La fattura pro forma è uno dei numerosi tipi di fatture che possono essere emessi in Spagna. Tuttavia, è l'unico non valido ai fini fiscali. Pertanto, le attività devono sapere quando utilizzarla, sia come bozza per finalizzare accordi commerciali o come documento informativo per le esportazioni.

In questo articolo spieghiamo le fatture pro forma, a cosa servono e come gestirle senza errori amministrativi.

In sintesi

• Le fatture proforma sono bozze di fatture ordinarie che comunicano ai clienti imminenti transazioni.
  
• Non sono valide ai fini fiscali, ma possono essere legalmente valide.
  
• Le fatture pro forma servono a molteplici scopi, come accelerare le procedure di sdoganamento, fare offerte commerciali e convalidare i dati.
  
• Possono essere convertite in fatture valide ai fini fiscali seguendo una serie di passaggi.
  

Cos'è una fattura proforma

Una fattura pro forma è un documento commerciale che fornisce al cliente informazioni su una transazione futura. In genere, la fattura pro forma viene emessa dopo il preventivo e prima della fattura definitiva.

Le fatture pro forma sono comunemente utilizzate come bozze o fatture di esempio in attività come i ristoranti e in quelle che fatturano ai clienti esteri. Queste attività utilizzano le fatture pro forma per informare i funzionari doganali sul valore delle merci.

Validità delle fatture proforma in Spagna

Quando le attività emettono fatture proforma, devono sapere in quali casi questi documenti sono validi per evitare malintesi con i clienti e problemi amministrativi. Di seguito viene illustrata la validità delle fatture proforma.

Non valide ai fini fiscali

A differenza di altri tipi di fattura, le fatture proforma non sono valide a fini fiscali. Il governo spagnolo lo ha esplicitamente dichiarato in diverse pubblicazioni ufficiali, come la Gazzetta Ufficiale dello Stato (BOE) di gennaio 2024 relativa ai contributi locali, chiarendo che le fatture proforma non sono accettate come prova di spesa. Questa mancanza di validità a fini fiscali significa che non possono essere utilizzate per regolare le imposte con l'Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT) o per fornire prova di spese deducibili.

Sebbene una fattura proforma indichi generalmente il prezzo di una vendita e spesso le imposte associate alla transazione, non obbliga il destinatario a pagare l'importo.

Legalmente valide se firmate

Le fatture proforma diventano legalmente valide quando i clienti le firmano. Pur essendo documenti informativi senza implicazioni fiscali, possono comportare conseguenze legali. Per questo motivo, è comune che il governo spagnolo ne raccomandi l'uso. Ad esempio, il Centro Europeo Consumatori in Spagna (CEC-Spagna) consiglia di richiedere una fattura proforma prima di completare un viaggio.

A cosa servono le fatture proforma?

Sebbene non siano valide ai fini fiscali, le fatture proforma hanno diversi usi commerciali, che le rendono uno strumento indispensabile per molte attività spagnole. Di seguito sono riportati i loro usi principali.

Accelerare le esportazioni

Fornire una fattura proforma è uno dei requisiti per esportare dalla Spagna applicabili a determinate transazioni, come la consegna di campioni gratuiti. È anche comune includere le fatture proforma in modo che i funzionari doganali possano verificare dettagli importanti, come i valori dichiarati.

C'è stata una significativa espansione internazionale delle attività spagnole. Ad esempio, le esportazioni di merci hanno raggiunto quasi 34,7 miliardi di euro nel mese di maggio 2026, secondo il Ministero spagnolo dell'Economia, del Commercio e delle Imprese. Pertanto, è pratica comune in Spagna utilizzare fatture proforma per descrivere le merci trasportate e contribuire ad agevolare le procedure di controllo doganale.

Convalidare i dati

In genere viene fornita una fattura proforma a un cliente come bozza in modo che possa verificare i dettagli inseriti. Una volta verificata e confermata dal cliente, l'attività emette la fattura finale. Consentendo al cliente di verificare i dati, le attività possono evitare errori di fatturazione che richiedono l'emissione di fatture correttive.

Tali inesattezze sono diventate sempre più rare perché la fatturazione elettronica richiede meno interventi manuali. In Spagna, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria una volta approvati i regolamenti finali della Legge Crea e Cresci (Crea y Crece).

Fare offerte commerciali

Sulle fatture proforma, le attività descrivono in dettaglio i prezzi di prodotti o servizi, oltre a descrizioni e aspetti chiave che i clienti devono convalidare per accettare le offerte commerciali. A differenza di un preventivo, una fattura proforma contiene molto più che semplici stime. Riflette invece i termini finali dell'accordo commerciale.

Elaborare prenotazioni o ordini personalizzati

Per elaborare le prenotazioni per determinati tipi di servizi, come gli ordini personalizzati, sono richiesti impegni vincolanti da parte dei clienti. In alcuni casi, le attività utilizzano le fatture proforma come prova dell'impegno del cliente. Sebbene il documento non costituisca strettamente un obbligo, stabilisce in modo trasparente i termini dell'accordo raggiunto da entrambe le parti.

Ottenere assistenza finanziaria o sussidi

A volte, le banche e gli istituti di credito richiedono una documentazione che verifichi i costi di prodotti o servizi per concedere assistenza finanziaria. Le fatture proforma forniscono le informazioni necessarie per approvare le transazioni di finanziamento, che sono diventate sempre più comuni in Spagna. Nel 2025, i lavoratori autonomi hanno ricevuto maggiori finanziamenti rispetto all'anno precedente, secondo i dati della Relazione 2025 della Centrale dei Rischi.

D'altra parte, le fatture proforma possono essere utili anche quando si richiedono determinati tipi di aiuti, come i contributi per avviare attività in Spagna, in quanto forniscono la prova dei modi in cui verranno utilizzati i fondi richiesti.

