Die Pro-forma-Rechnung ist eine der vielen Arten von Rechnungen, die in Spanien ausgestellt werden können. Es ist jedoch die einzige, die für Steuerzwecke nicht gültig ist. Daher müssen Unternehmen wissen, wann sie verwendet werden sollte – sei es als Entwurf für den Abschluss kommerzieller Vereinbarungen oder als Informationsdokument für den Export.

In diesem Artikel erklären wir Pro-forma-Rechnungen, einschließlich wofür sie verwendet werden und wie man sie ohne Verwaltungsfehler verwaltet.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Pro-forma-Rechnungen sind Entwürfe regulärer Rechnungen, die Kundinnen und Kunden über anstehende Transaktionen informieren.
  
• Sie sind steuerlich nicht gültig, können aber rechtlich bindend sein.
  
• Pro-forma-Rechnungen dienen mehreren Zwecken, wie der Beschleunigung von Zollabfertigungsverfahren, der Erstellung von Geschäftsangeboten und der Validierung von Daten.
  
• Sie können durch Befolgen einer Reihe von Schritten in steuerlich gültige Rechnungen umgewandelt werden.
  

Was ist eine Pro-forma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung ist ein Geschäftsdokument, das Kundinnen und Kunden Informationen über eine zukünftige Transaktion liefert. Im Allgemeinen wird die Pro-forma-Rechnung nach dem Angebot und vor der endgültigen Rechnung ausgestellt.

Pro-forma-Rechnungen werden häufig als Entwürfe oder Musterrechnungen in Unternehmen wie Restaurants und solchen, die ausländischen Kundinnen und Kunden Rechnungen stellen, verwendet. Diese Unternehmen verwenden Pro-forma-Rechnungen, um Zollbeamte über den Wert von Waren zu informieren.

Gültigkeit von Pro-forma-Rechnungen in Spanien

Wenn Unternehmen Pro-forma-Rechnungen ausstellen, müssen sie wissen, wann diese Dokumente gültig sind, um Missverständnisse mit Kundinnen und Kunden sowie administrative Probleme zu vermeiden. Im Folgenden erläutern wir die Gültigkeit von Pro-forma-Rechnungen.

Für steuerliche Zwecke nicht gültig

Im Gegensatz zu anderen Rechnungsarten sind Pro-forma-Rechnungen für steuerliche Zwecke nicht gültig. Die spanische Regierung hat dies in mehreren offiziellen Publikationen ausdrücklich erklärt – wie in diesem Amtsblatt (BOE) vom Januar 2024 bezüglich lokaler Zuschüsse – und klargestellt, dass Pro-forma-Rechnungen nicht als Ausgabenbeleg akzeptiert werden. Diese fehlende Gültigkeit für steuerliche Zwecke bedeutet, dass sie nicht verwendet werden können, um Steuern mit der spanischen Steuerbehörde (AEAT) abzurechnen oder als Nachweis für abzugsfähige Ausgaben zu dienen.

Obwohl eine Pro-forma-Rechnung in der Regel den Preis eines Verkaufs – und oft die mit der Transaktion verbundenen Steuern – angibt, verpflichtet sie die empfangende Person nicht zur Zahlung des Betrags.

Bei Unterzeichnung rechtlich gültig

Pro-forma-Rechnungen werden rechtlich gültig, wenn Kundinnen und Kunden sie unterzeichnen. Obwohl es sich um Informationsdokumente ohne steuerliche Auswirkungen handelt, können sie rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Aus diesem Grund empfiehlt die spanische Regierung häufig ihre Verwendung. Beispielsweise rät das Europäische Verbraucherzentrum in Spanien (CEC-Spanien), vor Abschluss einer Reise eine Pro-forma-Rechnung anzufordern.

Wofür werden Pro-forma-Rechnungen verwendet?

Obwohl sie für steuerliche Zwecke nicht gültig sind, haben Pro-forma-Rechnungen verschiedene kommerzielle Verwendungsmöglichkeiten, die sie zu einem unverzichtbaren Instrument für viele spanische Unternehmen machen. Hier sind ihre wichtigsten Verwendungszwecke.

Exporte beschleunigen

Die Bereitstellung einer Pro-forma-Rechnung ist eine der Voraussetzungen für den Export aus Spanien, die für bestimmte Transaktionen, wie die Lieferung von kostenlosen Mustern, gilt. Es ist auch üblich, Pro-forma-Rechnungen beizufügen, damit Zollbeamtinnen und Zollbeamte wichtige Details, wie deklarierte Werte, überprüfen können.

Es gab eine erhebliche internationale Expansion spanischer Unternehmen. Beispielsweise beliefen sich die Warenexporte im Mai 2026 laut dem spanischen Ministerium für Wirtschaft, Handel und Unternehmen auf fast 34,7 Milliarden €. Daher ist es in Spanien gängige Praxis, Pro-forma-Rechnungen zu verwenden, um die transportierten Waren zu beschreiben und Zollkontrollverfahren zu erleichtern.

