A fatura pro forma é um dos muitos tipos de faturas que podem ser emitidas na Espanha. No entanto, é a única que não é válida para fins fiscais. Portanto, as empresas precisam saber quando usá-la: como rascunho para finalizar acordos comerciais ou como documento informativo para exportações.

Neste artigo, explicamos as faturas pro forma, incluindo para que são usadas e como gerenciá-las sem erros administrativos.

Principais conclusões

• Faturas pro forma são rascunhos de faturas regulares que informam os clientes sobre transações futuras.
  
• Elas não são válidas para fins fiscais, mas podem ser legalmente válidas.
  
• As faturas pro forma têm várias finalidades, como agilizar os procedimentos de liberação alfandegária, fazer ofertas comerciais e validar dados.
  
• Elas podem ser convertidas em faturas válidas para fins fiscais seguindo uma série de etapas.
  

O que é uma fatura pro forma?

Uma fatura pro forma é um documento comercial que fornece ao cliente informações sobre uma transação futura. Geralmente, a fatura pro forma é emitida após a cotação e antes da fatura final.

As faturas pro forma são comumente usadas como rascunhos ou faturas de amostra em empresas como restaurantes e naquelas que faturam clientes estrangeiros. Essas empresas usam faturas pro forma para informar aos funcionários da alfândega o valor das mercadorias.

Validade das faturas pro forma na Espanha

Ao emitirem faturas pro forma, as empresas precisam saber quando esses documentos são válidos para evitar mal-entendidos com os clientes e problemas administrativos. Abaixo, explicamos a validade das faturas pro forma.

Sem validade fiscal

Ao contrário de outros tipos de fatura, as faturas pro forma não têm validade fiscal. O governo espanhol declarou isso explicitamente em várias publicações oficiais — como este Diário Oficial do Estado (BOE) de janeiro de 2024 sobre auxílios locais — esclarecendo que as faturas pro forma não são aceitas como prova de despesa. Essa falta de validade fiscal significa que elas não podem ser usadas para quitar impostos com a Agência Tributária da Espanha (AEAT) ou fornecer prova de despesas dedutíveis.

Embora uma fatura pro forma geralmente indique o preço de uma venda — e, muitas vezes, os impostos associados à transação — ela não obriga o beneficiário a pagar o valor.

Com validade jurídica quando assinadas

As faturas pro forma adquirem validade jurídica quando o cliente as assina. Apesar de serem documentos informativos sem implicações fiscais, elas podem acarretar consequências jurídicas. Por esse motivo, é comum que o governo espanhol recomende seu uso. Por exemplo, o Centro Europeu do Consumidor na Espanha (CEC-España) aconselha a solicitação de uma fatura pro forma antes de concluir uma viagem.

Para que servem as faturas pro forma?

Embora não sejam válidas para fins fiscais, as faturas pro forma têm vários usos comerciais, o que as torna uma ferramenta indispensável para muitas empresas espanholas. Estes são seus principais usos.

Acelere as exportações

Fornecer uma fatura pro forma é um dos requisitos para exportar da Espanha que se aplica a certas transações, como a entrega de amostras grátis. Também é comum incluir faturas pro forma para que as autoridades alfandegárias possam verificar detalhes importantes, como valores declarados.

Houve uma expansão internacional significativa de empresas espanholas. Por exemplo, as exportações de bens totalizaram quase € 34,7 bilhões em maio de 2026, de acordo com o Ministério da Economia, Comércio e Empresa da Espanha. Portanto, é uma prática comum na Espanha usar faturas pro forma para descrever os bens transportados e ajudar a facilitar os procedimentos de controle alfandegário.

Valide dados

Uma fatura pro forma costuma ser fornecida a um cliente como rascunho para que ele possa verificar os detalhes inseridos. Uma vez verificada e confirmada pelo cliente, a empresa emite a fatura final. Ao permitir que o cliente verifique os dados, as empresas evitam erros nas faturas que exijam a emissão de faturas corretivas.

Tais imprecisões se tornaram cada vez mais raras, pois o faturamento eletrônico exige menos intervenção manual. Na Espanha, o faturamento eletrônico se tornará obrigatório assim que as regulamentações finais da Lei de Criação e Crescimento (Lei Crea y Crece) forem aprovadas.

Faça ofertas comerciais

Nas faturas pro forma, as empresas detalham os preços de produtos ou serviços, além de descrições e aspectos principais que os clientes devem validar para aceitar ofertas comerciais. Diferentemente de uma cotação, uma fatura pro forma contém mais do que estimativas. Em vez disso, ela reflete os termos finais do acordo comercial.

Processe reservas ou pedidos personalizados

Para processar reservas de determinados tipos de serviços, como pedidos personalizados, são necessários compromissos firmes dos clientes. Em alguns casos, as empresas usam faturas pro forma como comprovante do compromisso do cliente. Embora o documento não constitua estritamente uma obrigação, ele estabelece de forma transparente os termos do acordo alcançado por ambas as partes.

Obtenha assistência financeira ou subsídios

Às vezes, bancos e instituições de crédito exigem documentação que verifique os custos de produtos ou serviços para conceder assistência financeira. As faturas pro forma fornecem as informações necessárias para aprovar transações de financiamento, que se tornaram cada vez mais comuns na Espanha. Em 2025, os trabalhadores independentes receberam mais financiamento do que no ano anterior, de acordo com os dados do Relatório de 2025 da Central de Informações de Crédito.

