แม้ว่าใบเสนอราคาที่ลงนามแล้วจะถือเป็นข้อผูกพันทางวิชาชีพระหว่างผู้ให้บริการกับลูกค้า แต่ก็ไม่จำเป็นต้องมีในทุกกรณี นอกจากนี้ โครงสร้างของใบเสนอราคาและข้อมูลที่จำเป็นซึ่งต้องระบุในเอกสาร ก็แตกต่างกันไปตามภาคส่วนและบริการที่เกี่ยวข้อง แล้วจะต้องจัดทำใบเสนอราคาโดยละเอียดอย่างไรให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของรัฐบาลฝรั่งเศส บทความนี้จะอธิบายข้อมูลทุกอย่างที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อให้สามารถจัดทำใบเสนอราคาได้อย่างถูกต้องโดยไม่ถูกลงโทษ

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบเสนอราคาคืออะไรและใช้ทำอะไร
  
• เมื่อใดจึงจำเป็นต้องออกใบเสนอราคา
  
• ต้องระบุข้อมูลใดบ้างในใบเสนอราคา
  
• เราจะสามารถเรียกเก็บเงินค่าใบเสนอราคาได้เมื่อใด
  
• ใบเสนอราคามีระยะยืนราคาเท่าใด
  
• วิธีจัดทำใบเสนอราคา
  

ใบเสนอราคาคืออะไรและใช้ทำอะไร

ใบเสนอราคาเป็นร่างข้อตกลงที่ผู้ประกอบวิชาชีพจัดทำขึ้นให้กับลูกค้า เอกสารนี้ระบุถึงลักษณะและราคาของสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้อง และจะมีผลผูกพันตามเมื่อลูกค้าลงนาม ใบเสนอราคายังแจ้งรายละเอียดและข้อกำหนดของข้อเสนอแก่ลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าสามารถตัดสินใจได้ว่าจะยอมรับข้อเสนอนั้นหรือไม่

เมื่อใดจึงจำเป็นต้องออกใบเสนอราคา

ไม่จำเป็นต้องจัดทำใบเสนอราคาโดยละเอียดเสมอไป ในบางกรณี เพียงแค่แสดงราคาอย่างเดียวก็เพียงพอแล้ว อย่างไรก็ตาม จะต้องจัดทำใบเสนอราคาในบริบทของบริการบางประเภท โดยเฉพาะบริการที่เกี่ยวข้องกับงานและการซ่อมแซมในภาคการก่อสร้างและอุปกรณ์ภายในบ้าน โดยหลักการทั่วไปแล้ว จะไม่มีค่าใช้จ่ายในการออกใบเสนอราคา แม้ว่าในภาคส่วนนี้อาจมีการเรียกเก็บเงินค่าใบเสนอราคาก็ตาม

ธุรกิจทุกแห่งที่ให้บริการขนย้าย การเช่ายานพาหนะ (น้ำหนักไม่เกิน 3.5 ตัน โดยไม่มีพนักงานขับรถและไม่มีสิทธิ์ที่จะซื้อยานพาหนะนั้น) หรือบริการจัดงานศพ จะต้องจัดทำใบเสนอราคาให้แก่ลูกค้าโดยไม่คิดค่าใช้จ่ายก่อนที่จะให้บริการ

บุคลากรทางการแพทย์ที่ทำงานในสาขาทัศนมาตรศาสตร์และแว่นตา หรือผู้ที่จัดหาอุปกรณ์ทางการแพทย์ จะต้องจัดทำใบเสนอราคาโดยไม่คิดค่าใช้จ่ายจำนวน 2 ฉบับ โดยต้องเก็บรักษาฉบับของบุคลากรทางการแพทย์ไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 1 ปี

แพทย์ผู้ประกอบวิชาชีพด้านการศัลยกรรมเสริมความงามต้องออกใบเสนอราคาให้แก่ลูกค้า หากค่าบริการรวมมีจำนวนตั้งแต่ 300 ยูโรขึ้นไป หากต้องใช้ยาสลบ หรือหากผู้ป่วยขอใบเสนอราคา

ในทำนองเดียวกัน ผู้ให้บริการและผู้ค้าปลีกผลิตภัณฑ์และบริการที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการกลับบ้านและการดำรงชีวิตอย่างอิสระของผู้พิการหรือผู้ป่วย ต้องจัดทำใบเสนอราคา โดยต้องจัดทำใบเสนอราคาหากผลิตภัณฑ์นั้นเป็นสินค้าสั่งทำเฉพาะ มีการเช่า หรือมีราคาตั้งแต่ 500 ยูโรขึ้นไป รวมภาษีที่เกี่ยวข้อง บริการด้านทันตกรรมและการดูแลเท้าก็ต้องมีใบเสนอราคาด้วยเช่นกันหากค่าบริการสูง

สุดท้าย จะต้องจัดทำใบเสนอราคาหากค่าบริการเกิน 100 ยูโรต่อเดือน (รวมภาษี) หรือเมื่อลูกค้าขอใบเสนอราคา (ไม่ว่าค่าบริการจะเท่าใดหรืออยู่ในภาคส่วนใดก็ตาม)