Daten validieren

Eine Pro-forma-Rechnung wird Kundinnen und Kunden in der Regel als Entwurf zur Verfügung gestellt, damit diese die eingegebenen Daten überprüfen können. Nach der Überprüfung und Bestätigung durch die Kundinnen und Kunden stellt das Unternehmen die endgültige Rechnung aus. Indem sie Kundinnen und Kunden ermöglichen, Daten zu überprüfen, können Unternehmen Rechnungsfehler vermeiden, die die Ausstellung von Korrekturrechnungen erforderlich machen.

Solche Ungenauigkeiten sind zunehmend selten geworden, da die elektronische Rechnungsstellung weniger manuelle Eingriffe erfordert. In Spanien wird die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch, sobald die endgültigen Bestimmungen des Gesetzes zur Gründung und zum Wachstum von Unternehmen (Crea y Crece) verabschiedet sind.

Geschäftsangebote machen

Auf Pro-forma-Rechnungen detaillieren Unternehmen die Preise von Produkten oder Dienstleistungen sowie Beschreibungen und wesentliche Aspekte, die Kundinnen und Kunden validieren müssen, um Geschäftsangebote anzunehmen. Im Gegensatz zu einem Angebot enthält eine Pro-forma-Rechnung mehr als nur Schätzungen. Stattdessen spiegelt sie die endgültigen Konditionen der kommerziellen Vereinbarung wider.

Reservierungen oder individuelle Bestellungen abwickeln

Um Reservierungen für bestimmte Arten von Dienstleistungen – wie individuelle Bestellungen – abzuwickeln, sind feste Zusagen von Kundinnen und Kunden erforderlich. In einigen Fällen verwenden Unternehmen Pro-forma-Rechnungen als Beweis für die Zusage von Kundinnen und Kunden. Obwohl das Dokument nicht im strengen Sinne eine Verpflichtung darstellt, legt es transparent die Konditionen der von beiden Parteien getroffenen Vereinbarung dar.

Finanzielle Unterstützung oder Subventionen erhalten

Manchmal verlangen Banken und Kreditinstitute Unterlagen, die die Kosten von Produkten oder Dienstleistungen belegen, um finanzielle Unterstützung zu gewähren. Pro-forma-Rechnungen liefern die Informationen, die für die Genehmigung von Finanzierungstransaktionen erforderlich sind, die in Spanien zunehmend üblich geworden sind. Im Jahr 2025 erhielten Selbstständige laut Daten aus dem Bericht des zentralen Kreditregisters 2025 mehr Finanzierungen als im Vorjahr.

Andererseits können Pro-forma-Rechnungen auch bei der Beantragung bestimmter Arten von Hilfen nützlich sein – wie z. B. Zuschüsse für die Gründung von Unternehmen in Spanien –, da sie einen Nachweis darüber erbringen, wie die beantragten Mittel verwendet werden.

Erstellen einer Pro-forma-Rechnung

Pro-forma-Rechnungen unterliegen keinen strengen formalen Anforderungen. Es ist jedoch ratsam, bestimmte Richtlinien zu befolgen, damit die Dokumente ihren Informationszweck erfüllen und leicht in endgültige Rechnungen umgewandelt werden können. Im Folgenden erläutern wir die häufigsten Felder und wie eine Pro-forma-Rechnung in eine steuerlich gültige Rechnung umgewandelt werden kann.

Inhalt, der auf Pro-forma-Rechnungen in Spanien enthalten sein muss

Der Inhalt von Pro-forma-Rechnungen ist in der Regel identisch mit dem von endgültigen Rechnungen. Unternehmen können Pro-forma-Rechnungen mit erheblicher Flexibilität erstellen, da sie keinen strengen obligatorischen Abrechnungsinformationen unterliegen. Wenn Pro-forma-Rechnungen jedoch im Exportprozess verwendet werden, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen, um als Dokumente gültig zu sein, die Transaktionsdaten überprüfen.

Wir haben eine Liste der notwendigen Details vorbereitet, die auf Pro-forma-Rechnungen enthalten sein müssen, damit Unternehmen sie nutzen können, um Verkäufe im Ausland zu dokumentieren:

• Rechtlicher Hinweis: Es ist zwingend erforderlich, die Bezeichnung „Pro-forma-Rechnung“ in die Kopfzeile aufzunehmen, um ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass es sich nicht um eine endgültige Rechnung handelt.
  
• Datum: Dies ist das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird (d. h. wann sie erstellt und gesendet wird).
  
• Ausstellerdetails: Dieses Feld muss den Namen, die Adresse und die Steueradresse des Ausstellers sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) enthalten, wenn in einen anderen EU-Mitgliedstaat exportiert wird, z. B. Frankreich.
  
• Kundendaten: Der Name, die Adresse und die Steueradresse der kaufenden Partei müssen angegeben werden.
  
• Beschreibung: Es ist zwingend erforderlich, die Waren zu beschreiben und die transportierten Einheiten anzugeben.
  
• Betrag: Der Stückpreis und der Endpreis müssen angegeben werden; letzterer weicht im Allgemeinen nicht von dem auf der endgültigen Rechnung angegebenen Preis ab.
  