Por outro lado, as faturas pro forma também podem ser úteis ao solicitar certos tipos de auxílio, como subsídios para a abertura de empresas na Espanha, pois fornecem provas das formas como os fundos solicitados serão usados.

Como criar uma fatura pro forma

As faturas pro forma não estão sujeitas a requisitos formais estritos. No entanto, é aconselhável seguir algumas diretrizes para que os documentos cumpram seus fins informativos e possam ser facilmente convertidos em faturas finais. Abaixo, explicamos os campos mais comuns e como transformar uma fatura pro forma em uma fatura válida para fins fiscais.

Conteúdo a incluir nas faturas pro forma na Espanha

O conteúdo das faturas pro forma é normalmente idêntico ao das faturas finais. As empresas podem preparar faturas pro forma com bastante flexibilidade porque não estão sujeitas a estritas informações de faturamento obrigatórias. No entanto, quando usadas no processo de exportação, as faturas pro forma devem cumprir certos requisitos para serem válidas como documentos que verificam os dados da transação.

Preparamos uma lista dos detalhes necessários que devem ser incluídos nas faturas pro forma para que as empresas possam usá-las para documentar vendas no exterior:

• Aviso legal: é obrigatório incluir o rótulo "fatura pro forma" no cabeçalho para indicar explicitamente que não é uma fatura final.
  
• Data: esta é a data em que a fatura é emitida (ou seja, quando é preparada e enviada).
  
• Detalhes do emissor: este campo deve incluir o nome, endereço e endereço fiscal do emissor, bem como o número de IVA intracomunitário (NIF-IVA), se exportar para outro estado-membro da UE, como a França.
  
• Detalhes do cliente: o nome, endereço e endereço fiscal da parte compradora devem ser incluídos.
  
• Descrição: é obrigatório descrever as mercadorias e especificar as unidades transportadas.
  
• Valor: o preço unitário e o preço final devem ser declarados. O último geralmente não difere do preço exibido na fatura final.
  
• Pacotes: isso indica o número de pacotes transportados, bem como seu peso e volume.
  
• Custos adicionais: se a empresa estiver cobrindo os custos de transporte e seguro, isso deve ser incluído na fatura pro forma.
  

Conversão de faturas pro forma em faturas fiscais válidas

As regulamentações atuais não regem especificamente as faturas pro forma. Na prática, as faturas pro forma costumam incluir quase as mesmas informações que as faturas regulares. No entanto, essas semelhanças não tornam as faturas pro forma iguais às faturas válidas para fins fiscais. Para que as faturas pro forma adquiram validade total para fins fiscais, o seguinte processo de conversão deve ocorrer.

Remova ou altere o texto

Primeiro, remova o termo "fatura pro forma" ou substitua-o pelo texto apropriado, dependendo do tipo de fatura. Por exemplo, se um cliente dos EUA aceitar uma oferta, a empresa deve substituir o termo "fatura pro forma" por "fatura" para que o documento seja claramente identificado como uma fatura regular.

Além disso, pode ser necessário incluir outras declarações. Por exemplo, a fatura pode precisar incluir uma declaração específica detalhando o motivo da isenção de imposto sobre valor agregado (IVA), como a aplicação do Artigo 21 da Lei Espanhola 37/1992.

Adicione ou altere a numeração

Faturas pro forma não precisam ser numeradas. Se forem, isso é apenas para fins de controle interno. No entanto, a numeração é uma das informações mais importantes na fatura final. Uma fatura deve ter um número e, opcionalmente, uma série que a identifique em ordem sequencial e cronológica.

Altere a data

Se a data de emissão da fatura pro forma não corresponder à da fatura final, atualize-a para refletir com precisão quando a transação ou o adiantamento ocorreu.

Registre a fatura

Antes de registrar o documento e convertê-lo em uma fatura regular, verifique as informações fiscais, como o Número de Identificação Fiscal (NIF) e o IVA detalhado. Esta etapa não requer intervenção manual se a empresa usar o Stripe Tax, uma ferramenta de automação fiscal que aplica automaticamente alíquotas de IVA na Espanha e em outros países para calcular e recolher impostos sobre transações da Stripe.

Como a Stripe pode ajudar a gerenciar faturas pro forma

É importante gerenciar corretamente as faturas pro forma porque elas se tornam legalmente válidas quando os clientes as aceitam ou assinam. Em muitos casos, as empresas fornecem esses documentos a clientes em potencial, portanto, é importante evitar erros ao processá-los. Isso pode ajudar a criar confiança e aumentar a receita.

Para agilizar a emissão de faturas pro forma, o Stripe App Marketplace oferece acesso a uma extensa biblioteca de ferramentas de faturamento. Por exemplo, o Invopop permite atribuir o rótulo "fatura pro forma" às faturas. Após o recebimento, seus clientes podem aceitá-las ou rejeitá-las diretamente, o que agiliza a formalização dos acordos. Além disso, o Billit é uma plataforma de faturamento eletrônico que também oferece suporte à criação de faturas pro forma.

As faturas pro forma servem como base para a emissão subsequente de faturas finais. Para evitar problemas (como multas da AEAT ou reclamações de clientes), é importante verificar se todos os dados inseridos estão corretos. Isso pode ser obtido limitando ou eliminando a transferência manual de informações. Plataformas de pagamento automatizadas (como o Stripe Payments) podem eliminar tarefas manuais em todos os processos de emissão, cobrança e reconciliação de pagamentos de faturas.

Perguntas frequentes sobre faturas pro forma