La factura proforma es uno de los muchos tipos de facturas que se pueden emitir en España. Sin embargo, es la única que no es válida para fines fiscales. Por lo tanto, las empresas deben saber cuándo usarla, ya sea como borrador para finalizar acuerdos comerciales o como documento informativo para exportaciones.

En este artículo, explicamos las facturas proforma, incluido para qué se usan y cómo administrarlas sin errores administrativos.

Conclusiones clave

• Las facturas proforma son borradores de facturas ordinarias que informan a los clientes sobre transacciones futuras.
  
• No son válidas para fines fiscales, pero pueden ser legalmente válidas.
  
• Las facturas proforma sirven para múltiples propósitos, como agilizar los procedimientos de despacho de aduanas, hacer ofertas comerciales y validar datos.
  
• Se pueden convertir en facturas con validez fiscal si se sigue una serie de pasos.
  

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento comercial que proporciona al cliente información sobre una transacción futura. Generalmente, la factura proforma se emite después del presupuesto y antes de la factura final.

Las facturas proforma se usan habitualmente como borradores o facturas de muestra en empresas como restaurantes y aquellas que facturan a clientes extranjeros. Estas empresas usan facturas proforma para informar a los funcionarios de aduanas del valor de los bienes.

Validez de las facturas proforma en España

Cuando las empresas emiten facturas proforma, deben saber cuándo son válidos estos documentos para evitar malentendidos con los clientes y problemas administrativos. A continuación, te explicamos la validez de las facturas proforma.

Sin validez fiscal

A diferencia de otros tipos de facturas, las facturas proforma no tienen validez fiscal. El Gobierno de España lo ha indicado de forma explícita en varias publicaciones oficiales, como este Boletín Oficial del Estado (BOE) de enero de 2024 relativo a las subvenciones locales, donde se aclara que las facturas proforma no se aceptan como comprobante de gasto. Esta falta de validez a efectos fiscales implica que no pueden utilizarse para liquidar impuestos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ni como comprobante de gastos deducibles.

Aunque una factura proforma indica generalmente el precio de una venta, y a menudo los impuestos asociados a la transacción, no obliga al destinatario a pagar el monto.

Con validez legal al firmarse

Las facturas proforma adquieren validez legal cuando los clientes las firman. Pese a ser documentos informativos sin implicaciones fiscales, pueden conllevar consecuencias jurídicas. Por este motivo, es habitual que el Gobierno español recomiende su uso. Por ejemplo, el Centro Europeo del Consumidor en España (CEC-España) aconseja pedir una factura proforma antes de realizar un viaje.

¿Para qué se utilizan las facturas proforma?

Aunque no tienen validez fiscal, las facturas proforma tienen diversos usos comerciales, lo que las convierte en una herramienta indispensable para muchas empresas españolas. A continuación, presentamos sus principales usos.

Acelerar las exportaciones

Proporcionar una factura proforma es uno de los requisitos para exportar desde España que se aplica a determinadas transacciones, como la entrega de muestras gratuitas. También es habitual incluir facturas proforma para que los funcionarios de aduanas puedan verificar detalles importantes, como los valores declarados.

Las empresas españolas han experimentado una importante expansión internacional. Por ejemplo, las exportaciones de bienes sumaron casi 34,700 millones de euros en mayo de 2026, según el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa de España. Por tanto, es una práctica habitual en España utilizar facturas proforma para describir las mercancías que se transportan y facilitar los procedimientos de control aduanero.

Validar datos

Por lo general, se proporciona una factura proforma al cliente como borrador para que pueda verificar los datos ingresados. Una vez verificada y confirmada por el cliente, la empresa emite la factura final. Al permitir que el cliente verifique los datos, las empresas pueden evitar errores de facturación que requieran la emisión de facturas rectificativas.

Este tipo de inexactitudes son cada vez menos frecuentes debido a que la facturación electrónica requiere menos intervención manual. En España, la facturación electrónica será obligatoria una vez que se aprueben los reglamentos definitivos de la Ley Crea y Crece.

Hacer ofertas comerciales

En las facturas proforma, las empresas detallan los precios de los productos o servicios, junto con descripciones y aspectos clave que los clientes deben validar para aceptar las ofertas comerciales. A diferencia de un presupuesto, una factura proforma contiene algo más que estimaciones. En cambio, refleja las condiciones finales del acuerdo comercial.

Procesar reservas o pedidos personalizados

Para procesar reservas de ciertos tipos de servicios, como pedidos personalizados, se requiere un compromiso firme de los clientes. En algunos casos, las empresas utilizan las facturas proforma como prueba del compromiso del cliente. Si bien el documento no constituye estrictamente una obligación, establece de forma transparente las condiciones del acuerdo alcanzado por ambas partes.

Obtener asistencia financiera o subsidios

En ocasiones, los bancos e instituciones de crédito requieren documentación que verifique los costos de los productos o servicios para otorgar asistencia financiera. Las facturas proforma proporcionan la información necesaria para aprobar operaciones de financiamiento, que son cada vez más habituales en España. En 2025, los trabajadores autónomos recibieron más financiamiento que el año anterior, según los datos de la Memoria de la Central de Información de Riesgos 2025.

Por otro lado, las facturas proforma también pueden ser de utilidad a la hora de solicitar determinado tipo de ayudas, como subvenciones para iniciar una empresa en España, ya que sirven para justificar el destino de los fondos solicitados.

