プロフォーマインボイスは、スペインで発行できる数多くの請求のタイプの 1 つです。ただし、税務上有効でないのはプロフォーマインボイスだけです。そのため、ビジネスは、商業契約を締結するための下書きとしてか、輸出に関する情報提供の文書としてかなど、これを使用するタイミングを知っておく必要があります。

この記事では、プロフォーマインボイスの用途や管理上のエラーなしで管理する方法について説明します。

この記事でわかること

• プロフォーマインボイスは、今後予定されている取引について顧客に知らせる、通常の請求書の下書きです。
  
• これらは税務上は有効ではありませんが、法的に有効な場合があります。
  
• プロフォーマインボイスは、通関手続きの迅速化、ビジネスオファーの作成、データの検証など、さまざまな目的に役立ちます。
  
• 一連のステップに従うことで、税務上有効な請求に変換できます。
  

プロフォーマインボイスとは

プロフォーマインボイスは、将来の取引に関する情報を顧客に提供するための商業文書です。通常、プロフォーマインボイスは見積もりの後、最終の請求の前に発行されます。

プロフォーマインボイスは、レストランや外国の顧客に請求するビジネスなどで、下書きやサンプルの請求として一般的に使用されています。これらのビジネスは、プロフォーマインボイスを使用して税関の担当者に商品の価値を通知します。

スペインにおけるプロフォーマインボイスの有効性

プロフォーマインボイスを発行する際、企業は顧客との誤解や管理上の問題を避けるために、これらの書類がいつ有効になるかを把握しておく必要があります。ここでは、プロフォーマインボイスの有効性について説明します。

税務上は無効

他の種類の請求書とは異なり、プロフォーマインボイスは税務上の効力を持ちません。スペイン政府は、地方自治体の補助金に関する2024 年 1 月の官報 (BOE) などのいくつかの公式出版物でこの点を明記しており、プロフォーマインボイスは支出の証拠として認められないと説明しています。税務上無効であるということは、スペイン税務局 (AEAT) に税金を納付するため、または控除対象費用の証明として使用することはできないことを意味します。

プロフォーマインボイスには通常、販売価格 (および多くの場合、取引に関連する税金) が記載されていますが、受取人にその金額の支払いを義務付けるものではありません。

署名されると法的に有効

プロフォーマインボイスは、顧客が署名した時点で法的に有効になります。これらは税務上の影響を持たない情報提供の書類ですが、法的な結果を伴う可能性があります。このため、スペイン政府がその使用を推奨することは珍しくありません。たとえば、スペイン欧州消費者センター (CEC-Spain) は、旅行を完了する前にプロフォーマインボイスを要求することを推奨しています。

プロフォーマインボイスは何に使用されますか？

税務上の効力はありませんが、プロフォーマインボイスはさまざまな商業的用途があり、多くのスペイン企業にとって不可欠なツールとなっています。主な用途は以下のとおりです。

輸出の迅速化

プロフォーマインボイスの提供は、無料サンプルの配送など、特定の取引に適用される スペインからの輸出要件 の 1 つです。また、税関職員が申告価格などの重要な詳細を確認できるように、プロフォーマインボイスを含めることも一般的です。

スペイン企業の 海外進出 が大きく進んでいます。たとえば、スペイン経済・貿易・企業省によると、2026年5月の商品の輸出額は 347 億ユーロ 近くに達しました。そのため、スペインでは、輸送される商品を説明し、税関管理手続きを円滑にするために、プロフォーマインボイスを使用することが一般的な慣行となっています。

データの検証

通常、プロフォーマインボイスは、顧客が入力された詳細を確認できるように下書きとして提供されます。顧客によって検証および確認されると、企業は 最終的な請求書 を発行します。顧客にデータを検証してもらうことで、企業は 修正請求書 の発行が必要になる請求書のエラーを回避できます。

電子インボイス では手作業による介入が少なくて済むため、このような不正確さはますます稀になっています。スペインでは、事業創出・成長法 (Crea y Crece) の最終規則が承認されると、電子インボイスが義務化されます。

ビジネスオファーの提示

プロフォーマインボイスには、企業が商品やサービスの価格を詳細に記載し、顧客がビジネスオファーを受け入れるために検証しなければならない説明や重要な側面も記載されます。見積もり とは異なり、プロフォーマインボイスには見積額以上の情報が含まれています。代わりに、商業的合意の最終的な条件が反映されます。

予約またはカスタマイズされた注文の処理

カスタマイズされた注文など、特定の種類のサービスの予約を処理するには、顧客からの確固たるコミットメントが必要です。場合によっては、企業はプロフォーマインボイスを顧客のコミットメントの反証資料として使用します。このドキュメントは厳密には義務を構成するものではありませんが、両当事者が合意した条件を透明に定めています。

資金援助または助成金の取得

銀行や融資機関が資金援助を行うために、商品やサービスのコストを証明する書類を要求する場合があります。プロフォーマインボイスは、融資取引の承認に必要な情報を提供します。融資取引はスペインでますます一般的になっています。2025年中央信用登録簿レポート のデータによると、2025年には、自営業者は前年よりも多くの資金提供を受けました。

