Proformafakturan är en av många typer av fakturor som kan utfärdas i Spanien. Det är dock den enda som inte är giltig för skatteändamål. Därför behöver företag veta när den ska användas – oavsett om det är som ett utkast för att slutföra kommersiella avtal eller som ett informationsdokument för export.

I den här artikeln förklarar vi proformafakturor, inklusive vad de används till och hur man hanterar dem utan administrativa fel.

Viktiga lärdomar

• Proformafakturor är utkast till vanliga fakturor som informerar kunder om kommande transaktioner.
  
• De är inte giltiga för skatteändamål, men de kan vara juridiskt giltiga.
  
• Proformafakturor tjänar flera syften, såsom att påskynda tullklareringsförfaranden, ge affärserbjudanden och validera data.
  
• De kan konverteras till skattegiltiga fakturor genom att följa en rad steg.
  

Vad är en proformafaktura?

En proformafaktura är ett kommersiellt dokument som ger kunden information om en framtida transaktion. Generellt sett utfärdas proformafakturan efter offerten och före den slutgiltiga fakturan.

Proformafakturor används vanligtvis som utkast eller exempelfakturor i företag som restauranger och de som fakturerar utländska kunder. Dessa företag använder proformafakturor för att informera tulltjänstemän om varornas värde.

Giltighet för proformafakturor i Spanien

När företag utfärdar proformafakturor måste de veta när dessa dokument är giltiga för att undvika missförstånd med kunder och administrativa problem. Nedan förklarar vi proformafakturornas giltighet.

Inte giltigt för skatteändamål

Till skillnad från andra fakturatyper är proformafakturor inte giltiga för skatteändamål. Den spanska regeringen har uttryckligen angett detta i flera officiella publikationer – som i den här officiella statstidningen (BOE) från januari 2024 om lokala bidrag – som klargör att proformafakturor inte accepteras som bevis på utgifter. Denna bristande giltighet för skatteändamål innebär att de inte kan användas för att betala skatt till den spanska skattemyndigheten (AEAT) eller tillhandahålla bevis på avdragsgilla kostnader.

Även om en proformafaktura i allmänhet anger priset på en försäljning – och ofta de skatter som är kopplade till transaktionen – kräver den inte att mottagaren betalar beloppet.

Juridiskt giltigt vid undertecknande

Proformafakturor blir juridiskt giltiga när kunderna undertecknar dem. Trots att de är informationsdokument utan skattekonsekvenser kan de medföra juridiska konsekvenser. Av denna anledning är det vanligt att den spanska regeringen rekommenderar att de används. Till exempel råder European Consumer Centre i Spanien (CEC-Spain) att man begär en proformafaktura innan man slutför en resa.

Vad används proformafakturor till?

Även om de inte är giltiga för skatteändamål har proformafakturor olika kommersiella användningsområden, vilket gör dem till ett oumbärligt verktyg för många spanska företag. Här är deras huvudsakliga användningsområden.

Påskynda export

Att tillhandahålla en proformafaktura är ett av kraven för export från Spanien som gäller för vissa transaktioner, till exempel leverans av gratisprover. Det är också vanligt att inkludera proformafakturor så att tulltjänstemän kan verifiera viktiga detaljer, som deklarerade värden.

Det har skett en betydande internationell expansion av spanska företag. Exempelvis uppgick varuexporten till närmare 34,7 miljarder EUR i maj 2026, enligt det spanska ministeriet för ekonomi, handel och näringsliv. Därför är det vanlig praxis i Spanien att använda proformafakturor för att beskriva de varor som transporteras och hjälpa till att underlätta tullkontrollförfaranden.

Validera data

En proformafaktura tillhandahålls vanligtvis till en kund som ett utkast så att kunden kan verifiera de inmatade detaljerna. När kunden har verifierat och bekräftat utfärdar företaget den slutliga fakturan. Genom att låta kunden verifiera data kan företag undvika fakturafel som kräver att korrigerande fakturor utfärdas.

Sådana felaktigheter har blivit allt mer sällsynta eftersom elektronisk fakturering kräver mindre manuell inblandning. I Spanien kommer elektronisk fakturering att bli obligatorisk när de slutgiltiga bestämmelserna i lagen om skapande och tillväxt (Crea y Crece) har godkänts.

Ge affärserbjudanden

På proformafakturor beskriver företag priserna på produkter eller tjänster, tillsammans med beskrivningar och viktiga aspekter som kunderna måste validera för att acceptera affärserbjudanden. Till skillnad från en offert innehåller en proformafaktura mer än uppskattningar. Den återspeglar istället de slutgiltiga villkoren för det kommersiella avtalet.

Behandla bokningar eller anpassade beställningar

För att behandla bokningar för vissa typer av tjänster – som anpassade beställningar – krävs fasta åtaganden från kunderna. I vissa fall använder företag proformafakturor som bevis på kundernas engagemang. Även om dokumentet inte strikt utgör en förpliktelse anger det transparent villkoren i det avtal som båda parter har nått.

Erhålla ekonomiskt bistånd eller subventioner

Ibland kräver banker och utlåningsinstitut dokumentation som verifierar kostnaderna för produkter eller tjänster för att bevilja ekonomiskt bistånd. Proformafakturor ger den information som behövs för att godkänna finansieringstransaktioner, vilka har blivit allt vanligare i Spanien. År 2025 fick egenföretagare mer finansiering än föregående år, enligt uppgifter från 2025 års rapport från det centrala kreditregistret.

Å andra sidan kan proformafakturor också vara användbara när man ansöker om vissa typer av stöd – som bidrag för att starta företag i Spanien – eftersom de utgör bevis på hur de begärda medlen kommer att användas.

