Även om en undertecknad offert utgör ett professionellt åtagande mellan leverantören och dess kund är det inte alltid nödvändigt. Dessutom varierar strukturen på en offert och den nödvändiga informationen i den beroende på sektor och den berörda tjänsten. Hur upprättar man en detaljerad offert som uppfyller kraven i den franska administrationen? I den här artikeln förklaras allt du behöver veta för att generera offerter utan att drabbas av påföljder.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en offert och vad används den till?
  
• När är det obligatoriskt att lämna offert?
  
• Vilken information behöver ingå i en offert?
  
• När kan en offert faktureras?
  
• Hur länge gäller en offert?
  
• Hur man skapar en offert
  

Vad är en offert och vad används den till?

En offert är ett utkast till avtal som en yrkesutövare utarbetar för en kund. I detta dokument fastställs varornas eller tjänsternas art och pris och det blir bindande när det undertecknas av kunden. Offerten informerar kunden om detaljerna och villkoren för erbjudandet så att de kan besluta om de vill förbinda sig till det.

När är det obligatoriskt att lämna offert?

En detaljerad offert krävs inte alltid – i vissa fall räcker det att bara ange priset. En offert blir dock obligatorisk i samband med vissa tjänster, särskilt de som rör arbete och reparationer inom bygg- och hemutrustningssektorerna. I princip är offerter gratis, även om de kan tillhandahållas mot en debitering inom denna sektor.

Alla företag som tillhandahåller flyttjänster, biluthyrning (fordon under 3,5 ton, utan förare och utan köpoption) eller begravningstjänster måste också lämna en gratis offert till sin kund innan de kan utföra sina tjänster.

Hälso- och sjukvårdspersonal som arbetar med optometri och glasögon eller tillhandahåller medicinsk utrustning måste skapa en gratis offert i två exemplar. Yrkesutövarens kopia måste sparas i minst ett år.

Utövare av estetisk kirurgi ska ge en offert till kunden om tjänstens totalbelopp är 300 euro eller högre, om narkos krävs eller om patienten har begärt en offert.

På samma sätt måste leverantörer och återförsäljare av produkter och tjänster som gör det lättare för funktionshindrade eller sjuka personer att återvända hem och bli självständiga tillhandahålla offerter. Offerter är obligatoriska om produkten är specialanpassad, om den är leasad eller om priset är 500 euro eller högre, inklusive eventuella skatter. Tandvårds- och fotvårdstjänster kräver också en offert när kostnaden för tjänsten är hög.

Slutligen blir offerter obligatoriska när en tjänst överstiger 100 euro (inklusive skatter) per månad eller när kunden har begärt en offert (oavsett tjänstepris eller bransch).

Vilken information behöver ingå i en offert?

Innehållet i en offert varierar beroende på vilket affärsområde det gäller och vilken tjänst som tillhandahålls. Kontrollera den specifika juridiska information som krävs i din offert på den franska förvaltningens officiella webbplats.

Obligatoriska uppgifter

För att en offert ska vara giltig måste den i allmänhet innehålla följande information:

• Datum då offerten upprättades
  
• Företagets namn och adress
  
• Kundens namn och kontaktuppgifter
  
• Tjänstens startdatum och varaktighet
  
• Kvantitet och enhetspris för varje produkt eller tjänst som ska levereras
  
• Arbetskostnader och arbetstider (om tillämpligt)
  
• Avgift för resor (om tillämpligt)
  
• Totala priser, exklusive skatt och alla skatter som ingår för tjänsten eller produkten
  

Offerten måste också dateras och undertecknas av yrkesutövaren innan den skickas till kunden.

Juridisk information

Leverantörer av bygg- eller reparationstjänster är enligt lag skyldiga att ange offertens giltighetstid och om offerten debiteras, i vilket fall kostnaden för offerten ska anges på dokumentet.

Böter

Obligatoriska och juridiska uppgifter måste inkluderas i din offert, eftersom eventuell saknad information kan leda till påföljder. Böter på upp till 3 000 euro kan tillämpas på fysiska personer och böter på upp till 15 000 euro kan tillämpas på juridiska enheter.

När kan en offert faktureras?

En offert är i allmänhet ett dokument som utarbetas utan debitering av yrkesutövare. En offert kan dock faktureras till din klient om du arbetar inom bygg- och reparationssektorn, eller om det krävs djupgående studier, en genomförbarhetsanalys eller resor för att utarbeta din offert.

Observera att viss yrkesverksamhet inte tillåter fakturering av offerter: detta gäller flyttfirmor, begravningstjänster, optometriprodukter, biluthyrning och icke-specialisttjänster. I dessa fall tillhandahålls offerter till kunder utan debitering.

Hur länge gäller en offert?

Offertens giltighetstid bestäms av utfärdaren, men om offerten inte är undertecknad av kunden är offerten juridiskt giltig i tre månader.

Hur man skapar en offert

Att skapa en offert börjar med att studera kundens krav för att kunna beräkna den föreslagna tjänstens kostnad korrekt. När totalbeloppet har fastställts kan du använda en onlinemall eller skapa en egen manuellt om du har Microsoft Word eller Excel (deras modeller är tillgängliga gratis och kan enkelt anpassas). Du kan också använda en lösning för automatisk fakturering, som Stripe Billing, som förenklar skapandet, anpassningen och behandlingen av dina offerter i en enda integration med din CRM-programvara. Stripe Billing skapar också automatiskt motsvarande faktura eller abonnemang för alla offerter som accepteras av kunden. För mer information, kontakta en av våra Stripe-experter.