ต้องระบุข้อมูลใดบ้างในใบเสนอราคา

เนื้อหาของใบเสนอราคาจะแตกต่างกันไปตามภาคธุรกิจและบริการที่มอบให้ โปรดตรวจสอบข้อมูลกฎหมายเฉพาะทางที่จำเป็นในใบเสนอราคาของคุณบนเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของรัฐบาลฝรั่งเศส

ข้อมูลบังคับ

โดยทั่วไปแล้ว การที่ใบเสนอราคาจะมีผลได้นั้น จะต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้

• วันที่จัดทำใบเสนอราคา
  
• ชื่อและที่อยู่ของธุรกิจ
  
• ชื่อของลูกค้าและข้อมูลสำหรับติดต่อ
  
• วันที่เริ่มต้นบริการและระยะเวลา
  
• จำนวนและราคาต่อหน่วยของผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละรายการที่จะส่งมอบ
  
• ค่าแรงและจำนวนชั่วโมงแรงงาน (หากเกี่ยวข้อง)
  
• ค่าเดินทาง (หากเกี่ยวข้อง)
  
• ราคารวม แต่ไม่รวมภาษีและภาษีทั้งหมดสำหรับบริการหรือผลิตภัณฑ์นั้น
  

ใบเสนอราคาจะต้องมีวันและลงนามโดยผู้เชี่ยวชาญก่อนที่จะส่งไปให้ลูกค้า

ข้อมูลทางกฎหมาย

ผู้ให้บริการด้านการก่อสร้างหรือซ่อมแซมอาคารมีภาระผูกพันทางกฎหมายที่จะต้องระบุระยะยืนราคาของใบเสนอราคา และระบุว่ามีการเรียกเก็บเงินค่าใบเสนอราคาหรือไม่ ในกรณีนี้ จะต้องระบุค่าใบเสนอราคาไว้ในเอกสาร

ค่าปรับ

ใบเสนอราคาของคุณจะต้องมีข้อมูลที่บังคับและข้อมูลทางกฎหมาย เนื่องจากหากขาดข้อมูลดังกล่าวไป อาจนำไปสู่การถูกลงโทษได้ โดยบุคคลธรรมดาอาจถูกปรับสูงสุดถึง 3,000 ยูโร และนิติบุคคลอาจถูกปรับสูงสุดถึง 15,000 ยูโร

เราจะสามารถเรียกเก็บเงินค่าใบเสนอราคาได้เมื่อใด

โดยหลักทั่วไป ใบเสนอราคาถือเป็นเอกสารที่ผู้ประกอบวิชาชีพจัดทำให้โดยไม่คิดค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตาม อาจมีการเรียกเก็บเงินค่าใบเสนอราคาจากลูกค้าได้หากคุณทำงานในภาคการก่อสร้างและการซ่อมแซม หรือหากการจัดทำใบเสนอราคาต้องอาศัยการศึกษาเชิงลึก การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ หรือการเดินทาง

โปรดทราบว่ากิจกรรมทางวิชาชีพบางประเภทไม่อนุญาตให้เรียกเก็บเงินค่าใบเสนอราคา ได้แก่ บริการขนย้าย บริการจัดงานศพ ผลิตภัณฑ์ด้านทัศนมาตรศาสตร์ การให้เช่ารถยนต์ และบริการทั่วไปที่ไม่เฉพาะทาง ในกรณีเหล่านี้ จะต้องมอบใบเสนอราคาให้ลูกค้าโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย

ใบเสนอราคามีระยะยืนราคาเท่าใด

ระยะยืนราคาของใบเสนอราคาจะกำหนดโดยผู้ประกอบวิชาชีพที่เป็นผู้ออกใบเสนอราคา อย่างไรก็ตาม หากใบเสนอราคาไม่ได้รับการลงนามโดยลูกค้า ใบเสนอราคานั้นจะมีผลทางกฎหมายเป็นเวลา 3 เดือน

วิธีจัดทำใบเสนอราคา

การจัดทำใบเสนอราคาเริ่มต้นด้วยการศึกษาความต้องการของลูกค้า เพื่อให้สามารถประเมินต้นทุนของบริการที่นำเสนอได้อย่างถูกต้อง เมื่อได้ยอดรวมแล้ว คุณสามารถใช้เทมเพลตออนไลน์ หรือจัดทำใบเสนอราคาขึ้นเองด้วย Microsoft Word หรือ Excel (ซึ่งมีเทมเพลตฟรีและสามารถปรับแต่งได้ง่าย) นอกจากนี้ยังสามารถใช้โซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ เช่น Stripe Billing ซึ่งช่วยให้การจัดทำ การปรับแต่ง และการประมวลผลใบเสนอราคาทำได้ง่ายขึ้นภายในการผสานการทำงานระบบเดียวที่ผสานรวมกับซอฟต์แวร์ CRM ของคุณ โดย Stripe Billing ยังสามารถสร้างใบแจ้งหนี้หรือการชำระเงินตามรอบบิลที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติสำหรับใบเสนอราคาที่ลูกค้ายอมรับได้อีกด้วย หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดติดต่อผู้เชี่ยวชาญของ Stripe