ใบแจ้งหนี้ Pro Forma เป็นหนึ่งในประเภทของใบแจ้งหนี้หลายประเภทที่ออกได้ในสเปน อย่างไรก็ตาม นี่เป็นประเภทเดียวที่ไม่สามารถใช้สำหรับการเสียภาษีได้อย่างถูกต้อง ดังนั้นธุรกิจจึงจำเป็นต้องทราบว่าจะนำไปใช้เมื่อใด ไม่ว่าจะเป็นในฐานะฉบับร่างสำหรับการสรุปข้อตกลงทางการค้าหรือเป็นเอกสารข้อมูลสำหรับการส่งออก

ในบทความนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ Pro Forma รวมถึงสิ่งที่นำไปใช้และวิธีจัดการเอกสารดังกล่าวโดยไม่มีข้อผิดพลาดด้านการดูแลระบบ

ประเด็นสำคัญ

• ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นคือฉบับร่างของใบแจ้งหนี้ปกติที่แจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับธุรกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น
  
• ไม่สามารถใช้สำหรับการเสียภาษีได้ แต่อาจมีผลสมบูรณ์ตามกฎหมาย
  
• ใบแจ้งหนี้ Pro Forma มีหลายวัตถุประสงค์ เช่น เพื่อเร่งรัดขั้นตอนพิธีการศุลกากร การจัดทำข้อเสนอทางธุรกิจ และการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
  
• คุณจะแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ที่ใช้สำหรับการเสียภาษีได้โดยทำตามขั้นตอนต่างๆ
  

ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นคืออะไร

ใบแจ้งหนี้ Pro Forma เป็นเอกสารทางการค้าที่ให้ข้อมูลแก่ลูกค้าเกี่ยวกับธุรกรรมในอนาคต โดยทั่วไป ใบแจ้งหนี้ Pro Forma จะออกหลังจากใบเสนอราคาและก่อนใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์

ธุรกิจต่างๆ เช่น ร้านอาหารและธุรกิจที่ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศ มักใช้ใบแจ้งหนี้ Pro Forma เป็นฉบับร่างหรือใบแจ้งหนี้ตัวอย่าง ธุรกิจเหล่านี้ใช้ใบแจ้งหนี้ Pro Forma เพื่อแจ้งให้เจ้าหน้าที่ศุลกากรทราบถึงมูลค่าของสินค้า

ความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ Pro Forma ในสเปน

เมื่อธุรกิจออกใบแจ้งหนี้ Pro Forma ธุรกิจต้องทราบว่าเอกสารเหล่านี้มีผลเมื่อใด เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดกับลูกค้าและปัญหาด้านการบริหารจัดการ ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายถึงความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ Pro Forma

ไม่มีผลทางภาษี

ต่างจากใบแจ้งหนี้ประเภทอื่น ใบแจ้งหนี้ Pro Forma ไม่มีผลทางภาษี รัฐบาลสเปนระบุเรื่องนี้ไว้อย่างชัดเจนในสื่อสิ่งพิมพ์อย่างเป็นทางการหลายฉบับ เช่น จดหมายเหตุรัฐของทางราชการ (BOE) ประจำเดือนมกราคม 2024 ฉบับนี้เกี่ยวกับเงินช่วยเหลือในท้องถิ่น ซึ่งชี้แจงว่าใบแจ้งหนี้ Pro Forma จะไม่ได้รับการยอมรับให้เป็นหลักฐานการใช้จ่าย การที่ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ไม่มีผลทางภาษีหมายความว่าจะนำไปใช้เพื่อชำระภาษีกับหน่วยงานด้านภาษีของสเปน (AEAT) หรือเป็นหลักฐานสำหรับค่าใช้จ่ายที่นำไปลดหย่อนได้ไม่ได้

แม้ว่าโดยทั่วไปใบแจ้งหนี้ Pro Forma จะระบุราคาสินค้า รวมถึงภาษีที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมอยู่บ่อยครั้ง แต่ก็ไม่จำเป็นต้องให้ผู้รับชำระเงินตามจำนวนเงินดังกล่าว

มีผลทางกฎหมายเมื่อมีการลงนาม

ใบแจ้งหนี้ Pro Forma จะมีผลตามกฎหมายเมื่อลูกค้าลงนามในเอกสาร แม้ว่าเอกสารนี้จะเป็นเอกสารเพื่อให้ข้อมูลและไม่มีผลทางภาษี แต่อาจมีผลทางกฎหมาย ด้วยเหตุนี้ รัฐบาลสเปนจึงแนะนำให้ใช้เอกสารประเภทนี้กันโดยทั่วไป ตัวอย่างเช่น European Consumer Centre ในสเปน (CEC-Spain) แนะนำให้ขอใบแจ้งหนี้ Pro Forma ก่อนเสร็จสิ้นการเดินทาง

