excel hebt (deze modellen zijn gratis beschikbaar en kunnen eenvoudig worden aangepast). Je kunt ook een automatische factureringsoplossing gebruiken, zoals Stripe Billing, waarmee je je offertes eenvoudig kunt maken, aanpassen en verwerken in één integratie met je CRM-software. Stripe Billing maakt ook automatisch de bijbehorende factuur of het bijbehorende abonnement aan voor elke offerte die door de klant wordt geaccepteerd. Neem voor meer informatie contact op met een van onze Stripe-experts.