• Pakete: Dies gibt die Anzahl der transportierten Pakete sowie deren Gewicht und Volumen an.
  
• Zusätzliche Kosten: Wenn das Unternehmen die Transport- und Versicherungskosten übernimmt, muss dies auf der Pro-forma-Rechnung angegeben werden.
  

Umwandlung von Pro-forma-Rechnungen in steuerlich gültige Rechnungen

Die aktuellen Vorschriften regeln Pro-forma-Rechnungen nicht spezifisch. In der Praxis enthalten Pro-forma-Rechnungen in der Regel fast dieselben Informationen wie reguläre Rechnungen. Diese Ähnlichkeiten machen Pro-forma-Rechnungen jedoch nicht zu steuerlich gültigen Rechnungen. Damit Pro-forma-Rechnungen volle Gültigkeit für Steuerzwecke erlangen, muss der folgende Umwandlungsprozess erfolgen.

Entfernen oder Ändern des Wortlauts

Entfernen Sie zunächst den Wortlaut „Pro-forma-Rechnung“ oder ersetzen Sie ihn durch den entsprechenden Wortlaut, je nach Art der Rechnung. Wenn beispielsweise eine Kundin oder ein Kunde aus den USA ein Angebot annimmt, muss das Unternehmen den Begriff „Pro-forma-Rechnung“ durch „Rechnung“ ersetzen, damit das Dokument eindeutig als reguläre Rechnung gekennzeichnet ist.

Darüber hinaus kann es erforderlich sein, weitere Erklärungen abzugeben. Beispielsweise muss die Rechnung möglicherweise eine spezifische Erklärung enthalten, in der der Grund für eine Befreiung von der Mehrwertsteuer aufgeführt ist, z. B. die Anwendung von Artikel 21 des spanischen Gesetzes 37/1992.

Hinzufügen oder Ändern der Nummerierung

Pro-forma-Rechnungen müssen nicht nummeriert sein. Sind sie es doch, dient dies nur internen Kontrollzwecken. Die Rechnungsnummer ist jedoch eine der wichtigsten Angaben auf der Schlussrechnung. Eine Rechnung muss eine Nummer (und ggf. eine Serie) in fortlaufender und chronologischer Reihenfolge erhalten.

Ändern des Datums

Wenn das Ausstellungsdatum der Pro-forma-Rechnung nicht mit dem der Schlussrechnung übereinstimmt, ändern Sie es, sodass korrekt angegeben wird, wann die Transaktion oder die Vorauszahlung stattgefunden hat.

Erfassen der Rechnung

Bevor Sie das Dokument erfassen und in eine reguläre Rechnung umwandeln, überprüfen Sie die Steuerinformationen, wie die Steueridentifikationsnummer (NIF) und die aufgeschlüsselte Mehrwertsteuer. Dieser Schritt erfordert kein manuelles Eingreifen, wenn das Unternehmen Stripe Tax verwendet, ein Tool zur Steuerautomatisierung, das Mehrwertsteuersätze in Spanien und anderen Ländern automatisch anwendet, um Steuern für Stripe-Transaktionen zu berechnen und einzuziehen.

Wie Stripe bei der Verwaltung von Pro-forma-Rechnungen helfen kann

Die ordnungsgemäße Verwaltung von Pro-forma-Rechnungen ist wichtig, da sie rechtsgültig werden, wenn Kundinnen und Kunden sie akzeptieren oder unterzeichnen. In vielen Fällen übergeben Unternehmen diese Dokumente potenziellen Kundinnen und Kunden, sodass es wichtig ist, Fehler bei der Verarbeitung zu vermeiden. Dies kann dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und Umsatz zu steigern.

Um die Ausstellung von Pro-forma-Rechnungen zu beschleunigen, bietet der Stripe App Marketplace Zugriff auf eine umfangreiche Bibliothek von Rechnungsstellungstools. Beispielsweise können Sie mit Invopop Rechnungen mit der Bezeichnung „Pro-forma-Rechnung“ versehen. Nach Erhalt können Ihre Kundinnen und Kunden diese direkt annehmen oder ablehnen, was die Formalisierung von Vereinbarungen beschleunigt. Darüber hinaus ist Billit eine elektronische Rechnungsplattform, die auch die Erstellung von Pro-forma-Rechnungen unterstützt.

Pro-forma-Rechnungen dienen als Grundlage für die spätere Ausstellung von endgültigen Rechnungen. Um Probleme – wie Strafen der AEAT oder Beschwerden von Kundinnen und Kunden – zu vermeiden, ist es wichtig zu überprüfen, ob alle eingegebenen Daten korrekt sind. Dies kann erreicht werden, indem die manuelle Übertragung von Informationen eingeschränkt oder beseitigt wird. Automatisierte Zahlungsplattformen – wie Stripe Payments – können manuelle Aufgaben in allen Prozessen der Rechnungsausstellung, des Einzugs und des Zahlungsabgleichs beseitigen.

FAQs zu Pro-forma-Rechnungen