ใบแจ้งหนี้ Pro Forma มีไว้ใช้ทำอะไร

แม้ว่าจะไม่มีผลทางภาษี แต่ใบแจ้งหนี้ Pro Forma ก็มีการใช้งานเชิงพาณิชย์หลายประการ ทำให้เป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับธุรกิจในสเปนหลายแห่ง ต่อไปนี้คือการใช้งานหลักๆ ของใบแจ้งหนี้นี้

เร่งดำเนินการส่งออก

การให้ใบแจ้งหนี้ Pro Forma เป็นหนึ่งในข้อกำหนดสำหรับการส่งออกจากสเปนที่มีผลบังคับใช้กับธุรกรรมบางอย่าง เช่น การส่งมอบตัวอย่างฟรี นอกจากนี้ ยังมีการใส่ใบแจ้งหนี้ Pro Forma เป็นเรื่องปกติเพื่อให้เจ้าหน้าที่ศุลกากรสามารถตรวจสอบรายละเอียดที่สำคัญ เช่น มูลค่าที่สำแดง

ธุรกิจในสเปนมีการขยายธุรกิจระหว่างประเทศอย่างมีนัยสำคัญ ตัวอย่างเช่น การส่งออกสินค้ามีมูลค่ารวมเกือบ 34.7 พันล้านยูโรในเดือนพฤษภาคม 2026 ตามข้อมูลจากกระทรวงเศรษฐกิจ การค้า และธุรกิจของสเปน ดังนั้น การใช้ใบแจ้งหนี้ Pro Forma ในสเปนเพื่อระบุรายละเอียดของสินค้าที่ขนส่งและช่วยอำนวยความสะดวกในขั้นตอนการควบคุมของศุลกากรจึงกลายเป็นเรื่องปกติ

ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

โดยปกติแล้วจะมีการให้ใบแจ้งหนี้ Pro Forma แก่ลูกค้าเป็นฉบับร่างเพื่อให้ลูกค้าสามารถตรวจสอบรายละเอียดที่ป้อนได้ เมื่อตรวจสอบความถูกต้องและได้รับการยืนยันจากลูกค้าแล้ว ธุรกิจจะออกใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์ การให้ลูกค้าตรวจสอบข้อมูลจะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้แก้ไขได้

ความคลาดเคลื่อนดังกล่าวเกิดขึ้นน้อยลงเรื่อยๆ เนื่องจากการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดความจำเป็นในการดำเนินการด้วยตนเอง ในสเปน การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะกลายเป็นข้อบังคับเมื่อข้อบังคับขั้นสุดท้ายของกฎหมายส่งเสริมการสร้างและการเติบโต (Crea y Crece) ได้รับการอนุมัติ

เสนอข้อเสนอทางธุรกิจ

ในใบแจ้งหนี้ Pro Forma ธุรกิจจะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับราคาของสินค้าหรือบริการ พร้อมด้วยคำอธิบายและประเด็นสำคัญที่ลูกค้าต้องตรวจสอบความถูกต้องเพื่อตอบรับข้อเสนอทางธุรกิจ ใบแจ้งหนี้ Pro Forma แตกต่างจากใบเสนอราคาตรงที่มีรายละเอียดมากกว่าการประมาณการ โดยจะสะท้อนให้เห็นถึงข้อกำหนดขั้นสุดท้ายของข้อตกลงเชิงพาณิชย์

ประมวลผลการจองหรือคำสั่งซื้อที่ปรับแต่ง

ในการประมวลผลการจองสำหรับบริการบางประเภท เช่น คำสั่งซื้อที่ปรับแต่งได้ จำเป็นต้องมีข้อตกลงผูกมัดจากลูกค้า ในบางกรณี ธุรกิจจะใช้ใบแจ้งหนี้ Pro Forma เป็นหลักฐานแห่งข้อตกลงผูกมัดของลูกค้า แม้ว่าเอกสารนี้จะไม่ได้ถือเป็นภาระผูกพันอย่างเคร่งครัด แต่ก็เป็นการกำหนดข้อกำหนดของข้อตกลงที่ทั้งสองฝ่ายบรรลุผลไว้อย่างโปร่งใส

ขอรับความช่วยเหลือหรือเงินอุดหนุนทางการเงิน

บางครั้ง ธนาคารและสถาบันให้กู้ยืมต้องการเอกสารที่ตรวจสอบต้นทุนของสินค้าหรือบริการเพื่ออนุมัติความช่วยเหลือทางการเงิน ใบแจ้งหนี้ Pro Forma จะให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการอนุมัติธุรกรรมทางการเงิน ซึ่งพบได้ทั่วไปมากขึ้นในสเปน ในปี 2025 บุคคลที่ประกอบอาชีพอิสระได้รับเงินทุนมากขึ้นกว่าปีก่อนหน้า ตามข้อมูลจาก รายงานประจำปี 2025 จาก Central Credit Register

ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้ Pro Forma อาจเป็นประโยชน์เมื่อใช้ขอความช่วยเหลือบางประเภท เช่น เงินช่วยเหลือสำหรับการเริ่มต้นธุรกิจในสเปน เนื่องจากใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะเป็นหลักฐานแสดงถึงวิธีการใช้เงินทุนที่ขอ

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ Pro Forma

ใบแจ้งหนี้ Pro Forma ไม่ได้อยู่ภายใต้ข้อกำหนดที่เป็นทางการอย่างเข้มงวด อย่างไรก็ตาม ขอแนะนำให้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์บางประการเพื่อให้เอกสารบรรลุวัตถุประสงค์ในการให้ข้อมูลและจะแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์ได้อย่างง่ายดาย ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายฟิลด์ที่พบบ่อยที่สุดและวิธีแปลงใบแจ้งหนี้ Pro Forma เป็นใบแจ้งหนี้ที่ใช้สำหรับการเสียภาษีได้อย่างถูกต้อง

เนื้อหาที่ควรระบุในใบแจ้งหนี้ Pro Forma ในสเปน

เนื้อหาของใบแจ้งหนี้ Pro Forma มักจะเหมือนกับใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์ ธุรกิจอาจจัดเตรียมใบแจ้งหนี้ Pro Forma ได้อย่างยืดหยุ่นเนื่องจากไม่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดที่เข้มงวดของข้อมูลการเรียกเก็บเงินที่จำเป็นต้องระบุ อย่างไรก็ตาม เมื่อใช้ในขั้นตอนการส่งออก ใบแจ้งหนี้ Pro Forma จะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดบางประการจึงจะมีผลสมบูรณ์ในฐานะเอกสารที่ตรวจสอบข้อมูลธุรกรรมได้

เราได้จัดเตรียมรายการรายละเอียดที่จำเป็นซึ่งต้องระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ Pro Forma เพื่อให้ธุรกิจนำไปใช้เป็นเอกสารประกอบการขายในต่างประเทศ ดังนี้

• ประกาศทางกฎหมาย: จะต้องระบุข้อความ "ใบแจ้งหนี้ Pro Forma" ไว้ที่ส่วนหัวเพื่อระบุอย่างชัดเจนว่าไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์
  
• วันที่: นี่คือวันที่ออกใบแจ้งหนี้ (เช่น เมื่อมีการจัดเตรียมและส่ง)
  
• รายละเอียดผู้ออก: ฟิลด์นี้ต้องระบุชื่อ ที่อยู่ และที่อยู่สำหรับเสียภาษีของผู้ออก รวมถึงหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับการค้าระหว่างประเทศในกลุ่มสหภาพยุโรป (NIF-IVA) หากส่งออกไปยังรัฐสมาชิกสหภาพยุโรปอื่น เช่น ฝรั่งเศส
  
• รายละเอียดลูกค้า: จะต้องระบุชื่อ ที่อยู่ และที่อยู่สำหรับเสียภาษีของผู้ซื้อ
  
• คำอธิบาย: จะต้องอธิบายสินค้าและระบุจำนวนหน่วยที่ขนส่ง
  
• จำนวนเงิน: ต้องระบุราคาต่อหน่วยและราคาสุทธิ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วราคาสุทธิจะไม่แตกต่างจากราคาที่แสดงในใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์
  
• บรรจุภัณฑ์: ระบุจำนวนบรรจุภัณฑ์ที่ขนส่ง ตลอดจนน้ำหนักและปริมาตร
  
• ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม: หากธุรกิจรับผิดชอบค่าขนส่งและค่าประกัน จะต้องระบุข้อมูลนี้ในใบแจ้งหนี้ Pro Forma
  

การแปลงใบแจ้งหนี้ Pro Forma เป็นใบแจ้งหนี้ที่ใช้สำหรับการเสียภาษีได้

ข้อบังคับในปัจจุบันไม่ได้ควบคุมใบแจ้งหนี้ Pro Forma โดยเฉพาะ ในทางปฏิบัติ ใบแจ้งหนี้ Pro Forma มักจะมีข้อมูลเกือบจะเหมือนกับใบแจ้งหนี้ปกติ อย่างไรก็ตาม ความคล้ายคลึงกันเหล่านี้ไม่ได้ทำให้ใบแจ้งหนี้ Pro Forma เหมือนกับใบแจ้งหนี้ที่ใช้สำหรับการเสียภาษีได้อย่างถูกต้อง เพื่อให้ใบแจ้งหนี้ Pro Forma มีผลสมบูรณ์สำหรับการเสียภาษี จะต้องดำเนินการตามขั้นตอนการแปลงต่อไปนี้

