La facture proforma est l'un des nombreux types de factures pouvant être émises en Espagne. Cependant, c'est la seule qui ne soit pas valide à des fins fiscales. Par conséquent, les entreprises doivent savoir quand l'utiliser, que ce soit comme brouillon pour finaliser des accords commerciaux ou comme document d'information pour les exportations.

Dans cet article, nous expliquons ce que sont les factures proforma, à quoi elles servent et comment les gérer sans erreurs administratives.

L’essentiel à retenir

• Les factures pro forma sont des brouillons de factures ordinaires qui informent les clients des transactions à venir.
  
• Elles ne sont pas valides à des fins fiscales, mais elles peuvent avoir une valeur juridique.
  
• Les factures proforma ont de multiples utilités, telles que l'accélération des procédures de dédouanement, la formulation d'offres commerciales et la validation de données.
  
• Elles peuvent être converties en factures valides à des fins fiscales en suivant une série d'étapes.
  

Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?

Une facture proforma est un document commercial qui fournit au client des informations sur une transaction future. En général, la facture proforma est émise après le devis et avant la facture finale.

Les factures proforma sont couramment utilisées comme brouillons ou factures types dans des entreprises telles que les restaurants et celles qui facturent des clients étrangers. Ces entreprises utilisent des factures proforma pour informer les agents des douanes de la valeur des marchandises.

Validité des factures pro forma en Espagne

Lorsque les entreprises émettent des factures pro forma, elles doivent savoir quand ces documents sont valides afin d'éviter les malentendus avec les clients et les problèmes administratifs. Nous expliquons ci-dessous la validité des factures pro forma.

Non valides sur le plan fiscal

Contrairement à d'autres types de factures, les factures pro forma ne sont pas valides sur le plan fiscal. Le gouvernement espagnol l'a explicitement indiqué dans plusieurs publications officielles (telles que ce Bulletin officiel de l'État (BOE) de janvier 2024 concernant les subventions locales), précisant que les factures pro forma ne sont pas acceptées comme preuve de dépense. Cette absence de validité sur le plan fiscal signifie qu'elles ne peuvent pas être utilisées pour régler des impôts auprès de l'Agence fiscale espagnole (AEAT) ou fournir une preuve de dépenses déductibles.

Bien qu'une facture pro forma indique généralement le prix d'une vente (et souvent les taxes associées à la transaction), elle n'oblige pas le destinataire à en payer le montant.

Validité juridique après signature

Les factures pro forma deviennent juridiquement valides lorsque les clients les signent. Bien qu'il s'agisse de documents d'information sans incidence fiscale, elles peuvent avoir des conséquences juridiques. Pour cette raison, il est courant que le gouvernement espagnol recommande leur utilisation. Par exemple, le Centre européen des consommateurs en Espagne (CEC-Espagne) conseille de demander une facture pro forma avant d'effectuer un voyage.

À quoi servent les factures pro forma ?

Bien qu'elles ne soient pas valides sur le plan fiscal, les factures pro forma ont diverses utilisations commerciales, ce qui en fait un outil indispensable pour de nombreuses entreprises espagnoles. Voici leurs principales utilisations.

Accélération des exportations

La fourniture d'une facture pro forma est l'une des exigences pour exporter depuis l'Espagne qui s'applique à certaines transactions, telles que la livraison d'échantillons gratuits. Il est également courant d'inclure des factures pro forma afin que les agents des douanes puissent vérifier des informations importantes, telles que les valeurs déclarées.

On observe une importante expansion internationale des entreprises espagnoles. Par exemple, les exportations de biens ont totalisé près de 34,7 milliards d'euros en mai 2026, selon le ministère espagnol de l'Économie, du Commerce et des Entreprises. Par conséquent, il est courant en Espagne d'utiliser des factures pro forma pour décrire les marchandises transportées et faciliter les procédures de contrôle douanier.

Validation des données

Une facture pro forma est généralement fournie à un client sous forme de brouillon afin qu'il puisse vérifier les informations saisies. Une fois vérifiée et confirmée par le client, l'entreprise émet la facture finale. En permettant au client de vérifier les données, les entreprises peuvent éviter les erreurs de facturation qui nécessitent l'émission de factures rectificatives.

Ces inexactitudes sont devenues de plus en plus rares, car la facturation électronique nécessite moins d'intervention manuelle. En Espagne, la facturation électronique deviendra obligatoire une fois que les réglementations finales de la loi Création et Croissance (loi Crea y Crece) seront approuvées.

Présentation d'offres commerciales

Sur les factures pro forma, les entreprises détaillent les prix des produits ou des services, ainsi que les descriptions et les aspects clés que les clients doivent valider pour accepter les offres commerciales. Contrairement à un devis, une facture pro forma contient plus que de simples estimations. Elle reflète plutôt les conditions finales de l'accord commercial.

Traitement des réservations ou des commandes personnalisées

Pour traiter les réservations de certains types de services (tels que les commandes personnalisées), des engagements fermes de la part des clients sont nécessaires. Dans certains cas, les entreprises utilisent les factures pro forma comme preuve de l'engagement du client. Bien que le document ne constitue pas strictement une obligation, il définit de manière transparente les conditions de l'accord conclu par les deux parties.

Obtention d'aides financières ou de subventions

Parfois, les banques et les établissements de crédit exigent des documents prouvant les coûts des produits ou des services pour accorder une aide financière. Les factures pro forma fournissent les informations nécessaires pour approuver les opérations de financement, qui sont devenues de plus en plus courantes en Espagne. En 2025, les travailleurs indépendants ont reçu plus de financements que l'année précédente, selon les données du rapport de 2025 de la Centrale des risques.