Come creare una fattura pro forma

Le fatture pro forma non sono soggette a rigidi requisiti formali. Tuttavia, è consigliabile seguire alcune linee guida in modo che i documenti soddisfino i loro scopi informativi e possano essere facilmente convertiti in fatture definitive. Di seguito, spieghiamo i campi più comuni e come trasformare una fattura pro forma in una fattura valida ai fini fiscali.

Contenuto da includere nelle fatture pro forma in Spagna

Il contenuto delle fatture pro forma è in genere identico a quello delle fatture definitive. Le attività possono preparare le fatture pro forma con notevole flessibilità, poiché non sono soggette a rigide informazioni di fatturazione obbligatorie. Tuttavia, se utilizzate nel processo di esportazione, le fatture pro forma devono soddisfare determinati requisiti per essere valide come documenti che verificano i dati della transazione.

Abbiamo preparato un elenco dei dettagli necessari da includere nelle fatture pro forma affinché le attività possano utilizzarle per documentare le vendite all'estero:

• Nota legale: è obbligatorio includere l'etichetta "fattura pro forma" nell'intestazione per indicare esplicitamente che non si tratta di una fattura definitiva.
  
• Data: è la data di emissione della fattura (ossia quando viene preparata e inviata).
  
• Dettagli della società emittente: questo campo deve includere il nome, l'indirizzo e l'indirizzo fiscale della società emittente, nonché la partita IVA intracomunitaria (NIF-IVA), se si esporta in un altro stato membro dell'UE, come la Francia.
  
• Dettagli del cliente: devono essere inclusi il nome, l'indirizzo e l'indirizzo fiscale della parte acquirente.
  
• Descrizione: è obbligatorio descrivere le merci e specificare le unità trasportate.
  
• Importo: devono essere indicati il prezzo unitario e il prezzo finale; quest'ultimo in genere non differisce dal prezzo indicato sulla fattura definitiva.
  
• Colli: indica il numero di colli trasportati, nonché il loro peso e volume.
  
• Costi aggiuntivi: se l'attività copre i costi di trasporto e assicurazione, questi devono essere inclusi nella fattura pro forma.
  

Conversione delle fatture pro forma in fatture valide ai fini fiscali

Le normative attuali non disciplinano in modo specifico le fatture pro forma. In pratica, le fatture pro forma includono in genere quasi le stesse informazioni delle fatture normali. Tuttavia, queste somiglianze non rendono le fatture pro forma identiche alle fatture valide ai fini fiscali. Affinché le fatture pro forma acquisiscano piena validità ai fini fiscali, deve avvenire il seguente processo di conversione.

Rimuovere o modificare la dicitura

Per prima cosa, rimuovi la dicitura "fattura pro forma" o sostituiscila con la dicitura appropriata, a seconda del tipo di fattura. Ad esempio, se un cliente degli Stati Uniti accetta un'offerta, l'attività deve sostituire il termine "fattura pro forma" con "fattura" in modo che il documento sia chiaramente identificato come una fattura normale.

Inoltre, potrebbe essere necessario includere altre dichiarazioni. Ad esempio, la fattura potrebbe dover includere una dichiarazione specifica che illustri il motivo di un'esenzione dell'imposta sul valore aggiunto (IVA), come l'applicazione dell'Articolo 21 della Legge spagnola 37/1992.

Aggiungere o modificare la numerazione

Le fatture proforma non devono necessariamente essere numerate. Se lo sono, è solo per scopi di controllo interno. Tuttavia, il numero è una delle informazioni più importanti della fattura definitiva. Una fattura deve avere un numero, e facoltativamente una serie, che la identifichi in ordine sequenziale e cronologico.

Cambiare la data

Se la data di emissione della fattura proforma non corrisponde a quella della fattura definitiva, aggiornala per riflettere con precisione la data della transazione o del pagamento anticipato.

Registrare la fattura

Prima di registrare il documento e convertirlo in una fattura normale, verifica le informazioni fiscali, come il Codice di identificazione fiscale (NIF) e l'IVA dettagliata. Questo passaggio non richiede alcun intervento manuale se l'attività utilizza Stripe Tax, uno strumento di automazione fiscale che applica automaticamente le aliquote IVA in Spagna e in altri Paesi per calcolare e riscuotere le imposte sulle transazioni Stripe.

Come Stripe può aiutare a gestire le fatture pro forma

Gestire correttamente le fatture pro forma è importante perché diventano legalmente valide quando i clienti le accettano o le firmano. In molti casi, le attività forniscono questi documenti a potenziali clienti, quindi è importante evitare errori durante la loro elaborazione. Questo può aiutare a creare fiducia e aumentare i ricavi.

Per accelerare l'emissione delle fatture pro forma, Stripe App Marketplace offre l'accesso a una vasta libreria di strumenti di fatturazione. Ad esempio, Invopop consente di assegnare l'etichetta "fattura pro forma" alle fatture. Una volta ricevute, i clienti possono accettarle o rifiutarle direttamente, accelerando così la formalizzazione degli accordi. Inoltre, Billit è una piattaforma di fatturazione elettronica che supporta anche la creazione di fatture pro forma.

Le fatture pro forma fungono da base per la successiva emissione di fatture definitive. Per evitare problemi (come sanzioni da parte dell'AEAT o reclami da parte dei clienti) è importante verificare che tutti i dati inseriti siano corretti. Ciò può essere ottenuto limitando o eliminando il trasferimento manuale delle informazioni. Le piattaforme di pagamento automatizzate (come Stripe Payments) possono eliminare le attività manuali in tutti i processi di emissione delle fatture, riscossione e riconciliazione dei pagamenti.

Domande frequenti sulle fatture pro forma