形式账单是西班牙可以开具的众多账单类型之一。但是，它是唯一一个对于税务目的无效的。因此，企业需要知道何时使用它——无论是作为敲定商业协议的草案，还是作为出口的信息文件。

在本文中，我们解释了形式账单，包括它们的用途以及如何管理它们而不会出现管理错误。

要点

• 形式账单是常规账单的草稿，通知客户即将进行的交易。
  
• 它们没有税务效力，但可能具有法律效力。
  
• 形式账单有多种用途，如加快清关程序、提出商业报价以及验证数据。
  
• 可以按照一系列步骤将它们转换为有税务效力的账单。
  

什么是形式账单？

形式账单是一种商业文件，向客户提供有关未来交易的信息。通常，形式账单在报价后、最终账单出具前开具。

形式账单通常被用作草案或样本账单，在餐馆和向外国客户开具账单的企业中比较常见。这些企业使用形式账单向海关官员告知商品价值。

西班牙形式账单的有效性

商家开具形式账单时，需要知道这些文档何时有效，以避免与客户产生误解并出现管理问题。下面，我们解释形式账单的有效性。

无税务效力

与 其他账单类型 不同，形式账单在税务上无效。西班牙政府已在几份官方出版物（例如这份关于地方补助的 2024 年 1 月的官方国家公报 (BOE)）中明确说明了这一点，澄清形式账单不作为支出证明。这种缺乏税务效力意味着它们不能用于向西班牙税务局 (AEAT) 缴税，也不能提供可扣除费用的证明。

虽然形式账单通常会显示销售价格——并且通常还会显示与交易相关的税费——但它并不要求收件人支付金额。

签署后具有法律效力

形式账单在客户签署后即具有法律效力。尽管是没有税务影响的参考性文档，但它们可能产生法律后果。因此，西班牙政府建议使用它们的情况很常见。例如，西班牙欧洲消费者中心 (CEC-Spain) 建议在完成行程前索要形式账单。

形式账单有什么用途？

尽管形式账单不具备税务效力，但它们具有多种商业用途，因此成为许多西班牙商家不可或缺的工具。以下是它们的主要用途。

加速出口

提供形式账单是从西班牙出口的要求之一，适用于某些交易，例如免费样品的交付。附带形式账单也很常见，以便海关官员可以核实重要详细信息，例如申报价值。

西班牙商家在国际扩张方面取得了重大进展。例如，根据西班牙经济、贸易和企业部的数据，2026 年 5 月的商品出口总额接近 347 亿欧元。因此，在西班牙，使用形式账单来描述运输的商品并帮助促进海关管制程序是一种常见做法。

验证数据

形式账单通常作为草稿提供给客户，以便他们核实输入的信息。一旦客户核实并确认，该商家就会开具最终账单。通过允许客户验证数据，商家可以避免因账单错误而需要开具更正账单的情况。

由于开具电子账单需要较少的人工干预，此类不准确的情况变得越来越少见。在西班牙，一旦创建与成长 (Crea y Crece) 法案的最终法规获得批准，开具电子账单将成为强制性要求。

提出商业报价

在形式账单上，商家详细列出产品或服务的价格，以及客户在接受商业报价之前必须验证的描述和关键方面。与报价单不同，形式账单包含的不仅仅是估算。相反，它反映了商业协议的最终条款。

处理预订或定制订单

为了处理某些类型服务（例如定制订单）的预订，需要客户做出坚定承诺。在某些情况下，商家使用形式账单作为客户承诺的证据。虽然该文件不严格构成义务，但它透明地列出了双方达成的协议条款。

获取资金援助或补贴

有时，银行和贷款机构需要核实产品或服务成本的文档才能提供资金援助。形式账单提供了批准融资交易所需的信息，这在西班牙已变得越来越普遍。根据中央信用登记处 2025 年报告的数据，在 2025 年，自营职业者获得的融资金额超过了上一年。