ลบหรือแก้ไขข้อความ

อันดับแรก ให้ลบข้อความ "ใบแจ้งหนี้ Pro Forma" หรือแทนที่ด้วยข้อความที่เหมาะสมโดยขึ้นอยู่กับประเภทของใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าจากสหรัฐอเมริกายอมรับข้อเสนอ ธุรกิจจะต้องแทนที่คำว่า "ใบแจ้งหนี้ Pro Forma" ด้วยคำว่า "ใบแจ้งหนี้" เพื่อให้ระบุเอกสารว่าเป็นใบแจ้งหนี้ปกติได้อย่างชัดเจน

นอกจากนี้ อาจจำเป็นต้องระบุข้อความอื่นๆ ด้วย ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้อาจต้องระบุข้อความเฉพาะที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับเหตุผลในการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เช่น การบังคับใช้มาตรา 21 ของกฎหมายสเปน 37/1992

เพิ่มหรือแก้ไขหมายเลข

ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นไม่จำเป็นต้องมีหมายเลข หากมีหมายเลขก็จะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมภายในเท่านั้น อย่างไรก็ตาม หมายเลขเป็นหนึ่งในข้อมูลสำคัญที่สุดของใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย โดยใบแจ้งหนี้ต้องมีหมายเลข และอาจมีรหัสชุดเพิ่มเติม เพื่อใช้ระบุเอกสารตามลำดับและตามเวลาอย่างต่อเนื่อง

เปลี่ยนวันที่

หากวันที่ออกใบแจ้งหนี้เบื้องต้นไม่ตรงกับวันที่ของใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย ให้อัปเดตวันที่ดังกล่าวเพื่อให้แสดงวันที่เกิดธุรกรรมหรือการชำระเงินล่วงหน้าอย่างถูกต้อง

บันทึกใบแจ้งหนี้

ก่อนบันทึกเอกสารและแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ปกติ ให้ตรวจสอบข้อมูลภาษี เช่น หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (NIF) และภาษีมูลค่าเพิ่มที่แจกแจง ขั้นตอนนี้ไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเองหากธุรกิจใช้ Stripe Tax ซึ่งเป็นเครื่องมืออัตโนมัติด้านภาษีที่จะบังคับใช้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มในสเปนและประเทศอื่นๆ โดยอัตโนมัติเพื่อคำนวณและเก็บภาษีสำหรับธุรกรรมของ Stripe

วิธีที่ Stripe สามารถช่วยจัดการใบแจ้งหนี้ Pro Forma ได้

การจัดการใบแจ้งหนี้ Pro Forma อย่างเหมาะสมมีความสำคัญเนื่องจากจะมีผลสมบูรณ์ตามกฎหมายเมื่อลูกค้ายอมรับหรือเซ็นชื่อ ในหลายกรณี ธุรกิจจะมอบเอกสารเหล่านี้ให้กับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเมื่อประมวลผลเอกสาร ซึ่งสามารถช่วยสร้างความไว้วางใจและเพิ่มรายรับได้

เพื่อเร่งรัดการออกใบแจ้งหนี้ Pro Forma Stripe App Marketplace จึงเสนอการเข้าถึงไลบรารีเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุม ตัวอย่างเช่น Invopop จะช่วยให้คุณกำหนดป้ายกำกับ "ใบแจ้งหนี้ Pro Forma" ให้กับใบแจ้งหนี้ได้ เมื่อได้รับแล้ว ลูกค้าก็อาจยอมรับหรือปฏิเสธได้โดยตรง ซึ่งจะช่วยเร่งรัดการจัดทำข้อตกลงอย่างเป็นทางการ นอกจากนี้ Billit ยังเป็นแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่รองรับการสร้างใบแจ้งหนี้ Pro Forma ด้วยเช่นกัน

ใบแจ้งหนี้ Pro Forma จะใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์ในภายหลัง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา เช่น บทลงโทษจาก AEAT หรือข้อร้องเรียนจากลูกค้า สิ่งสำคัญคือต้องยืนยันว่าข้อมูลทั้งหมดที่ป้อนนั้นถูกต้อง ซึ่งจะทำได้โดยจำกัดหรือยกเลิกการถ่ายโอนข้อมูลด้วยตนเอง แพลตฟอร์มการชำระเงินอัตโนมัติ เช่น Stripe Payments จะช่วยขจัดงานที่ต้องทำด้วยตนเองในทุกกระบวนการของการออกใบแจ้งหนี้ การเรียกเก็บเงิน และการกระทบยอดการชำระเงินได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ Pro Forma