一方で、プロフォーマインボイスは、要請された資金の使用方法の証明となるため、スペインでの起業 向けの助成金など、特定の種類の援助を申請する場合にも役立ちます。

プロフォーマインボイスを作成する方法

プロフォーマインボイスは厳格な形式要件の対象ではありません。ただし、文書が情報提供の目的を果たし、最終の請求に簡単に変換できるように、一定のガイドラインに従うことをお勧めします。以下では、最も一般的なフィールドと、プロフォーマインボイスを税務上有効な請求に変換する方法を説明します。

スペインのプロフォーマインボイスに含めるコンテンツ

プロフォーマインボイスのコンテンツは、通常、最終の請求と同一です。厳格な請求先情報の必須項目の対象ではないため、ビジネスはかなり柔軟にプロフォーマインボイスを作成できます。ただし、輸出プロセスで使用される場合、プロフォーマインボイスは取引データを証明する文書として有効であるために一定の要件を満たす必要があります。

ビジネスが海外への販売の記録に使用できるように、プロフォーマインボイスに含める必要のある詳細のリストを作成しました。

• 法的通知: 最終の請求ではないことを明示するために、ヘッダーに「プロフォーマインボイス」というラベルを含める必要があります。
  
• 日付: これは請求が発行された (つまり、作成および送信された) 日付です。
  
• 発行者の詳細: フランスなどの他の EU 加盟国に輸出する場合は、このフィールドに発行者の名前、住所、税務上の住所のほか、共同体内の VAT 番号 (NIF-IVA) を含める必要があります。
  
• 顧客の詳細: 購入者の名前、住所、税務上の住所を含める必要があります。
  
• 説明: 商品を説明し、輸送されるユニットを指定する必要があります。
  
• 金額: 単価と最終価格を記載する必要があります。通常、後者は最終の請求に記載される価格と違いはありません。
  
• 荷物: 輸送される荷物の数と、その重量や容積を示します。
  
• 追加コスト: ビジネスが輸送と保険の費用を負担する場合、これをプロフォーマインボイスに含める必要があります。
  

プロフォーマインボイスから税務上有効な請求への変換

現行の規制は、プロフォーマインボイスを特に規定していません。実際、プロフォーマインボイスには通常、通常の請求とほぼ同じ情報が含まれています。しかし、これらの類似性によってプロフォーマインボイスが税務上有効な請求と同じになるわけではありません。プロフォーマインボイスが税務上完全に有効になるには、以下の変換プロセスを実行する必要があります。

文言の削除や修正

まず、「プロフォーマインボイス」という文言を削除するか、請求のタイプに応じて適切な文言に置き換えます。たとえば、アメリカの顧客がオファーを受け入れた場合、文書が通常の請求として明確に識別されるように、ビジネスは「プロフォーマインボイス」という用語を「請求」に置き換える必要があります。

さらに、他の記述を含める必要がある場合もあります。たとえば、請求には、スペインの法律 37/1992 の第 21 条の適用など、付加価値税 (VAT) 免除の理由を詳しく説明する特定の記述を含める必要がある場合があります。

番号の追加や修正

プロフォーマインボイスには番号を付す必要はありません。番号を付す場合でも、それは社内管理のために限られます。ただし、採番は最終請求書の最も重要な情報の 1 つです。請求書には、連番かつ時系列順で識別できる番号を付す必要があり、必要に応じて系列を付けることもできます。

日付の変更

プロフォーマインボイスの発行日が最終請求書の発行日と一致しない場合は、取引または前受金が行われた時点を正確に反映するよう更新します。

請求の記録

文書を記録して通常の請求に変換する前に、納税者番号 (NIF) や項目分けされた VAT などの税務情報を確認します。ビジネスで Stripe Tax を使用している場合、このステップでは手動での介入は不要です。Stripe Tax は、スペインやその他の国の VAT の税率を自動的に適用し、Stripe 取引に対する税金を計算して徴収する税金自動化ツールです。

Stripe でプロフォーマインボイスを管理する方法

プロフォーマインボイスは顧客が受け入れるか署名すると法的に有効になるため、適切に管理することが重要です。多くの場合、ビジネスはこれらの文書を潜在的な顧客に提供するため、処理時のエラーを避けることが重要です。これにより、信頼を築き、売上を増やすことができます。

プロフォーマインボイスの発行を迅速化するために、Stripe App Marketplace では広範な請求ツールのライブラリにアクセスできます。たとえば、Invopop を使用すると、請求に「プロフォーマインボイス」ラベルを割り当てることができます。受信後、顧客は直接承認または拒否できるため、契約の正式化が迅速になります。さらに、Billit は、プロフォーマインボイスの作成もサポートする電子請求プラットフォームです。

プロフォーマインボイスは、その後の最終の請求の発行の基礎として機能します。AEAT からのペナルティや顧客からの苦情などの問題を回避するには、入力されたすべてのデータが正しいことを確認することが重要です。これは、情報の手動での転送を制限するか排除することで実現できます。Stripe Payments などの自動化された決済プラットフォームを使用すると、請求の発行、回収、決済の消し込みのすべてのプロセスでの手作業を排除できます。

プロフォーマインボイスに関するよくあるご質問