另一方面，形式账单在申请某些类型的援助（例如在西班牙创办商家的补助金）时也很有用，因为它们提供了所申请资金使用方式的证明。

如何创建形式账单

形式账单不受严格的形式要求约束。但是，建议遵循某些指导原则，以便这些文件实现其信息用途并可以轻松转换为最终账单。在下面，我们解释了最常见的字段以及如何将形式账单转换为可用于税务目的的账单。

西班牙的形式账单应包含的内容

形式账单的内容通常与最终账单的内容相同。企业在准备形式账单时有相当大的灵活性，因为它们不受严格的强制性开单信息要求的约束。然而，当在出口流程中使用时，形式账单必须满足某些要求才能作为验证交易数据的有效文件。

我们准备了一份形式账单上必须包含的必要详细信息的清单，以便企业可以使用它们来记录海外销售：

• 法律声明：必须在标头中包含“形式账单”标签，明确指出它不是最终账单。
  
• 日期：这是账单的开具日期（即准备和发送日期）。
  
• 开具方信息：此字段必须包括开具方的名称、地址和税务地址，以及如果出口到另一个欧盟成员国（例如法国），则必须包括共同体内增值税税号（NIF-IVA）。
  
• 客户详细信息：必须包括采购方的名称、地址和税务地址。
  
• 描述：必须描述货物并说明运输的单位。
  
• 金额：必须注明单价和最终价格；后者通常与最终账单上显示的价格没有区别。
  
• 包裹：这表明正在运输的包裹数量及其重量和体积。
  
• 额外费用：如果企业承担运输和保险费用，则必须包含在形式账单中。
  

将形式账单转换为税务有效账单

现行法规并未对形式账单进行具体规定。在实践中，形式账单通常包括与常规账单几乎相同的信息。但是，这些相似之处并没有使形式账单等同于出于税务目的有效的账单。要使形式账单获得充分的税务有效性，必须进行以下转换过程。

删除或修改措辞

首先，删除“形式账单”措辞，或根据账单类型将其替换为适当的措辞。例如，如果来自美国的客户接受报价，则企业必须将术语“形式账单”替换为“账单”，以便清楚地将文件标识为常规账单。

此外，可能还需要包含其他声明。例如，账单可能需要包含一项具体声明，详细说明增值税免税的原因，例如适用《西班牙 37/1992 号法》第 21 条。

增加或修改编号

形式账单不必编号。如果有编号，也仅用于内部控制目的。然而，编号是最终账单上最重要的信息之一。账单必须有一个编号（还可以选择包含一个系列），以便按顺序和时间顺序对其进行标识。

更改日期

如果形式账单的开具日期与最终账单的开具日期不一致，请更新，以准确反映交易或预付款发生的时间。

记录账单

在记录该文件并将其转换为普通账单之前，请验证税务信息，例如纳税识别号 (NIF) 和逐项列出的增值税。如果企业使用 Stripe Tax，则此步骤无需人工干预。Stripe Tax 是一款税务自动化工具，可自动应用西班牙的增值税税率及其他国家/地区的税率，计算并代收 Stripe 交易的税费。

Stripe 如何帮助管理形式账单

正确管理形式账单很重要，因为一旦客户接受或签字，形式账单便具有法律效力。很多时候，企业会将这些文件提供给潜在客户，因此在处理形式账单时务必避免出错。这有助于建立信任并增加收入。

为了加快开具形式账单的速度，Stripe App Marketplace 提供了对大量开单工具的访问。例如，Invopop 允许您为账单分配“形式账单”标签。一旦收到，您的客户可以直接接受或拒绝它们，从而加快了协议的正式化。此外，Billit 是一个电子账单平台，也支持创建形式账单。

形式账单是后续开具最终账单的基础。为避免出现问题，例如来自国家税务管理机构（AEAT）的处罚或客户的投诉，请务必核实输入的所有数据是否正确。这可以通过限制或消除人工传递信息来实现。自动化支付平台——例如 Stripe Payments——可以在账单开具、收款和对账的所有环节中消除人工任务。

有关形式账单的常见问题