Embora uma cotação assinada constitua um compromisso profissional entre o fornecedor e seu cliente, ela nem sempre é necessária. Além disso, a estrutura de uma cotação e as informações necessárias nela incluídas variam de acordo com o setor e o serviço em questão. Então, como elaborar uma cotação detalhada que cumpra os requisitos da administração francesa? Este artigo explica tudo o que você precisa saber para gerar cotações sem sofrer penalidades.

O que você vai encontrar neste artigo?

• O que é uma cotação e para que ela é usada?
  
• Quando é obrigatório fornecer uma cotação?
  
• Quais informações precisam ser incluídas em uma cotação?
  
• Quando uma cotação pode ser faturada?
  
• Por quanto tempo uma cotação é válida?
  
• Como criar uma cotação
  

O que é uma cotação e para que ela é usada?

Uma cotação é uma minuta de contrato elaborada por um profissional para um cliente. Esse documento estabelece a natureza e o preço dos bens ou serviços em questão e se torna vinculativo quando é assinado pelo cliente. A cotação informa ao cliente os detalhes e os termos da oferta para que ele possa decidir se deseja se comprometer com ela.

Quando é obrigatório fornecer uma cotação?

Uma cotação detalhada nem sempre é necessária - a simples exibição do preço é suficiente em alguns casos. No entanto, uma cotação torna-se obrigatória no contexto de determinados serviços, especialmente aqueles relacionados a trabalhos e reparos nos setores de construção e equipamentos domésticos. Em princípio, as cotações são gratuitas, embora possam ser cobradas nesse setor.

Todas as empresas que prestam serviços de remoção, aluguel de veículos (veículos com menos de 3,5 toneladas, sem motorista e sem opção de compra) ou serviços funerários também são obrigadas a fornecer uma cotação gratuita ao cliente antes da execução dos serviços.

Os profissionais de saúde que trabalham nas áreas de optometria e óculos ou que fornecem equipamentos médicos são obrigados a criar uma cotação gratuita em duas cópias; a cópia do profissional deve ser mantida por pelo menos um ano.

Os profissionais de cirurgia estética devem emitir uma cotação para o cliente se o total do serviço for igual ou superior a 300 euros, se for necessária anestesia geral ou se o paciente tiver solicitado uma cotação.

Da mesma forma, os provedores e varejistas de produtos e serviços que facilitam o retorno para casa e a autonomia de pessoas físicas com deficiência ou doentes devem fornecer cotações. As cotações são obrigatórias se o produto for feito sob medida, se for alugado ou se o preço for igual ou superior a 500 euros, incluindo quaisquer tributos aplicáveis. Os serviços odontológicos e de podologia também exigem uma cotação quando o custo do serviço for alto.

Por fim, as cotações se tornam obrigatórias quando um serviço ultrapassa 100 euros (incluindo tributos) por mês ou quando o cliente solicitar uma cotação (independentemente do preço do serviço ou do setor em questão).

Quais informações precisam ser incluídas em uma cotação?

O conteúdo de uma cotação varia de acordo com o setor da empresa em questão e o serviço prestado. Verifique as informações jurídicas específicas exigidas em sua cotação no site oficial da administração francesa.

Informações obrigatórias

Em geral, para que uma cotação seja válida, ela deve incluir as seguintes informações:

• Data em que a cotação foi elaborada
  
• Nome e endereço da empresa
  
• Nome e detalhes de contato do cliente
  
• Data de início do serviço e sua duração
  
• Quantidade e preço unitário de cada produto ou serviço a ser entregue
  
• Custos e horas de mão de obra (se aplicável)
  
• Tarifa de viagem (se aplicável)
  
• Preços totais, excluindo impostos e todos os tributos incluídos para o serviço ou produto
  

A cotação também deve ser datada e assinada pelo profissional antes de ser enviada ao cliente.

Informações jurídicas

Os provedores de serviços de construção ou reparo de edifícios são obrigados por lei a indicar o prazo de validade da cotação e se a cotação é cobrada. Nesse caso, o custo da cotação deve ser indicado no documento.

Multas

As informações obrigatórias e jurídicas devem ser incluídas em sua cotação, pois qualquer informação faltante pode levar a penalidades. Multas de até 3.000 euros podem ser aplicadas a pessoas físicas, e multas de até 15.000 euros podem ser aplicadas a pessoas jurídicas.

Quando uma cotação pode ser faturada?

Como regra geral, uma cotação é um documento elaborado gratuitamente por profissionais. No entanto, uma cotação pode ser faturada ao cliente se você trabalhar no setor de construção e reparos ou se a elaboração da cotação exigir estudos aprofundados, uma análise de viabilidade ou viagens.

Observe que algumas atividades profissionais não permitem o faturamento de cotações: esse é o caso de mudanças, serviços funerários, produtos de optometria, aluguel de veículos e serviços não especializados. Nesses casos, as cotações são fornecidas gratuitamente aos clientes.

Por quanto tempo uma cotação é válida?

O termo de validade de uma cotação é determinado pelo profissional que a emite. Entretanto, se a cotação não for assinada pelo cliente, ela terá validade jurídica por um período de três meses.

Como criar uma cotação

A criação de uma cotação começa com o estudo dos requisitos do cliente, a fim de calcular com precisão o custo do serviço proposto. Uma vez determinado o total, você pode usar um modelo on-line ou criar manualmente o seu próprio modelo se tiver o Microsoft Word ou o Excel (os modelos estão disponíveis gratuitamente e podem ser facilmente Customizados). Você também pode usar uma solução de faturamento automático, como o Stripe Billing, que simplifica a criação, a personalização e o processo de suas cotações em uma única integração com seu software de CRM. O Stripe Billing também cria automaticamente a fatura ou assinatura correspondente para qualquer cotação aceita pelo cliente. Para obter mais informações, entre em contato com um de nossos especialistas da Stripe.