Så gör man för att skapa en proformafaktura

Proformafakturor omfattas inte av strikta formella krav. Det rekommenderas dock att följa vissa riktlinjer så att dokumenten uppfyller sina informationssyften och enkelt kan konverteras till slutgiltiga fakturor. Nedan förklarar vi de vanligaste fälten och hur man omvandlar en proformafaktura till en faktura som är giltig för skatteändamål.

Innehåll att inkludera på proformafakturor i Spanien

Innehållet i proformafakturor är vanligtvis identiskt med det i slutgiltiga fakturor. Företag kan upprätta proformafakturor med stor flexibilitet eftersom de inte omfattas av strikt obligatorisk faktureringsinformation. Men när de används i exportprocessen måste proformafakturor uppfylla vissa krav för att vara giltiga som dokument som verifierar transaktionsdata.

Vi har sammanställt en lista över de nödvändiga uppgifter som måste inkluderas på proformafakturor så att företag kan använda dem för att dokumentera försäljning utomlands:

• Juridiskt meddelande: Det är obligatoriskt att inkludera etiketten "proformafaktura" i sidhuvudet för att uttryckligen ange att det inte är en slutgiltig faktura.
  
• Datum: Detta är datumet då fakturan utfärdas (dvs. när den upprättas och skickas).
  
• Utfärdarens uppgifter: Detta fält måste inkludera utfärdarens namn, adress och skatteadress, samt momsregistreringsnummer (NIF-IVA) för handel inom gemenskapen vid export till ett annat EU-medlemsland, såsom Frankrike.
  
• Kunduppgifter: Den köpande partens namn, adress och skatteadress måste inkluderas.
  
• Beskrivning: Det är obligatoriskt att beskriva varorna och specificera enheterna som transporteras.
  
• Belopp: Enhetspriset och det slutgiltiga priset måste anges. Det senare skiljer sig i allmänhet inte från priset som visas på den slutgiltiga fakturan.
  
• Kollin: Detta anger antalet kollin som transporteras samt deras vikt och volym.
  
• Ytterligare kostnader: Om företaget står för transport- och försäkringskostnader måste detta inkluderas på proformafakturan.
  

Konvertering av proformafakturor till skattegiltiga fakturor

Nuvarande regler styr inte specifikt proformafakturor. I praktiken innehåller proformafakturor vanligtvis nästan samma information som vanliga fakturor. Dessa likheter gör dock inte proformafakturor likvärdiga med fakturor som är giltiga för skatteändamål. För att proformafakturor ska få full giltighet för skatteändamål måste följande konverteringsprocess ske.

Ta bort eller ändra formuleringen

Ta först bort formuleringen "proformafaktura" eller ersätt den med lämplig formulering beroende på typ av faktura. Om till exempel en kund från USA accepterar ett erbjudande måste företaget ersätta termen "proformafaktura" med "faktura" så att dokumentet tydligt identifieras som en vanlig faktura.

Dessutom kan det vara nödvändigt att inkludera andra uppgifter. Till exempel kan fakturan behöva innehålla ett specifikt uttalande som beskriver anledningen till ett undantag från mervärdesskatt (moms), såsom tillämpningen av artikel 21 i den spanska lagen 37/1992.

Lägg till eller ändra numreringen

Proformafakturor behöver inte numreras. Om de är det är det endast för intern kontroll. Numrering är dock en av de viktigaste uppgifterna på den slutliga fakturan. En faktura måste ha ett nummer – och eventuellt en serie – som identifierar den i sekventiell och kronologisk ordning.

Ändra datumet

Om utfärdandedatumet för proformafakturan inte stämmer överens med datumet för den slutliga fakturan ska du uppdatera det för att korrekt återspegla när transaktionen eller förskottsbetalningen ägde rum.

Bokför fakturan

Innan du bokför dokumentet och omvandlar det till en vanlig faktura ska du verifiera skatteuppgifterna, såsom skatteregistreringsnumret (NIF) och den specificerade momsen. Detta steg kräver ingen manuell åtgärd om företaget använder Stripe Tax, ett verktyg för skatteautomatisering som automatiskt tillämpar momssatser i Spanien och andra länder för att beräkna och ta ut (skatt) på Stripe-transaktioner.

Så hjälper Stripe till att hantera proformafakturor

Att hantera proformafakturor korrekt är viktigt eftersom de blir juridiskt giltiga när kunder accepterar eller skriver under dem. I många fall ger företag dessa dokument till potentiella kunder, så det är viktigt att undvika fel när man behandlar dem. Detta kan bidra till att bygga förtroende och öka intäkterna.

För att påskynda utfärdandet av proformafakturor erbjuder Stripe App Marketplace tillgång till ett omfattande bibliotek med faktureringsverktyg. Till exempel låter Invopop dig tilldela etiketten "proformafaktura" till fakturor. När de har tagits emot kan dina kunder acceptera eller avvisa dem direkt, vilket påskyndar formaliseringen av avtal. Dessutom är Billit en elektronisk faktureringsplattform som också stöder skapandet av proformafakturor.

Proformafakturor fungerar som grund för det efterföljande utfärdandet av slutgiltiga fakturor. För att undvika problem – såsom böter från AEAT eller klagomål från kunder – är det viktigt att verifiera att alla inmatade uppgifter är korrekta. Detta kan uppnås genom att begränsa eller eliminera manuell överföring av information. Automatiserade betalningsplattformar – såsom Stripe Payments – kan eliminera manuella uppgifter i alla processer för fakturautfärdande, inkassering och betalningsavstämning.

Vanliga frågor om proformafakturor