Bien qu’un devis signé constitue un engagement professionnel entre le fournisseur et son client, il n’est cependant pas toujours requis. De plus, sa structure ainsi que ses mentions obligatoires diffèrent en fonction du secteur et de la prestation envisagée. Alors, comment établir un devis détaillé conforme aux règlements de l’administration française ? Cet article vous expliquera tout ce que vous devez savoir lors de la création de votre devis pour éviter les pénalités.
Sommaire
- Qu'est ce qu'un devis et à quoi sert-il ?
- Quand le devis est-il obligatoire ?
- Quelles sont les mentions obligatoires d’un devis ?
- Quand le devis est-il facturable ?
- Quelle est la durée de validité d’un devis ?
- Comment créer un devis ?
Qu'est ce qu'un devis et à quoi sert-il ?
Le devis est une offre de contrat rédigée par un professionnel pour un client. Ce document établit la nature et le prix du bien ou du service concerné, et devient contractuel lorsqu'il est signé par le client. Le devis permet au client d’être informé des détails et de la durée de l’offre afin de décider s'il souhaite s’engager.
Quand le devis est-il obligatoire ?
La rédaction d’un devis détaillé n’est pas toujours nécessaire car l’affichage du prix suffit dans certains cas. Cependant, le devis devient obligatoire dans le cadre de certaines prestations de services, notamment celles relatives aux travaux et dépannages dans les secteurs du bâtiment et de l'équipement de maison. En principe gratuit, le devis peut toutefois être payant pour ces secteurs.
Toutes les entreprises qui fournissent des prestations de déménagement, de location de véhicules (de moins de 3,5 tonnes, sans chauffeur et sans option d’achat) et d’opérations funéraires ont aussi l’obligation de remettre un devis gratuit à leur client avant d’effectuer leurs services.
Les professionnels de santé exerçant une activité d’optique-lunetterie ou d'appareillage sont obligés de créer un devis gratuit en double exemplaire ; la copie du professionnel doit être conservée pendant un an au moins.
Les praticiens de la chirurgie esthétique, quant à eux, doivent soumettre un devis au client si le montant de la prestation surpasse ou est égal à 300 €, si une anesthésie générale est exigée ou si le patient en fait la demande.
Pareillement, les commerçants de produits et les prestataires de services destinés à faciliter le retour à domicile et l’autonomie des personnes incapacitées, handicapées ou malades sont concernés par l'obligation de devis l lorsque le prix est supérieur ou égal à 500 € toutes taxes comprises (TTC), lorsque le produit est réalisé sur mesure ou lorsqu’il s’agit d’une location. Les prestations de chirurgie dentaire et de pédicure-podologie nécessitent aussi un devis lorsque le coût du service est élevé.
Enfin, le devis devient obligatoire dès qu’une prestation de service dépasse 100 € TTC par mois ou que le client en fait la demande (quel que soit le prix du service ou le secteur en question).
Quelles sont les mentions obligatoires d’un devis ?
Le contenu du devis varie en fonction du secteur de l’entreprise et du service fourni. Assurez-vous de la spécificité des mentions obligatoires de votre devis sur le site Web officiel de l’administration française.
Mentions obligatoires
De manière générale, pour qu’un devis soit valable, il doit comporter les informations suivantes :
- la date du devis ;
- le nom et l’adresse de l’entreprise ;
- le nom et les coordonnées du client ;
- la date de début de la prestation ainsi que la durée ;
- la quantité et le prix unitaire de chaque service ou produit ;
- le prix et l’horaire de la main d'œuvre (si applicable) ;
- le prix de déplacement (si applicable) ;
- le prix total hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) du service ou du produit.
Le devis doit également être daté et signé par le professionnel avant d’être envoyé.
Mentions légales
Les prestataires de travaux et de dépannage de bâtiments sont légalement obligés de mentionner la durée de validité du devis et si le devis est payant. Dans ce cas, le coût du devis doit être indiqué sur le document.
Amendes
Il est absolument impératif de fournir les mentions obligatoires et légales dans votre devis, sous peine de devoir payer des pénalités. L’amende s'élève jusqu’à 3 000 € pour la personne physique et 15 000 € pour la personne morale.
Quand le devis est-il facturable ?
En règle générale, le devis est un document rédigé gratuitement par le professionnel. Cependant, il est possible de le facturer à votre client si vous opérez dans le secteur des travaux et du dépannage, ou si la rédaction de votre devis exige une étude approfondie, une étude de faisabilité ou encore un déplacement.
Notez que certaines activités professionnelles ne permettent pas la facturation du devis : c'est le cas des déménagements, des pompes funèbres, des produits d’optique médicale, de la location de véhicules et des prestations de services non spécialisées. Le devis est donc gratuit pour le client dans ces cas là.
Quelle est la durée de validité d’un devis ?
La durée de validité d’un devis est déterminée par le professionnel. Cependant, en cas de non-signature du devis par le client, le devis est juridiquement valide pour une durée de trois mois.
Comment créer un devis ?
La création du devis commence par l’étude des besoins du client afin de bien chiffrer la prestation proposée. Une fois le montant décidé, vous pouvez suivre un modèle de devis en ligne et manuellement créer le vôtre sur Microsoft Word ou Excel if vous les avez (leurs modèles sont gratuits et se personnalisent facilement). Vous pouvez également adopter une solution de facturation automatisée comme Stripe Billing, qui simplifie toute création, personnalisation et traitement de vos devis en une seule intégration avec votre logiciel CRM. Par ailleurs, Stripe Billing crée automatiquement la facture ou l’abonnement correspondant pour tout devis accepté par le client. Pour en apprendre plus, consultez l’un de nos experts Stripe.