D'autre part, les factures pro forma peuvent également être utiles lors de la demande de certains types d'aides (telles que des subventions pour la création d'entreprises en Espagne), car elles fournissent la preuve de la manière dont les fonds demandés seront utilisés.

Comment créer une facture proforma

Les factures proforma ne sont pas soumises à des exigences formelles strictes. Toutefois, il est conseillé de suivre certaines directives afin que les documents remplissent leur fonction d'information et puissent être facilement convertis en factures finales. Ci-dessous, nous expliquons les champs les plus courants et comment transformer une facture proforma en une facture valide à des fins fiscales.

Contenu à inclure sur les factures proforma en Espagne

Le contenu des factures proforma est généralement identique à celui des factures finales. Les entreprises peuvent préparer des factures proforma avec une grande flexibilité car elles ne sont pas soumises à des informations de facturation obligatoires strictes. Toutefois, lorsqu'elles sont utilisées dans le processus d'exportation, les factures proforma doivent répondre à certaines exigences pour être valides en tant que documents vérifiant les données de transaction.

Nous avons préparé une liste des détails nécessaires qui doivent figurer sur les factures proforma afin que les entreprises puissent les utiliser pour documenter les ventes à l'étranger :

• Mentions légales : il est obligatoire d'inclure la mention « facture proforma » dans l'en-tête pour indiquer explicitement qu'il ne s'agit pas d'une facture finale.
  
• Date : il s'agit de la date à laquelle la facture est émise (c'est-à-dire lorsqu'elle est préparée et envoyée).
  
• Coordonnées de l'émetteur : ce champ doit inclure le nom, l'adresse et l'adresse fiscale de l'émetteur, ainsi que le numéro de TVA intracommunautaire (NIF-IVA), en cas d'exportation vers un autre État membre de l'UE, tel que la France.
  
• Coordonnées du client : le nom, l'adresse et l'adresse fiscale de la partie acheteuse doivent être inclus.
  
• Description : il est obligatoire de décrire les marchandises et de préciser les unités transportées.
  
• Montant : le prix unitaire et le prix final doivent être indiqués ; ce dernier ne diffère généralement pas du prix figurant sur la facture finale.
  
• Colis : indique le nombre de colis transportés, ainsi que leur poids et leur volume.
  
• Frais supplémentaires : si l'entreprise prend en charge les frais de transport et d'assurance, cela doit figurer sur la facture proforma.
  

Conversion des factures proforma en factures valides à des fins fiscales

La réglementation en vigueur ne régit pas spécifiquement les factures proforma. Dans la pratique, les factures proforma comprennent généralement presque les mêmes informations que les factures ordinaires. Toutefois, ces similitudes ne font pas des factures proforma des factures valides à des fins fiscales. Pour que les factures proforma acquièrent une pleine validité à des fins fiscales, le processus de conversion suivant doit avoir lieu.

Supprimer ou modifier le libellé

Tout d'abord, supprimez la mention « facture proforma » ou remplacez-la par la mention appropriée, en fonction du type de facture. Par exemple, si un client aux États-Unis accepte une offre, l'entreprise doit remplacer le terme « facture proforma » par « facture » afin que le document soit clairement identifié comme une facture ordinaire.

En outre, il peut être nécessaire d'inclure d'autres mentions. Par exemple, la facture peut devoir inclure une mention spécifique détaillant la raison d'une exemption de TVA, telle que l'application de l'article 21 de la loi espagnole 37/1992.

Ajouter ou modifier la numérotation

Les factures pro forma n’ont pas à être numérotées. Si elles le sont, c’est uniquement à des fins de contrôle interne. Cependant, la numérotation est l’une des informations les plus importantes de la facture finale. Une facture doit comporter un numéro, et éventuellement une série, qui l’identifie dans un ordre séquentiel et chronologique.

Modifier la date

Si la date d’émission de la facture pro forma ne correspond pas à celle de la facture finale, mettez-la à jour pour refléter avec précision la date à laquelle la transaction ou le prépaiement a eu lieu.

Enregistrer la facture

Avant d'enregistrer le document et de le convertir en facture ordinaire, vérifiez les informations fiscales, telles que le numéro d'identification fiscale (NIF) et la TVA détaillée. Cette étape ne nécessite aucune intervention manuelle si l'entreprise utilise Stripe Tax, un outil d'automatisation fiscale qui applique automatiquement les taux de TVA en Espagne et dans d'autres pays pour calculer et collecter les taxes sur les transactions Stripe.

Comment Stripe peut aider à gérer les factures proforma

Il est important de gérer correctement les factures proforma, car elles acquièrent une valeur juridique lorsque les clients les acceptent ou les signent. Dans de nombreux cas, les entreprises remettent ces documents à des clients potentiels, il est donc important d'éviter les erreurs lors de leur traitement. Cela peut aider à instaurer la confiance et à augmenter les revenus.

Pour accélérer l'émission de factures proforma, la Stripe App Marketplace offre l'accès à une vaste bibliothèque d'outils de facturation. Par exemple, Invopop vous permet d'attribuer l'étiquette « facture proforma » aux factures. Une fois reçues, vos clients peuvent les accepter ou les refuser directement, ce qui accélère la formalisation des accords. De plus, Billit est une plateforme de facturation électronique qui prend également en charge la création de factures proforma.

Les factures proforma servent de base à l'émission ultérieure des factures finales. Pour éviter les problèmes (tels que les pénalités de l'AEAT ou les plaintes des clients), il est important de vérifier que toutes les données saisies sont correctes. Cela peut être réalisé en limitant ou en éliminant le transfert manuel d'informations. Les plateformes de paiement automatisé, telles que Stripe Payments, peuvent éliminer les tâches manuelles dans tous les processus d'émission de factures, d'encaissement et de rapprochement des paiements.

FAQ sur les factures proforma