Sebbene un preventivo firmato costituisca un impegno professionale tra il fornitore e il suo cliente, non sempre è necessario. Inoltre, la struttura di un preventivo e le informazioni che deve contenere variano a seconda del settore e del servizio interessato. Come redigere un preventivo dettagliato e conforme ai requisiti dell'amministrazione francese? Questo articolo spiega tutto ciò che devi sapere per creare preventivi senza incorrere in sanzioni.
Contenuto dell'articolo
- Che cos'è un preventivo e a cosa serve?
- Quando è obbligatorio fornire un preventivo?
- Quali informazioni deve includere un preventivo?
- Quando è possibile fatturare un preventivo?
- Per quanto tempo è valido un preventivo?
- Come creare un preventivo
Che cos'è un preventivo e a cosa serve?
Un preventivo è una bozza di accordo redatta da un professionista per un cliente. Tale documento stabilisce la natura e il prezzo dei prodotti o dei servizi in questione e diventa vincolante quando viene firmato dal cliente. Il preventivo fornisce al cliente i dettagli e i termini dell'offerta in modo che possa decidere se accettarlo o meno.
Quando è obbligatorio fornire un preventivo?
Non sempre è necessario un preventivo dettagliato: in alcuni casi è sufficiente indicare semplicemente il prezzo. Un preventivo diventa tuttavia obbligatorio nell'ambito di determinati servizi, in particolare quelli relativi a lavori e riparazioni nei settori dell'edilizia e delle apparecchiature domestiche. In linea di principio i preventivi sono gratuiti, ma in questi settori possono essere forniti a pagamento.
Anche tutte le attività che forniscono servizi di trasloco, di noleggio veicoli (di peso inferiore a 3,5 tonnellate, senza conducente e senza opzione di acquisto) o di onoranze funebri sono tenute a fornire un preventivo gratuito al proprio cliente prima di effettuare i servizi.
I professionisti sanitari che operano nel campo dell'optometria e dell'occhialeria o che forniscono apparecchiature mediche sono tenuti a creare un preventivo gratuito in due copie; la copia del professionista deve essere conservata per almeno un anno.
I professionisti di chirurgia estetica devono rilasciare un preventivo al cliente se il totale del servizio è pari o superiore a 300 euro, se è necessaria l'anestesia generale o su richiesta del paziente.
Sono tenuti a fornire preventivi anche i fornitori e i venditori al dettaglio di prodotti e servizi che facilitano il ritorno a casa e l'autonomia di persone disabili o malate. I preventivi sono obbligatori se il prodotto è realizzato su misura, se è noleggiato o se il prezzo è pari o superiore a 500 euro, comprese eventuali imposte applicabili. Anche i servizi di odontoiatria e podologia richiedono un preventivo quando il costo del servizio è elevato.
Infine, i preventivi diventano obbligatori quando un servizio supera i 100 euro (tasse incluse) al mese o quando il cliente ne fa richiesta (indipendentemente dal prezzo del servizio o dal settore in questione).
Quali informazioni deve includere un preventivo?
Il contenuto di un preventivo varia a seconda del settore di attività interessato e del servizio fornito. Verifica sul sito ufficiale dell'amministrazione francese quali informazioni legali specifiche sono obbligatorie nei preventivi.
Informazioni obbligatorie
Per essere valido, un preventivo deve generalmente includere le seguenti informazioni:
- data di redazione del preventivo;
- nome e indirizzo dell'attività;
- nome e informazioni di contatto del cliente;
- data di inizio e durata del servizio;
- quantità e prezzo unitario di ciascun prodotto o servizio da fornire;
- costo e ore di manodopera (se applicabile);
- spese di viaggio (se applicabili);
- prezzo totale escluse le tasse, con indicazione di tutte le tasse incluse per il servizio o prodotto.
Prima dell'invio al cliente, il preventivo dovrà inoltre essere datato e firmato dal professionista.
Informazioni legali
I fornitori di servizi di costruzione o di riparazione di edifici sono obbligati per legge a indicare la durata di validità del preventivo e se questo è a pagamento. In questo caso il costo del preventivo dovrà essere indicato sul documento.
Sanzioni
Il preventivo deve comprendere tutte le informazioni obbligatorie e legali, poiché eventuali informazioni mancanti possono comportare ammende. Le sanzioni possono arrivare fino a 3.000 euro per le persone fisiche e fino a 15.000 euro per le persone giuridiche.
Quando è possibile fatturare un preventivo?
Come regola generale, il preventivo è un documento redatto da professionisti a titolo gratuito. È tuttavia possibile fatturare un preventivo al cliente se riguarda il settore delle costruzioni e delle riparazioni oppure se la stesura del preventivo richiede studi approfonditi, un'analisi di fattibilità o viaggi.
Va tenuto presente che per alcune attività professionali non è consentita la fatturazione dei preventivi: è il caso dei traslochi, dei servizi funebri, dei prodotti di optometria, del noleggio di veicoli e dei servizi non specialistici. In questi casi i preventivi vengono forniti ai clienti gratuitamente.
Per quanto tempo è valido un preventivo?
Il periodo di validità di un preventivo è determinato dal professionista che lo emette. Tuttavia, se non è firmato dal cliente, il preventivo ha validità legale per un periodo di tre mesi.
Come creare un preventivo
La creazione di un preventivo inizia dall'analisi delle esigenze del cliente, al fine di quantificare con precisione il servizio proposto. Una volta determinato l'importo totale, puoi utilizzare un modello online o crearne uno manualmente se disponi di Microsoft Word o Excel (i modelli di questi programmi sono disponibili gratuitamente e facilmente personalizzabili). Puoi anche utilizzare una soluzione di fatturazione automatica, come Stripe Billing, che semplifica la creazione, la personalizzazione e l'elaborazione dei preventivi in un'unica integrazione con il tuo software CRM. Stripe Billing inoltre crea automaticamente la fattura o l'abbonamento corrispondente per qualsiasi preventivo accettato dal cliente. Per ulteriori informazioni, contatta uno dei nostri esperti Stripe.