Aunque un presupuesto firmado constituye un compromiso profesional entre el proveedor y su cliente, no siempre es necesario. Además, la estructura de un presupuesto y la información necesaria incluida en él varían según el sector y el servicio del que se trate. Entonces, ¿cómo elaborar un presupuesto detallado que cumpla los requisitos de la administración francesa? Este artículo explica todo lo que necesitas saber para elaborar presupuestos sin que te sancionen.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un presupuesto y para qué sirve?
  
• ¿Cuándo es obligatorio dar un presupuesto?
  
• ¿Qué información hay que incluir en un presupuesto?
  
• ¿Cuándo se puede facturar un presupuesto?
  
• ¿Durante cuánto tiempo es válido un presupuesto?
  
• ¿Cómo crear un presupuesto?
  

¿Qué es un presupuesto y para qué se utiliza?

Un presupuesto es un proyecto de acuerdo redactado por un profesional para un cliente. Este documento establece la naturaleza y el precio del bien o servicio en cuestión, y se convierte en vinculante cuando lo firma el cliente. El presupuesto informa al cliente de los detalles y Condiciones de la oferta para que pueda decidir si desea comprometerse con ella.

¿Cuándo es obligatorio dar un presupuesto?

No siempre es necesario un presupuesto detallado, en algunos casos basta con mostrar el precio. Sin embargo, un presupuesto se convierte en obligatorio en el contexto de determinados servicios, en particular los relacionados con trabajos y reparaciones en los sectores de la construcción y el equipamiento del hogar. En principio, los presupuestos son gratuitos, aunque pueden proporcionarse aceptando pagos dentro de este sector.

Todas las empresas que prestan servicios de mudanzas, alquiler de vehículos (vehículos de menos de 3,5 toneladas, sin conductor y sin opción de compra) o servicios funerarios también están obligadas a proporcionar un presupuesto gratuito a su cliente antes de la gestión logística de sus servicios.

Los profesionales de la salud que trabajan en el campo de la optometría y las gafas o que suministran equipos médicos deben crear un presupuesto gratuito en dos ejemplares; el ejemplar del profesional debe conservarse durante al menos un año.

Los profesionales de la cirugía estética deben emitir un presupuesto al cliente si el total del servicio es igual o superior a 300 euros, si se requiere anestesia general o si el paciente ha solicitado un presupuesto.

Del mismo modo, los proveedores y comerciantes minoristas de productos y servicios que faciliten el regreso a casa y la autonomía de particulares discapacitados o enfermos deben facilitar presupuestos. Los presupuestos son obligatorios si el producto está hecho a medida, si se alquila o si el precio es igual o superior a 500 euros, incluidos los impuestos aplicables. Los servicios dentales y de podología también requieren un presupuesto cuando el costo del servicio es elevado.

Por último, los presupuestos pasan a ser obligatorios cuando un servicio supera los 100 euros (impuestos incluidos) al mes o cuando el cliente ha solicitado un presupuesto (independientemente del precio del servicio o del sector en cuestión).

¿Qué información hay que incluir en un presupuesto?

El contenido de un presupuesto varía en función del sector empresarial del que se trate y del servicio prestado. Consulta la información legal específica requerida en tu presupuesto en la página web oficial de la administración francesa.

Información obligatoria

Por lo general, para que un presupuesto sea válido, debe incluir la siguiente información:

• Fecha de elaboración del presupuesto
  
• Nombre y dirección de la empresa
  
• Nombre del cliente y datos de contacto
  
• Fecha de inicio del servicio y su duración
  
• Cantidad y precio unitario de cada producto o servicio a entregar
  
• Costos y horas de trabajo (si procede)
  
• Comisión de viaje (si procede)
  
• Precios totales, sin impuestos y con todos los gravámenes incluidos para el servicio o producto
  

El presupuesto también debe estar fechado y firmado por el profesional antes de ser enviado al cliente.

Información legal

Los proveedores de servicios de construcción o reparación de edificios están obligados legalmente a indicar el plazo de validez del presupuesto y si éste está pago. En este caso, el costo del presupuesto debe indicarse en el documento.

Multas

La información obligatoria y legal debe incluirse en tu presupuesto, ya que cualquier información que falte puede dar lugar a sanciones. Pueden aplicarse multas de hasta 3,000 euros a las personas físicas, y multas de hasta 15,000 euros a las entidades jurídicas.

¿Cuándo se puede facturar un presupuesto?

Como regla general, un presupuesto es un documento elaborado de manera gratis por profesionales. Sin embargo, un presupuesto puede facturarse a tu cliente si trabajas en el sector de la construcción y las reparaciones, o si su elaboración requiere estudios en profundidad, un análisis de viabilidad o desplazamientos.

Ten en cuenta que algunas actividades profesionales no permiten la facturación de presupuestos como en el caso de las mudanzas, los servicios funerarios, los productos de optometría, el alquiler de vehículos y los servicios no especializados. En estos casos, los presupuestos se facilitan a los clientes de forma gratuita.

¿Durante cuánto tiempo es válido un presupuesto?

El plazo de validez de un presupuesto lo determina el profesional que lo emite. Sin embargo, si el presupuesto no está firmado por el cliente, su validez legal es de tres meses.

¿Cómo crear un presupuesto?

La creación de un presupuesto comienza con el estudio de los requisitos del cliente, con el fin de calcular con exactitud el costo del servicio propuesto. Una vez determinado el total, puedes utilizar una plantilla en línea o crear de forma manual la tuya propia si dispones de Microsoft Word o Excel (sus modelos están disponibles de forma gratuita y pueden personalizarse fácilmente). Además, puedes utilizar una solución de facturación automática, como Stripe Billing, que simplifica la creación, personalización y procesamiento de tus presupuestos en una única integración con tu software CRM. Stripe Billing también crea automáticamente la factura o suscripción correspondiente para cualquier presupuesto aceptado por el cliente. Para más información, ponte en contacto con uno de nuestros expertos en Stripe.