Cómo crear una factura proforma

Las facturas proforma no están sujetas a requisitos formales estrictos. Sin embargo, es recomendable seguir ciertas pautas para que los documentos cumplan con sus fines informativos y puedan convertirse fácilmente en facturas finales. A continuación, explicamos los campos más comunes y cómo transformar una factura proforma en una factura válida para fines fiscales.

Contenido que se debe incluir en las facturas proforma en España

El contenido de las facturas proforma suele ser idéntico al de las facturas finales. Las empresas pueden preparar facturas proforma con considerable flexibilidad porque no están sujetas a estrictos datos de facturación obligatorios. Sin embargo, cuando se usan en el proceso de exportación, las facturas proforma deben cumplir con ciertos requisitos para ser válidas como documentos que verifican los datos de la transacción.

Preparamos una lista de los detalles necesarios que se deben incluir en las facturas proforma para que las empresas puedan usarlas para documentar las ventas en el extranjero:

• Aviso legal: es obligatorio incluir la etiqueta «factura proforma» en el encabezado para indicar explícitamente que no es una factura final.
  
• Fecha: es la fecha en que se emite la factura (es decir, cuando se prepara y se envía).
  
• Datos del emisor: este campo debe incluir el nombre, la dirección y la dirección fiscal del emisor, así como el número de IVA intracomunitario (NIF-IVA), en caso de exportar a otro Estado miembro de la UE, como Francia.
  
• Datos del cliente: se deben incluir el nombre, la dirección y la dirección fiscal de la parte compradora.
  
• Descripción: es obligatorio describir los bienes y especificar las unidades que se transportan.
  
• Monto: se debe indicar el precio unitario y el precio final; por lo general, este último no difiere del precio que se muestra en la factura final.
  
• Paquetes: esto indica el número de paquetes que se transportan, así como su peso y volumen.
  
• Costos adicionales: si la empresa cubre los costos de transporte y seguro, esto se debe incluir en la factura proforma.
  

Conversión de facturas proforma en facturas con validez fiscal

Las normativas vigentes no rigen específicamente las facturas proforma. En la práctica, las facturas proforma suelen incluir casi la misma información que las facturas habituales. Sin embargo, estas similitudes no hacen que las facturas proforma sean iguales a las facturas válidas para fines fiscales. Para que las facturas proforma adquieran plena validez para fines fiscales, debe producirse el siguiente proceso de conversión.

Eliminar o modificar la redacción

En primer lugar, elimina la redacción «factura proforma» o reemplázala con la redacción adecuada, según el tipo de factura. Por ejemplo, si un cliente de EE. UU. acepta una oferta, la empresa debe reemplazar el término «factura proforma» con «factura» para que el documento se identifique claramente como una factura habitual.

Además, puede ser necesario incluir otras declaraciones. Por ejemplo, la factura podría necesitar incluir una declaración específica que detalle el motivo de una exención del impuesto al valor agregado (IVA), como la aplicación del Artículo 21 de la Ley 37/1992 de España.

Agregar o modificar la numeración

Las facturas proforma no tienen que estar numeradas. Si lo están, es solo para fines de control interno. Sin embargo, la numeración es uno de los datos más importantes de la factura final. Una factura debe tener un número (y, opcionalmente, una serie) que la identifique en orden secuencial y cronológico.

Cambiar la fecha

Si la fecha de emisión de la factura proforma no coincide con la de la factura final, actualízala para reflejar con precisión cuándo ocurrió la transacción o el pago por adelantado.

Registrar la factura

Antes de registrar el documento y convertirlo en una factura habitual, verifica la información fiscal, como el Número de Identificación Fiscal (NIF) y el IVA desglosado. Este paso no requiere intervención manual si la empresa usa Stripe Tax, una herramienta de automatización de impuestos que aplica automáticamente las tasas del IVA en España y otros países para calcular y cobrar impuestos sobre las transacciones de Stripe.

Cómo puede ayudar Stripe a administrar las facturas proforma

Administrar adecuadamente las facturas proforma es importante porque se vuelven legalmente válidas cuando los clientes las aceptan o firman. En muchos casos, las empresas entregan estos documentos a clientes potenciales, por lo que es importante evitar errores al procesarlos. Esto puede ayudar a generar confianza y aumentar los ingresos.

Para agilizar la emisión de facturas proforma, el Stripe App Marketplace ofrece acceso a una amplia biblioteca de herramientas de facturación. Por ejemplo, Invopop te permite asignar la etiqueta «factura proforma» a las facturas. Una vez recibidas, tus clientes pueden aceptarlas o rechazarlas directamente, lo que agiliza la formalización de los acuerdos. Además, Billit es una plataforma de facturación electrónica que también admite la creación de facturas proforma.

Las facturas proforma sirven como base para la posterior emisión de facturas finales. Para evitar problemas, como sanciones de la AEAT o quejas de los clientes, es importante verificar que todos los datos ingresados sean correctos. Esto se puede lograr limitando o eliminando la transferencia manual de información. Las plataformas de pago automatizadas, como Stripe Payments, pueden eliminar las tareas manuales en todos los procesos de emisión de facturas, cobro y conciliación de pagos.

Preguntas frecuentes sobre las facturas proforma