Si bien un presupuesto firmado constituye un compromiso profesional entre el proveedor y su cliente, no siempre es necesario. Además, la estructura de un presupuesto y la información necesaria que este incluye varían en función del sector y del servicio en cuestión. Dicho esto, ¿cómo se elabora un presupuesto detallado que cumpla con los requisitos de la administración francesa? En este artículo se explica todo lo que hay que saber para generar presupuestos sin recibir sanciones.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es un presupuesto y para qué sirve?
- ¿Cuándo es obligatorio facilitar un presupuesto?
- ¿Qué información debe incluirse en un presupuesto?
- ¿Cuándo se puede facturar un presupuesto?
- ¿Durante cuánto tiempo es válido un presupuesto?
- Cómo crear un presupuesto
¿Qué es un presupuesto y para qué sirve?
Un presupuesto es un proyecto de acuerdo elaborado por un profesional para un cliente. Este documento establece la naturaleza y el precio de los bienes o servicios en cuestión y pasa a ser vinculante en el momento en que lo firma el cliente. El presupuesto informa al cliente de los detalles y las condiciones de la oferta para que pueda decidir si desea comprometerse.
¿Cuándo es obligatorio facilitar un presupuesto?
No siempre es necesario un presupuesto detallado: en algunos casos, basta con mostrar el precio. Sin embargo, un presupuesto se vuelve obligatorio en el contexto de determinados servicios, sobre todo aquellos relacionados con el trabajo y las reparaciones en los sectores de la construcción y el equipamiento del hogar. En principio, los presupuestos son gratuitos, aunque se pueden facilitar con cargo dentro de este sector.
Todas las empresas de mudanzas, alquiler de vehículos (vehículos por debajo de las 3,5 toneladas, sin conductor ni opción de compra) o servicios funerarios también deben facilitar un presupuesto gratuito al cliente antes de prestar sus servicios.
Los profesionales sanitarios que trabajan en las áreas de óptica y optometría deben crear un presupuesto gratuito en dos copias; la del profesional debe conservarse durante, al menos, un año.
Los profesionales de la cirugía estética deben emitir un presupuesto al cliente si el total del servicio es de 300 euros o superior, si se requiere anestesia general o si el paciente ha solicitado un presupuesto.
Igualmente, los proveedores y minoristas de productos y servicios que facilitan el regreso a casa y la autonomía de las personas con discapacidad o enfermas deben proporcionar presupuestos. Los presupuestos son obligatorios si el producto se fabrica a medida, si se alquila o si el precio es de 500 euros o superior, incluidos los impuestos aplicables. Los servicios dentales y podológicos también requieren un presupuesto si el coste del servicio es elevado.
Por último, los presupuestos se vuelven obligatorios cuando un servicio supera los 100 euros (impuestos incluidos) al mes o cuando el cliente ha solicitado un presupuesto (independientemente del precio del servicio o del sector en cuestión).
¿Qué información debe incluirse en un presupuesto?
El contenido de un presupuesto varía en función del sector empresarial en cuestión y del servicio prestado. Consulta la información legal específica requerida en tu presupuesto en el sitio web oficial de la administración francesa.
Información obligatoria
Por lo general, para que un presupuesto sea válido, debe incluir la siguiente información:
- Fecha de elaboración del presupuesto
- Nombre y dirección de la empresa
- Nombre y datos de contacto del cliente
- Fecha de inicio del servicio y duración
- Cantidad y precio por unidad de cada producto o servicio que entregar
- Costes y horas de mano de obra (si aplica)
- Comisión de transporte (si aplica)
- Precios totales, impuestos no incluidos, del servicio o producto
Además, el profesional debe fechar y firmar el presupuesto antes de enviarlo al cliente.
Información legal
Los proveedores de servicios de construcción o reparación de edificios están obligados por ley a indicar el plazo de validez del presupuesto y si se cobra el presupuesto. En este caso, el coste del presupuesto debe figurar en el documento.
Multas
La información obligatoria y legal debe figurar en el presupuesto, ya que la falta de datos puede conllevar sanciones. Se pueden aplicar multas de hasta 3000 euros a las personas físicas, así como multas de hasta 15.000 euros a entidades legales.
¿Cuándo se puede facturar un presupuesto?
Por norma general, un presupuesto es un documento elaborado sin cargos por profesionales. Sin embargo, puedes facturar un presupuesto a tu cliente si trabajas en el sector de la construcción y reparación, o si elaborar el presupuesto requiere de estudios en profundidad, un análisis de viabilidad o transporte.
Ten en cuenta que algunas actividades profesionales no permiten facturar presupuestos; es el caso de mudanzas, servicios funerarios, productos de optometría, alquiler de vehículos y servicios no especializados. En tales casos, se facilitan presupuestos a los clientes sin ningún tipo de cargo.
¿Durante cuánto tiempo es válido un presupuesto?
El plazo de validez de un presupuesto lo determina el profesional que lo emite. Sin embargo, si el cliente no firma el presupuesto, este será legalmente válido durante tres meses.
Cómo crear un presupuesto
Para crear un presupuesto, se empieza por estudiar los requisitos del cliente para calcular con precisión el coste del servicio propuesto. Una vez determinado el total, puedes usar una plantilla en línea o crear una manualmente si tienes Microsoft Word o Excel (sus modelos están disponibles gratis y se pueden personalizar fácilmente). También puedes usar una solución de facturación automática, como Stripe Billing, que simplifica la creación, personalización y procesamiento de tus presupuestos en una sola integración con tu software de CRM. Además, Stripe Billing crea automáticamente la factura o suscripción correspondiente para cualquier presupuesto que acepte el cliente. Para obtener más información, contacta con uno de nuestros expertos de Stripe.